Zakelijke kosten: wat zijn het en hoe houd je ze bij?

Wat zijn zakelijke kosten? Hoe houd je ze bij? En welke kosten zijn aftrekbaar? Het is zonde om hier niet goed naar te kijken. Dat kost tijd en geld, omdat er allerlei mogelijkheden zijn om hier slimmer mee om te gaan. Wij leggen je hoe je met Moss grip krijgt op jouw zakelijke kosten. Al was het maar om geen fiscale aftrek te laten liggen.

Ieder bedrijf maakt kosten. Er is sprake van zakelijke kosten als je uitgaven doet om je bedrijfsvoering te voeren. Onder voorwaarden zijn zakelijke kosten aftrekbaar, dus is er fiscaal voordeel beschikbaar. Ontdek in dit artikel welke kosten gelden als ‘zakelijk’, hoe je daarmee omgaat en of je ze mag aftrekken.

Wat zijn zakelijke kosten?

Kosten gelden als zakelijk als je die als bedrijf maakt. Het maakt niet of je de kosten vanuit de centrale organisatie betaalt of dat individuele medewerkers dat doen. In de beide gevallen gaat het om kosten voor het bedrijf, om het bedrijf te kunnen voeren.

Je kunt denken aan kosten voor een bedrijfsruimte, communicatie, reizen en bijvoorbeeld verzekeringen of trainingen voor medewerkers. Het gaat om alle kosten die je als bedrijf moet maken, om te doen wat je doet.

Concreet kun je denken aan kosten voor:

• Huur of aanschaf van een bedrijfspand of kantoorruimte
• Bedrijfsmiddelen, zoals computers, gereedschappen of machines
• Zakelijke reizen met de auto, openbaar vervoer en de taxi
• Representatie, dus lunches en diners met klanten
• Zakelijke verzekeringen
• Marketing en reclame
• Opleidingen en trainingen

Welke kosten maken medewerkers privé?

Individuele medewerkers maken mogelijk zakelijke kosten. Dat is het geval als ze zelf uitgaven doen, om hun werk uit te kunnen voeren. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een medewerker die moet tanken of laden, met een bedrijfsauto. Of aan een medewerker die kosten maakt voor een lunch of diner, om met de klant af te spreken.

Medewerkers kunnen die kosten op verschillende manieren betalen:

• Op rekening
  Heeft je bedrijf een rekening, bijvoorbeeld om achteraf te betalen voor het tanken of laden van alle medewerkers? Dan hoeven medewerkers geen individuele betaling te doen. De zakelijke kosten komen op rekening van jouw bedrijf, dus dit gaat in de meeste gevallen vanzelf goed.
• Met een zakelijke betaalkaart
  Gebruiken medewerkers een zakelijke betaalkaart, zoals een pinpas of een creditcard? Het is belangrijk dat de medewerker de betaalkaart alleen voor zakelijke uitgaven gebruikt. Je loopt het risico dat een medewerker de kaart ook voor andere aankopen gebruikt.
  
  Tip: met Moss bied je medewerkers een (virtuele) betaalkaart aan. Daarop kun je zowel een budget als beperkingen tot bepaalde categorieën uitgaven instellen. Zo weet je zeker dat medewerkers niets anders afrekenen dan wat ze voor hun werk nodig hebben.
• Privé voorschieten
  Medewerkers kunnen zakelijke kosten privé voorschieten. Ze rekenen met hun eigen betaalpas of zelfs contant af. De bon sturen ze op naar de financiële afdeling. Als het voorgeschoten bedrag valt binnen het beleid voor declaraties wordt de betaling goedgekeurd. De medewerker krijgt het bedrag dan vergoed.

