Digitalisierung und Dauerkrisen verlangen von Unternehmen höchste Agilität und Anpassungsfähigkeit: Sie müssen nicht nur auf dem neuesten Stand der technischen Entwicklungen bleiben, sondern ihre Prozesse ebenso kontinuierlich verbessern, um sich gegen kommende Krisen abzusichern. Eine Methode, die Unternehmen dabei hilft, ihre Kostenstruktur zu optimieren und Innovationen voranzutreiben, ist die sogenannte Zero-based Transformation.
Wir erklären, was es damit auf sich hat, wie Unternehmen diese Strategie erfolgreich implementieren können – und wie Advanced Analytics und digitale Finanzverwaltung ihnen den entscheidenden Vorteil verschaffen.
Zero-based Transformation – Was ist das?
Die sogenannte Zero-based Transformation ist ein umfassender buchhalterischer Ansatz, der sich auf die kontinuierliche Überprüfung und Optimierung der Unternehmensfinanzen konzentriert: Anstatt einfach auf Basis des Vorjahresbudgets zu planen, beginnen Unternehmen bei Null und hinterfragen von Grund auf jeden einzelnen Kostenpunkt. Gerade in der heutigen Zeit, in der unerwartete Veränderungen und Disruptionen zur Norm gehören, hilft dieser Ansatz bei der Identifikation ineffizienter Prozesse und der optimalen Ressourcenallokation.
In den 1970er Jahren implementierten Unternehmen die Strategie der Zero-based Transformation, um ihre Geschäftsstrategie unabhängig von den Zahlen der letzten Geschäftsjahre betrachten zu können. Heutzutage ist die Strategie Teil der langfristigen und nachhaltigen Umverteilung von Kosten: Die Unternehmensfinanzen werden auf Null gesetzt und ganz grundsätzlich hinterfragt. Das ist ganz im Sinne moderner Buchhaltung, die nicht mehr nur auf die Verwaltung von Finanzen setzt, sondern strategisch in die Unternehmensentwicklung eingreift.
In der Praxis heißt das: Ressourcen und Geldmittel werden nicht unbedingt anhand früherer Zahlen, Ergebnisse oder Leistungen verteilt, sondern von Grund auf und in Abstimmung mit der Unternehmensstrategie überdacht. Jede einzelne Ausgabe wird so als Investition in die Verwirklichung des Geschäftsziels betrachtet. Hier wird zudem die Rolle des Chief Financial Officers (CFO) immer wichtiger, der als Vermittler zwischen Buchhaltung, Finanzteams und Geschäftsführung auftritt.
Ganzheitliche Betrachtung der Unternehmensstruktur
Neben der Fokussierung auf Kostenoptimierung geht die Zero-based Transformation noch einen Schritt weiter: Sie bezieht auch andere Aspekte des Unternehmens ein, wie zum Beispiel die Organisation, die Unternehmenskultur und die Geschäftsstrategie. Durch die ganzheitliche Betrachtung können Unternehmen nachhaltige strukturelle Veränderungen anstoßen und ihre Wettbewerbsfähigkeit in diesen unsicheren Zeiten steigern.
Für die erfolgreiche Umsetzung der Transformation ist das Engagement des gesamten Unternehmens notwendig. Dem CFO fällt dabei eine Schlüsselposition zu: Er muss nicht nur die Zahlen und Bilanzen verstehen, sondern gleichzeitig die Anforderungen der Zukunft antizipieren und daraus Strategien und konkrete Budgetpläne ableiten.
Die Rolle des CFO bei der Zero-based Transformation
In den letzten Jahren hat sich die Rolle des CFOs in vielen Unternehmen gewandelt: vom traditionellen buchhalterischen Finanzverwalter hin zum strategischen Partner der Geschäftsführung, der aktiv an der Verwirklichung der Unternehmensziele beteiligt ist.
Der CFO spielt deshalb eine zentrale Rolle bei der Umsetzung von Zero-based Budgeting und der Überwachung der Kostentransformation: Er oder sie ist verantwortlich für die Analyse von Finanzdaten, die Identifizierung von Einsparpotenzialen und die Entwicklung von Maßnahmen zur Kostensenkung.
