Über eine Millionen neue Nutzer in wenigen Tagen: Die künstliche Intelligenz ChatGPT revolutioniert die Arbeitswelt. Doch kann das neue Tool ebenso die Buchhaltung und das Finanzmanagement von Unternehmen optimieren? Wir erklären, wie ChatGPT Finanzteams bei der Buchhaltung entlasten kann, zeigen konkrete Anwendungsbeispiele – und schauen uns an, wo die Grenzen in der Anwendung von künstlicher Intelligenz liegen. Wird ChatGPT die Arbeit von Finanz- und Buchhaltungs-Teams grundlegend verändern?
Was kann Künstliche Intelligenz (KI) bereits?
Künstliche Intelligenz (KI) ist mittlerweile fester Bestandteil unseres Alltags und unterstützt uns bei einer Vielzahl an Aufgaben. Künstliche Intelligenzen spielen nicht mehr nur Schach oder Go, sondern erkennen Muster und Strukturen in Daten, verstehen Texte und Sprache oder erfassen und kategorisieren Bilder und Videos. Die Entwicklung im Bereich des Deep Learning ist in den letzten Jahren rasant vorangeschritten und entsprechend erweitern sich die Anwendungsgebiete.
Und weil immer mehr Unternehmen in diesem Bereich arbeiten, forschen und entwickeln, wird KI in naher Zukunft noch viel leistungsfähiger und in immer mehr Bereichen eingesetzt werden. Insbesondere die Anwendungsgebiete von ChatGPT, einer öffentlich zugänglichen KI der Firma OpenAI, sind vielfältig: Die Anwendung beantwortet Fragen, schreibt Codes, vervollständigt Excel-Tabellen, erstellt Listen oder führt Berechnungen durch .
Für Unternehmen stellt sich die Frage, inwieweit sich diese neue Technologie auch im Bereich des Rechnungswesens nutzen lässt. In den letzten Jahrzehnten wurden immer mehr Bereiche der Buchhaltung automatisiert und digitalisiert, was den Unternehmen viel Zeit und Ressourcen eingespart hat. Gleichzeitig hat es die Genauigkeit und die Effizienz ihrer Buchhaltungsprozesse verbessert. Die Verwendung von künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen wäre der nächste Schritt nach vorne.
Was ist ChatGPT und wie funktioniert es?
ChatGPT ist eine KI-basierte Chatbot-Plattform, die von OpenAI entwickelt wurde. Die Plattform verwendet den GPT-3-Algorithmus, der auf NLP (Natural Language Processing) basiert. Mithilfe dieser Technologie kann ChatGPT natürlich klingende Texte generieren, die von Texten menschlichen Ursprungs mitunter fast nicht mehr zu unterscheiden sind. ChatGPT „merkt“ sich den Verlauf einer Konversation, sodass man die Plattform im Laufe des Gesprächs mit Daten versorgen kann, die ihre Antworten beeinflussen.
Der Algorithmus von ChatGPT ist auf eine große Menge an Texten trainiert worden. Das ermöglicht ihm die Abdeckung aller erdenklichen Themen und Anwendungen. ChatGPT kann beispielsweise dafür verwendet werden, Texte zu generieren, Fragen zu beantworten oder sogar Programmcodes zu schreiben. Im Bereich der Buchhaltung könnte ChatGPT zum Beispiel darauf trainiert werden, Daten aus Rechnungen zu extrahieren, Berechnungs- und Buchhaltungsfehler zu korrigieren und aus den vorliegenden Daten Finanzprognosen zu erstellen.
Wie benutzt man ChatGPT?
ChatGPT funktioniert an der Oberfläche wie die bekannten Chatbots: Man gibt einen Textbefehl ein und die Anwendung generiert eine Antwort. Diesen Textbefehl nennt man „Prompt“ und er kann aus ganzen Sätzen oder auch Satzfragmenten bestehen. Je länger der Chat dauert, desto mehr Informationen gewinnt ChatGPT aus der bisherigen „Unterhaltung“ und kann seine Antworten somit immer weiter verfeinern.
ChatGPT ist bisher kostenfrei, allerdings lassen sich mit der Free Version nur eine begrenzte Anzahl an Prompts verarbeiten. Kostenpflichtige Abonnements werden aber bereits angeboten. Da die kostenfreie Version aufgrund der vielen Nutzeranfragen manchmal nicht erreichbar ist, sollten Unternehmen, die die KI professionell nutzen möchten, auf jeden Fall ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen, um jederzeit Zugriff zu haben.
