Wat doe je als de onkosten achteraf meer blijken te zijn gestegen dan je had verwacht? En hoe maak je het medewerkers makkelijker om digitaal onkosten te declareren? Het zijn die uitdagingen waar veel bedrijven mee te maken hebben. Je wilt inzicht in de onkosten die medewerkers maken. Zij vinden het andersom vooral belangrijk dat ze de gemaakte onkosten snel vergoed krijgen. Of helemaal niet hoeven voor te schieten.
Maar, wat is eigenlijk de onkosten betekenis? Dus wat zijn onkosten? En hoe maak je de vergoeding daarvan zo makkelijk mogelijk? Dat is wat we je uitleggen in dit artikel. Wie z’n onkostenbeheer op orde heeft bespaart namelijk veel kostbare tijd op de financiële afdeling. Het geeft ondertussen financieel inzicht, om een betere financiële planning te maken. Ten slotte draagt het bij aan de tevredenheid onder medewerkers, omdat ze niet langer lang hoeven te wachten op bedragen die ze voorschieten.
Wat is onkostenbeheer?
Onkostenbeheer is het beheer van onkosten die medewerkers maken. Het gaat om kosten die ze maken om hun werk uit te voeren. Goed beheer van die kosten draagt bij aan meer budgetcontrole en een betere budgettering. Zo komt het uiteindelijk de financiële planning en de financiële gezondheid van het bedrijf ten goede.
Beheer van de onkosten vraagt om inzicht in de gemaakte kosten. Door daarmee overzicht te creëren wordt duidelijk wat bepaalde projecten kosten, welke kosten teams of afdelingen maken of welke medewerkers meer of minder kosten maken dan anderen. Dit helpt bij het efficiënter plannen van projecten en werkzaamheden, waarbij je vooraf weet welke kosten je achteraf kunt verwachten.
Wat zijn onkosten?
Medewerkers maken allerlei soorten onkosten. Het zijn kosten die ze maken om hun werk te doen, dus om hun beroep uit te oefenen. Je kunt denken aan bijvoorbeeld:
- Reiskosten
In veel gevallen gaat het om reiskosten die medewerkers maken. Ze maken onkosten als ze bijvoorbeeld de trein of de auto pakken naar werk. Of als ze zakelijk op reis moeten, bijvoorbeeld om een klant in het buitenland te bezoeken. Vooral bij langere reizen en grotere afstanden lopen de kosten op. Het gaat dan om brandstof of om tickets voor het openbaar vervoer, naast kosten voor accommodaties en bijvoorbeeld voor eten en drinken. - Kantoormaterialen
Medewerkers op kantoor hebben kantoormaterialen nodig. Daarvoor maken ze kosten, bijvoorbeeld om pennen, kladblokken en koffiemokken aan te schaffen. Daarnaast gaat het om grotere uitgaven, bijvoorbeeld voor ergonomische hulpmiddelen om in de juiste houding achter een computer te werken. De kosten die medewerkers hiervoor moeten maken gelden als onkosten, omdat ze die maken om hun werk goed uit te oefenen. - Abonnementen op software en literatuur
Je kunt verder denken aan bijvoorbeeld abonnementen op software en (vak)literatuur. Dus proberen medewerkers op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen, door een vakblad te lezen? Of gebruiken ze software om hun werk uit te voeren, waarvoor ze privé of zakelijk kosten maken? Dan is er sprake van onkosten, die je als werkgever kunt vergoeden.
Meer budgetcontrole en betere budgettering
Goed onkostenbeheer draagt bij aan meer budgetcontrole en uiteindelijk een betere budgettering. Je creëert inzicht in de kosten, waardoor je weet welke kosten er gemaakt worden om het werk uit te voeren. Dat geldt voor de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers, teams en afdelingen. En dat geldt voor specifieke projecten, waarvan je andersom moet bepalen welke prijs je daarvoor berekent aan opdrachtgevers en klanten.
