Welke crediteuren software werkt het best? En wat levert het eigenlijk op als je voor de boekhouder een goed crediteurenbeheer voert? De crediteuren vormen een belangrijk onderdeel van de administratie. Maar, hoe richt je dat goed in met software en wat levert dat onderaan de streep op? Dat zochten we voor je uit. Zorg dat je de leverancier administratie op orde hebt. Met Moss maken we het je graag makkelijker.
Gebruik factuurbeheer en vereenvoudig de manier waarop je facturen die je ontvang verwerkt. Laat ze digitaal inlezen, scannen, verwerken en klaarzetten voor goedkeuring. Dat scheelt veel tijd, voorkomt fouten en bespaart onderaan de streep kosten. Boekhouden en de crediteuren hoeft niet lastig te zijn, als je daarvoor het juiste proces inricht. Wij leggen je uit hoe je dat het best kunt doen.
Met goede crediteuren beheer software profiteer je namelijk van een aantal voordelen. Het draagt bij aan de optimalisatie van processen. Je hebt er veel minder handmatig werk aan. Bovendien gaat er veel minder fout. Daarnaast krijg je realtime inzicht in de financiële verplichtingen én de cashflow. Bovendien koppel je Moss makkelijk aan bijvoorbeeld ERP-systemen, zoals die van Oracle en Exact. Daardoor neem je betere beslissingen, altijd op basis van actuele gegevens.
Wat is crediteurenbeheer?
Crediteurenbeheer staat internationaal bekend als accounts payable management. Dit is het beheer van de schulden aan leveranciers, voor het geleverde dat je ontvangt (of hebt ontvangen).
Het beheer van crediteuren is een belangrijk onderdeel van de financiële administratie. Zorg dat je alle stappen goed regelt, net als de verantwoordelijkheden die daarbij horen. Software zoals die van Moss kan je helpen om het beheer van crediteuren makkelijker te maken en fouten te voorkomen.
Inkoopfacturen ontvangen
Het proces van crediteurenbeheer begint met de ontvangst van (inkoop)facturen. Voor als de MKB-organisatie groeit is de kans groot dat het aantal facturen snel oploopt. Het is daarom belangrijk om een proces in te richten voor het ontvangen van de facturen. Gebruik bijvoorbeeld een speciale inbox, waarin alleen facturen terechtkomen.
Tip: ontvang je ook inkoopfacturen per post? Dankzij OCR-technologie in Moss kun je de facturen eenvoudig scannen en de gegevens daarop laten herkennen. Dat scheelt handmatig werk, omdat het niet nodig is om het bedrag, de datum en de gegevens van de leverancier over te typen.
Facturen controleren
Vervolgens is het belangrijk om de factuur die je ontvangt te controleren. Je wilt daarvan weten dat de factuur juist is. Controleer de factuur daarom op juistheid en volledigheid. Vergelijk daarvoor de inkooporders die je hebt gedaan en de ontvangstbewijzen die er liggen. Zo kun je bevestigen dat de geleverde goederen of diensten overeenkomen met wat er is besteld. En met de factuur die je hebt ontvangen.
Daarnaast is het bij de ontvangst van facturen belangrijk om te controleren of die voldoen aan de wettelijke vereisten. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat de btw-gegevens op de factuur staan, net als een volledige beschrijving van de goederen of diensten. Facturen die niet aan de wettelijke eisen voldoen moeten worden gecorrigeerd.
Crediteurenbeheer software kan daarbij helpen, door een check op de factuur uit te voeren. Dat geldt zowel voor de wettelijke vereisten als voor de volledigheid en juistheid. Laat op die manier bijvoorbeeld controleren of de factuur klopt met de inkooporder die er werd gedaan.
Facturen inboeken
Als alle informatie op de factuur klopt is het belangrijk om de factuur in te boeken. Dit is een belangrijke stap van de crediteuren administratie. Het gaat specifiek om het toewijzen van een grootboekcode aan de onderdelen op de factuur. Door de factuur in te voeren en die toe te wijzen aan een grootboekcode komt het bedrag in de administratie terecht.