Daarnaast kunnen medewerkers kosten maken die niet gelden als zakelijke kosten. Medewerkers die boodschappen doen, een vakantie boeken of cadeaus kopen voor familieleden hebben geen relatie met het werk dat ze doen. Ook boetes die medewerkers moeten betalen, kosten voor persoonlijke verzorging of een telefoon- en internetabonnement voor thuis gelden niet als ‘zakelijk’. Let op: de Belastingdienst ziet ‘vaartuigen voor representatieve doeleinden’ niet als zakelijke kosten. Deze kosten maken medewerkers privé, dus zijn niet aftrekbaar binnen het bedrijf.

Controle door de Belastingdienst

De Belastingdienst controleert de kosten die bedrijven maken. Alle zakelijke kosten komen ten laste van de omzet, dus hebben invloed op de winst. De winst bestaat namelijk uit de omzet, min de kosten. Meer kosten voor het bedrijf leiden tot een lagere winst. Een lagere winst leidt tot een lagere belasting over die winst, dus tot fiscaal voordeel.

Dat betekent in de praktijk dat het voor bedrijven interessant is om zoveel mogelijk kosten als ‘zakelijk’ te markeren. De Belastingdienst controleert hierop, en hanteert regels voor de kosten die wel of niet als zakelijk gelden. Alle zakelijke kosten zijn aftrekbaar. De niet-zakelijke kosten zijn niet aftrekbaar. Daarnaast zijn er kosten die ‘beperkt aftrekbaar’ zijn.

Aftrekbare kosten voor bedrijven

Benieuwd naar typische zakelijke kosten die medewerkers maken die aftrekbaar zijn? Je kunt bijvoorbeeld denken aan:

• Vakliteratuur
• Werkkleding (met logo van het bedrijf)
• Aktetassen
• Zakelijke reiskosten
• Huisvestingskosten
• Advieskosten
• Telefoonkosten

Voor organisaties gaat het daarnaast om bijvoorbeeld verzekeringen, om kosten voor verkoop en reclame en om autokosten of personeelskosten. Al die kosten gelden als zakelijk, dus zijn aftrekbaar van de winst. Dat betekent dat ze aftrekbaar zijn voor de belasting, dus dat ze fiscaal voordeel opleveren.

Medewerkers die deze zakelijke kosten maken mogen die declareren als ze de bedragen privé voorschieten. Als medewerkers bijvoorbeeld met een zakelijke betaalkaart betalen komen de kosten automatisch terecht in de winst- en verliesrekening van het bedrijf.

Beperkt aftrekbare kosten voor bedrijven

De Belastingdienst hanteert regels voor een aantal ‘beperkt aftrekbare kosten’. Dat zijn gedeeltelijk zakelijke kosten, omdat medewerkers er ook privé voordeel van hebben. Je kunt bijvoorbeeld denken aan:

• Zakelijke lunches en diners
• Representatie en recepties
• Verhuizingen
• Dubbele huisvesting voor medewerkers
• Auto van de zaak

Een werkruimte voor thuis is onder specifieke voorwaarden aftrekbaar, en dan doorgaans beperkt. Accountants en belastingadviseurs kunnen je hier meer over vertellen. Zij kennen de precieze voorwaarden, die door de jaren heen bovendien kunnen verschillen. Zorg dat je alleen zakelijke kosten opvoert die de Belastingdienst markeert als (beperkt) aftrekbaar. Je voorkomt daarmee dat de Belastingdienst bij een controle stelt dat je kosten als zakelijk markeert, die dat eigenlijk niet zijn.

Niet-aftrekbare kosten voor bedrijven

Ten slotte is er sprake van een aantal niet-aftrekbare kosten voor bedrijven. Dit zijn geen zakelijke kosten, dus komen niet ten laste van de omzet om tot de winst te komen.

Het gaat bijvoorbeeld om:

• Geldboetes
• Persoonlijke verzorging
• Internet- en telefoonabonnementen voor thuis
• Vaartuigen voor representatieve doelen

Waarom is inzicht in zakelijke kosten belangrijk?

