Eine ordnungsgemäße Rechnungsprüfung ist für Unternehmen sehr wichtig, um eventuelle Unstimmigkeiten bei Eingangsrechnungen aufzudecken und sich vor zu hohen Ausgaben zu schützen. Zum Beispiel dann, wenn etwas in Rechnung gestellt wird, was gar nicht geleistet wurde. Darüber hinaus ist die Prüfung einer erfassten Rechnung die Voraussetzung dafür, dass diese freigegeben, kontiert, gebucht, beglichen und archiviert werden kann. Es ist daher für Unternehmen essentiell, eine Rechnungsprüfung gewissenhaft durchzuführen.
Wie genau eine Rechnungsprüfung abläuft, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Viele setzen bereits auf automatisierte digitale Prozesse, andere sind noch analog unterwegs. Unabhängig von der Art und Weise gibt es einige Punkte, die es dabei zu beachten gibt und auf die wir in diesem Artikel genauer eingehen.
Diese Fragen beantworten wir:
Welche Angaben muss eine Rechnung erhalten?
Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass es für Rechnungen formale Vorgaben gibt. Es gibt eine Reihe von Pflichtangaben, die auf dem Dokument enthalten sein müssen. Die gesetzliche Grundlage bildet hierfür §14 UStG (Umsatzsteuergesetz).
Diese Angaben müssen demnach auf einer Rechnung enthalten sein:
- Name und Anschrift des Leistungserbringers und -empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers (wenn der Gesamtbetrag über 10.000 Euro liegt)
- Ausstellungsdatum
- einmalig vergebene Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifizierung (als fortlaufende Nummer)
- Menge und Art der Lieferung/Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
- Preise und ggf. Rabatte und Skonti
- Brutto-Gesamtsumme
- Steuersatz und Steuerbetrag (bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung)
- Gutschrift (bei Ausstellung durch den Leistungsempfänger)
- Zahlungsinformationen (Fristen und Bankverbindung)
Warum sind Pflichtangaben auf Rechnungen wichtig?
Um eine Rechnungsprüfung korrekt durchführen zu können, ist eine klare Zuordnung der Rechnung die Grundvoraussetzung. Die o.g. Angaben stellen dafür die Basis dar. Ein weiterer wichtiger Punkt: Nur wenn alle Pflichtangaben auf einer Rechnung enthalten sind, ist der Unternehmer berechtigt, den Vorsteuerabzug vorzunehmen. Fehlt eine Pflichtangabe – und die Vorsteuer wird dennoch zum Abzug gebracht – kann es im Nachgang zu Problemen mit dem Finanzamt kommen.
Im Rahmen einer Betriebsprüfung können zum Beispiel bei fehlerhaften Rechnungen die Betriebsausgaben nicht anerkannt werden. Unternehmen wären in diesem Fall nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt gewesen, sodass es nachträglich zu Rückforderungen kommen kann. Auch vor diesem Hintergrund ist es wichtig, darauf zu achten, dass alle Pflichtangaben auf Eingangsrechnungen enthalten sind.
Gelten die Pflichtangaben für alle Rechnungen?
Nach § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) gilt bei Rechnungen, die den Betrag von 250 Euro nicht überschreiten, eine vereinfachte Regelung. Bei diesen sogenannten „Kleinbetragsrechnungen“ genügt es, wenn folgende Pflichtangaben darauf enthalten sind:
- Name inkl. Anschrift des Leistungserbringers und -empfängers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Lieferung/Leistung
- Preise
- Steuersatz sowie Steuerbetrag (bzw. Hinweis auf eine Steuerbefreiung)
Ziel dieser Regelung ist es, die mittelständischen Unternehmen im Aufwand zu entlasten, sodass sowohl die Rechnungsstellung als auch die Rechnungsprüfung unbürokratischer abgewickelt werden kann.
Checkliste: Welche Fragen sollten sich Rechnungsprüfer stellen?
Der erste Schritt ist, eine Rechnung dahingehend zu überprüfen, ob alle o. g. Pflichtangaben enthalten sind. Dieser Vorgang wird als „formelle“ oder auch „formale“ Rechnungsprüfung bezeichnet, die meist direkt bei der Erfassung erfolgt. Fehlerhafte Rechnungen sollen dadurch gar nicht erst in den weiteren Bearbeitungsprozess gelangen.
