Hoe kan een medewerker de privé voorgeschoten kosten van een zakelijke lunch met een klant bij jouw bedrijf terugvragen? En wat gebeurt er als diegene vergeten is om de bon op tijd te declareren? Het is een concreet voorbeeld van de uitdagingen rondom zakelijke declaraties waar bedrijven mee worstelen, om het hun medewerkers makkelijker te maken. Zou het niet beter werken als die medewerker de bon kon fotograferen, om die direct digitaal in te dienen en daarmee te declareren?
Of het nu gaat om het declareren van zakelijke kilometers met een privé auto of om medewerkers die een zakelijk diner declareren: de procedure is vaak onnodig ingewikkeld. Er ontstaat gedoe met bonnetjes, die bovendien kunnen kwijtraken. De financiële afdeling moet per bon controleren wat er is betaald, bij welk project dat hoort en of dit past binnen het beleid dat daarvoor is opgesteld. Er gaat veel tijd verloren, waardoor medewerkers bovendien lang moeten wachten op hun voorgeschoten geld.
Zakelijke declaraties kunnen gelukkig veel makkelijker. Door digitaal te declareren raken er geen bonnetjes meer kwijt, is de financiële afdeling veel sneller klaar en ontvangen medewerkers sneller de bedragen die zij privé voorschieten.
Wat zijn zakelijke declaraties?
Zakelijke declaraties zijn bedragen die medewerkers privé voorschieten, die ze vervolgens laten vergoeden door hun werkgever. Dus stel dat een medewerker een zakelijke lunchafspraak heeft en privé afrekent, dan is het vervolgens mogelijk om dat bedrag te laten vergoeden.
Organisaties hebben hiervoor normaal gesproken een declaratiebeleid. Dat beschrijft welke kosten medewerkers mogen maken, door bijvoorbeeld privé voor te schieten. De Belastingdienst staat toe dat bedrijven deze kosten vergoeden, omdat het eigenlijk gaat om zakelijke uitgaven.
Het is voor zowel medewerkers als voor organisaties belangrijk om duidelijk van te stellen wat er wel en niet is toegestaan als een zakelijke declaratie. Dat begint met de richtlijnen die daarvoor gelden vanuit de Belastingdienst. Werkgevers mogen niet zomaar alle voorgeschoten bedragen vergoeden, omdat het anders zou kunnen gaan om een vorm van verkapt loon. Daarnaast stellen organisaties veelal zelf richtlijnen op voor medewerkers, om te voorkomen dat zij meer kosten maken dan toegestaan (binnen een project).
Welke kosten mogen medewerkers declareren?
Als bedrijf bepaal je in principe zelf welke kosten medewerkers mogen declareren. Houd er wel rekening mee dat je sommige zakelijke declaraties onbelast mag vergoeden, terwijl je andere declaraties alleen bélast mag vergoeden.
De Belastingdienst biedt organisaties de mogelijkheid om over het totale loon tot €400.000 maximaal 1,7% als onbelaste vergoedingen uit te betalen. Bij een loonsom van €400.000 gaat dat dus om een bedrag van €6.800 aan zakelijke declaraties, voor alle medewerkers samen. Bij een totale loonsom boven dit bedrag mogen bedrijven 1,18% van de loonsom uitbetalen als onbelaste onkostenvergoeding.
Welke soorten zakelijke declaraties zijn onbelast toegestaan?
De Belastingdienst stelt daarnaast voorwaarden aan het type zakelijke declaraties dat bedrijven onbelast mogen vergoeden aan hun medewerkers. Het gaat bijvoorbeeld om:
- Reiskostenvergoeding en carpoolen
- Vergoeding voor thuiswerken
- Vergoeding voor de premies van een bedrijfsongevallenverzekering die de medewerker betaalt
- Vergoeding voor consumpties (anders dan maaltijden) bij het werk behoren niet tot het loon
- Vergoeding voor het bijwonen van cursussen voor medewerkers
- Vergoeding voor vakliteratuur
- Vergoeding voor studie
- Vergoeding inwoning, overnachtingskosten of huur van een kamer of woning
- Vergoeding van contributie van een werknemersvereniging
- Vergoeding van schade aan goederen van de medewerker
Houd er rekening mee dat de vergoedingen samen dus niet meer mogen bedragen dan 1,7% van de loonsom tot €400.000 of 1,18% over de loonsom boven dat bedrag. Het gaat om de totale kosten voor alle medewerkers, ten opzichte van de totale loonsom voor al die medewerkers.
