Je wilt de boekhouding automatiseren: hoe pak je dat aan? En wat zijn daarvan eigenlijk de belangrijkste voordelen? Een boekhoud tool die helpt bij het automatiseren scheelt veel tijd, dus werkt efficiënter. Daarnaast voorkomt het fouten, waardoor je achteraf niet hoeft uit te zoeken waar het mis ging. Wij maken je wegwijs als het gaat om de geautomatiseerde boekhouder. Bijvoorbeeld door best practices te delen, van andere organisatie die profiteren van de voordelen.
Er valt namelijk van alles te automatiseren, maar wat levert echt toegevoegde waarde op? En hoe richt je de automatisering van de boekhouding in, bijvoorbeeld als je daarmee nog weinig ervaring hebt? Moss maakt het makkelijk om medewerkers betaalkaarten aan te bieden, facturen te beheren, declaraties te vereenvoudigen en budgetten te controleren. Dankzij integraties met boekhoudprogramma’s en goedkeuringflows kun je de boekhouding automatiseren. Zo maak je het jezelf en de organisatie een stuk makkelijker.
Wat is automatisering van de boekhouding?
Automatisering van de boekhouding gaat over het digitaliseren en automatiseren van handmatige boekhoudkundige processen. Je gebruik software, om de verschillende taken te digitaliseren en automatiseren. Daarbij kun je denken aan het invoeren van gegevens, de verwerking van facturen en bijvoorbeeld rapportages of belastingaangiften. Dat levert allerlei voordelen op, bijvoorbeeld op het gebied van efficiëntie, nauwkeurigheid en tijdbesparing.
Concreet kun je bij het automatiseren van de boekhouding bijvoorbeeld denken aan de gegevensinvoer. Traditioneel was het nodig om financiële gegevens handmatig in te voeren. Dat is een tijdrovend proces, dat bovendien foutgevoelig is. Medewerkers moeten transacties, facturen en bonnen handmatig invoeren in het boekhoudsysteem.
Dankzij automatisering hoeft dat niet meer. Bijvoorbeeld OCR (Optical Character Recognition) maak het mogelijk om facturen en bonnetjes te scannen of fotograferen, om ze te digitaliseren en verwerken. De software leest de gegevens, om die op te nemen in de systemen.
Of denk aan de verwerking van facturen. Als dat handmatig gebeurt kost dat veel tijd. Bovendien kunnen er facturen zoek raken, waardoor er vertragingen in betalingen ontstaan. Dankzij een geautomatiseerde boekhouding komen facturen op de juiste plek terecht, bijvoorbeeld met een speciale inbox. De boekhoudsoftware leest de facturen uit, kan die categoriseren en vervolgens archiveren. Dat gebeurt nauwkeurig en vlot, dus zonder omkijken.
Wat zijn voordelen van automatiseren?
Dit zijn de belangrijkste voordelen van geautomatiseerd boekhouden:
- Tijd besparen
Veel organisaties willen de boekhouding automatiseren om tijd te besparen. Dit is voor hen het belangrijkste voordeel, dat op twee verschillende manieren werkt. Aan de ene kant kost de invoer minder tijd, waardoor er een direct voordeel ontstaat. Aan de andere kant worden er minder fouten gemaakt, waardoor het uitzoeken waar het mis is gegaan minder tijd kost. Onderaan de streep is er minder tijd nodig, bijvoorbeeld om gegevens van facturen, banktransacties en bonnetjes in te voeren. Veel organisaties besparen tot 75% van hun tijd, als ze de boekhouding automatiseren en het handmatig werk tot een minimum beperken. - Minder fouten maken
We noemden het net al even, omdat een geautomatiseerde boekhouding veel fouten kan voorkomen. ‘Waar mensen werken vallen spaanders’, dus er gaat af en toe iets mis. Dat is misschien niet erg, maar kost wel veel tijd. Om achteraf uit te zoeken waar het mis is gegaan gaan kostbare uren verloren. Daarom is het de moeite waard om een boekhoud tool te gebruiken, die automatisering mogelijk maakt. Als dat fouten voorkomt verbetert de nauwkeurigheid. Door digitaal gegevens op te slaan, de handmatige invoer te beperken en controles in te bouwen worden fouten voorkomen. - Real-time inzicht