ChatGPT in der Buchhaltung: Beispiele
ChatGPT kann enorme Datenmengen sehr schnell verarbeiten und als Grundlage für eigene Berechnungen nutzen. In der Buchhaltung von Unternehmen könnte ChatGPT also immer dann zum Einsatz kommen, wenn es um die Verwaltung und Bearbeitung umfangreicher Datenmengen aus Finanzprozessen geht.
Mit der Technologie lassen sich zum Beispiel Daten aus Rechnungen extrahieren und in ein vorherbestimmtes Format übertragen. Buchhaltungs-Teams müssten diese Übertragung dann nicht mehr händisch ausführen. Ein weiteres Anwendungsgebiet ist die Erstellung umfangreicher Finanzberichte. ChatGPT könnte hier als Schnittstelle zwischen Buchhaltung und CFO fungieren und vorbereitende Daten zur Ausformulierung einer stimmigen Unternehmensstrategie bereitstellen.
Wir zeigen mit ein paar Beispielen, wie sich ChatGPT in der Buchhaltung nutzen lässt. Die Antworten der Anwendung geben wir unverändert wieder, sodass auch mögliche Fehler oder nicht korrekte Fakten erhalten bleiben. Die NLP-Technologie generiert die Antworten übrigens in Echtzeit. Das heißt: Nutzer, die unsere Prompts zu Demonstrationszwecken kopieren, erhalten nicht die gleichen Antworten im Wortlaut.
ChatGPT Beispiel-Prompt 1: Buchhaltungsprozesse automatisieren
Prompt: „Wie kann ich meine Buchhaltungsprozesse automatisieren?“
ChatGPT: „Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Buchhaltungsprozesse zu automatisieren. Hier sind einige Vorschläge:
- Buchhaltungssoftware nutzen: Eine Buchhaltungssoftware kann viele manuelle Aufgaben automatisieren. Es gibt zahlreiche Optionen auf dem Markt, von einfachen Buchhaltungsprogrammen bis hin zu komplexen ERP-Systemen.
- Bankverbindungen automatisieren: Wenn Sie Ihre Bankverbindung mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden, können Transaktionen automatisch importiert und verbucht werden.
- Automatisierte Rechnungsstellung: Es gibt verschiedene Tools und Software, die automatisierte Rechnungsstellung ermöglichen. Hiermit können Rechnungen automatisch generiert und verschickt werden.
- Automatisierte Ausgabenmanagement: Durch die Nutzung von Ausgabenmanagement-Tools können Mitarbeiter Ausgaben auf einfache Weise einreichen und diese können automatisch überprüft und genehmigt werden.
- Künstliche Intelligenz nutzen: Einige Buchhaltungssoftware-Systeme nutzen künstliche Intelligenz, um Prozesse wie Dateneingabe und Buchhaltung automatisch zu erledigen. Hierbei wird die Technologie genutzt, um Muster zu erkennen und automatisch Entscheidungen zu treffen.
- Integration von Systemen: Indem Sie verschiedene Systeme integrieren, können Daten automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Beispielsweise können Bestellungen automatisch in die Buchhaltungssoftware eingespeist werden.
- Elektronische Belege nutzen: Indem Sie elektronische Belege wie E-Rechnungen, E-Quittungen und E-Lieferscheine nutzen, können Sie den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren und Daten automatisch in das Buchhaltungssystem einfließen lassen.
Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, um Buchhaltungsprozesse zu automatisieren. Es lohnt sich zu prüfen, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisiert werden können, um Zeit und Ressourcen zu sparen.“
ChatGPT Beispiel-Prompt 2: Rechnungswesen
Prompt: „Was ist Rechnungswesen?“
ChatGPT: „Rechnungswesen ist ein Fachgebiet, das sich mit dem Erfassen, Aufzeichnen, Klassifizieren, Verarbeiten und Präsentieren von finanziellen Informationen befasst. Es ist ein wesentlicher Bestandteil des Finanzwesens und dient als Grundlage für die Entscheidungsfindung und die Entwicklung von Strategien. Rechnungswesen befasst sich mit der Kontrolle, Planung und Analyse des finanziellen Verhaltens einer Organisation. Es umfasst verschiedene Bereiche wie Bilanzierung, Kosten- und Leistungsrechnung, Finanzplanung und -analyse, sowie Steuerrechnung.“
ChatGPT Beispiel-Prompt 3: Fehler in der Buchhaltung
Prompt: „Wer haftet für Fehler in der Buchhaltung?“
ChatGPT: „Für Fehler in der Buchhaltung haftet der Buchhalter oder der Person, der die Aufgabe des Buchhalters übernommen hat. Der Buchhalter kann auch für Fehler haftbar gemacht werden, die aufgrund eines Versäumnisses oder einer Unachtsamkeit des Buchhalters entstanden sind. In manchen Fällen kann auch der Chefaccountant, der das System überwacht, für Fehler haftbar gemacht werden.“
ChatGPT Beispiel-Prompt 4: Erstattung von Reisekosten
Prompt: „Bis wann müssen Reisekosten erstattet werden?“
ChatGPT: „Reisekosten müssen in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach der Reise erstattet werden. In einigen Fällen kann es auch länger dauern, bis die Reisekosten erstattet werden. Der genaue Zeitraum hängt von der jeweiligen Organisation oder Unternehmen ab, die die Reisekosten erstattet.“
ChatGPT Beispiel-Prompt 5: Einkommensteuer berechnen
Prompt: „Mein Bruttoeinkommen beträgt 3.500 €. Meine Steuerklasse ist 2. Ich wohne in Nordrhein-Westfalen. Ich habe 2 Kinder. Wie viel Einkommensteuer werde ich nächstes Jahr in Deutschland bezahlen?“
ChatGPT: „Die Höhe der Einkommensteuer, die Sie nächstes Jahr in Deutschland bezahlen müssen, hängt von mehreren Faktoren ab, wie z.B. dem Bruttoeinkommen, der Steuerklasse und dem Standort. Daher ist es schwierig, eine exakte Zahl zu nennen. In Nordrhein-Westfalen beträgt die Einkommensteuer für Familien mit zwei Kindern in Steuerklasse 2 mit einem Bruttoeinkommen von 3.500 Euro im Durchschnitt etwa 1.320 Euro.“
ChatGPT Beispiel-Prompt 6: Liste Buchhaltung Monatsabschluss
Prompt: „Erstelle eine Liste mit Punkten, die ein Buchhalter bei einem Monatsabschluss machen muss.“
ChatGPT:
- 1. Konten überprüfen und aktualisieren
- 2. Eingangs- und Ausgangsrechnungen prüfen
- 3. Konten auf Konsistenz überprüfen
- 4. Bilanz erstellen
- 5. Kontostände abgleichen
- 6. Abstimmungskonten prüfen
- 7. Kostenanalyse durchführen
- 8. Umsatzerlöse ermitteln
- 9. Gewinnausweis erstellen
- 10. Berichte über das Ergebnis des Monatsabschlusses erstellen“
Fazit: ChatGPT im Rechnungswesen
Wie sinnvoll sich ChatGPT in der Buchhaltung von Unternehmen einsetzen lässt, liegt also hauptsächlich an der Qualität der Prompts. Je länger dabei die Anwendung auf die Bedürfnisse des Unternehmens trainiert wird, desto bessere Antworten kann sie generieren. Das reicht von einfachen Listen über die Rechnungsbearbeitung bis hin zu komplexen Finanzberichten.
Das naheliegendste Anwendungsgebiet liegt in der Rechnungsverarbeitung: Zusammen mit einem digitalen Tool wie Moss könnte die KI Daten aus Rechnungen extrahieren, zusammentragen und Rechenfehler korrigieren. Gleichzeitig könnte sie die Rechnungsdaten in Echtzeit mit der Unternehmensstrategie und den Quartalsrechnungen abgleichen.
Auch komplexe Finanzberichte wären dank der Deep-Learning-Technologie irgendwann kein Problem mehr: Die Finanzdaten werden erst in einer ganzheitlichen digitalen Lösung wie die von Moss zusammengetragen und gebündelt. Auf Grundlage dieser Daten erstellt die KI umfangreiche Finanzberichte und räumt Berechnungsfehler aus. Finanzmanager werden so entlastet und können sich auf die strategische Ausrichtung ihrer Arbeit konzentrieren. Die finale Version des Finanzberichts müsste aber immer noch von Menschen abgenommen werden.
Die Grenzen von KI: Anwendungstipps ChatGPT
Trotz aller technologischen Fortschritte: Die Antworten klingen zwar wie von Menschen geschrieben, müssen aber dennoch auf ihren Wahrheitsgehalt überprüft werden. Als technologisches Add-on bei der Buchhaltung wäre es also wichtig, die Anwendung regelmäßig mit allen relevanten Zahlen und Daten zu versorgen, um sicherzustellen, dass ChatGPT genaue und aktuelle Ergebnisse liefert. Geht es um Automatisierungsprozesse bei der Rechnungsverarbeitung oder ähnliche Anwendungsgebiete, können so im Grunde keine falschen Antworten generiert werden.
