Die Buchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil des Finanzmanagements in Unternehmen. Buchhaltungsteams übernehmen in Zusammenarbeit mit dem CFO immer häufiger auch strategische Aufgaben innerhalb der Unternehmensstruktur. Fehler in der Buchhaltung können deshalb erhebliche Auswirkungen auf die finanzielle Stabilität eines Unternehmens haben – inklusive rechtlicher Konsequenzen.
In diesem Artikel listen wir die häufigsten Fehler in der unternehmerischen Buchhaltung auf und erklären, wie sie sich vermeiden lassen. Außerdem erläutern wir, welche Vorteile eine digitale Buchhaltung bietet.
Fehler in der Buchhaltung – Das sollten Unternehmen vermeiden
Eine korrekte Buchführung ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Doch immer wieder kommt es zu Fehlern in der Buchhaltung. Ob aus Nachlässigkeit, einem veralteten Archivierungssystem oder anderen Gründen: Fehler in der Buchhaltung können ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen – vor allem dann, wenn sie nicht rechtzeitig entdeckt und aufgearbeitet werden. Die Fehlerquellen liegen oftmals an einer fehlerhaften Dokumentation wichtiger Unterlagen oder am Buchhaltungssystem selbst: Arbeiten Unternehmen noch mit einer manuellen Buchführung, kommt es relativ häufig zu Fehlern. Rechenfehler, Zahlendreher, falsch sortierte oder gar verlorene Dokumente kommen häufiger vor als bei der Verwendung einer digitalen Buchführung.
Die rechtlichen Konsequenzen von Buchhaltungsfehlern können schwerwiegend sein: Im schlimmsten Fall geht das Finanzamt bei Unstimmigkeiten in der Buchführung von versuchter Steuerhinterziehung aus und kann entsprechende Maßnahmen einleiten. Die gesetzlichen Grundlagen dafür sind im Steuerrecht geregelt, insbesondere in den Paragraphen 146 und 370 der Abgabenordnung (AO).
Doch auch wenn es nicht so weit kommt, können bereits kleinere Fehler zu Konsequenzen führen, die das Geschäft negativ beeinflussen: Kunden oder Lieferanten fühlen sich durch eine Nachlässigkeit zum Beispiel unrechtmäßig behandelt und können dem Unternehmen das Vertrauen entziehen oder die Geschäftsbeziehung beenden. Um solche Konsequenzen zu vermeiden, ist es unerlässlich, dass Unternehmen ihre Buchhaltung effektiv und fehlerfrei führen. Mit einer digitalen Buchhaltung lassen sich häufige Buchhaltungsfehler minimieren oder vermeiden.
Vor allem bei der manuellen Buchführung kommen immer wieder ähnliche Fehler vor. Sie entstehen meistens durch unvollständige oder fehlerhafte Dokumentation und Archivierung wichtiger Unterlagen. Aber auch falsche Rechnungen und Terminversäumnisse können Gründe für Fehler sein. Wir listen die häufigsten Fehler in der Buchhaltung auf:
1. Unzureichende Belegorganisation
Die Buchhaltung kann nur mit den Dokumenten arbeiten, die ihr auch tatsächlich vorliegen. Fehler oder Nachlässigkeiten bei der Archivierung und Dokumentation wichtiger Unterlagen führen dazu, dass Unternehmen ihre steuerlichen und rechtlichen Verpflichtungen nicht erfüllen können: Die Buchhaltung muss mit unvollständigen Informationen arbeiten, was möglicherweise zu Fehlern in der Gesamtabrechnung führt.
Auch bei der Reisekostenabrechnung kommt es immer wieder vor, dass nicht alle nötigen Belege vorliegen und erst umständlich bei den Mitarbeitern angefragt werden müssen. Die Abrechnung verzögert sich oder kann, im schlimmsten Fall, nicht abgeschlossen werden.
2. Fehler bei der Dateneingabe
Bei der manuellen Eingabe von Finanzdaten sind Fehler nahezu unvermeidlich. Dabei kann ein einfacher Zahlendreher zu falschen Berechnungen oder inkorrekten Bilanzen und Reportings führen. Um solche Fehler zu vermeiden, sollten alle eingegebenen Daten von so vielen Mitarbeitern wie möglich durchgesehen und überprüft werden. Für die meisten Unternehmen ist es allerdings nicht möglich, mehrere Mitarbeiter in diesen Kontrollprozess einzubeziehen.
