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Buchhaltung

Anforderungen an Rechnungen: Das gilt es zu beachten

Franziska Nachtigall
August 31, 2021
8 min

Rechnungen sind essentieller Bestandteil des Unternehmeralltags und gleichzeitig Nachweis für das Erbringen oder Empfangen einer Leistung oder Lieferung. Der Gesetzgeber hat bestimmte Anforderungen an Rechnungen definiert, die nicht nur beim Erstellen beachtet werden müssen, sondern ebenso beim Empfang von Rechnungen beachtet werden müssen. Wir erklären, wie diese Anforderungen aussehen und was es darüber hinaus zu beachten gilt. 

Wie muss eine Rechnung für das Finanzamt aussehen?

Eine Rechnung muss detaillierten Aufschluss über die berechnete Leistung selbst geben, über die beiden Vertragspartner, sowie über die finanziellen und steuerlichen Rahmenbedingungen des zugrundeliegenden Handels. Um sicherzustellen, dass alle involvierten Parteien, inklusive des Finanzamts, alle relevanten Informationen erhalten, hat das Umsatzsteuergesetz klare Anforderungen an eine Rechnung definiert, die stets zu berücksichtigen sind. Ausnahmen hiervon bilden Kleinbetragsrechnungen oder Rechnungen von Kleinunternehmern, die weniger Details beinhalten müssen.

Beim Verfassen einer Rechnung sind dabei die folgenden Angaben zu beachten und mit aufzunehmen. Der Empfänger einer Rechnung wiederum sollte kontrollieren, ob alle Anforderungen an eine Rechnung erfüllt wurden. 

Was sollte eine Eingangsrechnung im Detail enthalten?

Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers und des -erbringers
Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistungserbringers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Zeitraum der Leistung oder Zeitpunkt der Lieferung 
Fortlaufende Rechnungsnummer
Handelsübliche Bezeichnung und Menge der erbrachten Leistungen oder Produkte
Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
Minderung des Entgelts, sofern vorab vereinbart
Angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
Gegebenenfalls Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers

Die hier aufgeführten Mindestangaben gelten nur für Rechnungen ab einem Wert von 250 Euro brutto. Liegt der Rechnungsbetrag unter diesem Wert, gelten die Regelungen der Kleinbetragsrechnungen. 

Wer eine neue Eingangsrechnung empfängt, sollte diese immer auf die oben stehenden Angaben überprüfen. Fehlt eine dieser Angaben oder ist fehlerhaft, kann entweder der Steuerberater sie zurückweisen oder – wenn es diesem nicht auffällt – das Finanzamt, was zu weiteren Komplikationen führen kann. Deshalb ist es ratsam, direkt selbst die Kontrolle durchzuführen und den Leistungserbringer auf mögliche Fehler aufmerksam zu machen. 

Welche Anforderungen gelten für Kleinbetragsrechnungen?

Als Kleinbetragsrechnungen werden solche Rechnungen bezeichnet, bei denen der Brutto-Betrag nicht höher als 250 Euro liegt. Zur Vereinfachung gelten hier deutlich niedrigere Anforderungen an den Inhalt der Rechnung. 

Notwendige Angaben einer Kleinbetragsrechnung:

Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Handelsübliche Bezeichnung und Menge der erbrachten Leistungen oder Produkte
Angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag

Gemäß §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung sind diese Angaben ausreichend.

Sonderfall: Rechnungsstellung durch Kleinunternehmer

Nicht nur Kleinbetragsrechnungen stellen einen Sonderfall dar. Auch Kleinunternehmer, die eine Rechnung stellen, müssen Besonderheiten beachten. Obwohl sie keine Umsatzsteuer ausweisen müssen, gelten für sie die üblichen Anforderungen an eine Rechnung. Letztlich entfällt für sie nur die Pflicht zur Angabe des Steuerausweises – alles andere bleibt wie beschrieben. 

Aber: Es macht immer Sinn, auf der Rechnung zusätzlich einen Hinweis zur Kleinunternehmerregelung zu ergänzen. Die ist zwar nicht verpflichtend, beugt aber dem Fall vor, dass der Leistungsempfänger den fehlenden Steuerausweis bemängelt. 

