Mitarbeiter gehen häufig in Vorkasse für ihr Unternehmen. Sie kaufen zum Beispiel Büromaterial und Kundengeschenke oder aber bezahlen auf Dienstreisen ihre Unterkunft und Verpflegung zunächst aus eigener Tasche. Diese betrieblichen Aufwendungen werden als Auslagen behandelt und den Mitarbeitern erstattet. Dazu müssen sie aber in der Steuerabrechnung auch als Auslagenerstattung erfasst werden. Hier erfährst du, was Auslagen sind, wie die Auslagenerstattung funktioniert – und wie Unternehmen mit digitalen Lösungen ihre Auslagenerstattung verbessern und vereinfachen können.
Was ist eine Auslagenerstattung?
Ganz einfach gesagt: Von Auslagen spricht man immer dann, wenn Mitarbeiter Anschaffungen im Namen ihres Unternehmens tätigen und dabei ihr eigenes Geld vorstrecken. Und weil diese Aufwendungen nicht dem privaten Vorteil der Mitarbeiter dienen, werden diese Auslagen nachträglich vom Arbeitgeber erstattet. Die Verrechnung und Rückzahlung solcher Auslagen bezeichnet man dabei als Auslagenerstattung. Das Prinzip ist einfach, doch in der Praxis müssen Unternehmen bei der Auslagenerstattung für Mitarbeiter einiges beachten – insbesondere dann, wenn das Unternehmen noch keine digitale Lösung benutzt und die Auslagenerstattung in Papierform erfolgt.
Aufwendungen, für die Mitarbeiter in Vorleistung treten und die als Auslagen gelten, können unterschiedlichen Kategorien angehören. Die häufigsten Auslagen sind zum Beispiel kleinere Anschaffungen für das Büro wie etwa Stifte oder Blöcke, Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen, der Einkauf von Kundengeschenken oder die Bewirtung von Kunden. Reichen Mitarbeiter diese Auslagen dann bei der Buchhaltung ein und belegen sie mit den entsprechenden Quittungen und Rechnungen, werden sie in der Regel vom Arbeitgeber erstattet.
Da es sich bei Auslagen eben nicht um Ausgaben im eigentlichen Sinn handelt, erfolgt die Auslagenerstattung sowohl steuerfrei als auch sozialbeitragsfrei. Der Fiskus spricht hier von „durchgereichten Geldern“, weil die Erstattung weder vermögensmindernd für das Unternehmen wirkt, noch das Vermögen des Mitarbeiters mehrt. Das Geld wird lediglich zu unterschiedlichen Zeitpunkten durchgereicht.
Damit eine Auslagenerstattung aber auch vom Finanzamt als solche anerkannt wird, muss jede Aufwendung dokumentiert und belegt werden. Außerdem muss nachvollziehbar sein, dass die Aufwendung auch wirklich betrieblich notwendig war. Ansonsten vermutet das Finanzamt eine private Nutzung der Aufwendung. Privat genutzte Laptops fallen zum Beispiel nicht unter die Auslagenerstattung. Sobald hier Unklarheit herrscht, geht das Finanzamt davon aus, dass es sich um einen sogenannten „Sachbezug” handelt. Der ist allerdings nur bis zu einer monatlichen Höhe von 50 Euro steuer- und beitragsfrei und wird darüber hinaus voll besteuert.
Auslagenerstattung oder durchlaufende Gelder?
Bei den Regelungen zur Auslagenerstattung wird unterschieden, ob die Mitarbeiter mit ihrem eigenen Geld in Vorkasse treten oder ob sie bereits vorher vom Arbeitnehmer Geld für betriebliche Einkäufe erhalten. Denn bei regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben kann es für ein Unternehmen durchaus sinnvoll sein, Mitarbeiter im Vorfeld mit einem Budget für diese Einkäufe zu versehen. Das kann zum Beispiel bei regelmäßigen Einkäufen für die Büroküche und dem sprichwörtlichen Obstkorb der Fall sein.
