Zakelijke betaalkaarten voor medewerkers voorkomen dat ze uit eigen zak geld moeten voorschieten. In plaats daarvan gebruiken ze een fysieke of virtuele betaalkaart van jouw bedrijf. Maak het die medewerkers makkelijk én bespaar kostbare tijd op de financiële afdeling. Kies met Moss voor kaarten met slimme budgetten en beperkingen. Bovendien zorgt onze app ervoor dat betalingen én de bonnetjes automatisch op de juiste plek terechtkomen.
Betaalkaarten zijn er in verschillende soorten, zowel fysiek als virtueel. Bovendien kun je als organisatie kiezen uit bijvoorbeeld een zakelijke creditcard, een debetcard, een prepaid betaalkaart of een virtuele betaalkaart. Hoe zit dat precies, wat zijn de mogelijkheden en hoe maak je de beste zakelijke keuze voor jouw bedrijf? Wij leggen het je uit.
Waarom betaalkaarten voor medewerkers?
Waarom zou je betaalkaarten gebruiken voor medewerkers? Of praktischer: waarom zou je betaalkaarten kopen als ze ook bedragen kunnen voorschieten? We zetten de belangrijkste redenen op een rij:
- Voorschieten leidt tot frustraties
Medewerkers die zakelijke kosten moeten voorschieten zijn daar niet blij mee. Het leidt tot frustraties, vooral als ze lang moeten wachten op de vergoeding van een declaratie die ze indienen. Lopen de bedragen op? Dan neemt ook de frustratie toe. Vermijd het liefst dat medewerkers bedragen moeten voorschieten. Geef ze liever een zakelijke betaalkaart die ze kunnen gebruiken. - Betaalkaarten zijn er in allerlei soorten
Er bestaan allerlei soorten betaalkaarten. Dus gaat je voorkeur uit naar een zakelijke creditcard, een debetcard, een prepaid betaalkaart of een virtuele betaalkaart? Geen probleem, je kunt jouw medewerkers de betaalkaarten aanbieden die je het liefst uitdeelt. Sterker nog, je kunt verschillende kaarten gebruiken voor verschillende afdelingen of individuele medewerkers. - Betaalkaarten zijn er met slimme budgetten en beperkingen
Vooral virtuele betaalkaarten bieden allerlei mogelijkheden om budgetten en beperkingen in te stellen. Bepaal vooraf hoeveel medewerkers maximaal per maand met de kaart mogen betalen. Of bepaal in welke aankoopcategorieën (reizen, brandstof, eten, etc.) medewerkers betalingen kunnen doen met de kaart. Dat voorkomt dat medewerkers (per ongeluk) zakelijke aankopen doen die eigenlijk privé zijn.
Dankzij de slimme budgetten en beperkingen hoeft het declaratiebeleid minder ingewikkeld te zijn. Als medewerkers geen betalingen kunnen doen die niet worden goedgekeurd is de controle achteraf veel eenvoudiger. Dat betekent dat de controle sneller kan, waardoor de financiële afdeling er eerder mee klaar is. Als medewerkers toch nog bedragen voorschieten krijgen ze die sneller vergoed. Als medewerkers hun zakelijke betaalkaart gebruiken schieten ze niets voor, dus hoeven ze ook niet te wachten op een vergoeding.
Welke soorten betaalkaarten zijn er?
De betaalkaart voor medewerkers is er in een aantal verschillende soorten. In grote lijnen bestaat er een verschil tussen fysieke kaarten en virtuele kaarten.
Fysieke betaalkaarten
De fysieke betaalkaart kennen we allemaal. De kaart is er als klassiek bankpasje en bijvoorbeeld als creditcard. Het is de betaalkaart die een bank verstrekt zodra je er een rekening opent. Je betaalt met de kaart in fysieke winkels, in restaurants, hotels en bijvoorbeeld bij tankstations. Daarnaast zijn de kaarten geschikt om online af te rekenen, vaak in combinatie met een app of een speciale reader.
Het nadeel van fysieke betaalkaarten is dat ze fysiek zijn, dus niet zomaar (meer) kunnen verdwijnen. Als een medewerker eenmaal een fysieke betaalkaart heeft moet je de medewerker vragen deze in te leveren als de persoon uit dienst gaat of de kaart niet meer mag gebruiken. Daarnaast loop je het risico dat een medewerker de kaart kwijtraakt of dat de kaart gestolen wordt. In beide gevallen leidt dat tot extra administratie en meer werk.
Virtuele betaalkaarten
Virtuele betaalkaarten komen steeds meer voor. De virtuele kaart kennen we bijvoorbeeld van Google Pay en Apple Pay. De betaalkaart is in een virtuele vorm beschikbaar op een smartphone of een ander digitaal apparaat. De kaart zit in een app, die betalingen mogelijk maakt. Het is mogelijk om hiermee af te rekenen in fysieke winkels, restaurants, hotels en bijvoorbeeld bij tankstations die contactloze betalingen accepteren. Dat is op steeds meer plaatsen het geval. Daarnaast zijn de virtuele betaalkaarten geschikt om online af te rekenen, dankzij de app. Er is meestal geen speciale reader voor nodig.