Zu beachten wäre ebenfalls der Aspekt der Datensicherheit: Um mit sensiblen Finanzdaten arbeiten zu können, müssen Unternehmen entsprechende Sicherheitsmaßnahmen implementieren. In der Probeversion des Chatbots sind zum Beispiel alle Eingaben vom Entwicklerteam einsehbar. Unternehmen, die ChatGPT nutzen möchten, brauchen also mindestens die kostenpflichtige Version des Chatbots, damit ihre Daten nicht einsehbar sind.
Digitale Finanzverwaltung mit Moss
ChatGPT ist bereits jetzt ein wertvolles Werkzeug in der Buchhaltung, denn es liefert Denkanstöße für neue Ideen und Prozessoptimierungen. Voraussetzung ist aber, dass Unternehmen ihre Finanzen vorher digitalisieren: KI-Technologien müssen mit Daten gefüttert werden, aus denen sie ihre Antworten ableiten. Wenn diese Daten nicht digital vorliegen, nützt auch die beste KI nichts.
Unternehmen, die sich bereits jetzt auf die Zukunft des Rechnungswesen vorbereiten möchten, setzen deshalb auf die digitale Lösung von Moss: Das ganzheitliche Finanzmanagement-Tool erleichtert schon heute die Finanzverwaltung und beschleunigt die Arbeit der Buchhaltung. Die Rechnungsbearbeitung wird automatisiert, Finanzflüsse transparent gemacht – und die Abrechnung kann effizient und ressourcensparend abgewickelt werden.
Denn trotz aller technologischen Fortschritte: Komplexe Finanzanalysen und die Ausarbeitung einer unternehmerischen Finanzstrategie obliegen immer noch menschlichen Kräften. Umso besser, wenn Finanzteams dank Moss mit allen nötigen Daten versorgt werden – und sich ganz auf die Zukunftsvision des Unternehmens konzentrieren können.
FAQs
ChatGPT ist eine künstliche Intelligenz, die von OpenAI entwickelt wurde. Sie funktioniert wie ein Chatbot: Nutzer können Textbefehle, sogenannte „Prompts“, eingeben und die KI generiert Antworten, die so klingen, als hätte ein Mensch sie geschrieben. ChatGPT funktioniert auf Grundlage der NLP-Technologie (Natural Language Processing).
ChatGPT basiert auf einem Algorithmus, dem in den letzten Jahren eine enorme Menge an Texten „antrainiert“ wurde. Der Algorithmus ist in der Lage, aus dieser Datenmenge Muster abzuleiten und mögliche Antworten zu generieren. Auf diese Weise sind auch „Gespräche“ mit dem Chatbot möglich.
ChatGPT kann repetitive Prozesse erkennen, automatisieren und beschleunigen. Ein mögliches Anwendungsgebiet läge in der Rechnungsverarbeitung: ChatGPT könnte die Daten aus den Rechnungen extrahieren, in ein vorher festgelegtes Format übertragen und dabei gleichzeitig Rechenfehler korrigieren. Auch die Erstellung von Finanzberichten wäre ein mögliches Anwendungsgebiet.
ChatGPT funktioniert wie ein Chatbot: Nutzer können einen Text eingeben, der von ChatGPT erkannt wird. Dieser Text kann aus einem Satz, mehreren Sätzen oder auch einzelnen Schlagworten bestehen. Je länger die „Konversation“ mit dem Chatbot andauert, desto feiner werden die Antworten auf die Textbefehle abgestimmt.
Künstliche Intelligenz funktioniert immer nur auf Grundlage der Daten, mit denen sie „trainiert“ wurde. Das ist die sogenannte Deep-Learning-Technologie. Die KI kann dabei nicht zwischen wahren und falschen Daten unterscheiden, sondern generiert Antworten aus der Datenmenge, die ihr vorliegt. Die Arbeit mit KI verlangt also immer noch nach menschlicher Kontrolle.
ChatGPT und andere künstliche Intelligenzen werden fortlaufend weiterentwickelt. Liegt der Fokus momentan noch auf der Automatisierung repetitiver Aufgaben, könnten schon mal auch komplexere Finanzprozesse mithilfe von künstlicher Intelligenz gelöst werden. Dann könnten ChatGPT und andere KIs an der Schnittstelle zwischen Buchhaltung und CFO stehen und zum Beispiel zur Erstellung von Finanzstrategien beitragen.
