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Buchhaltung

Papierlose Buchhaltung - wie dein Team den Umstieg meistert

Franziska Nachtigall
June 3, 2021
10 min

Überdimensionierte Aktenschränke voller Belege, langwieriges Sortieren von Rechnungen, Chaos beim Jahresabschluss: Die klassische Papierbuchhaltung ist ein Auslaufmodell, das Platz, Zeit und Nerven kostet.

Dabei kann alles auch ganz einfach sein. Mit einer papierlosen Buchhaltung lassen sich Prozesse automatisieren und wertvolle Daten gewinnen. Das Resultat: eine enorme Kostensenkung bei gleichzeitiger Steigerung der Effizienz. Ja - das geht! 

Mehr als 75 Prozent aller Unternehmen im DACH-Raum sind bereits umgestiegen. Moss zeigt, wie auch euch der Umstieg sicher gelingt und worauf es jetzt ankommt.

Was genau ist die papierlose Buchhaltung?

Die papierlose Buchhaltung verzichtet weitestgehend auf eine buchhalterische Papierverarbeitung in jeglicher Form.
Die Erfassung der Belege sowie die Archivierung und Verarbeitung erfolgen rein digital, ebenso wie der Versand der Ausgangsrechnungen.
Die Leistung und Effizienz deines Unternehmens lassen sich auf einfache Art steigern.
Buchhaltungs-Apps und -software erlauben eine Teilautomatisierung vieler Vorgänge.
Außerdem werden Daten frühzeitig analysiert und so wertvolle Einblicke in die Geschäftsentwicklung gewährt.
Mitarbeiter arbeiten fokussierter und zufriedener.
Laut einer KPMG-Studie vertrauen bereits 78 Prozent aller Unternehmen auf papierlose Buchhaltung.

Meistere die digitale Transformation - mit Moss.

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Beispiele für Transaktionen, die papierlos verwaltet werde können, z.B. für Facebook Ads oder Apple

Weshalb dein Team sofort umsteigen sollte

Der Umstieg auf die papierlose Buchhaltung wird deinem Unternehmen also einen massiven Auftrieb bescheren. Doch wie ist es möglich, dass ein so unscheinbar wirkender Schritt einen derart positiven Impact mit sich bringt? Werfen wir einen Blick auf die Vorteile.

Verzicht auf Papier: Die Kosten für die Buchführung sinken

Archivierte Belege nehmen Platz weg und verursachen höhere Mietkosten. Ganze Aktenschränke lassen sich räumlich auf eine kleine Festplatte minimieren, wenn du anfängst, Dokumente zu digitalisieren. Auch Porto, Papier sowie Nutzung und Wartung des Druckers verursachen Kosten. Für das ständige Sortieren, Recherchieren und die Absprache mit deinen Mitarbeitern fallen zusätzlich Personalkosten an. Kurzum: Die alte Form der Buchhaltung ist teuer. 

Digitale Lösungen eliminieren einen großen Teil dieser Kosten.  Moss beispielsweise ordnet Mitarbeiterausgaben, Abonnements und weitere Kosten automatisch ein und erinnert das Team fortlaufend daran, Belege rechtzeitig hochzuladen, damit am Ende alles für die Buchung bereit steht.

Sogar die Steuerberatungskosten fallen geringer aus

Anstatt deinem Steuerberater unzählige Papierbelege und Ordner zu überreichen – die er aufwendig und kostenintensiv sortieren muss – kannst du ihm  auch alle Buchungen samt digitalen Belegen im praktischen DATEV-Format zukommen lassen.

Selbst Steuererklärungen können größtenteils automatisiert werden. Wieso also sollte dein Unternehmen Kosten für Arbeiten tragen, die in anderswo schon längst automatisch erfolgen?

Ermögliche deinem Team ortsungebundenes Arbeiten

Die letzten Monate haben es gezeigt: Remote-Arbeit ist die Zukunft. Die meisten Unternehmen sollten demnach bereits die grundlegenden Schritte für ortsungebundenes und digitales Zusammenarbeiten eingeleitet haben.

Die Zahlen sprechen klar dafür: 24 Prozent aller bislang bürogebundenen Arbeitnehmer sind auf die Arbeit im Homeoffice umgestiegen. Ganze 74 Prozent sehen ein gesetzlich verankertes Recht auf ortsungebundenes Arbeiten positiv. Eine papierbasierte Verarbeitung von Belegen verhindert die Remote-Arbeit jedoch in vieler Hinsicht. Dem ein Ende zu setzen, ist Teil einer notwendigen und befreienden digitalen Transformation.

