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Verdienstbescheinigung für Arbeitnehmer: Was Unternehmer wissen müssen


Arbeitnehmer benötigen für unterschiedliche größere Anschaffungen eine Verdienstbescheinigung des Arbeitgebers. Egal, ob sie ein Haus auf Raten kaufen oder einen Kredit beantragen möchten – sie müssen eine Bescheinigung vorlegen, aus der hervorgeht, wie viel sie verdienen. Die Verdienstbescheinigung wird dabei vom Arbeitgeber ausgestellt. Das geht besonders einfach, wenn ihnen ein Muster vorliegt, das sie ausfüllen und dem Arbeitnehmer überreichen können. Was in einer Verdienstbescheinigung stehen muss und wie ein gutes Muster für eine Bescheinigung aussieht, zeigen wir hier.

Was ist eine Verdienstbescheinigung?

Eine Verdienstbescheinigung ist eine Bestätigung des Arbeitgebers über die Lohnzahlungen, die ein Mitarbeiter des Unternehmens erhält. Aus dem Formular geht hervor, wie viel der Arbeitnehmer monatlich und über einen Zeitraum von zwölf Monaten verdient hat und welche anderen sozialversicherungspflichtigen Einnahmen er hatte. Eine Verdienstbescheinigung unterscheidet sich allerdings von der üblichen Lohnabrechnung in einigen Punkten.

Denn Gehaltsabrechnungen werden in der Regel maschinell erstellt und ohne Unterschrift des Arbeitgebers ausgeteilt. Rechtlich gesehen sind reine Lohnabrechnungen also gegenüber Kreditgebern oder anderen Dritten nicht beweiskräftig genug. Eine Verdienstbescheinigung weist neben dem Verdienst und der Unterschrift des Arbeitgebers aber auch Angaben zu Steuer- und Sozialversicherungsbeiträgen auf.

Während bei der Lohnabrechnung das monatliche Gehalt eine Rolle spielt, zeigt eine Verdienstbescheinigung den Bruttoverdienst über einen Zeitraum von zwölf Monaten auf. Ein weiterer Unterschied zur regulären Lohnabrechnung ist der, dass eine Verdienstbescheinigung explizit vom Arbeitnehmer beim Arbeitgeber angefragt wird. Jeder Arbeitnehmer ist dabei laut Paragraph 108 der Gewerbeordnung (GewO) verpflichtet, auf Anfrage eine aktuelle Verdienstbescheinigung auszustellen. Die Lohnabrechnung hingegen wird monatlich und ohne Nachfrage ausgestellt.

Sollte aus Arbeitnehmersicht das Ausstellen einer Verdienstbescheinigung zu lange dauern oder sogar ganz ausbleiben, können Arbeitnehmer sich schriftlich an ihren Arbeitgeber wenden. Denn sobald Arbeitnehmer von einem Amt oder einem Händler dazu aufgefordert werden, eine Verdienstbescheinigung vorzulegen, ist auch der Arbeitgeber verpflichtet,  das entsprechende Dokument zeitnah auszustellen.

Wie sieht eine Verdienstbescheinigung des Arbeitgebers aus?

Wie sieht eine Verdienstbescheinigung des Arbeitgebers aus?

Anders als die reguläre und meist einseitige Lohnabrechnung fasst eine Verdienstbescheinigung über mehrere Seiten detailliert das Einkommen des Arbeitnehmers zusammen. Neben den üblichen Daten wie zum Beispiel Name, Adresse und Geburtsdatum des Arbeitnehmers, zeigt eine gültige Verdienstbescheinigung den Bruttoverdienst während eines zwölfmonatigen Abrechnungszeitraums auf. Außerdem gehen aus der Bescheinigung Zusatzzahlungen und Boni sowie steuerliche Abzüge und Sozialabgaben hervor.

