Declaratiesoftware maakt de moderne bedrijfsvoering een stuk makkelijker. Door onkostendeclaraties te digitaliseren kost dat veel minder tijd, omdat het minder werk is. Dat levert voordeel op, zowel voor werknemers als voor de financiële afdeling en de rest van de organisatie.
In dit artikel onderzoeken we wat declaratie software precies is, hoe medewerkers kunnen declareren met software en welke apps en functies de beste mogelijkheden bieden. Speciaal voor het (groot) MKB, om de bedrijfsvoering makkelijker te maken.
Wat is declaratiesoftware?
Declaratiesoftware voor bedrijven maakt het makkelijker om medewerkers onkosten te laten declareren. Dus maken medewerkers bijvoorbeeld reiskosten of doen ze zakelijke aankopen? Met software om te declareren is het eenvoudiger om de declaratie in te dienen en te verwerken. Daardoor ontvangen medewerkers sneller de terugbetaling waar ze recht op hebben.
Andersom draagt het declaratie programma bij aan efficiëntere processen binnen de organisatie. Door declaraties makkelijker te maken om in te dienen kost ook de verwerking veel minder tijd en moeite. Dat levert direct voordeel op dankzij de bespaarde uren op de financiële afdeling. Daarnaast draagt het bij aan de werksfeer, omdat medewerkers minder herhalend werk hoeven te doen door die taken te automatiseren.
De software maakt het mogelijk om digitaal declaraties in te dienen. Bovendien kan de software bijvoorbeeld automatisch gegevens herkennen en verwerken, van bonnetjes en facturen. Een ander belangrijk aspect van de software voor declaraties zijn de goedkeuringsprocessen en workflows. Dat zijn de interne processen om declaraties goed te keuren, bijvoorbeeld om medewerkers terugbetalingen van gemaakte (reis)kosten toe te kennen.
Belangrijke kenmerken van goede declaratiesoftware
- Gebruiksvriendelijke (mobiele) applicatie
Een gebruiksvriendelijke applicatie draagt bij aan de acceptatie en het gebruik door medewerkers. Met een mobiele applicatie is het voor medewerkers makkelijker om een declaratie in te dienen. Een gebruiksvriendelijke applicatie biedt bijvoorbeeld mogelijkheden om eenvoudig reiskosten te declareren of andere gemaakte onkosten in te dienen. - Eenvoudig in beheer van declaraties
Het is vooral belangrijk dat het beheer van declaraties zo eenvoudig mogelijk is. Dat geldt voor bijvoorbeeld de financiële afdeling, die er makkelijk mee moet kunnen werken. Hoe eenvoudig de software werkt hangt bijvoorbeeld af van de automatisering, dus het aantal stappen dat medewerkers niet hoeven te doen omdat dit automatisch gaat. - OCR om bonnetjes in te scannen
Een slimme functionaliteit voor declaratiesoftware is OCR (Optical Character Recognition). Deze functie maakt het mogelijk om automatisch gegevens van bonnetjes en facturen te scannen, om die automatisch in te voeren. Ook dat scheelt handelingen, zowel voor medewerkers in het algemeen als voor de financiële afdeling. - Integratie met het boekhoudsysteem
Dankzij een integratie met een boekhoudsysteem werkt de declaratiesoftware soepel samen. Vanuit het programma gaan de gegevens de boekhouding in, waardoor het niet nodig is om de data apart over te nemen. - Koppeling met HR- en de salarisadministratie
Ook een koppeling van de software voor declaraties met een HR-systeem of de salarisadministratie draagt bij aan het eenvoudig gebruik. Het is daarom niet nodig om gegevens handmatig over te nemen, terwijl de inzichten wel in alle software beschikbaar zijn.
Wat zijn de voordelen van declareren met software?
Declareren met software werkt sneller, voorkomt fouten en maakt bijvoorbeeld integraties mogelijk. Dankzij de software is het bovendien mogelijk om realtime inzicht te krijgen in gemaakte onkosten, zoals reiskosten of zakelijke materialen die medewerkers moeten kopen. Ten slotte draagt het bij aan minder papierwerk. Dat is bijvoorbeeld een belangrijk voordeel als de organisatie het doel heeft om papierloos (paperless) te werken.
