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Controlling

BWA erstellen – 5 Tipps für die Anfertigung deiner betriebswirtschaftlichen Auswertung

Florian von Riegen
June 25, 2021
10 min

Aktuelle Finanzdaten übersichtlich auf einen Blick, schneller Leistungsnachweis, fundiertere Unternehmensentscheidungen – die Vorteile einer betriebswirtschaftlichen Auswertung liegen auf der Hand. Nicht umsonst ist die BWA für viele kleine und mittelständische Unternehmen ein wichtiges Controlling-Tool. Sie bildet monatsaktuell die laufende Kosten- und Ertragslage deines Unternehmens ab und hilft dir dabei, die wirtschaftliche Entwicklung über das Jahr hinweg im Auge zu behalten.

Mehr als 2,5 Millionen BWAs werden monatlich allein von Steuerberatern und DATEV für Unternehmen ausgestellt. Viele kleine und mittelständische Betriebe erstellen ihre betriebswirtschaftliche Auswertung allerdings selbst – mithilfe einer geeigneten Software oder anhand von Excel-Tabellen. Da es keine gesetzliche Verpflichtung und damit auch keine rechtlichen Vorgaben für die Anfertigung einer BWA gibt, variiert die Aussagekraft hierbei sehr stark von Unternehmen zu Unternehmen.

Du möchtest deine BWA selbst erstellen und weißt nicht, wo du anfangen sollst? Oder du tust dich schwer damit, aus deiner Zahlenwüste die richtigen Rückschlüsse für wichtige Entscheidungen zu ziehen? Wir zeigen dir, wie du deine betriebswirtschaftliche Auswertung mit wenig Aufwand erstellen und ihr die optimale Aussagekraft für deine Ziele verleihen kannst.

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Zahlenwüste oder wichtiges Controlling-Instrument: Was ist eine BWA?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, ist letztendlich nichts anderes als ein monatsaktueller Überblick über alle wesentlichen Zahlen deines Unternehmens. Sie bildet deine aktuelle Kosten- und Ertragslage ab und gibt im besten Falle Aufschluss über die finanzielle Situation und wirtschaftliche Leistungskraft deines Betriebes.

Im Gegensatz zu der Bilanz beim Jahresabschluss kann die BWA je nach Bedarf monatlich oder quartalsweise erstellt werden und vermittelt daher ein aktuelleres Bild der Unternehmenslage. Durch ihre hohe Aktualität ermöglicht die Auswertung es dir, schnell auf negative Trends zu reagieren und unmittelbare unternehmerische Schritte zur Beseitigung von Schwachstellen in deinem Betrieb einzuleiten.

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Wer muss eine BWA erstellen?

Grundsätzlich ist es für jedes Unternehmen ratsam, monatlich eine betriebswirtschaftliche Auswertung zu erstellen und damit seine wirtschaftliche Situation und das Wachstum laufend zu beobachten.

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen wie Agenturen oder Online-Händler ist die BWA von immenser Bedeutung, um Schwachstellen zu identifizieren und weiter wachsen zu können.

Damit du eine betriebswirtschaftliche Auswertung anfertigen kannst, ist es allerdings Grundvoraussetzung, dass dein Unternehmen unter die gesetzliche Buchführungspflicht fällt und sich an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) halten muss. Immerhin basiert die BWA auf den Daten aus der GuV, die der Finanzbuchhaltung ohnehin bereits vorliegen.

Doch auch frischgebackene Gründer oder Freiberufler, die lediglich eine EÜR erstellen müssen, können sich anhand einer BWA einen Überblick über ihre aktuelle finanzielle Leistungsfähigkeit verschaffen.

Muss ich eine betriebswirtschaftliche Auswertung anfertigen?

Kurz gesagt: nein. Im Gegensatz zur Bilanz zum Jahresabschluss ist die Erstellung einer BWA in Deutschland keine gesetzliche Pflicht.

Dennoch können sich gerade kleine und mittelständische Unternehmen der Anfertigung einer BWA häufig nicht verwehren. Viele Investoren, Kreditinstitute oder potenzielle Geschäftspartner fordern die Auswertung als kurzfristigen Nachweis der Kreditwürdigkeit und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit deines Betriebes. 

