Wie profitieren Unternehmen von Kreditkarten – und welche Unternehmen überhaupt? Welche Vor- und Nachteile haben Firmenkreditkarten? Unternehmen können interne Strukturen durch Firmenkreditkarten optimieren, sich einen idealen Überblick über ihre Ausgaben verschaffen und gleichzeitig ihren Mitarbeitenden mehr Freiheiten geben – ohne gleichzeitig die Kontrolle zu verlieren. Kreditkarten für Unternehmen im Überblick.
Kreditkarte für Unternehmen
Ausgabenmanagement kann ab einer gewissen Unternehmensgröße zu einem echten Zeitfaktor werden. Wer sich hier nicht richtig aufstellt, muss nicht nur mehr Aufwand in die Buchführung investieren, sondern kann gleichzeitig seine Mitarbeitenden vor Herausforderungen stellen – die in einer geringeren Zufriedenheit, langsamere Entscheidungsprozesse und einem reduzierten Fokus auf das Wesentliche münden. Eine Firmenkreditkarte für Unternehmen kann hier Abhilfe schaffen und Prozesse für alle Beteiligten vereinfachen.
Zu unterscheiden sind hierbei zwei Arten von Firmenkreditkarten: Business Cards und Corporate Cards. Business Cards richten sich an kleinere Unternehmen, in denen nur wenige Mitarbeiter eine Kreditkarte nutzen müssen. Zusatzleistungen gibt es bei den Business Cards nur selten. Anders ist es bei den Corporate Cards, die sich für Unternehmen anbieten, die eine Vielzahl von Kreditkarten brauchen. Hier gibt es beispielsweise Mindestabnahmemengen von 20 Exemplaren und Unternehmen haben die Möglichkeit, spezielle Konditionen für sich zu verhandeln.
Letztlich sind sie aber alle Kreditkarten – mit Kreditkartennummer, Gültigkeitsdatum, Prüfziffer – und ermöglichen weltweit online und offline Zahlungen für beruflich bedingte Ausgaben. Anders als bei der privaten Kreditkarte sind Firmenkreditkarten mit dem Geschäftskonto des Unternehmens verbunden, sodass Mitarbeiter nicht mehr in Vorleistung treten müssen, sondern Zahlungen direkt über ihren Arbeitgeber tätigen können.
Mehr Flexibilität: Virtuelle Kreditkarte für Unternehmen
Während die echte Kreditkarte, die wir in unserem Portemonnaie mit uns herumtragen können, mit der Beantragung, Produktion und dem Versand vergleichsweise aufwendig zu bekommen ist, ist die virtuelle Firmenkreditkarte eine praktische Alternative. Dank moderner Hardware wie Smartphones oder Smartwatches können wir sie mit der NFC-Technologie trotzdem im Alltag, sei es beim Bäcker oder im Fachmarkt, einsetzen.
Unternehmen können sie aber deutlich schneller ihren Mitarbeitern bereitstellen. Mit nur wenigen Klicks können neue virtuelle Kreditkarten beantragt und mit einem festen Budget versehen werden – und nur wenige Sekunden später stehen die Kreditkarteninformationen bereit und das Shopping kann beginnen. Das macht es für Firmen deutlich einfacher, flexibel auf die Bedürfnisse des Teams reagieren zu können, Prozesse zu beschleunigen und schneller zum Ziel zu kommen.
Vorteile der Kreditkarte für Unternehmen
Wie sehr Unternehmen von Firmenkreditkarten profitieren können, ist abhängig von der Art und Weise, wie sie sie einsetzen. Wer alle Vorteile der Firmenkreditkarte genießen möchte, setzt auf virtuelle Kreditkarten. Die können ganz einfach und in großer Anzahl erstellt und individuell an feste Mitarbeiter vergeben und sogar mit festen Budgets und anderen Ausgabenkontrollen versehen werden. Das vereint viele Vorteile der Kreditkarte für Unternehmen:
- Alle Zahlungen werden digital erfasst, sind einfach für die Buchhaltung nachvollziehbar und lassen sich dem verantwortlichen Mitarbeiter zu ordnen.