Bereite dein Unternehmen mit skalierbaren Prozesse auf nachhaltiges Wachstum vor

Die papierbasierte Buchhaltung ist mit einem enormen manuellen Aufwand verbunden und erzeugt häufig starre Prozesse. Die Crux: Wenn das Unternehmen wächst, lassen sich viele dieser Verfahren nicht effizient skalieren.

Ein einheitlicher automatisierter Prozess für die Vorbereitung und Durchführung der Buchhaltung erfolgt dagegen unabhängig von der Anzahl der zu verarbeitenden Dokumente und Informationen. Besonders in Wachstumsphasen hat die papierlose Buchhaltung somit klar die Nase vorn.

So gelingt der Umstieg zur papierlosen Buchhaltung reibungslos

Um alle Vorteile der papierlosen Buchhaltung möglichst schnell nutzen und den Umstieg mit überschaubarem Aufwand vollziehen zu können, bedarf es folgender logischer Schritte.

1. Phase - Vorbereitung und Planung

Zunächst solltest du dein Unternehmen darauf vorbereiten, dass die papierlose Buchhaltung zwar viele Vorteile mit sich bringt, aber der Umstieg zunächst Mehrkosten verursachen wird.

Ist die Digitalisierung der Buchhaltung aber geglückt, wird der Nutzen den entstandenen Aufwand in kurzer Zeit ausgleichen. Die Geschäftsführung sollte daher ein gewisses Budget für den Umstieg bereithalten und auch die Mitarbeiter einbinden, um optimale Prozesse zu entwickeln.

2. Phase - Prozesse finden und definieren

Indem ein kleines Team von Mitarbeitern mit der Entwicklung der Prozesse beauftragt wird, bleibt die Umstellung eher strukturiert. Bestimme qualifizierte Mitarbeiter, die sich für Digitalisierung begeistern und sich der Herausforderung stellen möchten.

Jegliche Prozesse sollten zunächst im kleinen Rahmen getestet und evaluiert werden, bevor sie  im ganzen Unternehmen Anwendung finden. Um das notwendige Maß an Skalierbarkeit zu gewährleisten, sollten die Prozesse sich nicht zu stark an die individuellen Umstände deiner Abteilung anlehnen. Klare und einfache Prozesse, die sich auch in anderen Unternehmen anwenden lassen, funktionieren langfristig besser. Sollte das Unternehmen wachsen, so können neue Teams und Abteilungen die Prozesse direkt übernehmen. Bei der Entwicklung der optimalen Prozesse, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

Welche IT-Lösungen werden benötigt?

Eine wirkungsvolle papierlose Buchhaltung bedarf einer funktionellen und effizienten Buchhaltungssoftware. Häufig wird eine Vielzahl von Anwendungen eingesetzt, um buchhalterische Prozesse möglichst automatisch abzubilden.

Folgende Funktionen sollten über IT-Lösungen abgedeckt sein:

Erstellung und Versand von Angeboten und E-Rechnungen
digitale Belegverarbeitung, Scan-Funktion und automatische Zuordnung zu Buchungssätzen, Kostenstellen und Mitarbeitern
Mahnwesen
Verknüpfung mit dem Online-Banking
DATEV-Kompatibilität für eine reibungslose Einbindung der Steuerberater
Integration von Kommunikations-Apps für automatische Meldungen und Erinnerungen (z. B. Slack bei Moss)

Dabei solltest du darauf achten, dass die eingesetzte Software sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur einfügt. Schon wenn kleine Aspekte wie die Kompatibilität mit den bestehenden Bankkonten fehlen, entstehen Nachteile.

Im Optimalfall werden verschiedene Software-Lösungen vor dem Vertragsabschluss auf ihre Eignung getestet.

Eine klare Rollenverteilung sorgt für Effizienz

Damit die digitale Buchhaltung später optimal funktioniert, sind fixe Rollen für entsprechende Aufgaben zu definieren. Auch wenn finanzielle Autonomie einzelner Teams Entscheidungen vereinfacht, sollten Verantwortungen klar verteilt sein. Sind einzelne Mitarbeiter für die Freigabe von Kosten und den späteren Upload der Belege und Dokumente verantwortlich, gibt es immer einen vorbereiteten Ansprechpartner. Die eingesetzten IT-Lösungen sollten über entsprechende Funktionen verfügen.

Die Lösung von Moss erlaubt dir beispielsweise, alle Mitarbeiter ins Ausgabenmanagement einzubeziehen und Rollen und Rechte klar zuzuordnen. Einzelne Mitarbeiter werden automatisch an Aufgaben wie das Hochladen der Belege erinnert.

