Unternehmer organisieren Geschäftsessen, um mit potenziellen Kunden ins Gespräch zu kommen oder Verträge in einer angenehmen Atmosphäre zum Abschluss zu bringen. Die Ausgaben für das Geschäftsessen können als Steuervorteil geltend gemacht werden. Allerdings reicht die Angabe, dass es sich um ein Geschäftsessen handelt, nicht aus. Der Fiskus akzeptiert eine betriebliche oder geschäftliche Bewirtung nur, wenn ganz klar angegeben wird, welchen geschäftlichen Inhalt das Essen hatte. Wir erklären, wie man den Anlass der Bewirtung formuliert und was dabei wichtig ist.
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Unternehmer machen auch in Restaurants Geschäfte. Ob potenzielle Kunden, neue Lieferanten oder altbekannte Handelspartner: Bei einem Geschäftsessen verhandelt es sich einfach besser. Das hat auch der Staat eingesehen, der Geschäftsessen als Steuervorteil anerkennt. Er kontrolliert aber auch, ob es wirklich um Geschäftliches ging.
Als Nachweis dient dabei der sogenannte Bewirtungsbeleg. Aus ihm geht hervor, welche Ausgaben während des Geschäftsessens getätigt worden sind und was der Grund der Bewirtung war. Sind die Angaben stimmig und erkennt der Fiskus das Essen als Geschäftsessen an, können 70 Prozent der Ausgaben als Betriebskosten geltend gemacht werden. Die Vorsteuer ist zu 100 Prozent absetzbar.
Ein Bewirtungsbeleg muss, wie Rechnungen im Allgemeinen, mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, um für eventuelle Steuer- oder Unternehmensprüfungen zur Verfügung zu stehen.
Wie sieht der Bewirtungsbeleg aus?
Der Gastgeber, der die Rechnung bezahlt, fragt im Restaurant nach dem Bewirtungsbeleg.
Aus dem Beleg gehen das Datum und der Ort der Bewirtung hervor sowie die Höhe der Aufwendungen. Außerdem werden die bewirteten Personen durch den Gastgeber aufgelistet. Bei Beträgen über 250 Euro brutto muss zusätzlich der Name des Gastgebers selbst aufgeführt werden. Der Beleg muss aber immer unterschrieben werden.
Ein wichtiges Feld auf dem Bewirtungsbeleg ist der Anlass der Bewirtung. Hier sollte für das Finanzamt nachvollziehbar werden, aus welchem Grund das Geschäftsessen stattfand. „Geschäftsessen“ als Angabe reicht hier nicht aus.
Vielmehr muss ein konkreter Anlass genannt werden, wie zum Beispiel „Gespräch über die neuen Konditionen zum Projekt [Name des Projekts]“ oder „Preisverhandlung über Lieferung von [Bezeichnung des gelieferten Produkts]“. Sind die Angaben zu kurz gehalten und kann das Finanzamt nicht zweifelsfrei feststellen, was der Anlass der Bewirtung war, wird der Steuervorteil möglicherweise nicht gewährt.
Diese Angaben gehören in einen Bewirtungsbeleg:
- Name und Anschrift der Gaststätte oder des Restaurants
- Name des Gastgebers ab einem Betrag von 250 Euro brutto
- Name und Unternehmenszugehörigkeit ALLER bewirteten Personen
- Anlass der Bewirtung
- Höhe der Aufwendungen inklusive Trinkgeld
- Unterschrift des Gastgebers
Fällt die Rechnungssumme höher aus als 250 Euro brutto, sind zusätzlich eine Rechnungsnummer sowie die Steuernummer des Restaurants anzugeben, sowie Name und Anschrift des bewirteten Unternehmens und der Empfänger der Rechnung. Die Grenze für sogenannte Kleinbetragsrechnungen war früher bei 150 Euro festgelegt, wurde aber auf 250 Euro angehoben.
Was fällt unter Bewirtung?
Geschäftsessen können sowohl mit externen Partnern oder Kunden als auch mit eigenen Mitarbeitern stattfinden. Der Sinn hinter einem Geschäftsessen ist die Schaffung einer entspannten Atmosphäre, in der sich Geschäftsbeziehungen anbahnen oder vertiefen können, oder aber die Mitarbeiter motiviert werden sollen.