Digitale Finanzlösungen können Unternehmen helfen, Fehler bei der Dateneingabe deutlich zu reduzieren: Automatisierungsprozesse ersetzen die manuelle Eingabe von Daten – und die Software funktioniert gleichzeitig als Kontrollinstanz, die zum Beispiel auf falsche Berechnungen oder andere Unstimmigkeiten hinweisen kann.
3. Duplikate
Wenn Transaktionen oder Belege doppelt eingetragen werden, verzerren sie das Buchhaltungsergebnis. Diese Duplikate entstehen zum Beispiel durch Unachtsamkeit oder mangelnde Kontrollmechanismen und können bei der steuerlichen Abrechnung zu Problemen führen. Im schlimmsten Fall geht das Finanzamt von bewusster Irreführung aus.
Um Duplikate zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Finanzen digital verwalten und ihre Buchhaltungssysteme regelmäßig überprüfen und aktualisieren. Die meisten digitalen Lösungen erkennen Duplikate automatisch, sodass Buchhaltungsteams ohne Zeitverzug die nötigen Korrekturen vornehmen können.
4. Fehlende Kommunikation mit dem Buchhaltungs-Team
Mangelnde Kommunikation und ungenügende Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen eines Unternehmens können zu Fehlern im Finanzmanagement führen. Insbesondere die Kommunikation zwischen der Buchhaltung und der Geschäftsleitung sollte dabei so klar und einfach wie möglich sein. Nur so können auch komplexe Finanzdaten korrekt erfasst und verarbeitet werden.
Hier helfen klar definierte Kommunikationsprozesse, die eine reibungslose Informationsvermittlung ermöglichen. Unterstützt werden Unternehmen hierbei von digitalen Lösungen, die sämtliche Finanzdaten transparent und zentralisiert bündeln und für alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter einsehbar machen.
5. Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben
Gerade bei kleineren Unternehmen werden geschäftliche und private Ausgaben mitunter vermischt. Die betriebliche Abrechnung wird dadurch erheblich erschwert. Müssen Zahlungseingänge und -ausgänge im Nachhinein rekonstruiert und richtig kontiert werden, führt das regelmäßig zu Fehlern in der Gesamtabrechnung.
Besser ist es, Firmenkonten und Privatkonten strikt getrennt zu halten. Was gerade zu Beginn der Geschäftstätigkeit oder bei kleinen Startups vielleicht unnötig kompliziert erscheint, erspart im Nachgang einiges an Arbeit.
6. Falsche Rechnungsstellung
Falsche Angaben in einer Rechnung können dazu führen, dass Kunden nicht rechtzeitig bezahlen können oder dass eigentlich rechtmäßige Zahlungseingänge im Nachhinein vom Finanzamt beanstandet werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten.
Was genau auf einer Rechnung stehen muss, ist in Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt. Neben Angaben zum Rechnungssteller und Rechnungsempfänger gehören auch die Umsatzsteuernummer und eine einmalige Rechnungsnummer dazu. Bei der Menge an Rechnungen, die Unternehmen versenden und empfangen, machen sich digitale Tools zur Rechnungserstellung und Rechnungsfreigabe schnell bezahlt.
7. Offene Forderungen
Offene Forderungen gehen in beide Richtungen: Unternehmen sollten sowohl ihre eigenen Zahlungsziele einhalten, als auch offene Rechnungen ihrer Kunden oder Geschäftspartner auf professionelle Weise einfordern. Hier kommt es oft zu Versäumnissen, weil kein automatisierter Workflow etabliert wurde. Im schlimmsten Fall kommt es zu Liquiditätsproblemen, weil größere Beträge erst sehr verspätet eingehen.
Mit digitalen Lösungen können Unternehmen zum Beispiel automatisch Mahnungen in regelmäßigen Abständen verschicken lassen. Auch eigene offene Rechnungen werden mit der geeigneten Software nicht übersehen und können fristgerecht beglichen werden.
8. Schlechtes Zeitmanagement
Bei einer manuellen Buchführung kann es schnell passieren, dass wichtige Fristen und Termine verpasst werden. Dazu zählen nicht nur Zahlungserinnerungen an Kunden und Geschäftspartner, sondern auch externe Fristen, wie sie zum Beispiel vom Finanzamt festgelegt werden. Verpassen Unternehmen diese, drohen Abmahnungen und Strafgebühren.
Mithilfe digitaler Tools lassen sich alle wichtigen Zahlungen und Abgaben terminieren. Und weil alle erforderlichen Dokumente bereits digital vorliegen, gelingt auch die Bearbeitung zeitsparend und effizient.