Andersom draagt het bij aan betere budgettering, op basis van de onkosten vergoeding die je betaalt aan medewerkers. Dus maken zij kosten voor het werk dat ze doen? Dan wil je daar rekening mee houden bij het bepalen van de budgetten voor afdelingen, teams en specifieke projecten. Als je vooraf beter kunt inschatten welke kosten medewerkers zullen maken voorkomt da achteraf verrassingen. Op die manier ben je beter voorbereid, dus klopt de financiële planning met wat je in de praktijk kunt verwachten.
Inzicht in gemaakte onkosten
Zorg dat je inzicht krijgt in de gemaakte onkosten. Het is de eerste stap van onkostenbeheer, waarmee je voorkomt dat je achter te maken krijgt met vervelende verrassingen. Houd bij welke kosten medewerkers maken, in welke categorieën die kosten vallen en of je die kunt declareren binnen een project of niet.
App om onkosten te declareren
Begin bij medewerkers, die de onkosten maken. Zij moeten aankopen doen, die ze privé of zakelijk afrekenen. In beide gevallen helpt het om een app te gebruiken, waarin zij onkosten kunnen declareren. Op die manier digitaliseren ze de informatie, waardoor jij die kunt verzamelen om inzicht te krijgen in de gemaakte onkosten.
Afrekenen kan op grofweg twee manieren:
- Medewerkers schieten het privé voor
In dit geval betaalt een medewerker zelf voor de gemaakte onkosten. Het betekent dat een medewerker bijvoorbeeld een zakelijke lunch afrekent, met de eigen privé-betaalpas. Vervolgens dient diegene een declaratie in, om een vergoeding te ontvangen voor het bedrag dat privé werd voorgeschoten. Een onkosten declaratie app kan dit proces een stuk makkelijker maken. Medewerkers kunnen het bonnetje fotograferen, om aan de hand daarvan digitaal een declaratie in te dienen. OCR-software in de app scant het bedrag, de datum en de gemaakte onkosten, waardoor de goedkeuring veel eenvoudiger is. De medewerker ontvangt daarvoor sneller een vergoeding van het voorgeschoten bedrag. - Medewerkers rekenen het zakelijk af
Hebben medewerkers een zakelijke betaalpas? Dan kunnen ze daarmee de onkosten afrekenen. Dat voorkomt de noodzaak om een declaratie in te dienen en daarvoor een vergoeding uit te betalen. In plaats daarvan gaat het om zakelijk gemaakte kosten, die direct in de overzichten beschikbaar kunnen worden gemaakt. Je verzamelt daarmee de gegevens die je nodig hebt voor het onkostenbeheer dat daarop volgt.
Software met het volledige overzicht
Gebruik software die alle gemaakte onkosten verzamelt. Dat geldt voor zowel de privé voorgeschoten bedragen als voor de bedragen die medewerkers zakelijk afrekenen. Zorg da je de betalingen op één plek verzamelt, met informatie over wat er werd uitgegeven.
Verzamel bijvoorbeeld:
- Het bedrag dat werd besteed
- De medewerker of het team dat de uitgave deed
- Een omschrijving, op basis van een kostencategorie
Creëer daarmee een overzicht in de verschillende onkosten. Je kunt dan bepalen hoeveel onkosten er worden gemaakt, welke teams of medewerkers veel of weinig onkosten maken en in welke categorieën je de meeste kosten maakt.
Tip: verzamel je bij de onkosten ook informatie over het project waar die bij horen? Dan kun je per project bekijken hoeveel kosten je daar (gemiddeld) voor maakt. Dat helpt bij het opstellen van offertes voor nieuwe projecten, omdat je alvast rekening kunt houden met de te verwachten kosten.
Integratie met boekhoud- of accountingsoftware
Je vereenvoudigt het onkostenbeheer als je dit overzicht vervolgens koppelt aan de boekhoud- of accountingsoftware. Dat biedt de mogelijkheid om de onkosten op te nemen in de boekhouding en de overzichten, net als in de budgetten en de financiële planning.
