Wie in realtime weet hoe het budget ervoor staat komt achteraf niet voor verrassingen te staan. Het is een belangrijke uitdaging bij veel bedrijven, die achteraf niet willen merken dat er tijdens een project te veel kosten zijn gemaakt. Dus zoek je een manier om het budget control te verbeteren? Met onze gebruiksvriendelijke software maak je dat voor iedereen heel eenvoudig.
Stel je voor, jouw medewerkers werken aan een langlopend project. Tijdens het project maken ze kosten, bijvoorbeeld reiskosten, overnachtingskosten en andere onkosten. Je stelde duidelijke richtlijnen op voor de kosten die medewerkers mogen maken. Maar, tijdens het project blijken de prijzen op te lopen. Gedurende het jaar lopen de kosten op, waardoor het budget eerder opraakt dan vooraf verwacht. Dan wil je daar op tijd van op de hoogte zijn, toch?
Het belang van een budget opstellen
Zonder budgetten is het praktijk onmogelijk om vooruit te plannen. Welke kosten mag je verwachten, tijdens een project of om medewerkers hun werk te laten doen? Hoe match je die kosten met de omzet die je verwacht? En hoe zorg je voor een gezonde marge? Pas als je een concreet beeld hebt van de budgetten die er nodig zijn kun je een project financieel plannen. Zorg dat je scenario’s uitwerkt, voor de kosten die je mag verwachten ten opzichte van de inkomsten die medewerkers daarmee (indirect) genereren.
Budgetten helpen bij:
- Het voorspellen van cashflows (zowel inkomend als uitgaand)
- Het voorkomen van verspilling (dankzij budgetcontrole)
- Het verhogen van de winstgevendheid (ook dankzij budgetcontrole)
Cashflows voorspellen
Je stelt een budget op als bedrijf. Dat helpt bij het voorspellen van de cashflow, zowel inkomend als uitgaand. Met budgetten verplicht je de financiële afdeling om na te denken over wat er te verwachten valt. Dat geldt voor de uitgaven, net als voor de inkomsten. Hoe zal een project zich waarschijnlijk ontwikkelen? Welke omzet mag je verwachten? En welke kosten moet je aan de andere kant maken?
Budgetcontrole is pas nuttig als je een budget opstelt, dus een plan maakt voor een project. Stel een doel, bijvoorbeeld op basis van de winstgevendheid die je minimaal belangrijk vindt voor een project. Wat is de marge die je over wilt houden? Welke omzet verwacht je en wat zijn de kosten per project die je dus mag maken?
Of, in meer algemene zin: welke kosten mogen medewerkers maandelijks maken voor de omzet die ze structureel genereren? Door aan de kosten een doelstelling te verbinden voorkom je dat je achteraf verrast wordt door de winstgevendheid (of verlieslatendheid) van een project.
Verspilling voorkomen
Door het budget te beheren kun je vervolgens verspilling voorkomen. Het simpele feit dat je een budget instelt en daar vervolgens op let zorgt ervoor dat medewerkers zich daar beter aan houden. Spreek duidelijke richtlijnen met elkaar af, waarmee je bepaalt welke kosten er gemaakt mogen worden tijdens een project. Leg uit welke kosten zijn toegestaan, wat er niet is toegestaan en tot welke bedragen medewerkers kosten kunnen maken.
Tip: een van de beste tips om het budget te beheren? Maak de afspraken in overleg met medewerkers. Betrek ze bij de plannen en het beleid dat je opstelt. Vraag hen naar hun ervaringen en hun mening. Zo stel je beleid op dat breed wordt gedragen, waardoor de verspilling op een natuurlijke wijze afneemt.
Je kunt het budget beheren met software die in realtime inzicht geeft, zoals die van Moss. Zo kun je eenvoudig verspilling voorkomen, zelfs met een app voor medewerkers. Zij hebben inzicht in hun budget en in wat er nodig beschikbaar is, zodat ook zij niet voor verrassingen komen te staan. Probeer dit samen op te pakken, waarbij je de verantwoordelijkheid deelt.
Een budget beheren is niet moeilijk, zolang er voor alle betrokkenen inzicht is in de voortgang. Zorg er daarom voor dat zowel de financiële afdeling als de teams en de individuele medewerkers kunnen zien hoe het budget ervoor staat. Laat ze zich welke bedragen er nog beschikbaar zijn of waar het budget bijna op is. Vanuit die informatie voorkom je verrassingen, dus stuur je eenvoudig aan op minder verspilling.