Wenn alle Anforderungen nach §14 UStG (Umsatzsteuergesetz) erfüllt wurden, gilt die formelle Rechnungsprüfung als bestanden und es folgt die „sachliche“ Rechnungsprüfung, die auch als „inhaltliche“ Rechnungsprüfung bezeichnet wird. Jetzt geht es darum zu überprüfen, ob die Abrechnung korrekt erfolgt ist. Im Idealfall erfolgt dies durch die Person, die auch den Auftrag erteilt hat.
Wer eine Eingangsrechnung sachlich prüfen möchte, kann mit dieser Checkliste arbeiten – diese Fragen sollten sich Prüfpersonen stellen:
- Ist die Mengenangabe korrekt?
- Stimmen die Preise und Konditionen mit dem überein, was vereinbart wurde?
- Entspricht die Abrechnung den Angaben auf dem Lieferschein bzw. Auftragsformular?
- Wurde der Gesamtbetrag korrekt berechnet?
- Liegen ausreichend Belege vor, die die Inhalte der Rechnung nachvollziehbar machen?
- Wurde die Leistung generell zur Zufriedenheit erbracht?
Wenn bei einer dieser Fragen Zweifel aufkommen, ist es auf jeden Fall ratsam, beim Leistungserbringer entsprechende Rückfragen zu stellen. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, weitere Personen in die sachliche Prüfung einer Rechnung mit einzubeziehen, die ebenfalls an der Beauftragung beteiligt waren. In diesem Fall spricht man von einer sogenannten „Sub-Prüfung“.
Erst wenn alle Fragen abschließend geklärt sind, erfolgt die Rechnungsfreigabe mit den unternehmensintern definierten Genehmigungs- und Freigabeprozessen sowie die Anweisung des in Rechnung gestellten Betrags. Danach folgt die Archivierung der Rechnung gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB (Handelsgesetzbuch).Wichtig zu wissen: Wer bei einer sachlichen Rechnungsprüfung mit einer Checkliste arbeitet, kann sich noch effektiver von digitalen Tools unterstützen lassen. Hier erfahren Sie mehr über die Lösung von Moss.
Welche Punkte müssen bei einer Rechnung erfüllt sein?
Eine Rechnung muss nicht nur inhaltlich und sachlich korrekt sein, sondern auch übergeordnete Kriterien erfüllen. Auf diese Punkte ist bei einer Rechnungsprüfung ebenfalls zu achten:
- Der Inhalt muss unversehrt sein – vom Gesetzgeber erforderliche Angaben
dürfen nicht verändert werden. - Die Echtheit der Herkunft muss gegeben sein – die Identität des Rechnungsstellers muss gesichert sein.
- Das Dokument muss lesbar sein – speziell bei digitalisierten und archivierten Rechnungen muss dies gewährleistet werden.
Welche Herausforderungen bringt die Rechnungsprüfung mit sich?
Derjenige, der den offiziellen Auftrag erteilt hat, ist in der Regel auch am besten in der Lage, die sachliche Richtigkeit der Rechnung zu überprüfen. Das Problem ist nur: Was passiert, wenn die Person im Urlaub oder krank ist? Oder wenn die Rechnungshöhe über seinen Prüf- und Genehmigungsgrenzen liegt? Ein anderer Fall: Die Person hat so viel tun, dass die Rechnung dort länger ungeprüft verbleibt und es dadurch zu einer verspäteten Auszahlung kommt. Szenarien wie diese sind keine Seltenheit in deutschen Unternehmen und stellen in der Praxis große Zeitfresser dar.
Auch die manuelle Überprüfung der einzelnen Angaben im Zuge einer eingehenden Rechnungsprüfung kostet viele Ressourcen. Wertvolle Zeit, die in der Kreditorenbuchhaltung dann für andere Aufgaben fehlt. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, den prozessualen Ablauf einer Rechnungsprüfung in regelmäßigen Audits – optimalerweise auch in Abstimmung mit ihren Lieferanten – genau zu beleuchten und mögliche Effizienzpotenziale zu identifizieren.