Efficiëntie dankzij tijdsbesparing
Declaratiesoftware biedt vooral voordelen op het gebied van efficiëntie. De software maakt het voor medewerkers bijvoorbeeld makkelijker om een bonnetje te fotograferen en te uploaden. De upload komt direct op de juiste plek terecht, zonder dat medewerkers daar omkijken naar hebben.
De software voor het declareren digitaliseert het gehele proces. Dat geldt voor de volledige verantwoording van gemaakte onkosten. Het kort de verwerkingstijd sterk in, waardoor iedereen daar een stuk sneller mee klaar is.
Traditionele manieren om bonnetjes te verzamelen, die in te dienen, goed te laten keuren en de betalingen uit te laten voeren kosten veel tijd. De financiële afdeling is er veel tijd aan kwijt en medewerkers moeten lang wachten op de terugbetalingen waarop ze recht hebben.
In plaats daarvan is het dankzij declaratiesoftware mogelijk om de bonnetjes met één klik in te dienen, waarna de financiële afdeling ze eenvoudig kan goedkeuren (of afwijzen). Gemiddeld genomen besparen bedrijven tot 75% van de tijd om declaraties te verwerken, dankzij de software die ze daarvoor gebruiken.
Integratie met boekhoudsoftware
Een ander belangrijk voordeel van declaratie software is de mogelijke integratie met boekhoudsoftware. Dat voorkomt de benodigde dubbele invoer, in verschillende systemen. In plaats daarvan is het mogelijk om de informatie in te voeren in de software, waarna die automatisch wordt overgenomen in het boekhoudpakket. Ook dat scheelt weer tijd. Nog belangrijker is dat het fouten voorkomt.
Door de beide systemen te koppelen en te laten synchroniseren worden er geen fouten gemaakt. Dat voorkomt de noodzaak om uit te zoeken waar het eerder mis is gegaan, bijvoorbeeld aan het eind van het jaar of een andere periode.
Een bijkomend voordeel van de integratie met boekhoudsoftware is dat de financiële informatie altijd up-to-date is en klopt. Dat maakt het mogelijk om zowel in het declaratiepakket als in het boekhoudpakket te bekijken wat de actuele situatie is.
Realtime inzicht
Dankzij een up-to-date declaratie programma heb je als organisatie realtime inzicht in de status van declaraties. Dus wil je weten hoeveel declaraties er zijn ingediend? Hoeveel er zijn verwerkt? Of wat er op dit moment nog ter goedkeuring open staat? Dat wordt inzichtelijk dankzij de software die je daarvoor kunt gebruiken.
Bovendien kun je veel makkelijker zien welke afdelingen of zelfs welke medewerkers veel of weinig declaraties indienen. Het is zelfs mogelijk om dat te koppelen aan projecten of andere informatie. Dat geeft realtime inzicht in de projecten en werkzaamheden, die leiden tot meer of minder declaraties. Aan de hand daarvan heb je de mogelijkheid om projecten te optimaliseren of klanten bijvoorbeeld (extra) onkosten in rekening te brengen.
Minder papierwerk
Ten slotte leidt het gebruik van een declaratie app en declaratie software tot minder papierwerk. Het draagt bij aan het papierloos (paperless) werken. Dat is een belangrijke doelstelling van steeds meer organisaties, die duurzaamheid belangrijk vinden.
De software maakt het overbodig om allerlei papieren te gebruiken. Bovendien is het mogelijk om bonnetjes in te scannen of om digitale bonnetjes en facturen te verwerken. Op die manier hoeft er geen papier meer aan te pas te komen.
Tip: door papierloos te werken voorkom je bovendien dat een papieren bonnetje of factuur kwijt kan raken, waardoor de declaratie onnodig veel tijd kost of zelfs onmogelijk wordt.
Populaire functies in de beste programma’s
Benieuwd naar de populaire functies in de beste programma’s voor declaraties? Het valt op dat organisaties vooral slimme automatisering waarderen, net als de overzichtelijkheid en het feit dat de software compleet is. Ondertussen is het belangrijk dat de software makkelijk werkt, zowel voor de financiële afdeling als voor iedereen die (on)kosten wil declareren.