Winstgevendheid verhogen
Ten slotte kun je met budget controlling de winstgevendheid verhogen. Dankzij budgetcontrole ben je steeds op de hoogte van het resterend budget, of ben je meteen op de hoogte van een eventuele overschrijding. Dat voorkomt dat de overschrijding ongemerkt hoog oploopt, waardoor je achteraf voor verrassingen komt te staan. In plaats daarvan zie je het aankomen als de kosten hoog oplopen, bijvoorbeeld tijdens prijsstijgingen door het jaar heen.
Door regelmatig een budget control rapport op te vragen (of zelfs in realtime budgetten in de gaten te houden) houd je de winstgevendheid van projecten veel makkelijker in de gaten. Het geeft je inzicht in de (te verwachten) omzet en de gemaakte kosten door medewerkers. Aan de hand daarvan bereken je in realtime de winstgevendheid van een project of van hun structurele inzet. Zodra de winstgevendheid in gevaar komt kun je aan de bel trekken, door het budget actief te beheren.
Budget beheren: programma’s zoals Xero en QuickBooks
Je gebruikt waarschijnlijk accounting-programma’s zoals Xero of QuickBooks om budgetten op te stellen en de financiële gezondheid van het bedrijf te waarborgen. De programma’s zijn speciaal ontwikkeld om slim te budgetteren en het financiële overzicht te behouden.
Aan de andere kant is het belangrijk dat medewerkers werken met specifieke budgetten, bijvoorbeeld voor een project of voor hun dagelijkse werkzaamheden. Je kunt het budget beheren met deze programma’s, terwijl je onze oplossing bij Moss daaraan koppelt.
Dus ben je benieuwd hoe je het budget kunt beheren, met zo min mogelijk handmatig werk? Steeds meer bedrijven automatiseren de budgetcontrole. Daarmee zorgen ze ervoor dat ze in realtime inzicht hebben in de budgetten, en de voortgang daarvan. Door vooraf budgetten op te stellen en die in realtime in de gaten te houden wordt het makkelijker om de winstgevendheid te verhogen. En om verspilling te voorkomen ten opzichte van de voorspelde cashflows.
Xero, QuickBooks of ERP-software
Welke oplossing je gebruikt maakt niet uit, omdat de slimme software voor budgetcontrole beschikbaar is met allerlei integraties en koppelingen. Dat betekent dat je de programma’s aan elkaar koppelt, waardoor je de gegevens (budgetten) moeiteloos overneemt. Andersom gebruik je de budgetcontrole om in realtime te controleren of er geen teams of medewerkers over hun budgetten heen gaan.
- Gebruik je bijvoorbeeld Xero? Het is populaire accounting software voor bedrijven. Het is een gebruiksvriendelijk programma, waarmee je alle financiële informatie bijhoudt en eenvoudig toegankelijk maakt. Bovendien kun je bonnetjes en facturen digitaal bewaren, waardoor je netjes voldoet aan de bewaarplicht.
- Onze oplossing voor budgetcontrole integreert met zowel QuickBooks als een aantal andere programma’s en ERP-pakketten. Dus gebruik je software om de budgetten op te stellen en achteraf te controleren? Voeg daar realtime controle aan toe, zodat je veel eerder op de hoogte bent van de voortgang en een eventuele overschrijding. Je kunt dan tijdig bijsturen, om verrassingen en problemen achteraf te voorkomen.
Dankzij realtime inzicht maak je de financiële forecasting veel eenvoudiger. Je kunt bijsturen tijdens prijsstijgingen, bijvoorbeeld door het beleid (tijdelijk) aan te passen of er rekening mee te houden in de offertes naar opdrachtgevers en klanten toe.
Merk je dat de kosten stijgen, aan de hand van de realtime inzichten in budgetten en de controle daarop? Dan kun je bijsturen door met klanten te overleggen, over de tarieven die je moet doorberekenen. Of je genereert inzichten, die je kunt gebruiken om volgende projecten beter te beprijzen. Zo houd je een vinger aan de pols dankzij budget controle voor project management, om de volgende keer niet voor verrassingen te komen te staan. Budgettering en budgetcontrole hoeft niet moeilijk te zijn, als je daarvoor slimme software en programma’s gebruik die je aan elkaar verbindt.