Steuerberater, Online-Vorlage, Excel: Welche Möglichkeiten gibt es für die Erstellung?

Sofern deinem Unternehmen die Daten aus der Finanzbuchhaltung als Grundlage für die BWA vorliegen, hast du grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um die Auswertung anzufertigen:

Steuerberater: Du beauftragst deinen Steuerberater oder einen externen Buchhalter mit der monatlichen Erstellung der BWA. Diese erfolgt meist unter Zuhilfenahme von DATEV. So sparst Zeit, in der du dich dem operativen Geschäft widmen kannst. Allerdings solltest du beachten, dass hierdurch natürlich Kosten entstehen und du dich für die Analyse der BWA gegebenenfalls erst einmal in ihre Struktur und die Daten einlesen musst.
Do-it-yourself: Möchtest du dir die Kosten und den Weg zum Steuerberater sparen, solltest du in Betracht ziehen, die BWA selbst zu erstellen. Insbesondere, wenn du bereits eine professionelle Buchhaltungssoftware nutzt, lässt sich dies ohne allzu großen Aufwand bewerkstelligen. Aber auch mit der richtigen Excel-Vorlage aus dem Internet ist die Auswertung im Handumdrehen angefertigt - wenn du weißt, wie du es richtig angehst.

BWA-Anforderungen: Was muss man bei der Erstellung beachten?

Egal, ob du die betriebswirtschaftliche Auswertung als Entscheidungsgrundlage für dich selbst, oder als Nachweis für einen externen Stakeholder erstellst - die Aussagekraft und die Auswertbarkeit der dargelegten Daten sollte immer im Mittelpunkt stehen. Es geht darum, die BWA richtig zu lesen und zu verstehen und anhand der gewonnenen Erkenntnisse die notwendigen Rückschlüsse zu ziehen. Stelle daher unbedingt sicher, dass deine BWA…

standardisierbar ist
rechtsformneutral gestaltet ist
mit einem Branchenvergleich kompatibel ist
mit der Darstellung deines Rechnungswesens und statistischen Daten deines Unternehmens kompatibel ist
wichtige Kennzahlen größenordnungsneutral abbildet?

Die richtigen Bestandteile wählen: Was gehört in die BWA?

Prinzipiell gibt es kein vorgeschriebenes Format oder festgelegte Kennzahlen, die in jeder betriebswirtschaftlichen Auswertung berücksichtigt werden müssen. Da es keine gesetzlichen Vorgaben für die Erstellung der BWA gibt, ist ihre letztendliche Gestaltung immer davon abhängig, welchem Zweck die Auswertung dienen soll.

Insbesondere, wenn du die BWA selbst erstellt, kannst du gemäß deinen individuellen Zielen wählen, welche betriebswirtschaftlichen Kennzahlen in der Aufstellung enthalten sein sollen. So kann es für ein E-Commerce-Unternehmen beispielsweise Sinn machen, den aktuellen Warenbestand einzubeziehen, während eine Online-Marketing-Agentur detaillierte Informationen bezüglich der Kampagnen- und Tool-Ausgaben aufnehmen sollte.

Hinweis: In der BWA werden in der Regel lediglich monatliche Posten berücksichtigt. Zusatzbuchungen, Abschreibungen oder Ertragsteuern, die erst zum Jahresabschluss kalkuliert werden, finden hier noch keine Beachtung.

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Must-Haves: Diese Elemente sollten in deiner BWA nicht fehlen

Welche Kennzahlen und Bestandteile deine BWA abbildet, ist also stark von der Art deiner Auswertung und ihrem Zweck abhängig. Damit der Bericht aber mit einer möglichst hohen Aussagekraft für dich und deine Stakeholder aufwarten kann, gibt es einige typische Elemente, die in jedem Fall berücksichtigt werden sollten:

die kurzfristige Erfolgsrechnung
der Liquiditätsstand
die Bewegungsbilanz?