Dus zoek je een manier om makkelijker binnen budget te blijven? Of om de budgetten meer realistisch op te stellen? Gebruik inzicht in de onkosten, vanuit de software voor het onkostenbeheer. Dan krijg je een beter beeld van de reiskosten, kosten voor zakelijke lunches of de kosten voor kantoormaterialen die je kunt verwachten. Zo werk je uiteindelijk aan de winstgevendheid van het bedrijf.
Inzicht in gemaakte onkosten
Door het onkostenbeheer te digitaliseren bespaar je binnen jouw bedrijf veel kostbare tijd. Die besparing telt dubbel, omdat het medewerkers minder tijd kost om kosten te declareren. En omdat de financiële afdeling er veel sneller mee klaar is. Concreet profiteer je van minimaal 3 voordelen.
- Digitaal onkosten declareren
Bied je medewerkers de mogelijkheid tot een digitale onkosten declaratie? Als ze de onkosten declareren in een app kunnen ze dat digitaal, online en zelfs onderweg doen. Het is meestal voldoende om een foto te maken van de bon of van de factuur. Vervolgens zijn alle gegevens digitaal beschikbaar, om die veel sneller te verwerken. Dat scheelt medewerkers tijd als ze de onkosten maken. Het scheelt ook de financiële afdeling tijd, omdat die gegevens ontvangen die alvast in het juiste formaat staan om makkelijk te verwerken. - Veel sneller verwerken: OCR-technologie
Kies je een onkosten app met OCR-technologie? Dan scant de software automatisch bonnetjes en facturen. Zo komt informatie naar voren zoals het bedrag, de datum en de gemaakte kosten. Ook informatie over de btw kan automatisch worden verwerkt. Het grote voordeel is dat de gegevens niet handmatig hoeven te worden ingevoerd. Dat scheelt tijd én voorkomt invoerfouten. Bovendien ontvangen de verwerkers de informatie die ze nodig hebben om de onkosten te boeken. - Goedkeuren in plaats van overtypen
Uiteindelijk kan de financiële afdeling de onkosten simpelweg goedkeuren, omdat het niet meer nodig is om gegevens over te typen en handmatig te boeken. Dankzij de app voor onkostenbeheer en koppelingen met boekhoud- en accountingsoftware is goedkeuren voldoende. Dat scheelt heel veel tijd, waardoor het transport- en onkostenbeheer en andere vormen van onkosten zich veel makkelijker laten regelen.
Makkelijker voor medewerkers
Uiteindelijk wil je het medewerkers zo makkelijk mogelijk maken. Dat wil zeggen:
- Makkelijk om toegestane onkosten te maken
Goed onkostenbeheer legt medewerkers duidelijk uit welke kosten zij mogen maken, om hun werk uit te voeren. Door vooraf onduidelijkheid te voorkomen ontstaat er achteraf geen discussie. Bovendien geeft het medewerkers vertrouwen, omdat ze weten welke kosten ze kunnen declareren.
Zorg er vervolgens voor dat medewerkers de kosten privé voorschieten en makkelijk kunnen declareren. Of bied ze zakelijke betaalkaarten, waarmee ze meteen zakelijk kunnen afrekenen. Voorkom dat er veel handmatig werk of administratie bij komt kijken, omdat dit leidt tot frustraties. - Makkelijk om voorgeschoten bedragen te declareren
Maak het medewerkers daarnaast zo makkelijk mogelijk om voorgeschoten bedragen te declareren. Dus hebben ze eenmaal onkosten gemaakt en die privé betaald? Zorg ervoor dat ze het verzoek tot een vergoeding via de app kunnen indienen. En zorg dat de vergoeding snel wordt uitbetaald, waardoor een medewerker niet lang op het geld hoeft te wachten.
Sneller vergoedingen uitbetalen
Versnel de vergoedingen, nadat medewerkers onkosten declareren. Vanuit goed onkostenbeheer maak je het daarmee veel makkelijker voor medewerkers. Ze krijgen het vertrouwen dat ze privé bedragen kunnen voorschieten, die ze daarna snel vergoed krijgen.