Eine Verdienstbescheinigung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Name, Adresse und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Ausgeübter Beruf des Arbeitnehmers
  • Gesamtbruttogehalt, inklusive Zusatzleistungen, wie zum Beispiel die betriebliche Altersvorsorge, Weihnachtsgeld oder Sonderzulagen, Zuschüsse und Boni
  • Lohnsteuerklasse
  • Steueridentifikationsnummer
  • Beitragsschlüssel zur Sozialversicherung
  • Beginn und, falls bekannt, Ende des Beschäftigungsverhältnisses (für Kreditinstitute besonders wichtig: Liegt ein befristetes oder unbefristetes Beschäftigungsverhältnis vor?)
  • Abrechnungszeitraum (meist wird ein Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten vorausgesetzt)

Optional können Arbeitgeber in der Verdienstbescheinigung auch angeben, ob der Lohn sich in den nächsten zwölf Monaten ändern wird, also ob eine Gehaltserhöhung oder aber eine Lohnkürzung ansteht. Auf einigen Verdienstbescheinigungen werden auch Krankheitsausfälle beziehungsweise Zeiträume erfasst, in denen kein Lohn gezahlt wurde. Auch das dient den Kreditgebern zur besseren Einschätzung der Zahlungsfähigkeit des Arbeitnehmers.

Eine gesetzlich festgelegte Form gibt es bei Verdienstbescheinigung nicht. Das hat den Vorteil, dass Arbeitgeber auf geeignete Muster und Vorlagen zurückgreifen können, die sie im Internet finden können und die das Ausfüllen einer Verdienstbescheinigung erheblich vereinfachen. Weiter unten zeigen wir auf, was es bei der Nutzung von Mustern aus dem Internet zu beachten gibt.

Wofür brauchen Arbeitnehmer eine Verdienstbescheinigung?

Arbeitnehmer können aus verschiedenen Gründen nach ihrer Verdienstbescheinigung  werden. Für gewöhnlich geht es aber um größere Anschaffungen, die auf Raten gekauft werden sollen. Wenn Arbeitnehmer zum Beispiel einen größeren Kredit beantragen oder ein Haus auf Raten kaufen möchten, müssen sie vor Vertragsabschluss eine Verdienstbescheinigung des Arbeitgebers vorlegen, um ihre Zahlungsfähigkeit zu beweisen. Selbstständige haben keinen Arbeitgeber, der ihnen eine Verdienstbescheinigung ausstellen könnte und reichen in solchen Fällen meist ihre letzte Steuererklärung ein.

Händler wiederum überprüfen bei Ratenzahlungen für Waren und Produkte die Bonität und Zahlungsfähigkeit der Kunden nicht nur durch eine Abfrage bei der Schufa, sondern auch durch eine Verdienstbescheinigung. So können sie besser einschätzen, ob sie einem Kunden eine Ratenzahlung gewähren können, oder doch lieber auf eine Zahlung des Gesamtbetrags bestehen sollten. 

In folgenden Fällen werden Arbeitnehmer möglicherweise nach einer aktuellen Verdienstbescheinigung gefragt:

  • Bei einem Kreditantrag müssen Arbeitnehmer in der Regel nachweisen, dass sie in der Lage sind, den beantragten Kredit durch regelmäßige Einnahmen zurückzuzahlen.
  • Bei einem Hauskauf auf Raten kann ebenfalls eine aktuelle Verdienstbescheinigung verlangt werden.
  • In größeren Städten beziehungsweise Städten, in denen Mietknappheit herrscht, wird immer öfter auch bei einem Mietvertragsabschluss im Vorfeld eine Verdienstbescheinigung verlangt. Neben der Selbstauskunft wollen Vermieter so sicherstellen, dass sich der potenzielle Mieter die Wohnung auch in Zukunft leisten kann.
  • Bei Anträgen auf öffentliche Gelder wie zum Beispiel BAföG oder Wohngeld wird ebenfalls im Vorfeld eine Verdienstbescheinigung zur Prüfung des Antrags verlangt. Beim Wohngeldantrag werden in der Regel die Verdienstbescheinigungen aller in der Wohnung lebenden Personen angefragt. Beim Wohngeld haben die unterschiedlichen Bundesländer teilweise unterschiedliche Regelungen.
  • Bei einigen Anträgen auf öffentliche Gelder, wie zum Beispiel auch bei der Ausländerbehörde, werden neben dem Verdienstnachweis auch der Arbeitsvertrag und die letzten drei Lohnabrechnungen zur Vorlage verlangt.
  • Bei der Berechnung des Rentenanspruchs dient die Verdienstbescheinigung der Ermittlung der Anspruchshöhe. Das Gleiche gilt für die Ermittlung des Krankengeldes für Anträge bei der Krankenkasse.
  • Auch die Agentur für Arbeit verlangt eine Verdienstbescheinigung, um die Höhe des Arbeitslosengeldanspruchs zu berechnen. 

