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Buchhaltung

Scannen und Aufbewahren von Belegen im Jahr 2021

Franziska Nachtigall
September 27, 2021
6 min

Die deutsche Bürokratie macht Unternehmen oftmals zu schaffen. Dank der Digitalisierung haben sich in den vergangenen Jahren die einen oder anderen gesetzlichen Vorgaben zugunsten der Unternehmen verändert. Gewisse Aufgaben, beispielsweise in der Buchhaltung, wurden dadurch vereinfacht. Heute wollen wir klären, welche Auflagen für das Scannen und Aufbewahren von Belegen bestehen, mit welchen Fristen die Aufbewahrungspflichten verbunden sind und wie wir Papierbelege durch digitale ersetzen können.

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Für die Buchhaltung: Belege scannen und archivieren

Betriebliche Unterlagen müssen in Unternehmen langfristig aufbewahrt werden. Hier gibt es gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Je nach Art des Dokuments ist dieses entweder sechs oder sogar zehn Jahre aufzubewahren – das gilt für Unterlagen auf Papier genauso wie für digitale Dateien. Wer nicht nicht wertvolle Zeit mit dem Sortieren von Dokumenten verlieren möchte, kann mittlerweile seine analogen Unterlagen scannen und digital archivieren. Und so seine Zettelwirtschaft nach und nach noch vor Ablauf der Fristen reduzieren. Das Handelsgesetzbuch und das Steuerrecht in der Abgabenordnung regeln das. 

Wer ist aufbewahrungspflichtig?

Nicht jedes Unternehmen und nicht jeder Selbständige unterliegt diesen Aufbewahrungspflichten – aber die meisten. Bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen regeln, wer dazu verpflichtet ist und wer nicht.

Aufbewahrungspflichtige im Überblick:

Handelsgesellschaften (GmbH, OHG, KG, AG etc.)
Gewerbetreibende (zum Beispiel Einzelunternehmer oder GbRs wie Freelancer oder Handwerker), die mehr als 600.000 Euro Umsatz oder mehr als 60.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften
Land- und Forstwirte, die mehr als 60.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften oder eine Nutzfläche mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro besitzen

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Belege für die Steuer aufbewahren: Wie lange?

Wie lange Belege aufbewahrt werden müssen, richtet sich nach der Art des Dokuments. Grundsätzlich gibt es zwei Fristen: eine Aufbewahrungspflicht für sechs Jahre und eine für zehn Jahre. Nach dieser Zeit dürfen die Belege bedenkenlos aussortiert werden. Ausnahmen bilden bereits begonnene Betriebsprüfungen, Steuerfestsetzungen oder Steuerstraf- oder -bußgeldverfahren. In dem Fall müssen die relevanten Unterlagen über die Aufbewahrungsfrist hinaus weiter vorgelegt werden können und dürfen erst nach Abschluss des Verfahrens vernichtet werden. 

Dokumente, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen:

Lohn- und Gehaltsunterlagen
Jahresabschlüsse, inkl. Eröffnungsbilanzen und Zwischenabschlüsse
Lageberichte
Kassendokumentation
Verfahrensdokumentation
Programmierprotokolle
Zählprotokolle
Inventare
Aufzeichnungen bzw. Bücher
Buchungsbelege
Reisekostenabrechnungen
Steuererklärungen bzw. Steueranmeldungen
Rechnungen
Kontoauszüge
Fahrtenbücher

Dokumente, die sechs Jahre aufbewahrt werden müssen:

Handels- und Geschäftsbriefe bzw. -E-Mails oder -Telefaxe
Handelsregisterauszüge
Angebote
Auftragsbestätigungen
Darlehensverträge (Frist beginnt nach Vertragsende)
Leasingverträge (Frist beginnt nach Vertragsende)
Mahnungen

Diese Fristen gelten gleichermaßen analog wie digital.

Belege digital erfassen und archivieren

Klassischerweise werden Geschäftsunterlagen immer in Papierform aufbewahrt, was schlicht und ergreifend damit zusammenhängt, dass entsprechende Dokumente früher immer postalisch versandt wurden. Heutzutage ändert sich das rasant und mehr und mehr findet die Kommunikation in einer Geschäftsbeziehung auf digitalem Wege statt – inklusive dem Versand von Rechnungen und Co. 

Immer mehr Unternehmen steigen unter anderem deshalb auf eine digitale Aufbewahrung ihrer Dokumente um. Gleichzeitig sparen sie Platz und Kosten für die Aktenablage in Form von Druckerzeugnissen, Ordnern und den Aufwand, diese zu pflegen. Durch den verminderten Papierbedarf wird zudem dessen Produktion und die Abholzung von Wäldern nachhaltig verlangsamt. 

