Je wilt medewerkers een reiskostenvergoeding aanbieden: hoeveel mag je maximaal onbelast vergoeden? De Belastingdienst heeft daarvoor strikte regels. Ondertussen is er meer mogelijk dan je misschien denkt, dankzij speciale regelingen voor zowel eigen vervoer, openbaar vervoer, carpoolen en zelfs bij (gedeeltelijk) thuiswerken. Wij zetten het voor je op een rij.
De maximale belastingvrije vergoeding voor reiskosten is recent verhoogd, van €0,19 naar €0,21 per kilometer sinds 1 januari 2023. Vanaf 1 januari 2024 gaat het om maximaal €0,22 per kilometer, al lijkt een verdere verhoging er voorlopig niet in te zitten. Overigens vergoeden lang niet alle werkgevers die maximale onbelaste bedragen, zo stelt vakbond CNV bij BNR Nieuwsradio.
Dus, hoeveel mag je maximaal onbelast vergoeden als werkgever? En wat doen andere werkgevers? Wij brengen je volledig op de hoogte. Toon goed werkgeverschap met een hogere vergoeding of bespaar op de kosten, door niet meer te vergoeden dan wat de Belastingdienst belastingvrij toestaat. En ontdek bovendien hoe je de reiskostenvergoeding met Moss veel makkelijker uitbetaalt, registreert en bijhoudt in de boekhouding.
Wat is de reiskostenvergoeding?
De reiskostenvergoeding is een vergoeding die de werkgever uitbetaalt aan werknemers, voor de reiskosten die zij maken. Het kan gaan om:
• Reiskosten met eigen vervoer (zoals een auto of fiets)
• Reiskosten met het openbaar vervoer
• Reiskosten bij carpoolen
• Reiskosten bij gebruik van een taxi, boot of vliegtuig
De Belastingdienst staat een belastingvrije vergoeding van reiskosten toe. Het is een belastingvrijstelling, die voorkomt dat de vergoeding geldt als ‘loon’. Dat scheelt jou als werkgever, omdat je geen loonheffing betaalt over de onbelaste vergoeding die je uitbetaalt.
Tip: vaste reiskostenvergoeding bij 128 dagen per jaar op kantoor
Wil je het jezelf makkelijk maken als werkgever? Je mag een vaste onbelaste reiskostenvergoeding uitbetalen als werknemers minimaal 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reizen.
Een jaar heeft 52 weken. Bij 5 weken vakantie blijven er 47 werkweken over. Dat zijn 235 werkdagen per jaar voor iemand die fulltime werkt. Dat betekent dat werknemers minimaal 54% van de tijd op kantoor moeten werken (128 dagen / 235 dagen).
Je mag als alternatief een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding uitbetalen, van €2,15 per dag.
De dagen waarvoor je die onbelaste vergoeding uitbetaalt mag je niet meerekenen als dagen waarop de werknemer naar de vaste werkplek komt. Je mag voor die dagen ook geen onbelaste reiskostenvergoeding uitbetalen.
Belastingvrij reiskosten vergoeden: maximale bedragen
Er gelden maximale belastingvrije bedragen om reiskosten te vergoeden. De Belastingdienst beperkt op die manier de bedragen die je als kosten mag vergoeden, zonder dat je daarover loonheffing betaalt.
Onbelaste vergoeding eigen vervoer
De maximale onbelaste vergoeding voor eigen vervoer is €0,21 per kilometer (in 2023). Het maakt hierbij niet uit welk vervoersmiddel een werknemer gebruikt. Dat betekent dat je de kosten onbelast mag vergoeden voor kilometers die werknemers maken met de auto, met de fiets of bijvoorbeeld op een scooter.
Let op: betaal je werknemers meer dan €0,21 per kilometer? Het bedrag boven deze onbelaste grens geldt als loon. Daarover moet je dus loonheffing inhouden.
Onbelaste vergoeding openbaar vervoer
De maximale onbelaste vergoeding voor openbaar vervoer biedt een keuze.
Je bepaalt zelf wat je vergoedt:
• De werkelijk gemaakte kosten (ook als dat meer is dan €0,21 per kilometer)
• Het aantal kilometers tot maximaal €0,21 per kilometer
In het eerste geval gebruik je de vervoersbewijzen als bewijs van de gemaakte kosten. In het tweede geval vraag je de werknemer om een kilometeradministratie, om de gereisde kilometers te bewijzen.
