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Buchhaltung

Eine smarte Buchhaltung für einen effizienten Monatsabschluss

Franziska Nachtigall
September 14, 2021
8 min

Jahresabschlüsse sind, neben der unternehmerischen Pflicht, einen zu erstellen, eine hervorragende Gelegenheit, die Finanzen zu prüfen und sich gegebenenfalls Maßnahmen zu überlegen, die Situation zu optimieren. Monatsabschlüsse erlauben einen solchen wertvollen Überblick sogar zwölf Mal im Jahr. Wir verraten, wie ein Monatsabschluss auszusehen hat und wie er mit intelligenten Prozessen schnell und effizient erledigt wird.

Digital accounting:
Efficiency in month-end closing

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Monatsabschluss: Definition

Der Monatsabschluss ist wie der Jahresabschluss das Ergebnis der doppelten Buchführung – nur eben auf monatlicher statt jährlicher Basis. Im Kern findet hier eine Gegenüberstellung aller Einnahmen und Ausgaben des vergangenen Monats statt, woraus sich eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung ableitet. Die Berechnung für die Umsatzsteuervoranmeldung leitet sich ebenfalls hieraus ab. Schließlich wird die Monatsbilanz erstellt.

Was gehört zum Monatsabschluss dazu? 

Monatsabschlüsse zählen zu den sogenannten Zwischenberichten – genauso wie der Quartals- oder Halbjahresbericht. Er wird aufgeteilt in den technischen und in den fachlichen Monatsabschluss, wobei ersterer schnell erledigt ist: Hier werden lediglich die technischen Maßnahmen umgesetzt, die verhindern, dass in dem festgelegten Zeitraum noch Buchungen vorgenommen werden können. Alle Buchungen werden in das Journal übertragen, in dem sich alle unternehmerischen Vorgänge chronologisch sortiert wieder finden. Zudem werden sie mit einem entsprechenden Datum versehen. 

Der fachliche Part ist schließlich der, der in die Buchhaltung einfließt: Hier werden die Monate strikt voneinander separiert und alle Buchungen entsprechend verteilt – denn das ist gar nicht immer eindeutig. So gibt es beispielsweise Vorauszahlungen, die erst in einem anderen Monat aktiv werden und demnach erst dort verbucht werden müssen. Hier muss demnach genau aufgepasst werden. 

Wer muss einen Monatsabschluss durchführen?

Monatsabschlüsse sind für niemanden verpflichtend – häufig aber ein Instrument, das dabei hilft, sich einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu verschaffen. Gleichzeitig erleichtern sie die Arbeit für den Jahresabschluss erheblich. Börsennotierte Unternehmen sind in Deutschland aber zu einer Zwischenberichterstattung verpflichtet – abgesehen von manchen Kreditunternehmen. Aber: Die schreibt in der Regel nur einen Halbjahresabschluss zusätzlich zum Jahresabschluss vor. Monats- oder Quartalsabschlüsse sind freiwillig und dienen mehr der persönlichen Übersicht.

Der Jahresabschluss wiederum ist für alle Kaufmänner, inklusive Kapital- und Personengesellschaften, verpflichtend – vorausgesetzt, gewisse Umsatz- und Gewinngrenzen werden nicht unterschritten. Selbständige und Kleinunternehmer mit weniger als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn in den vergangenen zwei Jahren müssen nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchführen. 

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Welchen Umfang hat der Monatsabschluss?

Es gibt mehrere unterschiedliche Bereiche, aus denen sich der Monatsabschluss zusammensetzt. Die fassen wir im Folgenden einmal kurz zusammen und erläutern sie anschließend.

Inhalte des Monatsabschlusses:

Buchungsperioden öffnen und schließen
Aufbewahren aller Belege im entsprechenden Zeitraum
Kassenbuch auf dem aktuellen Stand halten
Bilanz nach Prinzip der Gewinn-und-Verlust-Rechnung erstellen
Umsatzsteuervoranmeldung erstellen
Grundbuch dokumentieren
Kontenschreibung dokumentieren
Offene Posten für folgende Monate dokumentieren

Der erste Part ist der bereits beschriebene technische: Es gilt, den vergangenen Monat abzuschließen und keine weiteren Buchungen für diesen zuzulassen. Daraufhin ist es die Aufgabe der Finanzabteilung alle Belege für den entsprechenden Zeitraum zu sortieren und schließlich zu archivieren – Eingangs- wie Ausgangsrechnungen, Verträge oder andere relevante Dokumente. Erst diese Gegenüberstellung ermöglicht schließlich die Bilanz in Form einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung nach dem Prinzip der doppelten Buchführung. Ein Abgleich mit dem Kassenbuch stellt sicher, dass keine Belege oder Zahlungen fehlen.