Möchtest du außerdem Veränderungen in der wirtschaftlichen Situation deines Unternehmens analysieren, sind vergleichende Elemente ein fundamentaler Bestandteil deiner BWA - zum Beispiel:

ein Branchenvergleich
der Vorjahresvergleich
die Jahresübersicht
ein Soll-/Ist-Vergleich

Wie erstelle ich eine BWA? 5 Tipps für eine aussagekräftige Auswertung

Es lässt sich also festhalten: Es gibt nicht die eine BWA oder einen konkreten Standard für eine aussagekräftige betriebswirtschaftliche Auswertung. Einerseits ergibt sich hieraus der Vorteil, dass du deine BWA flexibel nach deinen individuellen Bedürfnissen und Zielen gestalten kannst.

Wenn du dich entscheidest, die BWA selbst zu erstellen, kann der große Spielraum dir allerdings Probleme dabei bereiten, dich darauf festzulegen, wie genau deine Auswertung aussehen soll, um optimale Insights für dein Unternehmen zu liefern.

Deshalb haben wir fünf Tipps für dich zusammengestellt, die dir dabei helfen können, eine BWA zu erstellen, die exakt zu deinen individuellen Plänen passt und dir einen umfangreichen Überblick über deine finanzielle Situation bietet.

Tipp 1 - Das Ziel nicht aus den Augen verlieren

Da sich die Gestaltung deiner BWA ganz nach ihrem Zweck und deinem konkreten Auswertungsvorhaben richtet, ist es nur folgerichtig, dass du bei der Erstellung jederzeit im Hinterkopf behältst, was du mit der Auswertung eigentlich erreichen willst. Nur so erhältst du am Ende eine klar lesbare Aussage über die Kosten- und Ertragslage deines Unternehmens anstelle einer zusammenhanglosen Zahlenflut.

Du willst zum Beispiel wirtschaftliche Fortschritte deines Unternehmens im Vergleich zum letzten Jahr beobachten? Dann stelle sicher, dass deine BWA neben den grundlegenden Elementen alle Kennzahlen enthält, die dir Aufschluss über deinen unternehmerischen Fortschritt geben könnten.

Hierfür kann es hilfreich sein, dir im Zuge der Vorbereitung der betriebswirtschaftlichen Auswertung zwei essenzielle Fragen zu stellen:

Wofür brauche ich die BWA?
Welchen Standardkontenrahmen benutze ich in der Buchhaltung?

Während die Antwort auf die erste Frage dir verdeutlicht, was du mit der BWA erreichen möchtest und dir Anhaltspunkte für möglicherweise nötige Bestandteile gibt, hilft die zweite Frage dir bei der Auswahl einer passenden BWA-Art.

Tipp 2 - Die richtige BWA-Art finden

Den strukturellen Rahmen für deine betriebswirtschaftliche Auswertung bietet die BWA-Art für die du dich entscheidest. Die meisten der zahlreichen BWA-Formen basieren auf den verschiedenen Standardkontenrahmen der Finanzbuchhaltung und unterscheiden sich je nach Branche und Kostenverfahren. Mit anderen Worten: Für nahezu jedes Vorhaben gibt es eine konkrete BWA-Art, die du zur Strukturierung deiner Daten nutzen kannst.

Am häufigsten findet dabei in Unternehmen die DATEV-Standard-BWA (BWA-01) Anwendung. Sie war Ende der 1960er Jahre die erste von DATEV zur Verfügung gestellte BWA-Form und ermöglicht eine einfach aufgebaute kurzfristige Erfolgsrechnung - unabhängig von Unternehmensgröße und Branche.

Je nachdem, wie konkret dein sich dein Analysevorhaben darstellt, ist allerdings eine speziellere BWA-Art unter umständen besser geeignet, um fundierte Rückschlüsse aus den Zahlen zu ziehen. Wenn es unternehmerische Entscheidungen zu fällen gilt, bietet sich beispielsweise die Controlling-BWA (BWA-04) an. Geht es darum, deine Kreditwürdigkeit vor einer Bank oder einem Investor zu beweisen, ist möglicherweise die Kapitalflussrechnung-BWA (BWA-51) die angemessenere Wahl.