- Der Mitarbeiter kann bei Anbietern wie Moss den Beleg zur Zahlung direkt mobil über die App hochladen.
- Mitarbeiter müssen nicht mit ihrem eigenen Geld in Vorleistung treten, sondern können Zahlungen direkt über das Firmenkonto tätigen.
- Die Notwendigkeit einer Spesenabrechnung entfällt.
- Das Controlling sieht in Echtzeit die anfallenden Ausgaben und kann auf negative oder positive Entwicklungen frühzeitig reagieren.
- Unternehmen behalten die Kontrolle über ihre Finanzen, indem sie individuelle Budgets festlegen können.
- Unternehmensübergreifend ist eine große Zeitersparnis durch schlankere Freigabeprozesse möglich.
Aber nicht nur die Prozesse in einem Unternehmen können durch Firmenkreditkarten optimiert werden. Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Liquidität, die durch die Nutzung von Kreditkarten erhöht werden.
Nachteile der Kreditkarte für Unternehmen
Setzen Unternehmen beispielsweise nur auf eine einzelne oder wenige Firmenkreditkarten, können sich die vielen Vorteile schnell in Nachteile umkehren. In dem Fall muss es zum einen eine Person geben, die sich um die Verwaltung der Firmenkreditkarte kümmert. Sie muss die Freigabe für Zahlungen erteilen und die Kreditkarte bzw. Kreditkartendaten weitergeben. Gleichzeitig muss sie dafür sorgen, dass die Kreditkarte wieder zurückkehrt. Wenn mehrere Menschen im Unternehmen die Firmenkreditkarte benutzen, besteht zum anderen die Gefahr, dass später nicht mehr ersichtlich ist, welche Zahlung von wem war. Das erschwert die Suche nach Belegen.
Scheidet ein Mitarbeiter mal aus dem Unternehmen aus, muss sichergestellt sein, dass er die Kreditkarte nicht mehr nutzen kann. Entweder muss sie gänzlich gesperrt werden, wenn sie speziell für ihn angelegt wurde oder aber eine neue PIN vergeben werden.
Moss: Kreditkarte als intelligente Ausgabenlösung
Mit Moss können Unternehmen beliebig viele physische und virtuelle Firmenkreditkarten erstellen und so ihren Geschäftsalltag vereinfachen. Einerseits können Angestellte selbst Firmenkreditkarten bei ihren entsprechenden Vorgesetzten anfragen, die diese in Abstimmung mit den Freigaberichtlinien mit nur einem Klick bestätigen und freigeben können. Die virtuelle Firmenkreditkarte wird sofort erstellt und dem Mitarbeitenden zugewiesen. Im Falle von virtuellen Kreditkarten hat der Mitarbeitende nach der Freigabe ebenfalls direkten Zugriff auf die Kreditkartendaten. Oder aber die Vorgesetzten selbst erstellen Firmenkreditkarten, legen ein individuelles Budget dafür fest und weisen sie ihren Mitarbeitern zu. So behalten sie stets die Kontrolle über ihre Ausgaben.
Tätigen die Besitzer der Firmenkreditkarte nun Zahlungen mit ihnen, können sie sofort in der Moss-App passend dazu den jeweiligen Beleg hochladen – ein Foto reicht und mit Hilfe von OCR-Technologie werden nun alle buchhaltungsrelevanten Daten erkannt, in die Software von Moss eingepflegt und richtig zugewiesen.
Anschließend können die Daten ganz einfach in DATEV Unternehmen online oder andere Buchhaltungssoftware exportiert werden. Vergisst jemand im Team mal, einer Zahlung einen Beleg zuzuordnen, erinnert Moss ihn automatisch daran, zum Beispiel per E-Mail oder Slack. Außerdem kann Moss nach einer ausgewählten Anzahl an fehlenden Belegen weitere Zahlungen des Mitarbeitenden blockieren, bis alle fehlenden Belege angehangen wurden.