Een geautomatiseerde boekhouder werkt altijd sneller en efficiënter dan een handmatige. Dat betekent dat het mogelijk is om real-time inzicht te krijgen in de belangrijke financiële gegevens. Dankzij de automatisering komt de real-time data op meerdere plekken terecht, tot diep in de boekhouding. Dat maakt het mogelijk om bijvoorbeeld de financiële situatie te beoordelen. Of om in te zoomen op de omzet, de kosten, de winst en het verlies. Dat draagt vervolgens weer bij aan betere strategische (financiële) beslissingen. - Kostenbesparing
Onderaan de streep levert het geld op als bedrijven hun boekhouding automatiseren. Het voorkomt handmatig herhalend werk, dat daardoor relatief duur is. Er is minder personeel nodig om hetzelfde werk te doen. Daardoor dalen de operationele kosten, waardoor de investering zichzelf terugverdient. Vooral herhalende administratieve taken kosten relatief veel tijd (en daardoor geld), terwijl dat niet nodig is. De digitalisering, automatisering en bijvoorbeeld koppelingen nemen medewerkers veel werk uit handen.
Een geautomatiseerde boekhoud tool: de mogelijkheden
Bij Moss maken we het makkelijk om medewerkers betaalkaarten te geven, declaraties te vereenvoudigen en bijvoorbeeld facturen te beheren. Het zijn allemaal stappen binnen het totale proces van de boekhouding en de financiële administratie.
Een aantal specifieke functies en eigenschappen van onze software maken het een geautomatiseerde boekhoud tool. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en levert onderaan de streep een interessante besparing op de kosten op.
- Slimme boekhoudprogramma’s
Er zijn allerlei slimme boekhoudprogramma’s beschikbaar, die koppelingen en integraties mogelijk maken. Daardoor komt financiële informatie meteen op de goede plek terecht, bijvoorbeeld vanuit Moss. Wij koppelen bijvoorbeeld met AFAS en met Exact, net als met Xero, Oracle en een aantal andere pakketten. Op die manier maak je optimaal gebruik van de verschillende slimme functies van de boekhoudprogramma’s.
Dus wil je een boekhoudprogramma gebruiken, inclusief projectmanagement? Of wil je volledig vanuit de cloud werken, met applicaties die goed met elkaar koppelen? Dat is precies waar we sterk in zijn, omdat we daarin geloven. Wij maken koppelingen en integraties mogelijk. Dat zorgt namelijk voor de geautomatiseerde boekhouding, waarmee jij sneller klaar bent en minder fouten maakt. - OCR-technologie
Een heel concreet voorbeeld van zo’n boekhoud tool om het makkelijker te maken is de OCR-technologie. Deze technologie herkent de gegevens op een bonnetje of op een factuur. Daardoor is het niet meer nodig om de gegevens handmatig over te nemen en in te voeren. In plaats daarvan gaat dat automatisch, dus een stuk sneller en zonder fouten. Wij maken het je bij Moss graag makkelijk. Jij kunt onze e tool voor boekhouden gebruiken, bijvoorbeeld als het gaat om het indienen van declaraties. Dat scheelt tijd voor alle medewerkers die declareren. En voor de financiële afdeling, die alles makkelijker kan verwerken. - Bankkoppelingen
Andere automatiseringen waar veel boekhoudprogramma’s hard aan hebben gewerkt zijn de bankkoppelingen. Daarmee zorgen ze ervoor dat het mogelijk is om de banktransacties automatisch op te halen. Die komen daardoor meteen in de boekhouding terecht. In veel gevallen kan de boekhoudsoftware bovendien suggesties doen of automatisch matchen, om de transacties te koppelen aan (verkoop)facturen. Medewerkers hoeven de suggesties alleen maar te controleren, waardoor het opnieuw mogelijk is om veel sneller te werken. - Automatische inbox
Binnen boekhoudsoftware die mogelijkheden biedt voor automatisering is ook de automatische inbox een belangrijk onderdeel. Facturen die daarin binnenkomen worden automatisch verwerkt. Dat gebeurt vaak in de vorm van een voorstel, waarna de financiële afdeling ernaar kan kijken. Zij hoeft de facturen alleen maar goed te keuren in plaats volledig in te voeren.