Het voordeel van virtuele betaalkaarten is dat ze virtueel zijn, dus dat je zelf bepaalt hoelang ze blijven bestaan. Gaat een medewerker uit dienst? Of wil je de betaalkaart niet langer beschikbaar stellen? Verwijder gewoon de virtuele kaart. En maak die later eventueel weer aan als dat nodig is. Je loopt bovendien geen risico dat een medewerker een virtuele betaalkaart kwijtraakt of dat deze wordt gestolen. Dat scheelt administratie en werk.
Betaalkaarten voor medewerkers
De betaalkaart voor medewerkers is er in fysieke en virtuele vorm in verschillende soorten. We zetten de verschillende mogelijkheden op een rij.
Zakelijke creditcard
Een zakelijke creditcard is de meest gebruikelijke optie bij bedrijven. De fysieke zakelijke creditcard maakt wel steeds vaker plaats voor de virtuele zakelijke creditcard. In beide gevallen gaat het om een kaart met een bepaalde limiet, om zakelijk bedragen af te rekenen op alle plekken (online en fysiek) waar een creditcard wordt geaccepteerd (zoals die van VISA of Mastercard).
Het voordeel is dat medewerkers op rekening kunnen betalen, tot aan de bepaalde limiet. Dat voorkomt dat een tijdelijk gebrek aan saldo betalingen onmogelijk maakt. Vooral als medewerkers veel op reis zijn buiten kantooruren voorkomt dat problemen. Medewerkers kunnen zelfstandig zakelijke betalingen doen, om hun werk uit te voeren.
Tip: een fysieke zakelijke creditcard vraagt om een ingewikkelde procedure bij de bank, om een medewerker de juiste rechten te geven. Een virtuele creditcard werkt veel eenvoudiger, dus is snel beschikbaar.
Zakelijke debetkaart
De zakelijke debetkaart voor medewerkers is een minder gebruikelijke optie. De betaalkaart is gekoppeld aan een betaalrekening. Zolang er voldoende saldo op de betaalrekening staat kan de medewerker de betaalkaart gebruiken om af te rekenen. Het risico is dat medewerkers (binnen het beschikbare saldo) onbeperkt aankopen kunnen doen. De controle hierop vindt pas achteraf plaats.
Prepaid betaalkaart
De prepaid betaalkaart voor medewerkers is een meer extreme versie van de debetkaart. Door vooraf een bedrag beschikbaar te stellen kan de medewerker tot aan die limiet aankopen doen. Dat beperkt medewerkers op het moment dat ze regelmatig zakelijke betalingen moeten doen.
Voordelen van virtuele betaalkaarten voor medewerkers
Denk je aan virtuele betaalkaarten voor medewerkers? Dat combineert een aantal voordelen:
- Stel zelf het budget en beperkingen in
Een virtuele betaalkaart in combinatie met een app biedt allerlei mogelijkheden voor budgetten en andere beperkingen. Stel bijvoorbeeld in hoeveel medewerkers maximaal per maand, per week of per dag mogen besteden. Zo houd je grip op zakelijke aankopen, door vooraf een budget in te stellen. Of beperk de categorieën waarin medewerkers zakelijke aankopen kunnen doen. Stel bijvoorbeeld in dat medewerkers wel hotelovernachtingen kunnen boeken, maar niet kunnen afrekenen bij retailers. Richt de betaalkaarten op voorhand naar wens in, zodat de controle achteraf eenvoudiger is. - Geef afdelingen of individuele medewerkers hun eigen betaalkaart
Gebruik virtuele betaalkaarten voor medewerkers om specifieke afdelingen en individuele medewerkers hun eigen betaalkaart aan te bieden. Een extra betaalkaart maak je met een druk op de knop aan. Dat betekent dat je eenvoudig extra kaarten kunt toevoegen, zonder dat je die fysiek beschikbaar hoeft te maken. En gaat een medewerker uit dienst? Of wil je de betaalkaart van een afdeling intrekken? Ook dat is met een druk op de knop weer zo geregeld. - Houd de controle en grip over alle betaalkaarten
Koppel de virtuele betaalkaarten aan een app, die alle informatie over de kaarten en de transacties verzamelt. Dan houd je eenvoudig de controle en grip, over alle betaalkaarten. Bekijk wat medewerkers besteden, zowel individueel als per afdeling of in andere groepen. Vergelijk bestedingspatronen en controleer de aankopen met de budgetten of beperkingen die je vooraf hebt ingesteld. De koppeling van virtuele betaalkaarten aan de app zorgt voor inzicht in de zakelijke uitgaven die medewerkers doen. Bovendien koppel je de app net zo makkelijk aan boekhoudsoftware en andere financiële tools.