Für die Buchhaltung im Unternehmen bedeutet das eine enorme Zeitersparnis. Nicht nur ist die Suche nach den passenden Belegen quasi vorbei, sondern darüber hinaus werden die Zahlungen direkt den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet und die Buchführung für Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse entsprechend mit vorbereitet.
FAQs
Eine Firmenkreditkarte ist wie eine normale Kreditkarte, nur eben speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen (Firmen) zugeschnitten. Sie sind mit dem Geschäftskonto des Unternehmens verbunden, welches dementsprechend auch die Haftung für diese Karten übernimmt. Firmenkreditkarten gibt es in klassischer Form aus Plastik (oder anderen Materialien) , aber auch in virtueller Form. Bei letzterer werden die Informationen wie Kreditkartennummer, Gültigkeitsdauer oder Prüfziffer digital erstellt. Sie sind sofort einsatzbereit und bringen viele Vorteile mit sich.
Firmenkreditkarten geben Unternehmen und ihren Angestellten größtmögliche Flexibilität. Zahlungs- und Freigabeprozesse können beschleunigt werden, die Notwendigkeit von Rückerstattungen entfällt und Finanzteams haben an einem Ort alle Karten und Zahlungen im Blick. Die oftmals langen Zahlungsziele mit wenigen bis keinen Zinsen können hilfreich für Unternehmen sein, die ihre Liquidität optimieren bzw. beibehalten wollen.
Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, muss sichergestellt werden, dass sie die Kreditkarten nicht mehr nutzen können. Dafür muss beispielsweise die PIN erneuert oder die Karte gänzlich gesperrt werden. Individuelle Kreditkarten für jeden Mitarbeiter oder jeden Verwendungszweck schaffen hier Abhilfe und sorgen dafür, dass eine Sperrung die Arbeit im restlichen Unternehmen nicht beeinträchtigt. Und wenn alle Karten über ein Tool kontrolliert werden können, ist es einfach, Zahlungsausfälle durch gesperrte Karten zu vermeiden. Die Verwaltung der Firmenkreditkarte kann mit viel Aufwand verbunden sein, wenn nur eine oder wenige Firmenkreditkarten zum Einsatz kommen und die Verantwortlichkeiten müssen vorab klar definiert werden.
Die Kosten von Firmenkreditkarten können je nach Anbieter stark variieren – abhängig von ihrer Art, ihrer Menge und den Extras, die angeboten werden. Manche kosten im ersten Jahr fast nichts, im zweiten dafür umso mehr. Es ist daher für Unternehmen im Vorfeld wichtig zu definieren, welche Anforderungen Kreditkarten für sie erfüllen müssen und sich einen dazu passenden Anbieter auszusuchen.
Ja. Moss bietet unbegrenzt viele virtuelle und physische Kreditkarten für jeden Mitarbeiter. Die Karten werden namentlich ausgestellt und sind direkt für Ausgaben funktionsbereit. Bestehende Karten können jederzeit auf andere Mitarbeiter übertragen oder gesperrt werden.
Firmenkreditkarten sind nicht riskanter als private Kreditkarten. Über einen EMV-Chip wird verhindert, dass Daten bei der Zahlung kopiert werden können. Bei Verlust kann eine Kreditkarte sofort mittels 24-Stunden-Hotline oder auch per App oder Browser gesperrt werden. Unternehmen können für Firmenkreditkarten außerdem Zahlungslimits, Budgets oder Händlerrestriktionen festlegen, sodass es nicht möglich ist, unerwartet hohe Beträge auszugeben. Bei Moss wird dank festgelegter Limits, Freigaberichtlinien und Echtzeit-Datenerfassung das Betrugsrisiko auf ein Minimum reduziert.