Goed inzicht in zakelijke kosten helpt je op een aantal manieren. Je neemt betere beslissingen, je kunt onderscheid maken tussen verschillende soorten kosten en je kunt de winstgevendheid van projecten verbeteren. Zorg er daarom voor dat je weet welke kosten je maakt, zowel centraal vanuit je bedrijf als door individuele medewerkers.

Neem betere beslissingen

Hoe besluit je welke activiteiten je doorzet, welke je opschaalt of waarmee je mindert of zelfs stopt? Het is belangrijk om inzicht te hebben in de kosten die je als bedrijf maakt. Die kosten bestaan uit de kosten die je als organisatie betaalt, plus de kosten die medewerkers maken om hun werk uit te voeren.

Zorg dat je weet wat het oplevert als een medewerker aan het werk is, en wat dat kost. Een medewerker ‘kost’ het loon dat je betaalt, plus de andere zakelijke kosten die een medewerker maakt. Als je inzicht hebt in die aanvullende kosten wordt het makkelijker om te bepalen wat de inzet van iemand werkelijk kost. Door daar de opbrengst tegenover te zetten bereken je wat medewerkers onderaan de streep financieel opleveren.

Onderscheid verschillende soorten kosten

Inzicht in de zakelijke kosten die je als bedrijf maakt helpen je ook om daarin een onderscheid te maken. Het is gebruikelijk om de volgende categorieën te hanteren:

• Vaste kosten
  Dit zijn zakelijke kosten die je altijd maakt, onafhankelijk van hoe hard er gewerkt wordt of wat je voor elkaar krijgt. Je kunt denken aan kosten voor de huur of huisvesting, voor verzekeringen en voor andere algemene zaken. Het maakt voor de kosten niet uit of je opschaalt of afschaalt, of dat er zelfs helemaal niets gebeurt. De kosten blijven gelijk, daarom zijn het vaste kosten. 
• Variabele kosten
  Dit zijn zakelijke kosten die oplopen, naarmate je meer doet of voor elkaar krijgt. Neem je meer medewerkers aan? Dan betaal je meer loon. Bovendien maken zij individueel misschien meer kosten. De kosten zijn variabel, dus variëren op basis van de inzet die je als bedrijf doet. Deze kosten dalen als je minder inzet levert, maar stijgen met de extra inzet die je gezamenlijk doet.

Tip: maak je als bedrijf opstartkosten? Het is een aparte categorie, omdat je meer kosten maakt als je een bedrijf start. Uiteindelijk moeten de kosten wel passen binnen de categorieën zoals de Belastingdienst die heeft bepaald. Het moet gaan om ‘zakelijke kosten’, die dus (beperkt) aftrekbaar zijn van de omzet.

Verbeter de winstgevendheid van projecten

Ten slotte helpt inzicht in de kosten die je zakelijk maakt om de winstgevendheid van projecten te verbeteren. Met projecten maak je omzet, bijvoorbeeld als je diensten levert. Trek je van de omzet de kosten af? Dan blijft er (hopelijk) een bepaalde winst over.

Met inzicht in de zakelijke kosten weet je welk bedrag aan kosten je maakt, om met een project een bepaalde omzet te genereren. Dit inzicht kan je dus helpen om de winstgevendheid te verbeteren. Merk je dat een project weinig winstgevend is? Bekijk de vaste kosten en variabele kosten. Bekijk bijvoorbeeld de individuele uitgaven die medewerkers doen. Misschien valt er op die kosten te besparen, zodat het project meer winstgevend wordt.

Tip: een interessante ratio is de operationele kostenratio (OER). Zet jouw operationele kosten af tegen de omzet die je als organisatie maakt. Je deelt de totale kosten door de totale omzet. De uitkomst vermenigvuldig je met 100. Je krijgt op die manier inzicht in de kosten die je maakt ten opzichte van de omzet. Bereken je dit voor meerdere perioden? Dan bekijk je de ontwikkeling, bijvoorbeeld per maand of per jaar.