Met de juiste grootboekcode zorg je ervoor dat het bedrag van de regel op de factuur op de juiste plek in de boekhouding terechtkomt. Andersom heb je die informatie weer nodig om later een crediteuren overzicht te maken, waarbij je per crediteur bijvoorbeeld bekijkt welke bedragen je betaalt voor de inkoop of geleverde diensten.
Betalingen goedkeuren
Voordat een inkoopfactuur betaald wordt vanuit de crediteuren administratie is het belangrijk om de betaling goed te laten keuren. De verantwoordelijke persoon binnen de organisatie moet goedkeuring geven, om de betaling in behandeling te kunnen nemen.
Moss kan hierbij helpen, dankzij de goedkeuringsflows voor factuurbeheer. Dat betekent dat je zelf een proces kunt ontwerpen, met regels die bepalen wie er bij welke bedragen goedkeuring moet geven. Of wie er naar bepaalde facturen moet kijken. Dat voorkomt onduidelijkheid. Bovendien zorgt dit voor een logisch proces, waarbij steeds duidelijk is wie welke rol speelt. En wie er uiteindelijk goedkeuring geeft voor een factuur die betaald moet worden.
Facturen betalen
Vervolgens is het belangrijk om de factuur op tijd te betalen. Ook daarbij kan de crediteurenbeheer software weer een belangrijke rol spelen. De software geeft bijvoorbeeld aan welke facturen er zijn goedgekeurd, én wanneer die betaald moeten worden. Op die manier blijf je netjes binnen de betalingstermijn. Dat voorkomt boetes en draagt natuurlijk bij aan een goede relatie met de leverancier.
Tip: sommige leveranciers bieden bedrijven betalingskortingen aan, als ze een factuurbedrag snel overmaken. Als je Moss gebruikt voor de crediteurenadministratie heb je de inzichten sneller op orde, net als de goedkeuring voor een factuur. Dat betekent dat je sneller kunt overgaan tot betaling, als dat korting oplevert. Of je kunt er voor kiezen om te wachten met de betaling, wetende dat alles klaar staat voor het moment van betalen.
Administratie en rapportage
Ten slotte is het belangrijk om de administratie te voeren, ook om rapportages mogelijk te maken. Dat begint met het bijhouden van alle openstaande facturen en betalingen, in een crediteuren overzicht. Het is de leverancier administratie. Zo kun je de cashflow van het bedrijf beheren en ben je transparant over de financiële verplichtingen.
Wil je regelmatig rapporteren, bijvoorbeeld om inzicht te geven in de crediteurenpositie? Onze crediteurenbeheer software kan je daarbij goed helpen. Met Moss zorg je er namelijk voor dat je steeds inzichtelijk hebt welke facturen je hebt ontvangen, wat er nog betaald moet worden en hoe de organisatie er financieel voor staat. Dat komt ook door de koppelingen die we mogelijk maken, bijvoorbeeld met de boekhoudprogramma’s van Exact, AFAS en Xero.
Wat zijn de voordelen van goed crediteurenbeheer?
Onze software voor crediteurenbeheer maakt het makkelijker om het leveranciersoverzicht bij te houden. Vanzelfsprekend levert dit meer voordelen op:
- Verbeterde cashflow
Vanuit een goed crediteuren overzicht en door bijvoorbeeld onze software te gebruiken verbeter je de cashflow van de organisatie. Door facturen op tijd te betalen behoud je inzicht op de liquiditeit. Je voorkomt onverwachte of vergeten uitgaven, die de organisatie in de problemen kunnen brengen.
Daarnaast profiteer je eventueel van betalingskortingen, die sommige leveranciers aanbieden. Zij waarderen een tijdige betaling van hun factuur. Daardoor is er voordeel beschikbaar, waardoor je een lagere prijs betaalt. Dat draagt heel direct bij aan een verbeterde cashflow. - Sterke relaties met leveranciers
Vooral binnen het MKB en bij groeiende organisaties is het belangrijk om een goede relatie op te bouwen met leveranciers. Dat lukt bijvoorbeeld door op tijd te betalen, vanuit een helder overzicht van de crediteuren. Gebruik onze software voor crediteurenbeheer, met de module voor factuurbeheer. Op die manier weet je precies welke facturen je hebt ontvangen, en wanneer die betaald moeten worden.
