Je wilt de reiskosten berekenen in 2023. Dat maken we je graag makkelijk bij Moss.
Gebruik de formule voor de reiskosten per kilometer of vergoed de werkelijk gemaakte reiskosten in bijvoorbeeld het openbaar vervoer. Houd je aan de juiste formule en berekening, om maximaal belastingvrij te vergoeden wat de Belastingdienst toestaat.
De berekening van reiskosten in 2023 is veranderd ten opzichte van het jaar ervoor. Dat komt door de verhoging van de maximale belastingvrije vergoeding, van €0,19 naar €0,21 per kilometer. Per 1 januari 2024 stijgt de maximale vergoeding per kilometer door naar €0,22. (<Meer over de kilometervergoeding>)
Het gaat om de maximale bedragen die je als werkgever belastingvrij mag vergoeden. Vergoed je meer dan dit maximum? Dan moet je loonheffing inhouden over het bedrag dat je extra vergoedt. Dit geldt als verkapt loon, omdat je meer vergoedt dan de werknemer volgens de normen aan kosten zou maken (ook als dat in de praktijk niet waar is).
Wij laten je in dit artikel zien hoe je de reiskosten berekent. Dat geldt voor de reiskosten per kilometer als een werknemer met de auto, de fiets of een scooter reist, net als voor het openbaar vervoer. Wij zetten het op een rij.
Reiskosten berekenen: formule voor aantal kilometers
Je kunt de reiskosten berekenen in 2023 met de volgende formule:
[reiskostenvergoeding] x [afstand in kilometers] x [dagen per week] = [reiskosten per week]
We gaan in dit voorbeeld uit van:
• Reiskostenvergoeding: €0,21 per kilometer, dus het maximum om belastingvrij te vergoeden.
• Afstand in kilometers: 44, omdat de werknemer 22 kilometer van kantoor woont (heen + terug).
• Dagen per week: 5, omdat de werknemer fulltime in dienst is.
De ingevulde formule ziet er dan zo uit: €0,21 x 44 x 5 = €46,20
Een jaar heeft 52 weken. Bij vijf vakantieweken blijven er 47 werkweken over.
Als een fulltime medewerker niet ziek wordt gaat het in een jaar tijd dus om €2.171,40.
Dat is per maand €180,95 aan reiskostenvergoeding voor de gereden kilometers.
Moet ik reiskosten berekenen? Wat is er verplicht?
Benieuwd of je reiskosten moet berekenen? Er geldt geen wettelijke verplichting om werknemers reiskosten te vergoeden. Wel is het gebruikelijk om in de cao, in de arbeidsovereenkomst of in het bedrijfsbeleid afspraken te maken over de manier waarop je reiskosten vergoedt. Als je dat doet natuurlijk. Je kunt er als bedrijf voor kiezen om dat niet te doen.
Maak je wel afspraken over de vergoeding van reiskosten? Dan is het belangrijk om die te berekenen. Je kunt dat doen op basis van de werkelijk gemaakte kilometers of reiskosten, bijvoorbeeld in het openbaar vervoer. Of je betaalt een vaste reiskostenvergoeding. Houd in dat geval rekening met de 128-dagen en 214-dagen-regeling, waarover we verderop in dit artikel meer uitleggen.
Berekening voor het openbaar vervoer: 3 manieren
Je wilt reiskosten berekenen voor het openbaar vervoer. Dat kan op drie verschillende manieren. Je mag ‘gewoon’ de kilometers vergoeden, zoals je dat ook bij autoritten of fietsritten zou doen. Of je vergoedt de werkelijke reiskosten of de kosten voor een ov-abonnement.
1. Werkelijke reiskosten in het openbaar vervoer
Veel werkgevers berekenen geen reiskosten voor het openbaar vervoer, omdat ze de werkelijk gemaakte reiskosten vergoeden. Als een werknemer een trein-, bus- of metro-kaartje koopt vraag je om een foto van het vervoersbewijs. Je vergoedt de gemaakte reiskosten, ook als dat meer is dan €0,21 per kilometer. Dit mag binnen de regels van de Belastingdienst, omdat je kunt bewijzen dat het gaat om reiskosten.
2. Kosten van het ov-abonnement
Gebruikt de werknemer een ov-abonnement om te reizen? Je mag de werkelijke kosten voor dat abonnement belastingvrij vergoeden. Het is dus niet nodig om de reiskosten te berekenen. In plaats daarvan bewaar je de bon of factuur van het ov-abonnement als bewijs voor de reiskosten.
3. Gereisde kilometers met het OV
Vergoed je reiskosten in het openbaar vervoer op basis van kilometers? Dan moet de werknemer het aantal kilometers berekenen. Het gaat om het aantal kilometers van deur tot deur, dus om meer dan de werkelijke reis met het openbaar vervoer alleen.