Ergebnisse zusammentragen und finale Prozesse gestalten

Sind die Prozesse definiert und die dafür notwendige Software gefunden, sollten die finalen Prozesse in einem standardisierten Handbuch festgehalten werden. Ein Handbuch dient nicht nur der Weitergabe aller wichtigen Informationen an die Mitarbeiter. Später ist es auch die Grundlage für die steuerrechtlich relevante Verfahrensdokumentation.

3. Phase - Compliance

Alle definierten Vorgänge müssen aus steuerrechtlicher Sicht bewertet werden. Wie zuvor auch ist die Prüfung auf die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoBD) notwendig.

GoBD steht  für “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Die GoBD geben vor, dass alle Geschäftsvorfälle "nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden". Bei einer papierlosen Buchführung sind zudem die Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdu) relevant.

Durch das digitale Format entstehen neue Compliance-Anforderungen

Im Vergleich zur Buchführung in Papierform stehen bei der papierlosen Buchführung andere Grundsätze der GoBD vorrangig im Vordergrund.

Unveränderbarkeit und Fälschungssicherheit der Daten: Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen so gespeichert werden, dass sie nicht mehr nachträglich veränderbar sind. Kopien und Stornierungen sind zu speichern und zu kennzeichnen. Das PDF-Dateiformat erfüllt diese Anforderungen am besten, auch beim Scannen der Belege.
Erfassung und Vollständigkeit: Die Belege müssen innerhalb von zehn Tagen in digitaler Form erfasst werden. Zudem müssen alle anderen relevanten Dokumente, wie die versendeten E-Mails, aufbewahrt werden.

Das wichtigste rechtliche Dokument: Die Verfahrensdokumentation

In der Verfahrensdokumentation werden alle Schritte in nachvollziehbarer Form dargestellt. Sie beinhaltet also nicht nur die unternehmensinternen SOPs, sondern auch alle weiteren Erläuterungen.

Insbesondere folgende Fragen müssen beantwortet werden:

Welche Software wird eingesetzt?
Welche Hardware wird eingesetzt?
Wie werden Papierbelege gehandhabt (Scannen, Lagerung, Vernichtung)?
Wie werden digital erstellte und digitalisierte Rechnungen gehandhabt und aufbewahrt?
Welche Mitarbeiter sind eingebunden?
Wie wird das Thema Datenschutz gehandhabt?

Die rechtskonforme Datenübertragung erleichtert Steuerberatern die Arbeit

Besonders wichtig ist die rechtskonforme Übertragung der Buchungssätze, damit daraus Monats- und Jahresabschlüsse sowie die Steuererklärungen erstellt werden können.

Hier verbirgt sich wahres Potenzial zur Aufwandsminimierung, da zahlreiche Aufgaben, die ansonsten Steuerberater übernehmen müssten, automatisierbar sind. An dieser Stelle kommt DATEV als gängige Schnittstelle zu verschiedenster Buchhaltungssoftware ins Spiel. Der Steuerberater wird darauf Wert legen. Ist die Überprüfung bezüglich der Tax Compliance abgeschlossen, sollte diese in jedem Fall schriftlich festgehalten werden.

4. Phase - Roll Out

Ist die Compliance geschafft, kann es endlich losgehen. Alle neuen Prozesse für die papierlose Buchhaltung werden unternehmensweit ausgerollt. Je nach Größe des Unternehmens, sollte dafür ein zeitlicher Rahmen von Wochen bis hin zu Monaten eingeräumt werden.

Die Ernennung eines oder mehrerer verantwortlicher Ansprechpartner, die für Schulungen und Fragen verantwortlich sind, erleichtert die Transformation. Zu guter Letzt folgt die Anschaffung der notwendigen Soft- und Hardware.

5. Phase - Evaluation

Den Mitarbeitern sollte während der Umstellungsphase die Möglichkeit eingeräumt werden, die Maßnahmen zu bewerten. Womöglich gibt es berechtigte Kritik an bestimmten Schritten. Werden grundlegende Änderungen vorgenommen, darf natürlich die erneute Überprüfung bezüglich einer Tax Compliance nicht ausbleiben.

Meistere die digitale Transformation - mit Moss

Starre Strukturen, ineffiziente Vorbereitung und überhöhte Kosten sind typische Merkmale der antiquierten papierbasierten Buchhaltung. 75 Prozess aller Unternehmer im DACH-Raum haben das bereits erkannt.

Für einen erfolgreichen Umstieg zur papierlosen Buchhaltung, die Effizienz, Nachhaltigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit verspricht, bedarf es der richtigen Tools. Moss integriert intelligente Firmenkreditkarte für Start-ups und Mittelständler mit einer Ausgabensoftware, die viele wichtige Aufgaben der Buchhaltungsvorbereitung automatisch übernimmt.

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