Und weil Geschäftsessen also wesentlich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen, können die damit verbundenen Kosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Voraussetzung ist aber, dass sie die Kriterien für eine betriebliche Bewirtung erfüllen.
Außerdem muss die Höhe der Aufwendungen angemessen sein. Die Kosten für Besuche von Nachtclubs werden zum Beispiel regelmäßig vom Finanzamt abgelehnt, weil dort unverhältnismäßig teure Preise für Getränke verlangt werden. Weitere Einzelheiten zu Bewirtungsregelungen werden in Paragraph 4 Absatz 5 des Einkommensteuergesetzes vom Gesetzgeber festgelegt.
Der Fiskus unterscheidet zwischen drei Arten der Bewirtung, für die steuerliche Vorteile geltend gemacht werden können:
- Geschäftsessen
- Dienstreisen
- Betriebsfeiern
Geschäftsessen als Bewirtungsanlass
Unter Geschäftsessen fallen sämtliche Bewirtungskosten, die im Zusammenhang mit der Bewirtung von Kunden und Geschäftspartnern wie zum Beispiel Lieferanten oder Zwischenhändler anfallen. Hierbei dürfen 70 Prozent der Aufwendungen als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Der Betrag gilt nicht nur für Kunden und Geschäftspartner, sondern auch für alle Mitarbeiter des Gastgebers.
Ein angemessenes Trinkgeld fällt ebenfalls unter die Regelung, muss aber auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt und vom Empfänger per Unterschrift bestätigt werden. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen und Selbstständige dürfen den vollen Mehrwertsteuerbetrag der Bewirtung von der Vorsteuer abziehen.
Wer Kunden zu Konferenzen oder Seminaren einlädt, kann die gesamten Bewirtungskosten als betrieblichen Aufwand geltend machen. Die Bewirtung ist in diesem Fall ein Teil des Leistungsaustausches.
Anlass der Bewirtung: Dienstreisen
Bei Dienstreisen gelten die gleichen Regeln wie bei Geschäftsessen, mit der einzigen Ausnahme, dass die volle Höhe der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Hier müssen allerdings noch die Regeln für Reisekosten mit einbezogen werden: Für Dienstreisen gelten zum Beispiel Tagespauschalen, die mit eventuellen Bewirtungskosten verrechnet werden müssen. Oder aber der dienstreisende Mitarbeiter wird vom Unternehmen bereits mit einem Verpflegungsmehraufwand bedacht.
Bewirtungsaufwendungen bei Betriebsfeiern
Auch bei Betriebsfeiern kann die volle Höhe der Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Allerdings dürfen auf diese Art jährlich nur zwei Betriebsfeiern verrechnet werden. Ab der dritten jährlichen Betriebsfeier müssen Mitarbeiter das Betriebsessen als geldwerten Vorteil steuerlich abführen.
Das Gleiche gilt, wenn das Essen pro Person mehr als 110 Euro inklusive Umsatzsteuer gekostet hat: Auch in diesem Fall ist der Betrag über der pauschalen Höchstgrenze als geldwerter Vorteil zu versteuern.
Betriebsfeiern zählen zu den betrieblich veranlassten Bewirtungen. Die Regeln gelten allerdings nur, wenn eigene Mitarbeiter und deren Angehörige verköstigt werden. Sobald Mitarbeiter fremder Unternehmen am Betriebsfest teilnehmen, gelten die Regeln für geschäftliche Bewirtungen und es können also nur 70 Prozent der Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden.
Anlass der Bewirtung: Quittung richtig ausfüllen
Egal, ob es um Geschäftsessen, Bewirtungen auf Geschäftsreisen oder Betriebsfeiern geht: Soll die Bewirtung als Betriebsausgabe geltend gemacht und der Steuervorteil genutzt werden, ist ein vollständig ausgefüllter Bewirtungsbeleg nötig. Dieser Beleg ermöglicht es den zuständigen Finanzbeamten, einzuschätzen, ob tatsächlich eine betrieblich oder geschäftlich veranlasste Bewirtung vorliegt.