Wil je als organisatie meer zakelijke declaraties toestaan? Dat mag, maar in dat geval geldt de loonbelasting voor de vergoedingen die je betaalt. De vergoeding geldt als een vorm van verkapt loon, dus daarover moet je als bedrijf loonheffing betalen.
In algemene zin kun je bij onbelaste vergoedingen voor medewerkers denken aan reiskosten (brandstof, parkeren en OV), kosten voor overnachtingen, kosten voor teambuilding, lunches en etentjes met klanten en bijvoorbeeld abonnementen op zakelijke tools of (vak)literatuur.
Welke kosten zijn niet toegestaan als onbelaste zakelijke declaraties?
Andersom zijn er ook een aantal soorten kosten niet toegestaan als onbelaste vergoedingen. Dat betekent dat je medewerkers wel mag toestaan om die bedragen te declareren, maar dat je loonbelasting betaalt over de vergoedingen.
Dus wil een medewerker een bril zakelijk declareren? Of gaat het om een declaratie naar het bedrijf voor andere kosten die niet horen bij de toegestane onbelaste bedragen? Houd er dan rekening mee dat je loonheffing verschuldigd bent over het bedrag dat je vergoedt.
Ben je benieuwd welke kosten niet aftrekbaar zijn, omdat je ze niet onbelast mag vergoeden? Dan kun je denken aan:
- Persoonlijk vermaak
Het gaat om activiteiten in de vrije tijd en bijvoorbeeld hobby’s, waarvoor medewerkers kosten maken. Als die hobby’s samengaan met het werk (bijvoorbeeld tijdens de werkdag) is het belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken. - Niet-zakelijke maaltijden
Als de maaltijden niet horen bij zakelijke vergaderingen of reizen is het waarschijnlijk niet toegestaan om die onbelast te vergoeden. Wees hier kritisch op, omdat er vaak sprake is van een grijs gebied tussen wat er zakelijk of privé lijkt. - Persoonlijke aankopen
Alle aankopen die medewerkers doen voor persoonlijk gebruik mag je niet onbelast aan ze vergoeden. Vraag daarom altijd naar de wijze waarop medewerkers bepaalde aankopen zakelijk nodig zeggen te hebben.
Wil je voor de bovenstaande aankopen zakelijke declaraties toestaan als organisatie? Dat mag, omdat je het beleid daarvoor zelf bepaalt. Houd er wel rekening mee dat de Belastingdienst die vergoedingen ziet als een vorm van verkapt loon. Je moet er daarom loonheffing over betalen.
Dus sta je het medewerkers toe dat ze een declaratie indienen voor een etentje met de eigen partner, bijvoorbeeld na afronding van een zakelijke trip? Je mag dat bedrag vergoeden, maar het gaat om een belaste vergoeding. Het is een vorm van verkapt loon, waarover je dus loonheffing betaalt (net als over het salaris dat je uitbetaalt).
Hoe maak je zakelijke declaraties makkelijker?
Zakelijke declaraties leiden ongemerkt tot frustraties, bij medewerkers. Zij moeten bijvoorbeeld lang op hun geld wachten, weten niet goed wat ze wel of niet mogen declareren of moeten allerlei administratieve handelingen doen.
Dat is zonde, omdat het afbreuk doet aan de tevredenheid van die medewerkers. Zij zouden er het liefst minder omkijken naar hebben en hun voorgeschoten bedragen sneller ontvangen. En ze zouden liever weten waar ze aan toe zijn, om geen bedragen voor te schieten waarvan later blijkt dat ze die niet kunnen declareren.
Hoe je dat aanpakt? Begin met duidelijke declaratievoorwaarden voor jouw bedrijf. Gebruik vervolgens slimme tools om het proces makkelijker te maken. Evalueer daarna met medewerkers, om het proces voor zakelijke declaraties steeds verder te verbeteren.
1. Stel een heldere declaratie voorwaarden voor het bedrijf op
Begin met duidelijke voorwaarden voor zakelijke declaraties. Daarbij is het verstandig om rekening te houden met een paar uitgangspunten.