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Bestandteile der Rechnungen im Detail

Viele Bestandteile einer Rechnung sind selbsterklärend und einfach verständlich. Zu manch einem Punkt kann es aber helfen, etwas ins Detail zu gehen und die Anforderung genauer zu erklären, damit sie tatsächlich erfüllt werden kann. 

Zeitraum der Leistung oder Zeitpunkt der Lieferung 

Der Zeitraum der Leistung oder der Zeitpunkt der Lieferung muss in der Rechnung angegeben werden – unabhängig davon, ob er dem Rechnungsdatum entspricht oder nicht. Gibt es einen separaten Lieferschein, muss auf der Rechnung kein Lieferzeitpunkt aufgeführt werden – in dem Fall aber der Hinweis auf den entsprechenden Lieferschein, sofern der Lieferzeitpunkt darauf klar zu erkennen ist.

Wie der Lieferzeitpunkt bestimmt wird, hängt von der Art des Handels ab:

Wird eine Ware abgeholt, beispielsweise im Einzelhandel, gilt der Zeitpunkt der Übergabe an den Käufer als Lieferzeitpunkt.
Bei bewegten Lieferungen, die zum Beispiel postalisch versendet werden, ist der Lieferzeitpunkt der, an dem die Beförderung zu dem Käufer beginnt.
Für Werklieferungen gilt der Zeitpunkt der Fertigstellung durch den Leistungserbringer und der Abnahme durch den Käufer als Lieferzeitpunkt.
Sonstige Leistungen werden mit dem Lieferzeitpunkt vermerkt, an dem die Abnahme durch den Käufer stattgefunden hat. 
Handelt es sich um eine Anzahlung oder um eine Bezahlung einer noch nicht erbrachten Leistung, ist eine Angabe nur erforderlich, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung bereits feststeht oder nicht dem Ausstellungsdatum der Rechnung entspricht. 

Fortlaufende Rechnungsnummer

Das Finanzamt besteht auf eine fortlaufende Nummerierung von Ausgangsrechnungen. So soll sichergestellt werden, dass es sich einerseits um einmalige Rechnungen handelt und andererseits keine verloren geht. Durch die fortlaufende Nummerierung würde nämlich schnell auffallen, dass eine Rechnung nicht eingereicht wurde, wenn es beispielsweise eine Rechnung Nr. 100 und eine mit der Nr. 102 gibt – aber eben keine mit der 101. 

Die Rechnungsnummer kann aber ebenso um verschiedene Nummernkreise erweitert werden, um beispielsweise sofort zu erkennen, aus welchem Jahr eine Rechnung stammt. Der Kern der Nummer muss hierbei allerdings fortlaufend bleiben.

Minderung des Entgelts, sofern vorab vereinbart

Es ist möglich, Rechnungen auszustellen, bei denen die tatsächlich zu zahlende Summe noch gar nicht feststeht. So muss die Leistung selbst zwar bepreist und der Wert entsprechend in der Rechnung angegeben werden, dieser Preis kann sich aber durch zusätzliche Vereinbarungen wie Skonto oder Rabatte noch reduzieren. Hinweise auf diese möglichen Änderungen der Summe müssen in der Rechnung vermerkt werden. 

Für Skonto ist eine Notiz im Stile von „3% Skonto bei Zahlung bis zum …“ notwendig, für Rabatte oder Bonusvereinbarungen reicht ein allgemeiner Hinweis auf solche Vereinbarungen, wie beispielsweise: „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.“ In dem Fall müssen diese Vereinbarungen aber leicht durch entsprechende Schriftstücke nachweisen lassen.

Gesetzliche Anforderungen an Aufbewahrung von Rechnungen

Rechnungen müssen grundsätzlich über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Das gilt bei Eingangs-, genauso wie bei Ausgangsrechnungen. Wer eine Rechnung empfängt, muss diese demnach abheften und darf sie erst nach zehn Jahren vernichten. Bedeutet für Ausgangsrechnungen: Wer eine Rechnung verschickt, muss eine Kopie erstellen und für den gleichen Zeitraum aufbewahren. 