Kilometervergoeding bij carpoolen
Komen werknemers samen naar kantoor, door te carpoolen? Hoeveel je maximaal belastingvrij mag vergoeden hangt af van hoe jullie dit met elkaar organiseren:
• Je organiseert het carpoolen als werkgever
Je mag de chauffeur maximaal €0,21 per kilometer vergoeden, inclusief de kilometers die diegene moet omrijden om anderen op te halen.
• Werknemers organiseren het carpoolen onderling
Regelen werknemers het carpoolen zelf? Je mag iedereen die meerijdt maximaal €0,21 per kilometer vergoeden. Dat is in dit geval exclusief de kilometers die worden omgereden, dus werknemers berekenen de afstand van huis tot aan kantoor.
Reiskostenvergoeding bij thuiswerken
Sinds 2022 mag je als werkgever zelfs een belastingvrije reiskostenvergoeding uitbetalen bij gedeeltelijk thuiswerken. Als werknemers jaarlijks minimaal 128 dagen naar hun vaste werkplek komen mag je een vaste vergoeding uitbetalen.
Tip: werkt een werknemer in deeltijd? Dan mag je dit naar rato verrekenen. Iemand die 20 uur per week werkt bij een 40-urige werkweek hoeft dus maar de helft van het aantal dagen naar kantoor te komen, dus 64 dagen per jaar.
Als alternatief mag je werknemers belastingvrij een vaste thuiswerkvergoeding van €2,15 per dag (in 2023) vergoeden.
Reiskosten bij taxi’s, de boot of het vliegtuig
Als werknemers reizen met de taxi, de boot of het vliegtuig is de reiskostenvergoeding vaak niet voldoende om de kosten te dekken. Daarom mag je de werkelijke kosten belastingvrij vergoeden. Je hoeft je hierbij niet te houden aan maximaal €0,21 per kilometer. Uiteraard bepaal je als werkgever zelf of je deze kosten (volledig) vergoedt.
Geen onbelaste vergoeding van parkeerkosten, schade en afschrijving
Je mag als werkgever geen belastingvrije vergoeding uitbetalen voor parkeerkosten, voor het herstel van schade en voor afschrijving van een eigen vervoersmiddel van een werknemer. Als werknemers met hun eigen auto parkeerkosten maken betalen ze die zelf. Als je de kosten daarvoor vergoedt geldt dat als loon, dus moet je daarover loonheffing inhouden.
Dat geldt ook voor het herstel van eventuele schade en als je een vergoeding betaalt voor afschrijving. De meeste werkgevers vergoeden deze kosten daarom niet aan hun werknemers.
Voorbeeld reiskostenvergoeding
Bereken de reiskostenvergoeding die je belastingvrij mag uitbetalen met dit voorbeeld.
Jouw medewerker reist 22 kilometer vanaf huis naar kantoor, met een eigen auto.
Dat is dagelijks dus 44 kilometer, omdat de werknemer ook weer naar huis moet.
Als je de maximale €0,21 per kilometer vergoedt gaat het dagelijks om €9,24.
Voor een fulltime werknemer gaat het bij 47 werkweken per jaar om in totaal €2.171,40.
Dat betekent dat je maandelijks €180,95 aan onbelaste reiskosten vergoedt.
Jouw werknemer declareert de reiskosten door de kilometers maandelijks aan je door te geven.
Reist jouw werknemer met het openbaar vervoer, en vergoed je de werkelijke reiskosten? Dan mag die werknemer foto’s maken van de vervoersbewijzen, als bewijs voor de gemaakte kosten. Jij vergoedt de gemaakte kosten, zonder dat je daarover loonheffing hoeft in te houden.
Reiskostenvergoeding: makkelijk met Moss
Maak de reiskostenvergoeding makkelijker met Moss.
Bespaar ze tijd en moeite, dankzij ons betaalplatform en slimme betaalkaarten:
• Alle kilometervergoedingen in één betaalplatform
Verzamel de kilometervergoedingen aan werknemers op één betaalplatform. Dat helpt jou het overzicht te houden, zodat je werknemers sneller kunt vergoeden voor de gemaakte reiskosten. Bovendien houd je eenvoudig in de gaten dat je binnen de maximale belastingvrije vergoeding blijft.