Stel vast wat er is toegestaan aan onbelaste vergoedingen. Houd rekening met de Werkkostenregeling (WKR), die stelt dat je tot 1,7% van de loonsom tot €400.000 onbelast mag vergoeden (1,18% boven deze loonsom). Dit bepaalt het totale bedrag aan onbelaste vergoedingen dat je mag uitkeren aan medewerkers. Wil je meer uitkeren? Houd er dan rekening mee dat de vergoedingen voor zakelijke declaraties belast zijn.
Bepaal vervolgens welke soorten uitgaven er in aanmerking komen voor onbelaste vergoedingen. Dat gaat om kosten voor reizen, accommodaties, teambuilding, zakelijke lunches en diners en bijvoorbeeld abonnementen die medewerkers nodig hebben voor hun werk. Zorg dat de declaraties die je toestaan vallen in deze categorieën. Wil je daarnaast ook andere zakelijke declaraties toestaan? Houd er dan rekening mee dat de vergoeding die je daarvoor betaalt belast is, dus dat je er loonheffing over moet betalen.
Bereken ten slotte het budget dat je per medewerker, per team of per afdeling beschikbaar maakt. Houd rekening met zowel het totale toegestane bedrag voor onbelaste vergoedingen én de categorieën die zijn toegestaan. Of stel vast dat je ook onbelaste vergoedingen wilt uitbetalen, en houd dan rekening met de loonheffing die je daarover betaalt.
2. Gebruik slimme tools om handmatig werk te voorkomen
Zakelijke declaraties leiden traditioneel tot veel handmatig werk. Dat is zonde, omdat dit helemaal niet nodig is. Slimme tools kunnen helpen, zoals een declaratie app om zakelijke kosten te declareren.
- Kies een app met OCR-technologie
Een medewerker die kosten zakelijk wil declareren moet daarvoor een bonnetje of de factuur hebben. Daarop staat de datum, het bedrag én wat er werd aangekocht. OCR-technologie kan al die informatie scannen en ophalen uit een foto van de bon of factuur. Dat betekent dat medewerkers de gegevens zelf niet hoeven in te voeren (of dat de financiële afdeling dat niet hoeft te doen). Een zakelijke declaratie app biedt de mogelijkheid om een foto te maken van een bon, waarna alle informatie direct digitaal beschikbaar is. - Zorg voor realtime inzicht in de status van declaraties
Gebruik de app en de software voor declaraties om realtime inzicht te geven in de status daarvan. Dus uploadt een medewerker een bonnetje? Dan helpt het als daarvan steeds duidelijk is of deze al in behandeling is genomen en bijvoorbeeld is goedgekeurd. Dan weet de medewerker dat het bij de financiële afdeling ligt, die de declaratie zal uitbetalen. Tip: dat realtime inzicht helpt ook bij de budgetcontrole.
Integreer declaratiesoftware met andere financiële tools
Maak het de financiële afdeling ten slotte makkelijk door de declaratiesoftware te koppelen aan andere financiële tools. Op die manier wordt inzichtelijk welke kosten medewerkers declareren, bijvoorbeeld per project en per afdeling of team. Stel vast welke teams of projecten meer kosten maken, om daar rekening mee te houden bij de budgetten en bijvoorbeeld de financiële planning.
3. Evalueer met medewerkers om de verder declaraties te verbeteren
Laat je medewerkers de kosten voor een borrel zakelijk declareren? Of voor cadeaukaarten die ze zakelijk willen declareren als ze die voor klanten kopen? Evalueer de declaratie voorwaarden binnen het bedrijf regelmatig met medewerkers.
Bespreek met ze welke richtlijnen je hebt opgesteld en vraag ze naar hun ervaringen in de praktijk. Werkt het goed bij het declareren van zakelijke kilometers met een privé auto? Kunnen ze eenvoudig een zakelijk diner declareren? Of zouden ze liever hun bril zakelijk declareren? Of de declaratie naar het bedrijf op een andere manier indienen?
Vraag ze naar hun ervaringen in de praktijk. Ontdek op die manier waar eventuele frustraties zitten, om die op te lossen. Dat draagt bij aan de tevredenheid bij medewerkers en uiteindelijk aan hun productiviteit. Er is niets zo vervelend als medewerkers die lang op hun geld moeten wachten of die allerlei administratieve handelingen moeten doen voor een declaratie.