Tipps zur Vermeidung von Buchhaltungsfehlern
Auch in den besten Buchhaltungs- und Finanzteams arbeiten nur Menschen. Und gerade bei der manuellen Eingabe von Daten können sehr leicht Fehler passieren. Es gibt aber einige Strategien, um Fehler bei der Buchhaltung zu vermeiden. Hier stellen wir sie vor.
- Buchhaltungssoftware verwenden: Eine gute Buchhaltungssoftware hilft Unternehmen dabei, die meisten Buchhaltungsfehler zu vermeiden: Mit der Software lassen sich viele Prozesse automatisieren und Daten sicher und vollständig archivieren. Mit der ganzheitlichen digitalen Lösung von Moss lassen sich neben buchhalterischen Prozessen sämtliche Finanzflüsse eines Unternehmens zentral bearbeiten. Das entlastet die Buchhaltung zusätzlich – Buchhaltungsfehler werden minimiert oder gänzlich vermieden.
- Gewissenhaft dokumentieren: Für Unternehmen ist es wichtig, alle Belege und Rechnungen sorgfältig aufzubewahren und zu dokumentieren. Nur so können alle Transaktionen korrekt verbucht und abgerechnet werden. Gleichzeitig müssen Unternehmen auch eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht für geschäftliche Unterlagen erfüllen. Auch hier helfen digitale Lösungen. Mit Moss werden Rechnungen und andere Belege zum Beispiel mit wenigen Klicks erfasst und archiviert.
- Private und geschäftliche Ausgaben strikt trennen: Eine klare Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben hilft, Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden. Im Nachhinein ist es nahezu unmöglich, sämtliche Ausgaben in privat oder geschäftlich aufzudröseln. Sollten Mitarbeiter doch einmal mit ihrem eigenen Geld in Vorkasse für das Unternehmen treten, helfen zum Beispiel die Firmenkarten von Moss: Sie erleichtern die anschließende Abrechnung und ermöglichen eine passgenaue Budgetierung für jeden Mitarbeiter und jede Abteilung.
- Klare Strukturen schaffen und einhalten: Eine klare Struktur und Organisation der Buchhaltung kann helfen, Fehler zu vermeiden. Unternehmen profitieren deshalb von ganzheitlichen digitalen Lösungen, die nicht nur die Buchhaltung übernehmen, sondern sämtliche betrieblichen Finanzen in einem einzigen Interface bündeln.
- Mitarbeiter schulen und weiterbilden: Steuergesetze sind ständigen Änderungen und Anpassungen unterworfen. Für Unternehmen ist es wichtig, dass nicht nur die Buchhaltung und das Finanzteam auf dem neuesten Stand sind, sondern sämtliche Mitarbeiter ein Bewusstsein für die Unternehmensfinanzen bekommen. Regelmäßige Schulungen, Seminare und Workshops helfen dabei.
Vorteile von digitalem Ausgabenmanagement
Auch in der Buchhaltung hat die digitale Revolution längst Einzug gehalten. Unternehmen setzen vermehrt digitale Lösungen ein, mit denen sie viele Finanzprozesse automatisieren und die Fehler traditioneller Buchführung vermeiden.
Vorteile digitaler Buchhaltung im Überblick:
- Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz digitaler Tools und Abrechnungsmanagement-Lösungen können viele Finanzprozesse automatisiert werden. Unternehmen entlasten auf diese Weise ihre Buchhaltung und steigern ihre Effizienz. Die automatische Datenerfassung und -verarbeitung entschlackt ebenfalls den Buchhaltungsprozess und sorgt für eine Effizienzsteigerung. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von schnelleren und effizienteren Rechnungserstellungs- und Rechnungsfreigabeprozessen.
- Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Vermeidung von Buchhaltungsfehlern sparen Unternehmen effektiv Zeit und Kosten ein. Sie müssen weniger Zeit und Ressourcen für manuelle Buchhaltungsaufgaben aufwenden und können sich auf ihr eigentliches Kerngeschäft und ihre unternehmerische Vision konzentrieren.
- Mehr Transparenz: Digitale Finanzverwaltung bietet Unternehmen eine höhere Transparenz ihrer Finanzen. Unternehmen haben jederzeit einen aktuellen Überblick über ihre Einnahmen, Ausgaben und Verbindlichkeiten. Das trägt dazu bei, dass Entscheidungen schneller getroffen werden und gleichzeitig auf fundierten und tagesaktuellen Daten beruhen. Auch das Erstellen von Finanzberichten für Investoren oder Stakeholder ist mit einer digitalen Lösung einfach.