Auf jedem Bewirtungsbeleg findet sich das Feld „Anlass der Bewirtung“. Wäre man vor einigen Jahren noch mit der Antwort „Geschäftsessen“ davon gekommen, reicht diese ungefähre Angabe heute bei weitem nicht mehr aus. Vielmehr muss für das Finanzamt ganz klar ersichtlich werden, über welches geschäftliche Thema gesprochen wurde und weshalb das Geschäftsessen dafür unabdingbar war.
Weitere Beispiele für Bewirtungsanlässe
Der Anlass einer geschäftlichen Bewirtung muss dem Finanzamt klar sein. Die Erklärung sollte kurz und bündig ausfallen und dabei spezifizieren, was der Grund des Geschäftsessens war. Wer zum Beispiel mit seinem Lieferanten über die Preise der Lieferung für das nächste Quartal gesprochen oder verhandelt hat, schreibt genau das ins vorgesehene Feld, also etwa „Besprechung über Lieferpreise für drittes Quartal 2022“.
Wer mit einem potenziellen Kunden ins Geschäft kommen will und ihn deshalb in ein Restaurant einlädt, kann den Anlass der Bewirtung dann etwa so zusammenfassen: „Besprechung über möglichen Vertragsabschluss mit [Name der Organisation oder Name des möglichen Kunden]“.
Wichtig ist also, den Anlass so kurz wie nötig und gleichzeitig so informativ wie möglich zu formulieren. Allgemeinplätze wie „Kontaktpflege“, „Geschäftsbesprechung“ oder „Bewirtung von Geschäftsfreunden“ reichen nicht aus.
Angaben trotz Berufsgeheimnis oder Schweigepflicht
Journalist:innen oder Anwält:innen und einige andere Berufe unterliegen der beruflichen Schweigepflicht. Sie können bei einem Geschäftsessen also nicht ohne Weiteres den Anlass der Bewirtung ausplaudern, müssen sich aber trotzdem an die Gesetzeslage bezüglich korrekt ausgefüllter Bewirtungsbelege halten.
In diesen Fällen müssen zum Beispiel Rechtsanwälte oder Diplomaten den Anlass der Bewirtung so weit spezifizieren, dass das Finanzamt den Anlass der Bewirtung zweifelsfrei einer geschäftlichen Tätigkeit zuordnen kann. Hier waltet das sogenannte Verhältnismäßigkeitsprinzip: Die Angaben auf dem Bewirtungsbeleg müssen so formuliert werden, dass sowohl der Schweigepflicht als auch den Anforderungen des Finanzamts Genüge getan werden.
Wann liegt kein Geschäftsessen vor?
Ein Geschäftsessen muss in einem Restaurant oder einem anderen Ort stattfinden, das sich nicht auf dem Firmengelände befindet und kein Teil des bewirtenden Unternehmens ist. Wer Kunden oder Geschäftspartner zu sich nach Hause einlädt, kann die Aufwendungen für das Essen in keinem Fall als betriebliche Ausgabe geltend machen.
Aufwendungen, die lediglich den Regeln der Höflichkeit geschuldet sind, können ebenfalls nicht als Geschäftsessen deklariert werden. Wer also während des Gesprächs zum Beispiel Tee und Gebäck oder Softgetränke reicht, kann diese Aufwendungen nicht als Betriebsausgabe geltend machen.
Gerade weil bei Geschäftsessen oftmals schwer zu erkennen ist, was privat und was geschäftlich passiert ist, schauen Finanzämter hier besonders genau hin. Wer den Anspruch auf die steuerlichen Vorteile eines Geschäftsessens nicht verlieren möchte, sollte also den Anlass der Bewirtung so transparent wie möglich formulieren, um jegliche Missverständnisse zu vermeiden.
Bewirtungsbelege mit Moss digital verwalten
Auch für Bewirtungsbelege gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. In so einem Zeitraum summieren sich Rechnungen, Quittungen und Belege, sodass die Buchhaltung eines Unternehmens schnell die Übersicht verlieren kann – vor allem dann, wenn es darum geht, ein entsprechendes Dokument schnell zur Hand zu haben.