Gleichzeitig muss er oder sie mit der Strategie der Zero-based Transformation dafür sorgen, dass sein oder ihr Unternehmen langfristig und vor allem ebenso in wirtschaftlich schwachen Zeiten stabil bleibt. Zero-based Transformation heißt nämlich auch, dass die Innovationskraft von Unternehmen zu keinem Zeitpunkt nachlassen darf – auch dann nicht, wenn es gerade so aussieht, also könne man es sich nicht leisten, in neue Technologien zu investieren.
Advanced Analytics für Weitblick
Advanced Analytics ist ein entscheidendes Instrument, um Unternehmen bei der Umsetzung von Zero-based Transformationen zu unterstützen. Grundlage der Transformation sind fundierte Finanzdaten, die analysiert und klar verständlich aufbereitet werden müssen. Hier helfen Advanced-Analytics-Tools, die riesige Datenmengen schnell und effizient analysieren können und im Anschluss detaillierte Insights und Reportings liefern. Auf dieser Grundlage können Unternehmen letztlich besser informierte strategische Entscheidungen treffen.
Advanced Analytics beschreibt also eine tiefere und umfassendere Analyse von Unternehmensdaten und bezieht auch qualitative Daten wie zum Beispiel Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterengagement mit ein. So erhalten Unternehmen ein ganzheitliches Bild ihrer Kostenstrukturen und können gezielt Optimierungsmaßnahmen entwickeln.
Simulationen für Planungssicherheit
Darüber hinaus werden Advanced-Analytics-Werkzeuge auch dazu verwendet werden, Zukunftsszenarien und Simulationen durchzuspielen. Unternehmen können so die Auswirkungen von Veränderungen, Krisen und technischen Disruptionen auf ihre Geschäftsmodelle und ihre finanzielle Performance besser verstehen. Die Transformation der Kostenstruktur basiert dann nicht nur auf ausgewerteten Zahlen der Vergangenheit, sondern auch auf realitätsnahen Entwicklungen in der Zukunft.
Gelungene und erfolgreiche Zero-based Transformation bedeutet nämlich nicht nur die optimale Ressourcenallokation für das laufende oder nächste Geschäftsjahr, sondern eine grundlegende strategische Ausweitung der Budgetierung im Hinblick auf die unternehmerische Widerstandsfähigkeit in einer ungewissen Zukunft. Das heißt: Im besten Fall sollen Unternehmen Krisen nicht nur überstehen, sondern gestärkt aus ihnen hervorgehen.
Zero-based Transformation im Unternehmen umsetzen
Der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung der Zero-based Transformation liegt darin, jeden einzelnen Kostenpunkt kritisch zu hinterfragen. Dabei sollten Unternehmen nicht nur auf die Kosten selbst schauen, sondern auch auf die zugrunde liegenden Prozesse und Strukturen. Durch das kritische Hinterfragen von Abläufen und die Identifizierung ineffizienter Prozesse optimieren Unternehmen nicht nur ihre Ressourcenallokation, sondern rüsten sich auch für die Zukunft in Sachen Innovation und Krisenresilienz.
Zur Implementierung der Zero-based Transformation gehört ebenso die kontinuierliche Überwachung und Anpassung des Budgets: Anstatt sich auf jährliche Budgetrunden zu beschränken oder auf Quartalsberichte zu warten, sollten Unternehmen einen dynamischen und agilen Ansatz verfolgen und ihre Kosten regelmäßig überprüfen. Nur so können sie schnell auf Veränderungen im Markt reagieren und ihre volle finanzielle Leistungsfähigkeit in Krisenzeiten erhalten.
Ob sich die Zero-based Transformation noch auf Erfolgskurs befindet, können Unternehmen anhand sogenannter Key Performance Indicators (KPIs) festmachen. Neben finanziellen Leistungsindikatoren spielen operative Kennzahlen eine ebenso wichtige Rolle. Auch hier wird noch einmal deutlich, dass innovative Buchhaltungsstrategien wie die Zero-based Transformation nicht von einer einzelnen Abteilung oder einem bestimmten Posten getragen werden, sondern vom gesamten Unternehmen umgesetzt werden müssen.