Bedrijfskostenbeheer: beheer zakelijke kosten

Wil je jouw zakelijke kosten beter beheren? Zorg voor bedrijfskostenbeheer, door de kosten in kaart te brengen. Gebruik een overzichtelijk dashboard en stuur vervolgens op besparingen.

Breng de kosten in kaart

Begin met het in kaart brengen van de zakelijke kosten. Zorg dat je de vaste kosten en de variabele kosten registreert. Houd rekening met zowel de kosten die je als bedrijf betaalt als de kosten die medewerkers maken, als ze uitgaven moeten doen.

Tip: gebruik Moss om medewerkers een betaalkaart aan te bieden. Zij kunnen daarmee afrekenen, zodat ze geen bedragen meer hoeven voor te schieten.

Maak het overzichtelijk op een dashboard

Verzamel alle zakelijke kosten en zorg voor een overzichtelijk dashboard. Categoriseer de kosten, bijvoorbeeld in vaste kosten en variabele kosten. Splits de kosten verder uit, naar bijvoorbeeld huisvesting, vervoer, verzekeringen, trainingen en marketing en sales. Zorg op die manier voor inzicht in de verschillende soorten kosten. 

Tip: maak een aparte categorie aan voor kosten die medewerkers maken, om hun werk uit te voeren. Splits dat eventueel uit per afdeling of zelfs per medewerker. Bepaal op die manier wie de meeste kosten maken, om na te gaan of daar eventueel op de besparen valt.

Stuur op besparingen

Gebruik het inzicht in de kosten om te besparen. Kun je de zakelijke kosten omlaag brengen? Dan neemt de winstgevendheid van je bedrijf toe. Uiteindelijk trek je de kosten van de omzet af, om tot de winst te komen.

Merk je dat de bedrijfskosten hoog zijn? Dit zijn een paar tips om de kosten te verlagen:

• Onderhandel opnieuw over contracten
  Heb je contracten voor bijvoorbeeld de huur, andere huisvesting, software of verzekeringen? Heronderhandel die contracten. Soms lukt het om op een betere prijs uit te komen, vooral als je een verplichting voor een langere termijn aangaat.
• Verminder het drukwerk
  Maak minder gebruik van drukwerk, als dat eigenlijk niet nodig is. Je kunt steeds meer digitaal. Maak medewerkers ervan bewust dat het goedkoper en duurzamer is om digitaal te werken, dan op papier.
• Investeer in duurzame energie
  Hiervoor moet je eerst kosten maken, maar die verdienen zich dubbel en dwars terug. Investeer in duurzame energie, om de energierekening omlaag te brengen. Zo ben je straks goedkoper is.
• Stimuleer thuiswerken en videocalls
  Voorkom onnodige reiskosten en bijvoorbeeld de huur van een vergaderruimte. Stimuleer medewerkers om thuis te werken en met elkaar te vergaderen via een videoverbinding. Dat scheelt tijd en geld.

Automatiseer met software
Automatiseer processen met slimme software. Krijg bijvoorbeeld inzicht in je zakelijke kosten en de uitgaven van medewerkers met Moss. Dat scheelt tijd, inzet en uiteindelijk geld, zodat je goedkoper uit bent.

Zakelijke kosten bij Moss

Moss maakt zakelijke kosten inzichtelijk. En Moss maakt het jou en je medewerkers makkelijk.

Stel bijvoorbeeld budgetten en beperkingen in, voor medewerkers die met hun (virtuele) zakelijke betaalkaart betalen. Zo weet je precies wat ze besteden en welke zakelijke kosten ze maken. De app registreert alle uitgaven, verzamelt de bonnetjes en kan de zakelijke kosten categoriseren. Jij ziet de totale gemaakte zakelijke kosten vervolgens overzichtelijk terug op één dashboard.Benieuwd hoe dat werkt? Plan gratis een demo met onze productspecialisten.

FAQ: veelgestelde vragen over zakelijke kosten