De betere relatie met een leverancier bouw je op vanuit betrouwbaarheid, flexibiliteit en loyaliteit. Het zijn drie belangrijke kenmerken, waarmee je ervoor zorgt dat je de leverancier laat zien dat je de afspraken nakomt en alles goed op orde heeft. - Kostenbesparingen
Crediteurenbeheer software kan zowel direct als indirect kostenbesparingen opleveren. In directe zin is het bijvoorbeeld mogelijk om korting te krijgen, van bepaalde leveranciers. Zij waarderen vroege betalingen, vooral als het gaat om grote volumes. Dat betekent dat je de mogelijkheid hebt om korting te bedingen, ook als de leverancier dat nog niet aanbiedt. Vraag om een korting, vooral bij grote volumes en als je de mogelijkheid hebt om vlot of zelfs vroeg te betalen.
Indirect kun je de inkoopvoorwaarden verbeteren, als je een goede relatie opbouwt met de leverancier. Je zorgt er daarmee als het ware voor dat je een band opbouwt, die zich uitbetaalt als je langer met elkaar samenwerkt. Dankzij goede software voor het crediteurenbeheer bouw je die band makkelijker op, zodat je er daarna de vruchten van plukt. Ook werk je efficiënter dankzij de software, waardoor je op termijn kosten bespaart. - Meer efficiëntie en nauwkeurigheid
Dankzij de software voor het beheer van crediteuren heb je de mogelijkheid om zowel efficiënter als meer nauwkeurig te werken. Dat zijn twee belangrijke eigenschappen, van een business die groeit. Binnen het MKB is het belangrijk om efficiënt te blijven, zodat er geen onnodige kosten gemaakt worden. Er zou geld verloren gaan, terwijl dat hard nodig is om de marge op niveau te houden. Ook gemaakte fouten hebben een relatief grote invloed op de bedrijfsvoering. Daarom is het de moeite waard om software te gebruiken, die deze fouten kan helpen te voorkomen.
Leverancier administratie: overzicht van crediteuren
Bij Moss maken we het je graag makkelijk. Daarom richt je het factuurbeheer heel eenvoudig in met onze software. Concreet betekent het dat je werkt aan de leverancier administratie. Het is het overzicht van crediteuren. Daarbij zet je de belangrijkste gegevens op een rij:
- Inkomende facturen
Heel belangrijk is een overzicht van de inkomende facturen. De software registreert de facturen zodra je die ontvangt, bijvoorbeeld in een aparte inbox. Daarnaast kun je fysieke facturen toevoegen, die je per post ontvangt. Op die manier heb je altijd een volledig overzicht, waarbij je precies weet wat er is binnengekomen. Van facturen die je ontvangt is het bijvoorbeeld belangrijk om de factuurdatum, vervaldatum, het bedrag en informatie over de leverancier te registreren. Dat zou je handmatig kunnen doen, maar software voor de crediteurenadministratie doet dat veel efficiënter. - Betaaltermijnen
Zodra je de facturen hebt laten registreren is het belangrijk om daar de betalingstermijn bij vast te stellen. Iedere factuur kan een andere betalingstermijn hebben, als je daarvoor als MKB-organisatie geen standaardperiode hanteert. Dat betekent dat je per factuur moet controleren wat de termijn is, om netjes op tijd te betalen. In relatie met de termijn en de factuur is het steeds belangrijk om te controleren of de afgesproken levercondities zijn nageleefd.