Der Unterschied zwischen Auslagen und durchlaufenden Geldern liegt also im Zeitpunkt der Erstattung: Bei durchlaufenden Geldern erhalten Mitarbeiter bereits im Vorfeld das Geld für den Einkauf, bei Auslagen treten sie mit ihrem eigenen Geld in Vorkasse und erhalten die Erstattung später. Sowohl die Auslagenerstattung als auch die Abrechnung durchlaufender Gelder sind steuerfrei, wenn sie den im Einkommensteuergesetz festgelegten Regeln folgen.
Vor allem beim Management durchlaufender Gelder haben sich Firmenkarten bewährt. In Verbindung mit entsprechenden Apps oder digitalen Lösungen erleichtern sie die Planung und Abrechnung regelmäßiger Zahlungen, weil allen Mitarbeitern ein bestimmtes Budget zur Verfügung gestellt werden kann. Mit Firmenkarten können Unternehmen die Auslagenerstattung verbessern sowie den Abrechnungsprozess vereinfachen und beschleunigen.
Auslagenerstattung: Mitarbeiterausgaben richtig erstatten
Steuerlich ist die Auslagenerstattung für Mitarbeiter in Paragraph 3 des Einkommensteuergesetzes geregelt. Dort ist auch festgelegt, welche Aufwendungen als Auslagen gelten. Denn nicht jede Ausgabe von Mitarbeitern zählt als Auslage, die steuerfrei vom Unternehmen erstattet wird. Auslagen müssen in erster Linie betrieblich veranlasst und notwendig für den Geschäftsbetrieb sein. Außerdem dürfen die Mitarbeiter kein oder nur geringes privates Interesse am Kauf haben.
Das heißt: Aufwendungen, die in erster Linie dem Mitarbeiter selbst zugutekommen, wie zum Beispiel ein privat genutzter Laptop oder ein privat genutztes Handy, gelten nicht als Auslagen. Solche Aufwendungen werden vom Finanzamt als Sachbezug gezählt und sind nur bis zu einer monatlichen Höchstgrenze von 50 Euro beitragsfrei. Das führt auch zur nächsten Einschränkung: Aufwendungen gelten nur als Auslagen, wenn die gekauften Waren im Anschluss in den Besitz des Unternehmens übergehen und nicht im Besitz des Arbeitnehmers verbleiben.
Pauschale Auslagenerstattung
Manche Unternehmen wollen ihre Auslagenerstattung pauschal versteuern, weil sie zum Beispiel hauptsächlich wiederkehrende Aufwendungen in gleichbleibender Höhe verrechnen. Eine pauschale Auslagenerstattung ist allerdings nur steuer- und beitragsfrei, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllt: Es muss sich um regelmäßige Ausgaben handeln, die nicht der Bereicherung der Mitarbeiter dienen. Und die tatsächlichen Aufwendungen müssen sich für einen Beispielzeitraum von drei Monaten genau belegen und nachvollziehen lassen. Erst nach diesem repräsentativen Zeitraum lässt das Finanzamt eine Pauschale gelten.
Bei Spesen und Übernachtungen, wie sie zum Beispiel auf Dienstreisen anfallen, gilt dabei ein jährlicher Freibetrag von jeweils 1000 Euro. Übersteigen die tatsächlichen Kosten die vorgegebene Pauschale, lohnt sich eine pauschale Auslagenerstattung für Unternehmen nicht. Die Abrechnung der tatsächlichen Kosten ist zwar aufwendiger, wird allerdings durch digitale Abrechnungs-Software so einfach wie nie. Das digitale Abrechnungsmanagement von Moss bietet hier eine ganzheitliche Lösung, die auch die genaue Abrechnung der Auslagen für Mitarbeiter stark vereinfacht.
Auslagenerstattung Vorlage: Papier oder digital
Auch bei der Auslagenerstattung gilt: Sämtliche getätigten Ausgaben müssen dokumentiert, archiviert, nachvollziehbar und, zum Beispiel im Fall einer Betriebsprüfung, jederzeit nachweisbar sein. Das heißt für Unternehmen, dass bei einer steuerfreien Auslagenerstattung jeder Kauf durch eine Rechnung oder einen Beleg nachweisbar sein muss, aus dem nicht nur der Kauf an sich, sondern auch die Unternehmensdaten hervorgehen. Lediglich bei Anschaffungen bis zu einer Höhe von 250 Euro macht es das Finanzamt ein wenig leichter: Hier reicht ein einfacher Kaufbeleg aus.