Hoe werkt een geautomatiseerde boekhouder?
Stel dat je een geautomatiseerde boekhouder kiest. Hoe werkt dat dan in de praktijk? Welke taken kun je automatiseren, als het om de boekhouding gaat? Een goede e tool voor boekhouden kan allerlei processen automatiseren. Daardoor gaat daar minder tijd in zitten én voorkom je kostbare fouten.
Je kunt bijvoorbeeld denken aan:
- Automatische invoer van gegevens
Door de boekhouding te automatiseren kun je gegevens automatisch laten invoeren. Dat is een belangrijke functie, omdat het op meerdere manieren heel veel tijd scheelt. Dat geldt in directe zin, omdat je gegevens automatisch kunt laten inlezen. De software gebruikt OCR, dat staat voor Optical Character Recognition. Op die manier kun je bijvoorbeeld facturen, bonnetjes en andere financiële documenten scannen. De informatie komt in de boekhouding terecht, zonder dat je die zelf hoeft in te voeren.
Het voorkomt bovendien fouten, waardoor het later niet nodig is om die te herstellen. Zo scheelt het dubbel tijd, waardoor een geautomatiseerde boekhouding zich vanzelf terugverdient. - Integratie en synchronisatie
Het automatiseren van de boekhouding maakt het mogelijk om integraties toe te voegen. Je kunt de software bijvoorbeeld koppelen aan ERP-software, aan bankrekeningen en aan de systemen van de Belastingdienst. Of aan onze software bij Moss. Daardoor kun je bijvoorbeeld het factuurbeheer makkelijker maken, declaraties vereenvoudigen en medewerkers betaalkaarten aanbieden. De integraties maken het mogelijk om gegevens te importeren én synchroniseren. Dankzij de synchronisatie zijn de gegevens in de verschillende systemen steeds beschikbaar. - Zelflerende boekingssuggesties
Een geautomatiseerde boekhouder kan het je bovendien makkelijker maken door boekingssuggesties te doen. Dat zijn suggesties voor boekingen, bijvoorbeeld om facturen te koppelen aan betalingen. De software kijkt goed naar eerdere boekingen, om op basis daarvan te voorspellen waar het waarschijnlijk om gaat. Na verloop van tijd wordt de software daar steeds beter in, op basis van patronen die veel voorkomen in de administratie. Zo verbetert de gebruikservaring steeds verder, om steeds meer tijd te besparen. - Automatische factuurverwerking
Een geautomatiseerde boekhouding kan bijvoorbeeld automatisch facturen verwerken. Dat is prettig, als je veel inkomende facturen ontvangt. Of als je veel facturen verstuurt, die je automatisch met klanten wilt delen. De inkomende facturen worden gelezen, gecategoriseerd en vervolgens verwerkt in de boekhouding. Van uitgaande facturen is het mogelijk om ze te verzenden, herinneringen te versturen en bijvoorbeeld te controleren welke betalingen er (nog) open staan. - Rapportage en analyse
Ten slotte kan het automatiseren van de boekhouding het mogelijk maken om specifieke rapportages te laten genereren. Of om automatische analyses te doen, en te waarschuwen bij bepaalde situaties. Je kunt in real-time rapporten genereren die inzicht bieden. Of analyseren hoe de financiële situatie zich in de loop der tijd ontwikkelt.
Belangrijke taken om te automatiseren
Een boekhoud tool die helpt bij het automatiseren van de administratie kan allerlei functies en onderdelen bevatten. Je kunt bijvoorbeeld denken aan:
- Inkomende en uitgaande facturen
Automatiseer zowel de inkomende als de uitgaande facturen. Facturen die je per post of e-mail ontvangt kun je automatisch laten scannen, om daarop de gegevens te herkennen. OCR-software kan bijvoorbeeld gegevens zoals factuurnummer, datum, bedragen en crediteurengegevens herkennen.