- Betalingen aan leveranciers
Zodra je betalingen doet aan leveranciers is het belangrijk om ook die zo goed mogelijk bij te houden. Crediteurenbeheer software is daarvoor heel goed geschikt. Je kunt daarin in eerste instantie te betalingen inplannen. Daarmee zorg je voor een overzicht van wat je op welk moment zal betalen. Het kan daarbij gaan om directe bankoverschrijvingen, net als automatische betalingsopdrachten. Dus doe je periodieke betalingen of gaat het om een eenmalige factuur? Dankzij de software voor crediteurenbeheer behoud je het overzicht en ontstaan er geen problemen. - Overzicht van de verplichtingen
Uiteindelijk wil je weten welke verplichtingen je hebt als organisatie, bijvoorbeeld binnen het MKB. Het gaat zowel om de lopende verplichtingen voor openstaande facturen, als toekomstige verplichtingen die je kunt verwachten. Door het crediteurenoverzicht up-to-date te houden voorkom je eventuele onduidelijkheid en verrassingen. In plaats daarvan ben je steeds goed voorbereid. Onze crediteurenbeheer software helpt je om de status van de openstaande facturen bij te houden. Zo kun je de cashflow beheren, om eventuele onzekerheid over de financiële positie weg te nemen.
Praktische tips: crediteurenbeheer software voor de administratie
Zoek je naar manieren om de crediteurenbeheer software voor de administratie zo slim mogelijk in te richten? Bij Moss maken we het je graag makkelijk. Daarom helpen we je om het proces zoveel mogelijk te automatiseren. Dat betekent bijvoorbeeld dat je inkomende facturen automatisch kunt registreren. Daarnaast kun je de betaling alvast plannen, zodat je daar geen omkijken meer naar hebt.
Met Moss is het heel eenvoudig om het overzicht bij te houden. Zo blijf je steeds up-to-date. Of communiceer op basis daarvan met leveranciers. Geef ze aan wanneer je de factuur zal betalen of welke aanvullende informatie je eventueel nodig hebt. Met de software voor de crediteurenadministratie ben je steeds op de hoogte, dus kun je ook anderen daarover informeren.
Crediteuren software: kies Moss
Zoek je goede crediteuren software voor de administratie? Met ons factuurbeheer maak je de ontvangst, verwerking, goedkeuring en betaling van inkoopfacturen een stuk makkelijker. Je hebt er veel minder werk aan, terwijl je bovendien zeker weet dat het goed gebeurt.Benieuwd hoe dat werkt? Vraag een demo aan.
Dan laten we het je graag zien.
FAQ
Crediteurenbeheer gaat over het beheer van schulden en verplichtingen aan leveranciers. Concreet werk je aan het ontvangen, controleren, goedkeuren en betalen van inkoopfacturen. Het doel daarbij is om dit zo efficiënt mogelijk te doen. Daar kan de software van Moss je bij helpen.
Goed crediteurenbeheer voorkomt dat er verrassingen ontstaan, zoals onverwachte verplichtingen en betalingen aan leveranciers. Het is belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de leveranciers en wat zij hebben geleverd. Bovendien wil je controleren dat de inkoopfacturen overeenkomen met wat er is geleverd en wat er op de inkooporder staat. Goede software voor het crediteurenbeheer kan je daarbij helpen.
Met crediteurenbeheer software vereenvoudig je het factuurbeheer. Dat betekent dat je de facturen automatisch kunt verwerken, zodra je die ontvangt. Dat helpt bij het beheren van de cashflow en zorgt ervoor dat je steeds up-to-date bent. Bovendien bouw je betere relaties op met leveranciers. Op termijn kun je daar mogelijk een betalingskorting krijgen, waardoor de investering zich dubbel en dwars terugbetaalt.
Zoek je naar software voor het crediteurenbeheer en de administratie? Zorg er in ieder geval voor dat je de facturen automatisch kunt laten verwerken. Daarnaast is het belangrijk om de betalingen in te plannen. Aanvullende interessante functies zijn bijvoorbeeld een koppeling met ERP-software en het maken van uitgebreide rapportages en analyses. Of zorg ervoor dat alles voldoet op het gebied van compliance, om achteraf te rapporteren over de gezette stappen.
Ja, zelfs binnen kleinere bedrijven kan het aantal inkomende facturen snel oplopen. Software voor de crediteurenadministratie voorkomt dan dat je mogelijk het overzicht kwijtraakt. In plaats daarvan ben je steeds up-to-date en houd je het overzicht. Zo bouw je goede relaties op met de leveranciers, om de weg vrij te maken om te groeien.