• Foto’s van vervoersbewijzen voor het openbaar vervoer
Laat werknemers foto’s maken van vervoersbewijzen, en die uploaden bij de declaraties die ze indienen. Zo heb jij het bewijs dat je nodig hebt voor de Belastingdienst, en zie je precies welke werkelijke reiskosten zij maken. Vergoed de gemaakte reiskosten, waarbij je zeker weet dat het klopt.
• Inclusief taxikosten en kosten voor de boot of het vliegtuig
Vraag werknemers om ook foto’s te maken van de bonnetjes of facturen voor taxikosten, voor kosten bij bootreizen en bij vliegreizen. Verzamel op die manier alle reiskosten op één plek, om daarvoor de maximale belastingvrije vergoeding (of een ander bedrag dat je onderling afspreekt) te vergoeden.
Voorkom onnodige administratie en fouten: bespaar tijd en geld
Met Moss voorkom je onnodige administratie en maak je geen fouten meer.
Automatiseer de reiskostenvergoeding, zodat je tijd en geld bespaart.
Laat werknemers voortaan betalen met slimme betaalkaarten, zodat je veel makkelijker overzicht houdt over de gemaakte kosten. En vraag werknemers om foto’s te uploaden van vervoersbewijzen en bonnetjes, zodat je alle informatie voortaan op één plek bij elkaar hebt.
Dat voorkomt kostbare fouten, zodat de financiële afdeling dat achteraf niet hoeft uit te zoeken. Bovendien werkt het veel sneller en efficiënter, dus bespaar je al direct tijd en geld.
Benieuwd hoe dat werkt als jij de reiskostenvergoeding voor werknemers makkelijker wilt maken?
Vraag een vrijblijvende demo aan of chat binnen een paar minuten met een van onze medewerkers. Moss is er om het jou makkelijker te maken.
FAQ: veelgestelde vragen over de reiskostenvergoeding
Nee, een reiskostenvergoeding voor werknemers is niet verplicht. Er bestaat geen wettelijke reiskostenvergoeding en er staat nergens in de wet dat werknemers hier recht op hebben.
Er kunnen wel afspraken over de vergoeding staan in de cao, de arbeidsovereenkomst of de bedrijfsregeling. Daarin spreek je met werknemers af hoeveel reiskosten je vergoedt, en hoe je dat doet (bijvoorbeeld: per kilometer of werkelijk gemaakte kosten voor het openbaar vervoer).
Je bepaalt zelf vanaf hoeveel kilometer je reiskosten vergoedt aan werknemers.
Veel werkgevers vergoeden de reiskosten vanaf 10 kilometer van deur tot deur. Andere werkgevers betalen alle kosten van deur tot deur, en weer andere werkgevers vergoeden helemaal geen reiskosten.
De reiskostenvergoeding voor het openbaar vervoer mag je op verschillende manieren belastingvrij uitbetalen. Het meest gebruikelijk is een vergoeding van de werkelijke reiskosten. Werknemers leveren de bonnetjes in, als bewijs van de gemaakte reiskosten.
Je mag er ook voor kiezen om een ov-abonnement te vergoeden of de werkelijk gereisde kilometers te vergoeden. In dat laatste geval geldt een maximale belastingvrije vergoeding van €0,21 per kilometer.
Je bepaalt zelf of je reiskosten voor woon-werkverkeer vergoedt of dat je alleen de reiskosten vergoedt als werknemers tijdens werktijd reizen, bijvoorbeeld naar een klant. Er geldt geen verplichting om reiskosten te vergoeden, niet voor reiskosten tijdens werktijd en ook niet voor woon-werkverkeer.
Reiskosten voor eigen vervoer, voor openbaar vervoer, bij carpoolen en bij ander vervoer vergoed je het makkelijkst met Moss. Werknemers betalen met een slimme betaalkaart. Dat maakt het hen makkelijk. Met een foto van een vervoersbewijs bewijzen ze eenvoudig gemaakte reiskosten in bijvoorbeeld het openbaar vervoer. Jij gebruikt met Moss als werkgever één betaalplatform, waarop alle kosten overzichtelijk samenkomen.