Voor uitgaande facturen kun je sjablonen gebruiken en die automatisch versturen, bijvoorbeeld bij periodieke opdrachten voor klanten. Daarnaast kun je de facturen laten opvolgen, bijvoorbeeld met een automatische herinnering na 14 of 30 dagen. - Belastingaangiften
Het is belangrijk om de belastingaangiften op tijd te doen, met de juiste gegevens. Een geautomatiseerde boekhouding maakt het bijvoorbeeld mogelijk om de btw te berekenen en om aangifte te doen. Dat kan direct bij de Belastingdienst, dankzij koppelingen die je daarvoor kan gebruiken. - Betalingen en incasso’s
Ten slotte kun je maandelijkse of andere periodieke betalingen automatisch laten doen. Dat geldt bijvoorbeeld voor de huur, voor abonnementen en salarissen. Door de betalingen in te plannen in de geautomatiseerde boekhoudsoftware heb je daar geen omkijken naar. Het voorkomt fouten én scheelt veel tijd.
Geautomatiseerd boekhouden implementeren: een stappenplan
Benieuwd hoe je de boekhouding kunt automatiseren? Dit stappenplan voorkomt dat je iets over het hoofd ziet:
1. Kies de juiste software
Begin met de keuze voor de software. Identificeer de behoeften binnen de organisatie. Als MKB-onderneming heb je andere behoeften dan een zzp’er of een corporate bedrijf. Is het bijvoorbeeld belangrijk om facturen te verwerken, de belastingaangifte te automatiseren en een bankkoppeling te gebruiken?
Beoordeel de functionaliteiten. Let bijvoorbeeld op functies voor het scannen en herkennen van facturen of de mogelijkheid om financiële rapportages te genereren. Het helpt als je een boekhoudpakket kiest dat gebruiksvriendelijk werkt en vervolgens makkelijk integreert.
2. Integreer de systemen
De integratie van een boekhoudprogramma met andere software is misschien wel het belangrijkste als je wilt automatiseren. Moss koppelt bijvoorbeeld met Exact, Xero en AFAS. Door de boekhouding daarnaast te koppelen aan bijvoorbeeld de bankrekening en aan ERP- of CRM-systemen profiteer je optimaal van de automatisering. Het zorgt ervoor dat je handmatige processen kunt automatiseren, waarbij het niet nodig is om gegevens steeds van het ene systeem in het andere over te typen. Dat voorkomt bovendien fouten.
3. Controleer en pas aan
Controleer tijdens het automatiseren van de boekhouding of dit de gewenste resultaten oplevert. Vul de uitgangspunten en belangrijke functies uit de eerste stap aan met concrete doelstellingen. Hoeveel tijd wil je bijvoorbeeld besparen? Of hoeveel fouten wil je voorkomen? Meet vervolgens of de geautomatiseerde boekhouding de gewenste resultaten oplevert. Of stuur bij als dat nodig is, door de prestaties te evalueren. Train ondertussen het personeel om er goed mee te kunnen werken.
Welke best practices gebruiken andere bedrijven?
Zowel grote organisaties als het MKB investeren volop in de automatisering van de boekhouding. Zij bereiken daarmee de gewenste resultaten. Vanzelfsprekend dient dat verschillende doelen. Toch zijn dit een paar van de best practices die we veel terug zien komen:
- Zorg voor een up-to-date crediteurenbestand
Investeer in een actueel en nauwkeurig crediteurenbestand. Alleen op die manier kun je facturen efficiënt laten verwerken, dus vlot en vrij van fouten. Het is bijvoorbeeld belangrijk om regelmatig updates door te voeren. Pas bijvoorbeeld de contactgegevens aan, bankgegevens of andere relevante details van leveranciers. Vervolgens kan de OCR-software de gegevens herkennen, om de boekhouding daadwerkelijk te automatiseren en daarmee te optimaliseren. - Specificeer boekingen met een duidelijk doel
Zorg dat je boekingen met een duidelijk doel specificeert. Op die manier kun je straks zinvolle en nauwkeurige rapportages creëren. Bepaal van een boeking steeds het doel, waardoor je achteraf kunt analyseren welke trends er zichtbaar zijn.