Gebruik software voor onkostenbeheer, om makkelijker inzichtelijk te maken wie welke kosten maakt en of dat past binnen het beleid daarvoor. Als de financiële teams daarvan sneller op de hoogte zijn kunnen ze direct verzoeken tot vergoedingen goedkeuren. Zodra ze de declaratie goedkeuren kan de uitbetaling plaatsvinden. Daardoor hoeven medewerkers minder lang op vergoedingen te wachten. Dat draagt bij aan hun tevredenheid en dus hun productiviteit.
Zakelijke betaalkaarten voor onkosten
Wil je het medewerkers nog makkelijker maken? Laat ze de onkosten dan gewoon zakelijk betalen, zonder het eerst privé voor te schieten. Dat doe je met zakelijke betaalkaarten voor medewerkers.
Dat maakt het onkostenbeheer nog eenvoudiger. De zakelijke kaarten zijn zowel beschikbaar als fysieke en virtuele betaalkaarten. Dankzij slimme limieten en andere beperkingen bepaal je vooraf wat medewerkers wel of niet kunnen aankopen. Dat voorkomt de noodzaak tot uitgebreide analyse achteraf. In plaats daarvan is direct duidelijk wat medewerkers kunnen afrekenen, waardoor het onkostenbeheer veel minder tijd kost.
Bovendien hoeven medewerkers dan geen bedragen meer voor te schieten, dus ook niets te declareren. In plaats daarvan rekenen ze meteen zakelijk af. De software geeft realtime inzicht in de kosten die medewerkers met hun betaalkaarten maken en de budgetten die er nog beschikbaar zijn. Ook is het heel eenvoudig om een zakelijke betaalkaart aan te maken, die eventueel te pauzeren en weer in te trekken.
Eenvoudig onkostenbeheer met Moss
Krijg de controle over zakelijke onkosten. Vereenvoudig het onkostenbeheer met Moss.
Maak het medewerkers makkelijk om met de app declaraties in te dienen. Of geef ze een zakelijke betaalkaart, zodat ze niets meer hoeven te declareren. Krijg realtime inzicht in onkosten en voorkom overschrijding van het budget. Benieuwd hoe dat werkt? Boek een demo en ervaar het zelf.
FAQs
Veelgemaakte fouten zijn een onduidelijk beleid voor onkosten, onvoldoende training voor medewerkers en een gebrek aan inzicht in de gemaakte kosten. Dat leidt tot verrassingen achteraf, omdat vooraf niet duidelijk is welke afspraken er gelden.
Onkostenbeheer vraagt om inzicht in de onkosten, om duidelijkheid bij medewerkers en om eenvoudige en geautomatiseerde processen voor de verwerking. Maak het zowel individuele medewerkers als de financiële teams vooral makkelijker. Voorkom bijvoorbeeld dat medewerkers allerlei administratie moeten doen of een Excel-sheet moeten bijhouden. Ook de verwerking daarvan door de financiële afdeling kost dan namelijk weer veel tijd.
Bied medewerkers een app aan, waarin ze onkosten kunnen declareren. Dat vereenvoudigt het onkostenbeheer, omdat medewerkers er veel minder werk aan hebben. Zij kunnen de bon of factuur fotograferen, waarna alle informatie digitaal beschikbaar is. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en voorkomt bijvoorbeeld dat medewerkers de bonnetjes of facturen kunnen kwijtraken.
Maak het medewerkers makkelijker met een zakelijke betaalkaart. Geef ze een fysieke en/of virtuele betaalkaart, waarmee ze direct zakelijk kunnen afrekenen. Dankzij slimme limieten en andere beperkingen bepaal je vooraf welke kosten medewerkers er wel of niet mee kunnen betalen. Dat maakt het achteraf veel makkelijker voor de financiële afdeling. Bovendien hoeven medewerkers dan geen declaraties in te dienen om een vergoeding te krijgen.
Koppel de app en de software voor het onkostenbeheer aan de oplossingen voor de boekhouding en accounting of het ERP-systeem. Op die manier zijn de onkosten op één plek beschikbaar én koppel je die eenvoudig aan de andere systemen die overzicht opleveren.