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Wann müssen Arbeitgeber eine Verdienstbescheinigung ausstellen?

Arbeitgeber sind verpflichtet, auf Nachfrage ihrer Mitarbeiter eine Verdienstbescheinigung auszustellen. Im Gegensatz zur Lohnabrechnung wird eine Verdienstbescheinigung allerdings nicht regelmäßig ausgestellt. Vor allem, wenn der Verdienst über einen längeren Zeitraum identisch bleibt, reicht eine Verdienstbescheinigung für einen Abrechnungszeitraum aus. Wenn sich wichtige Daten im Beschäftigungsverhältnis geändert haben, sollten Arbeitgeber eine aktualisierte Version der Verdienstbescheinigung ausstellen.

Genau wie für Geschäftsbriefe und Rechnungen gilt auch für Verdienstbescheinigungen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht: Mindestens zehn Jahre müssen Verdienstbescheinigungen aufgehoben werden. Falls eine Verdienstbescheinigung fehlerhaft ist, sollten Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber in einem formlosen Schreiben darauf hinweisen. Meistens ergeben sich die falschen Daten der Verdienstbescheinigung aus Fehlern bei der Lohnabrechnung selbst. Für einen schriftlichen Widerspruch haben Arbeitnehmer drei Jahre Zeit, bevor die Verjährungsfrist eintritt. 

Verdienstbescheinigung: Ein geeignetes Muster finden

Die meisten Ämter stellen bereits Vorlagen für eine Verdienstbescheinigung zur Verfügung. Wo sie fehlt, müssen Arbeitgeber selbst ein geeignetes Dokument erstellen, oder sie greifen auf Muster zurück. Eine Verdienstbescheinigung kann grundsätzlich formlos eingereicht werden, solange die erforderlichen Daten aus dem Dokument hervorgehen. Ein geeignetes Muster kann das Erstellen der Verdienstbescheinigung aus Sicht des Arbeitgebers allerdings erheblich vereinfachen.

Am besten eignen sich Muster und Vorlagen im PDF-Format, weil man sie am PC ausfüllen kann und sich das gängige Dateiformat daher auch auf den meisten anderen PCs lesen lässt. Anders als Word- oder Open-Office-Dateien, die nicht von jedem Endgerät angezeigt werden können, sind Arbeitgeber mit PDFs auf der sicheren Seite. Im besten Fall sind alle erforderlichen Felder bereits im Muster enthalten und müssen nur noch ausgefüllt werden. Bei der Menge an angebotenen Vorlagen ist es für Arbeitgeber allerdings ratsam, ein paar Details zu beachten. 

Bevor man achtlos ein Muster verwendet, sollte man zum Beispiel sicherstellen, dass man sich auf einer seriösen Seite befindet, die zusammen mit dem Muster keine unerwünschten schädlichen Programme installiert. Außerdem sollte das Muster den aktuellen Regelungen entsprechen. Sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ist es an dieser Stelle empfehlenswert, sich über gesetzliche Änderungen zu informieren. Eine Verdienstbescheinigung, die nicht der aktuellen Gesetzeslage entspricht, wird von Ämtern oder anderen Dritten möglicherweise abgelehnt.

Moss: Verdienstbescheinigungen einfach ausstellen

Mit Moss haben Unternehmen sämtliche Lohnzahlungen an ihre Mitarbeiter im Blick. Eine Verdienstbescheinigung lässt sich so mit wenigen Klicks erstellen. Waren Verdienstbescheinigungen in der Vergangenheit mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden, schreiben sie sich mit Moss fast von selbst. Denn die benötigten Daten sind bereits vollständig erfasst, von überall einsehbar – und können gut lesbar und in allen gängigen Dateiformaten zusammengefasst werden.

Neben dem Überblick über Lohnzahlungen und sämtliche Finanzflüsse der Mitarbeiter erhalten Unternehmen mit den digitalen Tools von Moss eine moderne Antwort auf alle Fragen der Buchhaltung. Mit den Firmenkarten und deren Integrierung in die App von Moss sehen Management und Buchhaltung zum Beispiel sofort, wann und in welcher Höhe Mitarbeiter betriebliche Ausgaben getätigt haben. Der Datenabgleich mit dem Einkommen der Mitarbeiter gegenüber ihren betrieblichen Ausgaben wird erheblich erleichtert. Und auch die Mitarbeiter eines Unternehmens freuen sich, wenn ihre Anfrage nach einer Verdienstbescheinigung so schnell wie möglich vom Arbeitgeber bearbeitet wird. 