Schließlich gilt es noch, Berichte wie das Grundbuch und die Kontenschreibung zu aktualisieren und zu dokumentieren. Dazu zählen ebenso offene Posten, die je nach ihrer Fälligkeit erst in einem anderen Monat verbucht werden. 

Für einen guten Überblick: Monatsabschluss für das Controlling

Durchgeführt wird der Monatsabschluss von der Buchhaltung – und er hilft ihr bei der Erstellung vom Jahres- und vom Halbjahresabschluss. Aber: Verpflichtend ist er nicht, sondern im Endergebnis sogar Mehraufwand. Wofür demnach die ganze Arbeit? Am meisten profitiert das Controlling von einem Monatsabschluss. Dessen Aufgabe ist es, die Entwicklung des Unternehmens im Auge zu behalten und die Unternehmensführung zu beraten und zu unterstützen. Je mehr Daten dafür vorliegen, desto zuverlässiger kann das Controlling arbeiten.

Wenn nun also jeden Monat Abschlüsse vorgelegt werden und nicht nur einer im Halbjahr oder gar im Jahr, können frühzeitig negative wie positive Entwicklungen entdeckt und dementsprechend reagiert werden. Negative Entwicklungen können umgekehrt werden, positive wiederum verstärkt. Ufern beispielsweise die Reisekosten aus, kann das Team dazu angehalten werden, mehr Video-Meetings oder Telefonate durchzuführen. Denn nicht für jedes Gespräch müssen sich die beiden beteiligten Parteien persönlich treffen – oft reicht ein digitales Zusammentreffen schließlich vollkommen aus.

Die Herausforderungen beim Monatsabschluss 

Der Monatsabschluss ist in den meisten Unternehmen mit den gleichen Herausforderungen verbunden. Wir möchten diese vorstellen und aufzeigen, wie sich diese meistern lassen, um Monatsabschlüsse so einfach wie möglich zu gestalten.

1. Standardisierung fehlt

Um effiziente Prozesse in der Buchhaltung und insbesondere beim Monatsabschluss zu ermöglichen, sind Standards notwendig, an die sich das gesamte Team zu halten hat. Es muss klar definiert werden, wer, wie und wo welche Berichte in welchem Format einreicht: Unterscheidet sich beispielsweise jede Spesenabrechnung von der jeweils anderen, ist es für die Buchhaltung jedes Mal neuer Aufwand, sie korrekt in die Buchungen zu übertragen. Liegen sie hingegen alle im gleichen Format vor und werden zentral an einem Ort abgelegt, fällt es spürbar einfacher, sie zu verbuchen.

2. Prozesse sind nicht klar definiert

Auf einer nicht standardisierten Basis lassen sich nur schwer klare Prozesse definieren. Liegt diese Standardisierung aber vor, kann es nun einen Schritt weitergehen: Schritt für Schritt muss festgelegt werden, wie mit den einzelnen Posten weiter verfahren wird. Sprich: Es ist nun klar, wie Spesenabrechnungen eingereicht werden – aber was passiert im Anschluss mit ihnen? Dafür gilt es feste Prozesse zu finden. Das hilft nicht nur den bereits integrierten Mitarbeitern, sondern macht es ebenso möglich, bei Neueinstellungen den Zuwachs schnell ins Team zu integrieren und mit der Aufgabe vertraut zu machen.

3. Prozesse sind nicht automatisiert

Klar definierte Prozesse machen sogar noch etwas anderes möglich: Automatisierung. Wenn die zu verarbeitenden Daten immer in derselben Form vorliegen und sie immer auf dieselbe Art weiterverarbeitet werden, lässt sich dieser Prozess automatisieren, sodass kein Mitarbeiter mehr persönlich daran arbeiten muss. Das erhöht nicht nur die Effizienz der Arbeit, sondern reduziert gleichzeitig die Möglichkeit für Fehler. Statt jeden Schritt selbst durchzuführen, reicht es nun am Ende, das Ergebnis zu kontrollieren. Denn: Ganz ausgeschlossen werden können Fehler natürlich nicht. 