Voordelen van betaalkaarten bij Moss
- Moss Credit of Moss Prepaid
Moss biedt mogelijkheden voor zowel een zakelijke creditcard als een prepaid debetcard. Dus zoek je een manier om medewerkers, teams of complete afdelingen een betaalkaart aan te bieden? Dankzij individuele kaarten of limieten tot 2,5 miljoen euro heb je de volledige vrijheid. Bovendien zijn de prepaid-betaalkaarten beschikbaar zonder kredietbeoordeling, om daar direct mee te starten. - Fysieke en virtuele kaarten: heel eenvoudig
Bij Moss kies je voor virtuele kaarten, voor fysieke kaarten of voor een combinatie van virtuele en fysieke kaarten. We koppelen alle kaarten aan onze app. Dat betekent dat je zelf een flexibele limiet instelt, de kaarten kunt personaliseren voor teamleden of specifieke gelegenheden en dat je altijd de volledige controle hebt. Wij maken zowel de virtuele als de fysieke betaalkaart slimmer. - Naadloze integratie met Apple Pay en Google Pay
Onze betaalkaarten en de app integreren naadloos met zowel Apple Pay als Google Pay. Dat betekent dat medewerkers gewoon met hun smartphone kunnen betalen, zoals ze al gewend zijn. De Moss-app maakt het eenvoudig om bonnetjes te uploaden, zodat die in het centrale systeem voor de administratie terechtkomen. - Realtime controle en overzicht
Bekijk in realtime welke kaartbetalingen medewerkers doen, waar ter wereld ze ook zijn. Financiële teams hebben de volledige controle en altijd inzicht en overzicht. Maak de controle achteraf eenvoudiger, door meteen mee te kijken met betalingen die medewerkers met hun zakelijke betaalkaart doen. - Automatisering van de boekhouding
Automatiseer de boekhouding, door Moss te koppelen aan het boekhoudpakket dat jouw organisatie al gebruikt. Vereenvoudig de pre-acccounting-processen, om daarmee makkelijk tijd en moeite te besparen. - Bespaar iedere maand een volledige dag
Bespaar tot een volledige dag per maand, dankzij de automatische verwerking van betalingen en bonnetjes door Moss. Bovendien neemt het aantal bonnetjes in de administratie met 76% toe, terwijl de hoeveelheid werk afneemt. Zo heb je maximale controle, terwijl je daar minder omkijken naar hebt. - Kredietverstrekking op maat
Moss helpt startups, het MKB en andere snelgroeiende bedrijven met flexibele kredietvoorwaarden. Vraag kredietverstrekking op maat aan, waarmee je vlot aan de slag kunt.
Betaalkaarten van Moss
Benieuwd naar de betaalkaarten van Moss en hoe dat voor jouw bedrijf en medewerkers werkt? Boek een gratis demo, dan laten we het je zien.
FAQ: veelgestelde vragen over betaalkaarten
Medewerkers rekenen zakelijke uitgaven af met betaalkaarten. Dat geldt bijvoorbeeld voor zakelijke reizen, zakelijke diners, de aanschaf van kantoorartikelen of brandstof voor zakelijke auto’s. Alle kosten die medewerkers moeten maken om hun werk uit te voeren kunnen ze afrekenen met een zakelijke betaalkaart. Dat voorkomt dat medewerkers de kosten zelf moeten voorschieten.
Fysieke betaalkaarten kunnen kwijtraken en kunnen worden gestolen. Daarnaast is het een ingewikkeld proces om een medewerker een eigen betaalkaart aan te bieden. Banken en andere aanbieders stellen strenge voorwaarden, omdat de kaarten kwijt kunnen raken of gestolen kunnen worden. Bovendien moet een medewerker de fysieke betaalkaart daadwerkelijk meenemen. Een virtuele kaart is beschikbaar op een smartphone of een ander mobiel apparaat.
Virtuele betaalkaarten werken zoals fysieke betaalkaarten, maar dan in een app. Het gaat om digitale kaarten, bijvoorbeeld op een smartphone of een ander digitaal apparaat. De kaarten bieden dezelfde betaalmogelijkheden, zowel online als in fysieke winkels, in restaurants, hotels en bij tankstations. Als de locatie de mogelijkheid biedt tot contactloos betalen is het mogelijk om met zowel een fysieke kaart als een virtuele kaart af te rekenen. Daarnaast zijn de virtuele betaalkaarten geschikt om online betalingen te kunnen doen.
Had een medewerker een virtuele betaalkaart, maar wil je die intrekken? Dat kan gewoon online of in de app. Met een enkele druk op de knop verwijder je de virtuele kaart. Dat is handig als een medewerker uit dienst gaat of als een medewerker verandert naar een andere functie.
Bij een fysieke betaalkaart werkt dit minder eenvoudig. Het is belangrijk om de kaart stop te zetten, via de verstrekker van de kaart (vaak een bank). Vraag de medewerker om de betaalkaart in te leveren of te (laten) vernietigen. Controleer dat dit daadwerkelijk gebeurt, om te voorkomen dat de medewerker er nog betalingen mee kan doen.
Nee, een groot voordeel van virtuele betaalkaarten is dat medewerkers die niet kunnen kwijtraken. De virtuele kaarten zijn beschikbaar in een app, bijvoorbeeld op een smartphone of een ander mobiel apparaat. Als het apparaat kwijtraakt is het veelal mogelijk om die op afstand te blokkeren. De betaalkaarten zijn dan ook niet meer beschikbaar.