Voorkom veelgemaakte fouten met declaraties
Zakelijke declaraties worden snel onnodig ingewikkeld, als de processen daarvoor niet kloppen. Dat merk je in de praktijk maar moeilijk, omdat medewerkers het er uit zichzelf vaak niet zo snel over hebben. Dit zijn de veelgemaakte fouten en herkenbare frustraties:
- Maak indienen makkelijker
Het indienen van zakelijke declaraties is vaak onnodig ingewikkeld. Dus accepteer je als werkgever geen zakelijke declaratie die digitaal wordt ingediend? Of duurt het lang voordat je uitbetaalt, nadat de zakelijke declaratie naar het bedrijf werd gestuurd? Maak het indienen makkelijker en zorg voor de snelle verwerking daarvan. Gebruik een slimme tool met een app. En met software die je koppelt aan de andere financiële systemen. - Leg uit wat medewerkers mogen declareren
Leg duidelijk uit wat medewerkers mogen declareren, zodat hierover geen onduidelijkheid ontstaat. Werk voorbeelden uit, zowel van welke zakelijke declaraties je toestaat en welke declaraties aan de andere kant niet zijn toegestaan. Licht toe welke uitzonderingen er gelden of waar in het verleden onduidelijkheid over ontstond. Zo help je medewerkers om vervelende verrassingen te voorkomen.
Bespreek dit samen met medewerkers
Stel het beleid samen met medewerkers op en betrek ze bij de evaluatie. Vraag hen om hun input en feedback, om het beleid verder te verbeteren. Door het samen te doen creëer je veel meer draagvlak. Dat komt de zakelijke declaraties ten goede, waardoor ook de financiële afdeling daar uiteindelijk weer minder omkijken naar heeft.
Digitale zakelijke declaraties met Moss
Maak zakelijke declaraties makkelijk met Moss. Betaal medewerkers veel sneller terug, omdat het financiële team daar minder werk aan heeft. En maak het medewerkers makkelijk, omdat ze hun declaratie gewoon digitaal en zelfs onderweg kunnen indienen.
Bespaar iedere maand kostbare uren op de financiële afdeling en zorg voor veel eenvoudiger beheer. Vereenvoudig het declaratieproces, zodat ook medewerkers daarvan profiteren. Zij ontvangen hun geld sneller, terwijl jij kosten bespaart en invoerfouten voorkomt.Benieuwd hoe dat werkt? Boek een demo en ontdek het zelf.
FAQ
Is een medewerker de bon kwijt, maar wil diegene wel een zakelijke declaratie indienen? Soms heb je aan een bankafschrift voldoende om de betaling te bewijzen. In andere gevallen kun je het verkopende bedrijf vragen om een duplicaat.
Maak het medewerkers makkelijker met een declaratie app, die ze ook onderweg kunnen gebruiken. Een foto van de bon voorkomt dat het bonnetje daarna kwijt kan raken.
Vereenvoudig het proces om declaraties zakelijk in te dienen. Maak het medewerkers makkelijker met een app, om bonnetjes of een factuur te fotograferen. Zorg voor OCR-software die het bedrag, de datum en de beschrijving kan scannen om die direct te digitaliseren. Dat versnelt vervolgens ook de verwerking en uitbetaling, waardoor iedereen daar voordeel van heeft.
Niet alle uitgaven zijn standaard zakelijk declarabel. Als bedrijf bepaal je zelf welke kosten je tijdens een zakelijke reis vergoedt. Houd als bedrijf rekening met de Werkkostenregeling (WKR) en de toegestane onbelaste vergoedingen vanuit de Belastingdienst.
Ja, binnen de Werkkostenregeling (WKR) en de toegestane onbelaste vergoedingen profiteer je van belastingvoordeel. Je mag de vergoeding onbelast uitkeren. Gaat het om bedragen buiten deze toegestane voordelen? Dan betaal je loonheffing over de vergoeding die je betaalt bij een zakelijke declaratie.
Wil je medewerkers minder bedragen laten voorschieten, waardoor het aantal declaraties afneemt? Gebruik Moss voor een zakelijke betaalkaart voor iedere werknemer. Dat kan fysiek of digitaal, en is eenvoudig te beheren.