Zero-based Budgeting – Finanzplanung von 0 auf 100
Sind die grundsätzlichen Fragen geklärt und wurde eine Strategie formuliert, können sich Unternehmen der erfolgreichen Umsetzung der Zero-based Transformation widmen. Folgende strategische Eckpfeiler können dabei helfen:
1. Transparenz der Unternehmensfinanzen herstellen
Unternehmen, die erfolgreich mit der Zero-based-Transformationsstrategie arbeiten möchten, setzen auf Advanced Analytics. Mächtige Analysewerkzeuge helfen dabei, tief in die unternehmerischen Finanzdaten einzutauchen und fundierte Analysen und Insights zu erarbeiten. Daneben lassen sich dank Simulationen auch realitätsnahe Zukunftsszenarien erstellen und auswerten. So erhalten Unternehmen nicht nur die beste Grundlage für ihre Budgetierung, sondern erhöhen auch ihre Krisenresilienz.
2. Kostenstruktur ganzheitlich betrachten
Bei der Zero-based Transformation wird die Kostenstruktur ganzheitlich betrachtet. Dabei zählen nicht nur quantitative, sondern auch qualitative Merkmale, wie zum Beispiel Kundenzufriedenheit oder die Loyalität der Mitarbeiter. Historische Zahlen spielen zwar weiterhin eine Rolle in der Budgetierung, die Verteilung von Finanzen und Ressourcen wird allerdings konsequent auf Null gesetzt und anhand der Geschäftsstrategie neu ermittelt. So werden alte und ineffiziente Ausgabenstrukturen aufgebrochen und im Hinblick auf ihre Zukunftsfähigkeit und Innovationskraft hinterfragt.
3. Das gesamte Unternehmen integrieren
Die Position des CFO spielt bei der Zero-based Transformation zwar eine entscheidende Rolle, trotzdem muss für die erfolgreiche Umsetzung dieser buchhalterischen Strategie das gesamte Unternehmen eingebunden werden. Dass die Ressourcenallokation bei Null beginnt, heißt schließlich nicht, dass sich Abteilungen und Teams darum streiten sollen, wer im Anschluss auf welche Mittel zugreifen darf. Vielmehr bedeutet Zero-based Transformation, dass Kostenstrukturen aufgebrochen und im Hinblick auf die Unwägbarkeiten der Zukunft neu geplant werden.
4. Die Transformation etablieren
Die strategische Neuallokation der Unternehmensressourcen bedeutet auch, dass neue Arbeitsweisen und Prozesse etabliert werden müssen, die im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen. Dazu gehören Überwachungs- und Kontrollinstitutionen, die eine unternehmensweite Einhaltung der neuen Kostenstrukturen garantieren.
Das gesamte Unternehmen abholen
Ein entscheidender Erfolgsfaktor der Zero-based Transformation ist, wie bereits angedeutet, die aktive Einbindung aller Mitarbeiter in den Veränderungsprozess: Sämtliche Mitarbeiter müssen die Ziele und den Nutzen der Transformation verstehen und bereit sein, sich für die Umsetzung zu engagieren. Eine offene Kommunikation, regelmäßige Workshops und die Schaffung einer offenen und experimentierfreudigen Lernkultur sind hierbei unerlässlich.
Strategische Konzepte wie Zero-based Budgeting sind nur möglich, wenn Unternehmen sich von der Vorstellung starrer und nicht miteinander agierender Abteilungen verabschieden. Zwar fungiert in vielen Unternehmen der CFO sozusagen als Mastermind hinter der Zero-based Transformation und ist auch für die Ausformulierung der Finanzstrategien und Ausarbeitung von Budgets zuständig – doch die strategische Neuausrichtung der Kostenstrukturen gelingt nur unter Beteiligung aller Teams.