Reiskosten vergoeden of thuiswerkvergoeding: bereken het verschil
Hoe bereken je reiskosten als een werknemer thuiswerkt? Je mag in dat geval een belastingvrije thuiswerkvergoeding betalen. In 2023 gaat het om maximaal €2,15 per dag. Voor de dagen dat je de thuiswerkvergoeding betaalt mag je niet ook onbelast reiskosten vergoeden.
Tip: werkt een medewerker een vast aantal dagen per week op kantoor en een vast aantal dagen per week thuis? Dan mag je een vaste reiskostenvergoeding en een vaste thuiswerkvergoeding betalen.
Voorwaarden: 128-dagen- en 214-dagen-regeling
Houd bij een vaste reiskostenvergoeding en/of een vaste thuiswerkvergoeding rekening met de 128-dagen-regeling en de 214-dagen-regeling. Werknemers moeten minimaal 128 dagen per jaar op een vaste werkplek werken (of naar rato als iemand niet fulltime werkt). Als een werknemer jaarlijks 128 dagen per jaar thuiswerkt mag je een onbelaste vergoeding betalen alsof die werknemer 214 dagen per jaar thuiswerkt. Dat levert extra belastingvoordeel op.
Reiskosten berekenen: maak het makkelijk met Moss
Maak het werknemers makkelijk om hun reiskosten te berekenen en te declareren met Moss. Dankzij één overzichtelijk betaalplatform kun je declaraties veel sneller uitbetalen, dus hoeven werknemers daar minder lang op te wachten.
En maken werknemers reiskosten met het openbaar vervoer, de taxi, boot of het vliegtuig? Dan hoeven ze alleen maar een foto van de bon of factuur te maken en te uploaden. Dat is voor jouw financiële afdeling genoeg om het te verwerken en de declaratie te verwerken.
Voorkom onnodige administratie en fouten: bespaar tijd en geld
Gebruik met Moss één betaalplatform, inclusief slimme betaalkaarten voor werknemers. Bespaar jezelf onnodige administratie, zodat je direct tijd en geld bespaart. En voorkom fouten, door reiskosten, declaraties en de administratie daar omheen zoveel mogelijk te automatiseren.
Benieuwd hoe dat werkt en hoe de reiskosten berekenen een stuk makkelijker kan?
Vraag een vrijblijvende demo aan of chat binnen een paar minuten met een van onze medewerkers. Moss is er om het jou makkelijker te maken.
FAQ: veelgestelde vragen over reiskosten berekenen
Bereken de afstand van deur tot deur, dus vanaf het thuisadres naar het kantooradres of een andere werkbestemming. Gebruik bijvoorbeeld Google Maps of de rekentool van de ANWB.
Let op: rijden werknemers samen naar kantoor, door te carpoolen? Werknemers mogen alleen de reisafstand van huis naar kantoor berekenen, zonder eventuele omweg om nog iemand anders op te halen. Organiseer je als werkgever de mogelijkheid tot carpoolen? Dan bereken je alleen de reisafstand van de chauffeur, in dat geval inclusief de kilometers voor een eventuele omweg om andere werknemers op te halen.
Je kunt de reiskosten in het openbaar vervoer berekenen op drie manieren, die we direct onder deze veelgestelde vragen uitleggen. Bereken je de kosten op basis van de gereisde kilometers? Ga dan uit van de kilometers van deur tot deur. Dat begint thuis bij de werknemer, tot aan het adres van het kantoor of een andere werkbestemming. Je mag namelijk zowel kilometers in het openbaar vervoer als kilometers die een werknemer fietst of op een andere manier reist vergoeden.
Je mag reiskosten vergoeden die werknemers maken met de auto, in het openbaar vervoer, op de fiets, op een scooter en zelfs lopend. Daarnaast mag je reiskosten vergoeden bij taxikosten, boottochten en vluchten met het vliegtuig. In die laatste gevallen gebruik je bonnetjes en facturen als bewijs van de gemaakte reiskosten, omdat je op basis daarvan meer mag vergoeden dan €0,21 per kilometer.
Je mag in 2023 maximaal €0,21 per kilometer belastingvrij vergoeden. Wil je meer vergoeden? Dan moet je over dat hogere bedrag loonheffing inhouden. De Belastingdienst beoordeelt het als een vorm van verkapt loon, omdat je meer vergoedt dan de werknemer aan kosten zou maken. Er geldt een uitzondering voor werkelijk gemaakte reiskosten, zoals in het openbaar vervoer. Een werknemer moet dan een foto maken van het vervoersbewijs om de gemaakte kosten te bewijzen.
