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Überdimensionierte Aktenschränke voller Belege, langwieriges Sortieren von Rechnungen, Chaos beim Jahresabschluss: Die klassische Papierbuchhaltung ist ein Auslaufmodell, das Platz, Zeit und Nerven kostet.
Dabei kann alles auch ganz einfach sein. Mit einer papierlosen Buchhaltung lassen sich Prozesse automatisieren und wertvolle Daten gewinnen. Das Resultat: eine enorme Kostensenkung bei gleichzeitiger Steigerung der Effizienz. Ja - das geht!
Mehr als 75 Prozent aller Unternehmen im DACH-Raum sind bereits umgestiegen. Moss zeigt, wie auch euch der Umstieg sicher gelingt und worauf es jetzt ankommt.
Der Umstieg auf die papierlose Buchhaltung wird deinem Unternehmen also einen massiven Auftrieb bescheren. Doch wie ist es möglich, dass ein so unscheinbar wirkender Schritt einen derart positiven Impact mit sich bringt? Werfen wir einen Blick auf die Vorteile.
Archivierte Belege nehmen Platz weg und verursachen höhere Mietkosten. Ganze Aktenschränke lassen sich räumlich auf eine kleine Festplatte minimieren, wenn du anfängst, Dokumente zu digitalisieren. Auch Porto, Papier sowie Nutzung und Wartung des Druckers verursachen Kosten. Für das ständige Sortieren, Recherchieren und die Absprache mit deinen Mitarbeitern fallen zusätzlich Personalkosten an. Kurzum: Die alte Form der Buchhaltung ist teuer.
Digitale Lösungen eliminieren einen großen Teil dieser Kosten. Moss beispielsweise ordnet Mitarbeiterausgaben, Abonnements und weitere Kosten automatisch ein und erinnert das Team fortlaufend daran, Belege rechtzeitig hochzuladen, damit am Ende alles für die Buchung bereit steht.
Anstatt deinem Steuerberater unzählige Papierbelege und Ordner zu überreichen – die er aufwendig und kostenintensiv sortieren muss – kannst du ihm auch alle Buchungen samt digitalen Belegen im praktischen DATEV-Format zukommen lassen.
Selbst Steuererklärungen können größtenteils automatisiert werden. Wieso also sollte dein Unternehmen Kosten für Arbeiten tragen, die in anderswo schon längst automatisch erfolgen?
Die letzten Monate haben es gezeigt: Remote-Arbeit ist die Zukunft. Die meisten Unternehmen sollten demnach bereits die grundlegenden Schritte für ortsungebundenes und digitales Zusammenarbeiten eingeleitet haben.
Die Zahlen sprechen klar dafür: 24 Prozent aller bislang bürogebundenen Arbeitnehmer sind auf die Arbeit im Homeoffice umgestiegen. Ganze 74 Prozent sehen ein gesetzlich verankertes Recht auf ortsungebundenes Arbeiten positiv. Eine papierbasierte Verarbeitung von Belegen verhindert die Remote-Arbeit jedoch in vieler Hinsicht. Dem ein Ende zu setzen, ist Teil einer notwendigen und befreienden digitalen Transformation.
Die papierbasierte Buchhaltung ist mit einem enormen manuellen Aufwand verbunden und erzeugt häufig starre Prozesse. Die Crux: Wenn das Unternehmen wächst, lassen sich viele dieser Verfahren nicht effizient skalieren.
Ein einheitlicher automatisierter Prozess für die Vorbereitung und Durchführung der Buchhaltung erfolgt dagegen unabhängig von der Anzahl der zu verarbeitenden Dokumente und Informationen. Besonders in Wachstumsphasen hat die papierlose Buchhaltung somit klar die Nase vorn.
Um alle Vorteile der papierlosen Buchhaltung möglichst schnell nutzen und den Umstieg mit überschaubarem Aufwand vollziehen zu können, bedarf es folgender logischer Schritte.
Zunächst solltest du dein Unternehmen darauf vorbereiten, dass die papierlose Buchhaltung zwar viele Vorteile mit sich bringt, aber der Umstieg zunächst Mehrkosten verursachen wird.
Ist die Digitalisierung der Buchhaltung aber geglückt, wird der Nutzen den entstandenen Aufwand in kurzer Zeit ausgleichen. Die Geschäftsführung sollte daher ein gewisses Budget für den Umstieg bereithalten und auch die Mitarbeiter einbinden, um optimale Prozesse zu entwickeln.
Indem ein kleines Team von Mitarbeitern mit der Entwicklung der Prozesse beauftragt wird, bleibt die Umstellung eher strukturiert. Bestimme qualifizierte Mitarbeiter, die sich für Digitalisierung begeistern und sich der Herausforderung stellen möchten.