- Slimme automatisering in declaratiesoftware
Gebruik declaratie software die het mogelijk maakt om slimme automatisering toe te voegen. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan het terugvragen van buitenlandse btw of het berekenen van een kilometervergoeding. Als dat lukt op basis van GPS of op basis van een vertrek- en aankomstadres scheelt dat allerlei handmatige handelingen. Op die manier denkt de software voor declaraties als het ware met je mee, waardoor individuele medewerkers daar veel minder omkijken naar hebben. - Overzichtelijk en compleet
Het is voor veel organisaties die declareren met software belangrijk dat het geheel overzichtelijk én compleet is. Je wilt in één oogopslag zien hoe het gaat met de declaraties en bijvoorbeeld wat de trends daarin zijn. Declareren bepaalde afdelingen of medewerkers meer dan anderen? En hoe ontwikkelt dat zich door de tijd heen? Krijg inzicht, dankzij de overzichtelijke en complete informatie in de software die je daarvoor gebruikt. - Optimaal gebruiksgemak
Om het beste declaratieprogramma te kiezen is het vooral belangrijk om rekening te houden met de gebruikers. Dat geldt voor de financiële afdeling en voor alle medewerkers die (on)kosten willen declareren. Om een declaratie pakket voor het MKB te kiezen is het dus belangrijk om goed te letten op de gebruiksvriendelijkheid van de software. Het moet direct duidelijk zijn hoe je ermee kunt werken, wat de mogelijkheden zijn en hoe je snel een declaratie indient, beoordeelt en goedkeurt.
Functionaliteiten en innovaties: een app en meer
Bij Moss zijn we gespecialiseerd in declaratiesoftware. Dat betekent bijvoorbeeld dat we een aantal functionaliteiten en innovaties hebben ontwikkeld, waarmee we voorop lopen in de markt.
Je kunt dan denken aan:
- Slimme OCR-technologie
Stel je voor dat je van ieder bonnetje het bedrag moet opzoeken, of moet berekenen aan de hand van wat er individueel is uitgegeven. Daar moet je vervolgens de datum bij zoeken, net als een paar andere gegevens. Het kost veel tijd, vooral als je meerdere bonnetjes wilt indienen. Zou het niet veel makkelijker zijn als de declaratiesoftware dat zelf kon?
Dankzij onze slimme OCR-technologie in de app kan dat! Bij ons herkent de software alvast de belangrijkste gegevens van het bonnetje. Medewerkers die met de declaratie app een bonnetje indienen hoeven de gegevens niet op te zoeken, maar slechts te controleren. - Classificatie en integratie
Onze declaratie software kan de gegevens en de declaraties moeiteloos classificeren. Dat is belangrijk, bijvoorbeeld op basis van een afdeling of per medewerkers. Of op basis van reiskosten, kantoorartikelen of andere gemaakte kosten zoals een tank brandstof voor chauffeurs. Die classificatie maakt het dankzij de integratie mogelijk om de kosten door te spelen naar bijvoorbeeld het boekhoudprogramma. - Gebruiksvriendelijke app
We hebben een bijzonder gebruiksvriendelijke app ontwikkeld (die we tijdens een demo natuurlijk graag tonen). Medewerkers zien alleen de functies die ze nodig hebben. Het proces wijst zichzelf, net als bij andere populaire apps voor iOS en Android. We besteden veel aandacht aan de gebruiksvriendelijkheid, zodat alle medewerkers er op een makkelijke manier mee kunnen werken. - Automatische goedkeuringen
Het is mogelijk om automatische goedkeuringen in te stellen of suggesties te ontvangen, op basis van de gegevens van de declaratie. Op die manier helpt ons declaratie programma het managers of de financiële afdeling makkelijker te maken. De software toont precies de informatie die je nodig hebt voor een beoordeling, waardoor dit veel minder tijd hoeft te kosten. - Cross-platform beschikbaarheid
Onze app is er zowel voor iOS als voor Android. Bovendien kun je Moss gebruiken vanuit de cloud, dus vanaf iedere computer met een internetverbinding. Op die manier kun je onafhankelijk van een plaats of tijd werken, zowel om een declaratie in te dienen als om die te beoordelen en goed te keuren.