Erfolgt die Auslagenerstattung noch in Papierform, bleibt es trotzdem kompliziert. Denn jede Aufwendung muss mit Originalbelegen eingereicht werden. Das heißt: Während Mitarbeiter zum Beispiel auf einer Dienstreise noch mit gänzlich anderen Dingen beschäftigt sind, müssen sie zusätzlich darauf achten, keinen einzigen Beleg zu verlieren, wenn sie ihren Anspruch auf Erstattung behalten wollen. Und aus Unternehmenssicht wird die Auslagenerstattung ebenfalls zu einer zeitaufwendigen und fehleranfälligen Angelegenheit: Die Buchhaltung muss sich erst einen Überblick über hunderte eingereichte Belege in Papierform verschaffen, ehe die Auslagenerstattung erfolgen kann.
Zum Glück stehen Unternehmen mittlerweile ganzheitliche digitale Lösungen wie die von Moss zur Verfügung. Mit entsprechender Software lässt sich jede Auslagenerstattung verbessern. Statt mühselig jeden Beleg und jede Rechnung zu sammeln und entsprechend zu archivieren, können Mitarbeiter sämtliche Belege einfach per App einscannen – egal, wo sie sich gerade befinden und ohne auf den Scanner im Büro angewiesen zu sein. Die eingescannten Belege landen direkt bei der Buchhaltung, die jederzeit einen aktuellen Überblick über alle Ausgaben hat und Erstattungen schnell und unkompliziert in die Wege leiten kann.
Nach einer Neufassung des GoBD ist das Einscannen von Belegen mittlerweile ausdrücklich erlaubt. Für Unternehmen heißt das, dass das Anhäufen von Papierbergen entfällt, da jeder Beleg digitalisiert werden darf. Und für Mitarbeiter entfällt ebenfalls einer der lästigsten Nebeneffekte auf Dienstreisen, nämlich der ewige Kampf mit den sich häufenden Papierbelegen.
Für Unternehmen, die ihre Auslagenerstattung für Mitarbeiter nicht voll digitalisiert haben und zunächst noch in Papierform bearbeiten, bieten wir hier eine praktische Vorlage an, die auch die klassische Abrechnung der Auslagenerstattung so weit wie möglich vereinfacht. Mitarbeiter tragen die nötigen Daten ein und senden die Vorlage mitsamt der Belege ab. So ist sichergestellt, dass auch bei der klassischen Abrechnung in Papierform kein Beleg verloren geht.
Für Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung den nächsten Schritt gehen wollen, bietet Moss eine ganzheitliche Lösung, die buchhalterische Prozesse vereinfacht und im gesamten Unternehmen für mehr Effizient sorgt. Sämtliche Belege können einfach in der App abfotografiert, der jeweiligen Buchung zugeordnet und schließlich mit einem Klick in jede gängige Buchhaltungssoftware exportiert werden. Das Abarbeiten von Papierbergen gehört mit einer digitalen Lösung endgültig der Vergangenheit an.
Digitale Auslagenerstattung mit Moss
Auslagenerstattung für Mitarbeiter muss nicht kompliziert sein. Mit Moss profitieren Unternehmen von den digitalen Möglichkeiten von heute. Musste man in der Vergangenheit noch jede Rechnung und jeden Beleg mühsam sammeln und gebündelt an die Buchhaltung weiterleiten, übernehmen heute clevere Apps diese Aufgabe. Sämtliche Belege werden von den Mitarbeitern einfach mit der Smartphone-Kamera abfotografiert, sind so der Buchung zugeordnet und landen nach dem Export direkt in der Buchhaltungssoftware.