Jegliche Prozesse sollten zunächst im kleinen Rahmen getestet und evaluiert werden, bevor sie im ganzen Unternehmen Anwendung finden. Um das notwendige Maß an Skalierbarkeit zu gewährleisten, sollten die Prozesse sich nicht zu stark an die individuellen Umstände deiner Abteilung anlehnen. Klare und einfache Prozesse, die sich auch in anderen Unternehmen anwenden lassen, funktionieren langfristig besser. Sollte das Unternehmen wachsen, so können neue Teams und Abteilungen die Prozesse direkt übernehmen. Bei der Entwicklung der optimalen Prozesse, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
Eine wirkungsvolle papierlose Buchhaltung bedarf einer funktionellen und effizienten Buchhaltungssoftware. Häufig wird eine Vielzahl von Anwendungen eingesetzt, um buchhalterische Prozesse möglichst automatisch abzubilden.
Folgende Funktionen sollten über IT-Lösungen abgedeckt sein:
Dabei solltest du darauf achten, dass die eingesetzte Software sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur einfügt. Schon wenn kleine Aspekte wie die Kompatibilität mit den bestehenden Bankkonten fehlen, entstehen Nachteile.
Im Optimalfall werden verschiedene Software-Lösungen vor dem Vertragsabschluss auf ihre Eignung getestet.
Damit die digitale Buchhaltung später optimal funktioniert, sind fixe Rollen für entsprechende Aufgaben zu definieren. Auch wenn finanzielle Autonomie einzelner Teams Entscheidungen vereinfacht, sollten Verantwortungen klar verteilt sein. Sind einzelne Mitarbeiter für die Freigabe von Kosten und den späteren Upload der Belege und Dokumente verantwortlich, gibt es immer einen vorbereiteten Ansprechpartner. Die eingesetzten IT-Lösungen sollten über entsprechende Funktionen verfügen.
Die Lösung von Moss erlaubt dir beispielsweise, alle Mitarbeiter ins Ausgabenmanagement einzubeziehen und Rollen und Rechte klar zuzuordnen. Einzelne Mitarbeiter werden automatisch an Aufgaben wie das Hochladen der Belege erinnert.
Sind die Prozesse definiert und die dafür notwendige Software gefunden, sollten die finalen Prozesse in einem standardisierten Handbuch festgehalten werden. Ein Handbuch dient nicht nur der Weitergabe aller wichtigen Informationen an die Mitarbeiter. Später ist es auch die Grundlage für die steuerrechtlich relevante Verfahrensdokumentation.
Alle definierten Vorgänge müssen aus steuerrechtlicher Sicht bewertet werden. Wie zuvor auch ist die Prüfung auf die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoBD) notwendig.
GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Die GoBD geben vor, dass alle Geschäftsvorfälle "nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden". Bei einer papierlosen Buchführung sind zudem die Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdu) relevant.
Im Vergleich zur Buchführung in Papierform stehen bei der papierlosen Buchführung andere Grundsätze der GoBD vorrangig im Vordergrund.
In der Verfahrensdokumentation werden alle Schritte in nachvollziehbarer Form dargestellt. Sie beinhaltet also nicht nur die unternehmensinternen SOPs, sondern auch alle weiteren Erläuterungen.
Insbesondere folgende Fragen müssen beantwortet werden:
Besonders wichtig ist die rechtskonforme Übertragung der Buchungssätze, damit daraus Monats- und Jahresabschlüsse sowie die Steuererklärungen erstellt werden können.
Hier verbirgt sich wahres Potenzial zur Aufwandsminimierung, da zahlreiche Aufgaben, die ansonsten Steuerberater übernehmen müssten, automatisierbar sind. An dieser Stelle kommt DATEV als gängige Schnittstelle zu verschiedenster Buchhaltungssoftware ins Spiel. Der Steuerberater wird darauf Wert legen. Ist die Überprüfung bezüglich der Tax Compliance abgeschlossen, sollte diese in jedem Fall schriftlich festgehalten werden.
Ist die Compliance geschafft, kann es endlich losgehen. Alle neuen Prozesse für die papierlose Buchhaltung werden unternehmensweit ausgerollt. Je nach Größe des Unternehmens, sollte dafür ein zeitlicher Rahmen von Wochen bis hin zu Monaten eingeräumt werden.
Die Ernennung eines oder mehrerer verantwortlicher Ansprechpartner, die für Schulungen und Fragen verantwortlich sind, erleichtert die Transformation. Zu guter Letzt folgt die Anschaffung der notwendigen Soft- und Hardware.
Den Mitarbeitern sollte während der Umstellungsphase die Möglichkeit eingeräumt werden, die Maßnahmen zu bewerten. Womöglich gibt es berechtigte Kritik an bestimmten Schritten. Werden grundlegende Änderungen vorgenommen, darf natürlich die erneute Überprüfung bezüglich einer Tax Compliance nicht ausbleiben.
Starre Strukturen, ineffiziente Vorbereitung und überhöhte Kosten sind typische Merkmale der antiquierten papierbasierten Buchhaltung. 75 Prozess aller Unternehmer im DACH-Raum haben das bereits erkannt.
Für einen erfolgreichen Umstieg zur papierlosen Buchhaltung, die Effizienz, Nachhaltigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit verspricht, bedarf es der richtigen Tools. Moss integriert intelligente Firmenkreditkarte für Start-ups und Mittelständler mit einer Ausgabensoftware, die viele wichtige Aufgaben der Buchhaltungsvorbereitung automatisch übernimmt.
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