Durch den Einsatz digitaler Finanzverwaltung vermeiden Unternehmen also nicht nur die häufigsten Buchhaltungsfehler, sondern profitieren auch von einer Effizienzsteigerung, höherer Transparenz sowie einer effektiven Zeit- und Kostenersparnis.
Mit Moss Fehler in der Buchhaltung vermeiden
Fehler in der Buchhaltung verlangsamen nicht nur das Geschäft, sie können auch zu konkreten finanziellen Einbußen oder – wenn das Finanzamt involviert ist – sogar zu Abmahnungen und Strafen führen. Die ganzheitliche digitale Lösung von Moss hilft Unternehmen nicht nur dabei, Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden – gleichzeitig profitieren sie von einem effizienten, transparenten und ressourcensparenden Abrechnungsmanagement.
Mit Moss werden sämtliche Belege automatisiert erfasst und gesetzeskonform archiviert. Das aufwendige Suchen nach wichtigen Rechnungen entfällt mit Moss. Finanzflüsse werden in Echtzeit erfasst und sind transparent und von den jeweiligen Admins einsehbar. Und auch die Weiterleitung von Jahresabrechnungen und Steuererklärungen ist dank DATEV-Schnittstelle einfach und schnell.
Firmenkreditkarten für Mitarbeiterkarten entlasten die Buchhaltung zusätzlich: Mitarbeiter und Abteilungen lassen sich mit den Firmenkarten von Moss mit einem genauen und jederzeit anpassbaren Budget ausstatten. Und auch das Sammeln von Belegen, zum Beispiel nach Geschäftsreisen, ist mit Moss schnell abgewickelt: Die Mitarbeiter scannen ihre Quittungen einfach per Handy ein und das Dokument wird automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet.
Moss ist eine ganzheitliche Ausgabenmanagement-Lösung für Unternehmen, die nicht nur Fehler in der Buchhaltung vermeiden, sondern ihre Finanzprozesse modernisieren und vereinfachen möchten.
FAQs
Eine korrekte und vollständig nachvollziehbare Buchhaltung ist für alle registrierten Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Sie hilft in erster Linie dem Staat, die richtige Steuerlast des Unternehmens zu kalkulieren. Aber auch unternehmensintern macht sich eine gewissenhafte Buchhaltung bezahlt: Unternehmen, die einen Überblick über ihre Finanzen haben, wirtschaften langfristig erfolgreicher.
Die meisten Fehler bei der Buchhaltung entstehen durch unvollständige oder fehlerhafte Archivierung von Dokumenten sowie durch Fehler bei der manuellen Dateneingabe. Auch die Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben führt, gerade bei kleineren Unternehmen und Startups, immer wieder zu Fehlkalkulationen.
Bei der digitalen Finanzverwaltung werden viele Finanzprozesse automatisiert und sind somit weniger anfällig für Fehler bei der manuellen Dateneingabe. Dokumente und wichtige Unterlagen werden außerdem automatisch erfasst und archiviert. Das hilft ebenfalls bei der Fehlervermeidung in der Buchhaltung.
Die digitale Finanzverwaltung verbessert den Geschäftsalltag in dreierlei Hinsicht: Erstens können Finanzprozesse weitaus effizienter abgewickelt werden. Zweitens sparen Unternehmen bei der digitalen Finanzverwaltung ganz konkret Zeit und Ressourcen (in Form von Arbeitskraft). Und drittens profitieren sie von einer erhöhten Transparenz ihrer Finanzen.
Zunächst einmal muss jeder Fehler in der Buchhaltung gefunden und korrigiert werden. Das kostet Zeit und Arbeitskraft. Wenn durch Buchhaltungsfehler Fristen versäumt wurden, kann das zu Vertrauensentzug bei Kunden und Geschäftspartnern führen. Sollten dem Finanzamt fehlerhafte Abrechnungen vorgelegt werden, drohen auch rechtliche Konsequenzen.
Moss bietet eine ganzheitliche digitale Lösung, mit der sich die Finanzprozesse eines Unternehmens effizient bearbeiten lassen. Die meisten Fehler in der Buchhaltung entstehen durch unvollständige Dokumentation wichtiger Unterlagen und durch falsche Daten bei der manuellen Eingabe. Moss automatisiert die Belegorganisation und archiviert alle Dokumente gesetzeskonform. Gleichzeitig entfällt durch die Digitalisierung der Unternehmensfinanzen die manuelle Dateneingabe.