Wird für die Rechnungserstellung Thermopapier verwendet, besteht die Finanzverwaltung unter Umständen darauf, die Rechnung auf normales Papier zu kopieren, da sie sonst über den Zeitraum einer Dekade verblassen und unleserlich werden kann. Unternehmer, die den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen möchten, müssen nämlich jederzeit nachweisen können, dass sie dazu tatsächlich berechtigt sind. Dass ihnen die Originalrechnung vorgelegen hat, ist dafür Voraussetzung. Im Aufbewahren der Rechnung oder im Erstellen einer entsprechenden Kopie liegt die Möglichkeit, genau das nachzuweisen.

Für Privatpersonen gilt eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren. 

Anforderungen an digitale und elektronische Rechnungen

Heutzutage können Rechnungen natürlich nicht nur postalisch, sondern ebenso elektronisch übermittelt werden – eine einfache formlose Zustimmung des Leistungsempfängers reicht aus. Häufig wird aber sowieso schon davon ausgegangen, dass eine Rechnung digital versandt wird. Vor dem 1. Juli 2011 gab es strenge Anforderungen an eine solche Übermittlung – eine qualifizierte elektronische Signatur, sowie die Verwendung von elektronischem Datenaustausch (EDI). Seit dem 1. Juli 2011 gelten diese Anforderungen aber nicht mehr.

Denn seitdem können Rechnungen ganz einfach per E-Mail, zum Beispiel als PDF- oder Textdatei, per Serverfax oder als Web-Download bereitgestellt werden. Es muss nur sichergestellt sein, dass die „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung“ gewährleistet ist. Die Echtheit der Herkunft lässt sich ganz einfach nachweisen, indem beispielsweise eine E-Mail-Adresse verwendet wird, die eindeutig der Website des Leistungserbringers zuzuordnen ist. Unversehrtheit und Lesbarkeit sind sowieso Voraussetzungen für das Erstellen und Versenden einer Rechnung.

Aufbewahrungspflicht für Online-Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen gemäß den Vorgaben der Finanzverwaltung elektronisch aufbewahrt werden – nicht ausgedruckt in Papierform beispielsweise. In der Regel sind Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen über einen Zeitraum von zehn Jahren zu behalten; auf einem Datenträger, der keine nachträglichen Änderungen mehr zulässt.

Anforderungen an Eingangsrechnungen

Die Anforderungen an eine Rechnung gilt es natürlich nicht nur beim Erstellen einer Ausgangsrechnung zu beachten. Wer eine Eingangsrechnung erhält, muss sie ebenfalls auf die verpflichtenden Angaben hin überprüfen und den Leistungserbringer auf mögliche Fehler hinweisen. Es kann natürlich immer mal passieren, dass etwas übersehen wird. Um späteren Ärger mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt zu vermeiden, ist ein zweiter Blick auf das Dokument immer ratsam. Das schützt beide am Auftrag beteiligte Parteien vor späterem Mehraufwand.

In einer Checkliste haben wir die Punkte zusammengestellt, die beim Empfang einer Eingangsrechnung zu beachten sind. Werden all diese Fragen positiv beantwortet, sind die Anforderungen an eine Rechnung erfüllt.

So können Eingangsrechnungen kontrolliert werden:

  • Wurde die angegebene Leistung oder Lieferung überhaupt erbracht?
  • Stimmen Lieferschein und Rechnung inhaltlich überein?
  • Sind die Angaben zum Leistungsempfänger und -erbringer korrekt?
  • Sind die Betriebsstätten korrekt, von denen beziehungsweise an die geliefert wurde?
  • Gibt es ein Rechnungsdatum?
  • Gibt es eine Rechnungsnummer?
  • Ist die Kontoverbindung vom Leistungserbringer korrekt?
  • Sind die angegebenen Steuersätze (7 Prozent, 19 Prozent oder steuerfrei) korrekt? 
  • Sind steuerfreie Umsätze umsatzversteuert worden?
  • Sind diverse Teilrechnungen in einer Sammelrechnung zusammengefasst?
  • Ist die Bezeichnung der Leistung beziehungsweise Lieferung korrekt?
  • Ist die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen (19 Prozent)?

Können alle Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, ist die Eingangsrechnung korrekt erstellt.

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