Wat is de beste declaratiesoftware voor het MKB?
Zoek je naast de beste declaratie software voor het MKB? Het is vooral belangrijk dat alle medewerkers er op een makkelijke manier mee kunnen werken. Voor medewerkers die declaraties indienen zit dat bijvoorbeeld in het gemak waarmee ze bonnetjes kunnen uploaden. En in hoe de software dankzij OCR zelf alvast de belangrijkste gegevens herkent, waardoor het niet nodig is om die er handmatig uit te halen.
Andersom moeten medewerkers van de financiële afdeling en managers er makkelijk mee kunnen werken. Voor hen is vooral de koppeling met een boekhoudprogramma en bijvoorbeeld HR- of salarissoftware heel waardevol. Op die manier kunnen ze koppelingen gebruiken die voorkomt dat ze gegevens handmatig moeten overnemen. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.
Let daarom op zowel de gebruiksvriendelijkheid als de integraties, als je een goede keuze kunt maken. Dan kies je voor de declaraties een app en software die voor alle betrokkenen heel fijn werkt. Vanuit de cloud kies je bovendien voor software die je altijd en overal kunt gebruiken, zolang er internet beschikbaar is.
Declaratiesoftware: gebruik Moss
Zoek je declaratiesoftware die het medewerkers, de financiële afdeling én managers makkelijker maakt? Bespaar veel tijd, door efficiënter te werken. Voorkom fouten, omdat medewerkers de gegevens veelal niet meer handmatig hoeven in te voeren. In plaats daarvan scant de app de gegevens van een bonnetje. Bovendien koppelt Moss moeiteloos met het boekhoudprogramma, HR- en bijvoorbeeld salarisadministratie-software. Maak declaraties makkelijker dan ooit.
Ervaar hoe medewerkers met een foto en een paar klikken bonnetjes kunnen uploaden om gemaakte kosten te declareren. En keur die declaraties vervolgens heel eenvoudig goed, waarna medewerkers sneller hun terugbetaling ontvangen.
Wij hebben declaratie software ontwikkeld die het voor iedereen makkelijker maakt. Zo win je iedere maand kostbare tijd terug. Bovendien voorkom je menselijke fouten, waardoor je achteraf zeker weet dat de informatie klopt en alles altijd up-to-date is. Boek een demo, dan laten we je graag zien hoe makkelijk Moss voor declaraties werkt.
FAQ
Declaratiesoftware maakt het makkelijker om gemaakte (on)kosten te declareren. Medewerkers kunnen makkelijk kosten declareren, bijvoorbeeld door een bonnetje te uploaden. Managers of financiële afdelingen kunnen de declaraties eenvoudig beoordelen en goedkeuren.
Declaratiesoftware maakt het makkelijker om bonnetjes te uploaden en om declaraties te beoordelen en verwerken. Dat scheelt tijd en moeite, zowel bij individuele medewerkers als op de financiële afdeling. Daarnaast voorkomt het fouten, bijvoorbeeld dankzij een koppeling met een boekhoudpakket die alle declaraties automatisch overzet.
Medewerkers kunnen de software gebruiken, bijvoorbeeld vanuit de cloud op hun computer. Een internetverbinding is voldoende, dus dat kan op iedere plaats of locatie. Bij Moss voegen we daar bovendien een handige declaratie app aan toe. Die maakt het makkelijk om ook onderweg alvast een declaratie in te dienen, waarna de gegevens in het centrale systeem terechtkomen.
Ja, een declaratie programma is bijzonder goed geschikt voor het (groot) MKB. Vereenvoudig de manier waarop medewerkers (on)kosten kunnen declareren. Zorg er daarnaast voor dat zowel de financiële afdeling als de boekhouding op de hoogte zijn van declaraties. Creëer inzicht en overzicht, dankzij een makkelijker proces voor de verwerking.
Medewerkers kunnen bonnetjes of facturen fotograferen, om die te uploaden naar bijvoorbeeld onze Moss-software voor declaraties. De OCR-functie herkent de belangrijkste gegevens, zoals het totaalbedrag en de datum. Het is daarom niet nodig om die gegevens handmatig over te nemen. Dat scheelt tijd én voorkomt fouten.