Die Wahl einer spezielleren BWA-Form kann sich jedoch nicht nur für komplexere Zwecke lohnen: Für Freiberufler und Kleinstbetriebe ist insbesondere die simple Einnahmen-Ausgaben-BWA (BWA-43) ein geeignetes Instrument, um übersichtliche Informationen über die eigenen Umsätze und Entwicklungen zu erhalten.

Weitere BWA-Arten, die in der Praxis häufig Anwendung finden, sind zum Beispiel:

Arzt-BWA (BWA-02)
Gesamtkostenverfahren-BWA (BWA-05)
Umsatzkostenverfahren-BWA (BWA-06)
Steuerberater-BWA (BWA-10)
Kapitaldienstgrenze-BWA (BWA-15)
Handwerks-BWA (BWA-20)
Rechtsanwalts-BWA (BWA-44)

Tipp 3 - Auf die richtige Software kommt es an

Hast du dich dazu entschieden, die BWA selbst zu erstellen und festgelegt, welche Auswertung sich am besten für deine Ziele eignet, ist die Wahl deiner Software die nächste wichtige Entscheidung.

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer fertigen die BWA meist mithilfe von DATEV an. Wenn du für deine Buchhaltung bereits eine professionelle Software verwendest, kannst du die Auswertung mit dieser in der Regel in nur wenigen Klicks generieren.

Insbesondere junge Gründer, Kleinstunternehmer oder Freiberufler verlassen sich häufig allerdings nicht auf eine teure Buchhaltungssoftware. In diesem Fall kannst du die BWA auch ganz einfach in einer Excel-Tabelle erstellen. Zahlreiche Vorlagen hierfür gibt es meist kostenfrei im Internet.

Die Erstellung der BWA in Excel hat unter anderem den Vorteil, dass du Diagramme, Grafiken und Tabellen ganz nach Belieben und Bedarf ergänzen kannst.

Tipp 4 - Ein sinnvoller Aufbau erhöht die Lesbarkeit

Unabhängig davon, für welche BWA-Art du dich entscheidest - der Aufbau der Auswertung gestaltet sich immer ähnlich. Im Idealfall ist die Struktur deiner BWA sinnvoll und trifft eine klare betriebswirtschaftliche Aussage über die wirtschaftliche Lage deines Unternehmens. Dafür kann es von Vorteil sein, sich am Aufbau der GuV zu orientieren - schließlich entspringen dieser auch die abgebildeten Daten.

Konkret bedeutet das, dass zuerst die positiven Posten, die Umsatzerlöse, aufgeführt werden. Diese werden im Folgenden um Bestandsveränderungen und den Materialeinsatz bereinigt um die erste wichtige Kennzahl zu erhalten - den Roherlös. Danach führst du die variablen monatlichen Gesamtkosten auf und subtrahierst diese vom Roherlös. So erhältst du das neutrale Betriebsergebnis, das Zinsen und Steuern - sprich: die Finanzierungsstrategie - deines Unternehmens noch nicht berücksichtigt.

Diese fließen schließlich im nächsten Schritt in das vorläufige Betriebsergebnis mit ein, dem du den unternehmerischen Gewinn dieses Monats entnehmen kannst.

Tipp 5 - Nutze Grafiken und Diagramme zur Visualisierung

Mit der richtigen Struktur geben dir die nicht mehr ganz so “nackten” Zahlen bereits einen guten Überblick über die wirtschaftliche Lage deines Unternehmens. Um Entwicklungen, Trends und Schwachstellen noch besser beobachten zu können, kann es sich bewähren, die Daten zusätzlich mithilfe von Grafiken, Diagrammen und Charts zu visualisieren.

Insbesondere wenn du die BWA für externe Stakeholder erstellst, können sich diese Mittel eignen, um beispielsweise Wachstum und positive Performance-Entwicklungen auf einen Blick hervorzuheben.

Quoten finden ebenfalls oft Eingang in betriebswirtschaftliche Abrechnungen und können detailliert Auskunft über die Zusammensetzung von Kosten und Erträgen geben. Sie sind daher besonders gut geeignet, um Schwachstellen und Potenziale zu identifizieren und fundierte unternehmerische Entscheidungen zu treffen.

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