Moss steht unter anderem für ein intelligentes und modernes Abrechnungsmanagement. Mit den einfach zu nutzenden und ganzheitlichen Tools werden wertvolle Ressourcen frei – und die Abrechnung gestaltet sich effizient und zeitsparend. So können sich Unternehmen wieder voll und ganz auf das konzentrieren, was ihnen wirklich wichtig ist: die Verwirklichung ihrer Vision unter bestmöglichen Bedingungen.

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FAQs

Was ist eine Verdienstbescheinigung?

Arbeitnehmer können neben der regulären Lohnabrechnung ihren Arbeitgeber auch nach einer Verdienstbescheinigung fragen. Aus der geht detailliert das Einkommen des Arbeitnehmers hervor. Händler und Kreditgeber können so die Zahlungsfähigkeit des Arbeitnehmers einschätzen und den Antrag entweder genehmigen oder ablehnen. Eine Verdienstbescheinigung ist nicht gleichzusetzen mit einer Lohnabrechnung.

Wofür brauchen Arbeitnehmer eine Verdienstbescheinigung?

Eine Verdienstbescheinigung wird immer dann benötigt, wenn Arbeitnehmer einen größeren Kredit beantragen oder zum Beispiel ein Haus auf Raten kaufen möchte. Auch bei der Beantragung öffentlicher Gelder wie BAföG oder Wohngeld muss eine Verdienstbescheinigung vorgelegt werden. Ebenso benötigen Renten- und Krankenkassen eine Verdienstbescheinigung zur Berechnung der Anspruchshöhe von Rente und Krankengeld.

Wie sieht eine Verdienstbescheinigung aus?

Neben den üblichen Daten einer Lohnabrechnung, zeigt eine Verdienstbescheinigung das detaillierte Einkommensverhältnis des Arbeitnehmers über den Zeitraum von meist zwölf Monaten auf. Ebenso sind Sozialabgaben sowie alle zusätzlichen Einnahmen wie Weihnachtsgeld oder Boni gelistet. Optional lassen sich auch anstehende Lohnänderungen eintragen.

Wie fülle ich als Unternehmer am besten eine Verdienstbescheinigung aus?

Die meisten Ämter bieten für die jeweiligen Anträge bereits Vorlagen an. Grundsätzlich kann eine Verdienstbescheinigung formlos eingereicht werden, solange sie die erforderlichen Daten enthält. Für Arbeitgeber gibt es zahlreiche Muster und Vorlagen im Internet, die das Ausfüllen einer Verdienstbescheinigung vereinfachen.

Wie unterscheidet sich die Verdienstbescheinigung von der Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung wird allen Mitarbeitern monatlich zugesandt beziehungsweise ausgeteilt. Eine Verdienstbescheinigung muss explizit beim Arbeitgeber angefragt werden. Dieser ist verpflichtet, auf Bitten des Arbeitnehmers eine Verdienstbescheinigung auszustellen. Im Gegensatz zur Lohnabrechnung weist die Verdienstbescheinigung außerdem die Unterschrift des Arbeitgebers auf und ist somit beweiskräftig.

Sind Arbeitgeber zum Ausstellen einer Verdienstbescheinigung verpflichtet?

Grundsätzlich sind Arbeitgeber verpflichtet, eine Verdienstbescheinigung auszustellen, wenn Arbeitnehmer sie darum bitten. Paragraph 108 der Gewerbeordnung regelt die Pflicht des Arbeitgebers zum Erstellen einer Verdienstbescheinigung. Anders als die Lohnabrechnung wird eine Verdienstbescheinigung nicht regelmäßig erstellt, sondern muss explizit vom Arbeitnehmer angefragt werden.

Unsere digitalen Angebote dienen lediglich zur Information und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Alle Inhalte werden mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Sie ersetzen jedoch keine verbindliche Beratung und verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit oder Vollständigkeit. Wir übernehmen keine Haftung. Für eine individuelle Beratung, konsultiere bitte einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.