Cost Transformation – die ganzheitliche digitale Lösung von Moss
Moss ist eine innovative und moderne Plattform, die Unternehmen nicht nur dabei unterstützt, ihre Unternehmensfinanzen effizient und einfach zu verwalten. Sie hilft außerdem bei der Umsetzung von buchhalterischen Strategien wie der Zero-based Transformation, indem sie Unternehmen mit fundierten und detaillierten Finanzdaten in Echtzeit versorgt: Finanzflüsse sind zentralisiert auf der Plattform einsehbar und können leicht über alle Abteilungen hinweg kommuniziert werden.
Mit Moss können Unternehmen die wichtigsten Buchhaltungsprozesse automatisieren und ihre Ressourcen auf die Verwirklichung strategischer Ziele aufwenden. Das bedeutet nicht nur konkrete Kosteneinsparungen im Bereich der Finanzteams, sondern auch eine optimierte Ressourcenallokation – auch, und vor allem in Krisenzeiten. Denn Unternehmen, die Krisen nicht nur überstehen, sondern gestärkt aus ihnen hervorgehen möchten, müssen jederzeit wissen, wie es um ihre Finanzen steht.
Neben der fundamentalen Optimierung der Unternehmensfinanzen bietet Moss eine Reihe nützlicher Tools, die zusätzlich die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen verbessern. Dazu gehören zum Beispiel Firmenkarten, die sich genau budgetieren lassen und somit die Verwaltung von Anschaffungen und Investitionen erheblich vereinfachen. Moss ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die nicht nur ihre Finanzprozesse optimieren, sondern auch innovative Buchhaltungsstrategien implementieren möchten.
FAQs
Zero-based Transformation ist ein buchhalterischer Ansatz zur Neugestaltung von unternehmerischen Kostenstrukturen, bei dem das Budget sozusagen auf Null gesetzt wird. Statt sich also in erster Linie an vergangenen Zahlen zu orientieren, nutzen Unternehmen Zero-based Transformation, um ihre Ressourcenallokation und Finanzprozesse neu zu überdenken und sich gleichzeitig für Krisenzeiten zu wappnen.
Advanced Analytics beschreibt mächtige digitale Werkzeuge, mit denen Unternehmen tiefe und fundierte Einsichten in ihre Finanzen erhalten, um so Zusammenhänge zu erkennen und ihre Kostenstruktur langfristig optimieren zu können. Advanced-Analytics-Tools können Finanzdaten in Echtzeit verarbeiten und tragen so maßgeblich zu Strategieentscheidungen und Prozessoptimierungen bei.
Das Hinterfragen und „Auf-Null-Setzen“ jedes einzelnen Kostenpunkts im Budget ermöglicht es Unternehmen, ineffiziente Strukturen zu erkennen und aufzubrechen, Ressourcen effizienter einzusetzen – und sich auch im Hinblick auf unvorhergesehene zukünftige Entwicklungen wie Krisen oder technische Disruptionen optimal zu positionieren.
Die Rolle des CFO hat sich in den letzten Jahren maßgeblich verändert. Wurde er früher eher als ein Buchhalter mit Draht zum Management eingesetzt, ist er mittlerweile ein vollwertiger strategischer Partner der Unternehmensführung, der aktiv in die Geschäftsentwicklung eingreift. Bei der Umsetzung der Zero-based Transformation fungiert der CFO als Schnittstelle zwischen allen Abteilungen.
Als wichtigster Erfolgsindikator gilt die Einbindung des gesamten Unternehmens in den Transformationsprozess. Denn neben zahlreichen KPIs, die sich tracken lassen, ist es vor allem das Engagement der Mitarbeiter, das maßgeblich zur Umsetzung buchhalterischer Strategien beiträgt. Die im Rahmen der Zero-based Transformation angepasste Ressourcenallokation sollte abteilungsübergreifend kommuniziert werden und zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar sein.
Das Wichtigste bei der Zero-based Transformation sind die vollständige Transparenz der Finanzflüsse und die Verarbeitung von Finanzdaten in Echtzeit. Genau das ermöglicht die ganzheitliche Lösung von Moss. Gleichzeitig lassen sich mit Moss buchhalterische Prozesse automatisieren und vorhandene Ressourcen besser nutzen, was ebenfalls im Sinne der Zero-based Transformation ist.