Um eine eine elektronische Archivierung von Belegen zu ermöglichen, müssen Unternehmen verschiedene technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllen, die wir im Folgenden beschreiben:

Alle Unterlagen müssen über die Dauer der gesamten sechs- oder zehnjährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit und sofort verfügbar und lesbar sein. 
Die Dokumente müssen gegen Fälschung und Verlust abgesichert sein. Die Originale dürfen erst vernichtet werden, wenn dieser Schutz gewährleistet ist.
Gewährleistung einer ordnungsgemäßen und funktionierenden Datensicherung
Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Archivierungsprozesses
Eine lückenlose, plausible und aussagekräftige Verfahrensdokumentation muss bestehen. 
Nach dem Scannen ist eine Weiterbearbeitung nur mit elektronischem Dokument möglich. 
Bei Scans ist eine vollständige Farbwiedergabe nötig, sofern sich Elemente auf dem Dokument befinden, dessen Farbe eine Beweisfunktion hat, wie beispielsweise die rote Färbung bei einem Minusbetrag.
Das Scannen muss nicht per Scanner erfolgen – Fotografien sind ebenso möglich.
Alle eingescannten Belege inklusive der allgemeinen Geschäftsbedingungen müssen vollständig sein.

Belege scannen per App: Software für die Buchhaltung

Dennoch: Trotz fortschreitender Digitalisierung erreichen uns immer noch viele Unterlagen in Papierform – oder wir haben noch viele aus den vergangenen Jahren so vorliegen. Statt sie weiter in Ordner einzusortieren und in Regalen in unserem Büro zu lagern, lassen sich diese Belege scannen und schließlich digital archivieren. Dafür gibt es heutzutage bereits viele Softwarelösungen: Wir bei Moss ermöglichen das zum Beispiel über eine App.

Gerade, wer auf Dienstreisen unterwegs ist, genießt den Komfort, Dokumente wie Rechnungen direkt vor Ort „einscannen“ beziehungsweise eben fotografieren zu können, um sie so langfristig zu sichern. Über die mobile Moss App wird die Rechnung sofort im Tool hinterlegt und an die Stellen weitergegeben, die damit arbeiten – wie die Buchhaltung, welche die Rechnung als Betriebsausgabe absetzen kann. Gleichzeitig ist das Dokument für den Controller relevant, der die Zahlen des Unternehmens im Blick behält und für eine möglichst positive Kosten-Nutzen-Rechnung mitverantwortlich ist. 

Die digitalen Möglichkeiten in Form von Software und Apps bieten sich somit nicht nur der papierlosen Archivierung von Belegen an. Sie vereinfachen und beschleunigen ebenso Prozesse im Unternehmen und sorgen für eine optimierte Bereitstellung relevanter Informationen. Beachtet werden muss bei der digitalen Archivierung nur, dass die Belege revisionssicher abgelegt werden – so, dass sichergestellt werden kann, dass die entsprechenden Dokumente im Nachhinein nicht verändert werden können. Dafür gibt es Archivierungssoftware, die mit Moss verbunden werden kann.

Verfahrensdokumentation erstellen

Unternehmen handeln in der Regel höchst individuell innerhalb der vorgegebenen Grenzen. Der Staat greift häufig insofern ein, dass er das Ergebnis eines Prozesses vorgibt – wie die Aufbewahrungsfristen – nicht aber in den Prozess selbst. Dokumente müssen demnach für sechs bis zehn Jahre unverändert digital oder in Form von Papier aufbewahrt werden. Die Art, auf die ein Unternehmen dieses Ergebnis erreicht, ist dabei vielfältig.

Aus diesem Grund gibt es eine Pflicht zur Dokumentation des Verfahrens, Belege aufzubewahren. Dort hört es aber nicht auf: Erklärt werden muss zudem, wie die Rechnungsschreibung erfolgt, der Rechnungsversand, die Weiterverarbeitung empfangener Rechnungen, der Zahlungsverkehr, das Personalwesen, der Wareneinkauf und wie beispielsweise das ersetzende Scannen vorgenommen wird: Welche in Papierform vorliegenden Belege werden wie digitalisiert? Und wann wird das Printdokument wie vernichtet? 

Die Verfahrensdokumentation muss der Finanzbehörde Aufschluss darüber geben können, wie sichergestellt wird, dass alle Dokumente und Belege im Unternehmen für sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden – sei es nun auf Papier in Ordnern oder digital auf CD. 

Schluss mit Papierkram: Moss digitalisiert die Buchhaltung

Moss unterstützt das Controlling und die Buchhaltung in Unternehmen auf unterschiedlichen Wegen. Einer dieser Wege ist das digitale und intelligente Rechnungsmanagement, bei dem Mitarbeiter ihre Belege einfach per App scannen und von dort in das Tool hochladen können, sodass die Verantwortlichen sofortigen Zugriff darauf erhalten und sie weiterverarbeiten können. Das spart nicht nur im gesamten Buchhaltungsprozess Zeit, sondern reduziert ebenso die Wahrscheinlichkeit für Fehler durch die manuelle Eingabe von Informationen auf einer Rechnung

Nach dem Erfassen von Rechnungen können diese im Tool einfach freigegeben und die Zahlung pünktlich zur Fälligkeit angewiesen werden. Schließlich lassen sie sich per DATEV-Export noch weiterverarbeiten – zum Beispiel um den Arbeitsaufwand für den Jahres- oder Monatsabschluss zu reduzieren. So sparen Unternehmen Zeit, Ressourcen, Papierkram – und sich jede Menge Stress.

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