Mit den Firmenkarten von Moss wird Ausgabenmanagement sogar noch einfacher: Statt im Nachhinein aufzudröseln, wer was wann gekauft hat, können Unternehmen ihre Mitarbeiter einfach im Vorfeld mit dem passenden Budget ausstatten. Moss vereinfacht also nicht nur die Abrechnung, sondern auch den Unternehmensalltag. Nicht nur das Management und die Buchhaltung, sondern auch die Mitarbeiter profitieren von der Auslagenerstattung in Echtzeit, der übersichtlichen Erfassung aller Ausgaben und Belege und dem effizienten und einfachen Abrechnungsmanagement.
Die DATEV-Schnittstelle von Moss sorgt dabei für zusätzliche Erleichterung im buchhalterischen Alltag. Nicht nur die betriebsinterne Abrechnung ist damit jederzeit auf dem neuesten Stand, auch die Aufbereitung fürs Finanzamt erfolgt automatisch. Mit Moss profitieren Unternehmen von modernen Tools, die Abrechnungen und alle betrieblichen Finanzfragen maximal vereinfachen. Buchhaltung, Management und Mitarbeiter werden maximal entlastet – und es werden wertvolle Ressourcen frei, die Unternehmen für ihre eigentlichen Aufgaben nutzen können. Und nicht zuletzt die zeitraubende und fehleranfällige Auslagenerstattung wird durch Moss zu einem Kinderspiel.
FAQs
Die Auslagenerstattung ist in Paragraph 3 des Einkommensteuergesetzes geregelt. Auslagen sind betriebliche Aufwendungen, bei denen die Mitarbeiter in Vorkasse getreten sind. Diese Beträge werden ihnen dann vom Unternehmen erstattet. Die Auslagenerstattung ist steuer- und beitragsfrei, da es sich um durchgereichte Gelder handelt.
Die Auslagenerstattung ist steuerfrei, wenn sie die in Paragraph 3 des Einkommensteuergesetzes festgelegten Regelungen befolgt. Die Aufwendungen dürfen zum Beispiel nicht zum privaten Vorteil der Mitarbeiter gekauft werden. Sie müssen zudem durch Rechnungen und Quittungen belegt werden (bei Ausgaben bis zu einer Höhe von 250 Euro reicht ein einfacher Kaufbeleg). Auslagen verbleiben außerdem im Besitz des Unternehmens und nicht im Besitz des Mitarbeiters, der den Kauf getätigt hat.
Auslagen sind Aufwendungen für Produkte oder Dienstleistungen, die dem Unternehmen zugutekommen. Die erworbenen Produkte verbleiben dabei in Unternehmensbesitz. Gehen die Produkte, wie zum Beispiel ein Laptop, in den Besitz des Mitarbeiters über, spricht man von einem Sachbezug. Dieser ist allerdings nur bis zu einer monatlichen Höhe von 50 Euro steuerfrei.
Grundsätzlich kann man die Auslagenerstattung auch mit einer Pauschale verrechnen. Neben den üblichen Richtlinien muss man allerdings die vom Finanzamt vorgegebenen Höchstsätze einhalten. Bei Übernachtungen und Verpflegungen zum Beispiel liegt die jährliche Höchstgrenze bei 1000 Euro. Liegen die tatsächlichen Aufwendungen der Mitarbeiter regelmäßig über dieser Freigrenze, lohnt sich eine genaue Auslagenerstattung.
In der Vergangenheit war die Auslagenerstattung eine mühselige Angelegenheit. Mitarbeiter mussten genau darauf achten, alle Belege und Quittungen zusammenzuhalten und sie gewissenhaft bei der Buchhaltung einreichen. Die wiederum musste sich durch Papierberge kämpfen, bevor sie überhaupt eine Erstattung veranlassen konnte. Mit digitalen Lösungen von Moss entfällt diese Arbeit. Alle Belege werden per App eingescannt und landen automatisch bei der Buchhaltung.
Moss bietet Unternehmen ganzheitliche Abrechnungstools, mit der sich sämtliche betrieblichen Finanz- und Buchhaltungsprozesse maximal vereinfachen lassen. Verschiedene digitale Tools wie Insights und Rechnungsmanagement decken die ganze Bandbreite des Abrechnungsmanagements ab und verhelfen Unternehmen zu einem perfekten Überblick über alle Finanzfragen.