Gebruik verschillende dimensies om dit voor elkaar te krijgen. Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan niveaus, zoals afdelingen, projecten en kostenplaatsen. Evalueer de doelen voor de boekingen, net als de niveaus die je gebruikt. Stuur bij waar dat nodig is, om optimaal gebruik te maken van de automatiseringen. - Gebruik digitale betaalmogelijkheden (betaalkaarten)
Ten slotte is het een goed idee om digitale betaalmogelijkheden te gebruiken voor medewerkers. Gebruik bijvoorbeeld Moss, om medewerkers betaalkaarten aan te bieden. Dat maakt het mogelijk om op allerlei manieren af te rekenen, zowel online als offline en met een debet kaart of een credit card. De betalingsgegevens koppel je eenvoudig aan de boekhouding, zowel voor de administratie als bijvoorbeeld voor declaraties die medewerkers willen doen. Dankzij de digitale betaalmogelijkheden verzamel je waardevolle data, die je dankzij de koppeling weer makkelijk kunt analyseren.
Boekhouding automatiseren met Moss
Wil je de boekhouding automatiseren en zoek je naar handige e boekhoud tools die goed samenwerken met andere software? Bij Moss maken we het je graag makkelijk met allerlei integraties en koppelingen. Koppel bijvoorbeeld met AFAS, Exact en Xero.
Benieuwd hoe onze software koppelt met de boekhouding die jij gebruikt? Of hoe het facturenbeheer, declaraties en bijvoorbeeld het gebruik van de betaalkaarten een stuk makkelijker worden? Bij Moss maken we het je graag makkelijk. Zo zorgen we ervoor dat je sneller klaar bent, minder fouten maakt en onderaan de streep de investering terugverdient.Meld je aan voor een demo, dan laten we je graag zien hoe makkelijk Moss in de praktijk werkt.
Bijvoorbeeld als je de boekhouding (verder) wilt automatiseren.
FAQ
Het automatiseren van de boekhouding gaat over het digitaliseren, standaardiseren en automatiseren van processen, om daar minder handmatig werk aan te hebben. Je kunt denken aan de verwerking van facturen, banktransacties koppelen en financiële rapporten genereren.
Dankzij automatisering van de boekhouding kun je veel efficiënter werken. Het levert tijdswinst op, omdat er minder werk gaat zitten in het handmatig invoeren van allerlei gegevens. Ook voorkomt het menselijke fouten, waardoor er achteraf weer minder tijd nodig is om eventuele fouten te herkennen. Ook krijg je real-time inzicht in allerlei belangrijke gegevens. Onderaan de streep verlagen veel organisaties de kosten die ze maken voor de administratie, dankzij de automatisering van de boekhouding.
Je kunt binnen de boekhouding allerlei verschillende taken automatiseren. Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan de verwerking van facturen, de banktransacties, de belastingaangiften en onkostendeclaraties. Ook kun je automatisch financiële rapporten laten opstellen.
Dankzij OCR is het mogelijk om facturen, bonnetjes en andere financiële documenten te laten scannen. De software herkent de gegevens die er op de documenten staan, om die makkelijker en sneller te digitaliseren. Het betekent in de praktijk dat het bijvoorbeeld niet meer nodig is om gegevens zoals de datum, crediteurengegevens of de bedragen over te typen. In plaats daarvan zal de software die automatisch herkennen.
Ja, als je de boekhouding automatiseert is het doorgaans mogelijk om daar koppelingen voor te benutten of te laten ontwikkelen. De automatisering vraagt om digitalisering en standaardisatie. Dat biedt de mogelijkheid om systemen aan elkaar te koppelen. Dat scheelt handmatig (overtyp)werk. Bovendien voorkomt het fouten én zorgt het voor realtime inzicht in gegevens, vanuit verschillende systemen.