4. Es liegen keine Echtzeitdaten vor

Voraussetzung für eine effiziente Automatisierung ist das Vorliegen der korrekt übermittelten Daten. Häufig reichen Mitarbeiter erst zu spät ihre Belege ein, sodass die Buchhaltung nicht oder nur langsam weiter arbeiten kann und stattdessen Erinnerungen versenden muss, mit der Bitte, alles einzureichen. Lägen stattdessen Echtzeitdaten vor, weil Mitarbeiter immer sofort und nach dem zuvor definierten Schema ihre Belege einreichen, könnten die Verantwortlichen für die Finanzen nicht nur schneller arbeiten, sondern ebenso mögliche Mehrausgaben erkennen und entsprechend reagieren. 

5. Mehraufwand für die Mitarbeiter

Das Einreichen von Belegen, sei es nun im Arbeitsalltag oder besonders auf Dienstreise, ist natürlich keine der Kernaufgaben der Mitarbeiter. Sie haben viele andere Themen, um die sie sich kümmern müssen – das Zuarbeiten für die Buchhaltung ist dabei oft eher lästig und gerät je nach aktuellem Arbeitspensum oft in Vergessenheit. Aufgabe der Unternehmen ist es daher, es den Mitarbeitern so einfach wie möglich zu machen, ihre Belege zu sammeln und einzureichen. Je einfacher dieser Prozess ist, desto eher werden der Buchhaltung alle Daten in der korrekten Form vorliegen.

Effizienter Monatsabschluss: So hilft Moss bei der Erstellung

Moss hilft mit verschiedenen Lösungen dabei, diese Herausforderungen zu meistern. Eine der größten Erleichterungen, die zu einem effizienten Monatsabschluss führen, sind dabei die Firmenkreditkarten

Firmenkreditkarten für schnellere Prozesse

Diese gibt es bei Moss nicht nur in der klassischen, sondern ebenso in digitaler Form und erlauben es Mitarbeitern, nicht in Vorleistung gehen zu müssen für durch sie entstehende Kosten – sei es nun auf einer Dienstreise oder beim Buchen eines Tools. Ihre Vorgesetzten können ganz einfach neue Firmenkreditkarten erstellen, feste Budgets definieren, die nicht überschritten werden können und sie einem Mitarbeiter zuweisen. Gleichzeitig können sie diese ebenso sperren, falls ein Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlässt oder das Budget doch nicht mehr bereitgestellt werden soll. 

Anschaffungen, die mit der Moss-Firmenkreditkarte bezahlt werden, werden automatisch digital vermerkt und stehen dem Controlling in Form von Echtzeitdaten bereit. Und mit Hilfe der Moss-App können Mitarbeiter gleich Fotos von den Belegen machen, sie in der Moss-App hochladen und den einzelnen Ausgaben zuordnen. So sparen sie sich den aufwendigen Prozess der Spesenabrechnung. Dank verschiedenen automatischen Erinnerungsmöglichkeiten, wie Nachrichten über Slack, muss die Buchhaltung niemanden an das Einreichen der Belege erinnern – das macht die Software ganz automatisch.

Rechnungsverwaltung für mehr Übersicht

Müssen Rechnungen auf Papier mit digitalen Rechnungen zusammengeführt und online abgespeichert werden, wird es schnell aufwendig. Mit dem neuen Rechnungsmanagement von Moss wird es einfacher als je zuvor, Rechnungen digital zu erfassen, zu bezahlen und gemäß Pflicht zu archivieren. Hinzu kommt die Möglichkeit, alle mit der Moss-Software erfassten Rechnungen und Belege über einen DATEV-Export direkt an die jeweilige Buchhaltungssoftware zu senden und so den Monatsabschluss weiter zu vereinfachen. Davon profitiert nicht nur die Buchhaltung – sondern ebenso das Controlling.

Und das gesamte Unternehmen gewinnt mehr Fokus auf das Kerngeschäft.

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FAQ

Was ist ein Monatsabschluss?

Wer muss einen Monatsabschluss machen?

Wie kann der Monatsabschluss vereinfacht werden?

Was gehört zum Monatsabschluss?

Wie hilft der Monatsabschluss dem Unternehmen?

Welche Herausforderungen gibt es beim Monatsabschluss?