Die häufigsten Fehler bei der Rechnungsprüfung im Überblick:
- Es werden sachliche Unstimmigkeiten in Rechnungen übersehen.
- Die rechnerische Rechnungsprüfung wird vergessen, sodass zu hohe Beträge überwiesen werden.
- Eine Pflichtangabe fehlt unbemerkt – und es wird dennoch der Vorsteuerabzug geltend gemacht.
- Es erfolgt kein Abgleich mit dem Lieferschein.
- Der Prozess einer Rechnungsprüfung ist nicht eindeutig definiert.
- Rechnungen werden durch viele manuelle Aufwände verspätet bezahlt, sodass Skonto-Konditionen nicht genutzt und Mahngebühren verursacht wurden.
Aber das Gute ist: Softwarelösungen können in vielen Fällen für mehr Einfachheit und Schnelligkeit sorgen, wie wir im nächsten Abschnitt aufzeigen.
Welche Vorteile bietet ein digitaler Rechnungsprüfungsprozess?
Der Umstieg auf eine digitale Rechnungsprüfung mittels Software- oder KI-gestützter Technologie bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich. Grundvoraussetzung ist, dass die Eingangsrechnungen elektronisch im Unternehmen über die sogenannte „OCR-Technologie“ erfasst werden. Diese Technologie, die zum Beispiel bei der digitalen Lösung von Moss erfolgreich eingesetzt wird, macht es möglich, dass Papierdokumente aller Art – also auch Rechnungen – in bearbeitbare PDF-Dateien oder Digitalbilder umgewandelt werden. Definierte Prüf- und Freigabe-Workflows sorgen im Anschluss dafür, dass die Rechnungen automatisiert geprüft, der verantwortlichen Person zugeteilt und nach erfolgreicher Prüfung per Klick ganz einfach freigegeben werden können.
Automatisierung bedeutet hier vor allem eines: Zeitgewinn. Routineaufgaben, wie zum Beispiel der Abgleich mit den Pflichtangaben, werden vom System übernommen, sodass mehr Zeit für strategische Themen aufgewendet werden kann. Zeitgewinn ist aber nicht der einzige Pluspunkt bei digitalen Lösungen, wie die folgende Auflistung zeigt.
Die Vorteile von Softwarelösungen bei der Rechnungsprüfung im Überblick:
- Weniger unerkannte Formfehler, da korrekte Pflichtangaben als Bedingung für die Weiterbearbeitung hinterlegt werden können
- Frühere Auszahlungen, sodass Skonto-Vereinbarungen genutzt und Mahngebühren vermieden werden können
- Automatisierter Abgleich mit Bestellungen, Zahlungsplänen, Verträgen und Wareneingang und dadurch eine schnellere sachliche Prüfung
- Zufriedenere Lieferanten, da Rechnungen schneller bezahlt werden
- Pünktliche Monatsabschlüsse, da Fehler nicht erst im Nachgang erkannt, sondern sofort behoben werden
- Schlankere Prozesse, da Rechnungen nicht mehr manuell an verschiedene Stellen weitergeleitet werden müssen
- Mehr Flexibilität, da jeder Berechtigte stets Zugriff auf digitalisierte Rechnungsdokumente hat
- Mehr Transparenz, da jeder Prozessschritt digital dokumentiert wird und stets bekannt ist, in welchem Prozessschritt sich die Rechnung gerade befindet
- Mehr Flexibilität durch integrierte Kommentarfunktionen in der Software
- Mehr Sicherheit durch Reminder-Funktion bei überfälligen Rechnungsprüfungen
- Weniger Papierberge und ein besserer Überblick über alle Belegdaten
Fazit: Mit Softwarelösungen machen Unternehmen ihren gesamten Eingangsrechnungsprozess schneller, da Belege automatisiert ausgelesen und auf formale Richtigkeit geprüft werden. Viele Softwarelösungen lassen sich zudem mittlerweile problemlos an individuelle Anforderungen anpassen.
Wie kann Moss bei der Rechnungsprüfung unterstützen?