Zeitersparnis und mehr Transparenz für Mitarbeiter und Team Leads
Unternehmen gehen deshalb dazu über, ihre Rechnungen und Bewirtungsbelege digital zu archivieren und mit der betrieblichen Abrechnung zu verbinden. Moss bietet hierzu eine ganzheitliche und leicht zu nutzende Lösung, um die gesamte Auslagenerstattung digital abzuwickeln: Mitarbeiter fotografieren Rechnungen und Bewirtungsbelege einfach ab und laden diese in die Moss App hoch. Durch die OCR-Scan-Funktion werden die entsprechenden Informationen zu den Ausgaben automatisch in die Moss Plattform hinzugefügt. Mitarbeiter können die Belege dank Moss also umgehend selbst digitalisieren und weitergeleiten, sodass nichts mehr verloren geht.
Mehr Kontrolle über alle Ausgaben – weniger Workload für Mitarbeiter
Manager erhalten innerhalb weniger Minuten eine Benachrichtigung zur Genehmigung der Auslagen und können diese in der App sofort bestätigen. Und falls mal eine Rückerstattung auf sich warten lässt, werden Angestellte automatisch daran erinnert, dass noch Belege fehlen. Das sorgt für eine große Zeitersparnis in der Buchhaltung und ermöglicht zudem einen einfachen Import ins Buchhaltungsprogramm. Dadurch erhalten Mitarbeiter ihre Auslagen schnell ohne wochenlange Wartezeiten zurück.
Ein weiterer Vorteil – das aufwändige Sammeln und Nachreichen von Belegen sowie viele manuelle Arbeitsschritte haben endlich ein Ende und Mitarbeiter können sich auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren.
FAQs
Ein Bewirtungsbeleg ist ein Nachweis der Bewirtung, der dem Finanzamt vorgelegt wird. Der Beleg listet auf, wer bewirtet wurde, was der Anlass der Bewirtung war und wie hoch die Aufwendungen insgesamt waren. Der Bewirtungsbeleg wird vom Restaurant oder der Gaststätte ausgestellt.
Ist der Bewirtungsbeleg ordnungsgemäß ausgefüllt, kann ein Geschäftsessen zu 70 Prozent als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Bei der Vorsteuer können sogar 100 Prozent der Umsatzsteuer abgezogen werden. Dieser Steuervorteil gilt auch bei Dienstreisen und Bewirtungen von Mitarbeitern. In diesen Fällen können sogar 100 Prozent der Aufwendungen als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Ein wichtiges Feld auf dem Bewirtungsbeleg betrifft den Anlass der Bewirtung: Hier soll für das Finanzamt formuliert werden, dass es sich auch wirklich um ein geschäftlich motiviertes Essen handelt. Die Angabe „Geschäftsessen“ reicht ebenso wenig aus, wie „Bewirtung von Geschäftspartnern“ oder „Infogespräch“. Eine Angabe, die vom Finanzamt anerkannt wird, muss etwas detaillierter sein, also zum Beispiel „Gespräch und Preisverhandlung über Lieferung X mit Lieferant.
Auch für Bewirtungsbelege gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. So lange müssen die Details des Geschäftsessens fürs Finanzamt nachvollziehbar bleiben. Viele Bewirtungsbelege werden auf Thermopapier gedruckt. Sie verblassen schnell, sind dann nicht mehr lesbar und sollten deshalb zur Sicherheit digitalisiert werden.
Ein Geschäftsessen muss immer außerhalb des Betriebsgeländes stattfinden, also zum Beispiel in einem Restaurant. Verköstigungen im eigenen Haus sind demnach nie als Geschäftsessen absetzbar. Ebenso gilt die Verhältnismäßigkeit: Geschäftsessen in Nachtclubs oder Varietés werden vom Finanzamt in der Regel nicht als Geschäftsessen angesehen, weil die Preise dort meist nicht angemessen sind.
Ein Geschäftsessen findet immer mit Geschäftspartnern, Kunden oder Lieferanten statt, die nicht Teil des Unternehmens sind – dazu zählen auch mögliche Angehörige. Werden Mitarbeiter im Rahmen einer Betriebsfeier bewirtet, lassen sich sämtliche Aufwendungen der Verköstigung als Betriebsausgabe absetzen.