Mit dem Moss Rechnungsmanagement können Unternehmen ihre Rechnungsprüfung effizient, digital und transparent abwickeln. Vereinfacht gesagt: Kunden brauchen nur die Regeln für den konkreten Prozess definieren – und Moss kümmert sich um den Rest. Konkret heißt das, dass Rechnungsdaten automatisch ausgelesen, zugeordnet und zur Freigabe sowie Vorkontierung an die betreffenden Mitarbeiter im Unternehmen weitergeleitet werden.
Damit ist der gesamte Rechnungsworkflow digitalisiert. Enorm zeitsparend. Völlig papierlos. Und vor allem äußerst komfortabel für alle Prozessbeteiligten.
Auch die vorbereitende Buchhaltung wird mit Moss zum Kinderspiel: Mit wenigen Klicks sind alle Rechnungsdaten dank einer automatischen Datenauslesung vorbereitet und exportiert. Fehlerquellen werden ohnehin auf ein Minimum reduziert, da – wie bereits erwähnt – eine zuverlässige OCR-Technologie alle Attribute automatisch abscannt.
Fazit: Rechnungsprüfung ist wichtig – und kann so einfach sein. Mit Moss.
FAQs
Eine Rechnungsprüfung setzt sich aus einer formalen und einer sachlichen Überprüfung von Eingangsrechnungen zusammen. Bei der formalen Rechnungsprüfung wird zunächst überprüft, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Im zweiten Schritt erfolgt der sachliche Check, ob die Abrechnung korrekt durchgeführt wurde.
Bei größeren Unternehmen ist in der Regel die Kreditorenbuchhaltung für die Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen verantwortlich. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen gehört dies meist zu den Rechnungsprüfer-Aufgaben innerhalb der Finanzbuchhaltung. In den Prozess einer Rechnungsprüfung sind in den meisten Fällen auch noch weitere Personen aus anderen Abteilungen involviert, die die Beauftragung veranlasst haben und somit auch die sachliche Prüfung am besten übernehmen können. Oft sind auch die Logistik- und Einkaufsabteilung in den Prozess eingebunden, um eine Rechnung sachlich zu prüfen.
Mit einer sorgfältigen Rechnungsprüfung können Unternehmen sicherstellen, dass sie für beauftragte Waren oder Dienstleistungen am Ende auch nur den vorab abgestimmten Preis zahlen. Zudem lassen sich so finanzielle Unregelmäßigkeiten vermeiden, da nur Rechnungen kontiert und gebucht werden, die vorab geprüft wurden. Dies erhöht generell die Genauigkeit in sämtlichen Buchhaltungsprozessen. Zwei weitere wichtige Punkte: Eine Rechnungsprüfung stellt die Vorsteuerabzugsberechtigung von Unternehmen sicher, da überprüft wird, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Und: Rechnungen können früher – und dadurch ggf. mit Skonto-Abzügen – bezahlt werden.
Grundsätzlich lässt sich diese Frage nicht für jede Softwarelösung beantworten. Viele sind jedoch – im Gegensatz zu analogen Prozessen – GoBD-konform. Das heißt: Digitale Lösungen erfüllen häufiger die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und besitzen dadurch eine höhere Rechtssicherheit als analoge Prozesse. Beim Erwerb von Softwarelösungen gilt es also darauf zu achten, dass eine GoBD-Konformität – wie beim Rechnungsmanagement mit Moss – gegeben ist.
In diesem Fall sollte sofort der Lieferant informiert werden. In der Regel genügen eine kurze Information und die Bitte, eine korrigierte Rechnung zu übersenden. Sollte es Meinungsverschiedenheiten zu diesem Thema geben, müsse diese zunächst geklärt werden, bevor die finale Rechnung in den weiteren Prozess gebracht wird.
Die offizielle Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Jede Eingangsrechnung sollte allerdings so gründlich wie nötig und so schnell wie möglich geprüft und in den weiteren Bearbeitungsprozess übergeben werden, um Lieferanten nicht unnötig lange auf ihre Bezahlung warten zu lassen. Zudem lassen sich Skonti-Vorteile nutzen, wenn Rechnungen schnell bezahlt werden. Es gehört auch zu den Rechnungsprüfungs-Aufgaben, diese Dinge im Blick zu behalten.