Aan de slag met budgetcontrole: 3-stappenplan
1. Doelen vaststellen: budget per project
Begin met de doelstellingen voor het budget, zodat je daarop later de budget control kunt toepassen. Stel meetbare en haalbare doelstellingen op, die je bij voorkeur SMART maakt (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden).
Wil je bijvoorbeeld de omzet verhogen met een bepaald percentage, uitbreiden naar een nieuwe markt of een nieuw product introduceren? Bepaal voor die doelstellingen welke kosten je accepteert. Stel aan de hand daarvan een budget op, bijvoorbeeld per project of voor de structurele inzet die medewerkers doen.
Tip: stel een budget op dat past bij de ambities en doelstellingen. Houd daarnaast rekening met de wijze waarop je dat als bedrijf wilt bereiken, dus de wijze waarop medewerkers hun werk moeten doen.
2. Inkomsten en uitgaven voorspellen (cashflow)
Probeer de inkomsten en uitgaven van projecten of de dagelijkse inzet zo nauwkeurig mogelijk te voorspellen. Op die manier leg je de cashflow vast, waarmee je bepaalt wat je aan inkomende en uitgaande geldstromen kunt verwachten.
- Analyseer historische data
Gebruik financiële gegevens uit het verleden, zowel van binnen de organisatie als breder als die beschikbaar zijn. Onderzoek bijvoorbeeld seizoenspatronen, groeitrends en mogelijke marktveranderingen. Probeer een beeld te krijgen van wat je kunt verwachten. - Onderzoek marktinzichten en economische indicatoren
Verbreed het onderzoek door rekening te houden met externe factoren. Onderzoek de marktvoorwaarden en economische trends. Houd zo goed mogelijk rekening met activiteiten van concurrenten.
Maak realistische en conservatieve schattingen
Probeer conservatief te zijn in de schattingen en aannames die je doet. Als je te optimistisch bent bestaat het risico dat dit in de praktijk tegenvalt, waardoor de budgetcontrole niet lukt en het budget overschreden wordt.
3. Prioriteiten en beleid bepalen
Bepaal ten slotte de prioriteiten en het beleid, om het budget vast te stellen. Doe dat zoveel mogelijk met medewerkers samen, om de plannen breed draagvlak te geven en weerstand te voorkomen.
Ga uit van de gestelde doelen en verdeel daarover de financiële middelen die er beschikbaar zijn. Bepaal het potentieel rendement en kies op basis daarvan de prioriteiten. Sta enige flexibiliteit in het budget nodig, vooral als de markt snel kan veranderen of als er sprake is van duidelijke economische trends.
Tip: betrek het leidinggevende team, de afdelingshoofden en bijvoorbeeld de directie of de raad van bestuur in de plannen. Vraag ook eigen medewerkers om input, om hen enthousiast te maken over de prioriteiten en het beleid. Dat komt het draagvlak van de budgetcontrole uiteindelijk ten goede.
Voorkom veelgemaakte fouten bij budgetcontrole
Andersom wil je veelgemaakte fouten bij budgetcontrole natuurlijk voorkomen. Dus moet je een budget opstellen voor het bedrijf? Houd bijvoorbeeld rekening met seizoensvariatie. Sommige kosten lopen op in bepaalde seizoenen, zoals die voor overnachtingen, voor reizen en voor eten en drinken.
Houd er sowieso rekening mee dat kosten vaak worden onderschat, omdat er in de praktijk altijd onvoorziene situaties voorvallen. Neem dus een extra post op bij de ingeschatte kosten, voor eventuele uitloop. Bespreek met medewerkers in hoeverre zij denken dat de ingeschatte kosten realistisch zijn en wat zij in de praktijk ervaren.
Deel ten slotte tips met medewerkers, om onvoorziene hoge kosten te voorkomen. Vraag andere medewerkers naar hun ervaringen en adviezen. Soms weten ze uit de praktijk hoe je hoge kosten voorkomt, bijvoorbeeld omdat ze dit zelf eerder hebben meegemaakt. Door medewerkers elkaar te laten helpen zorg je voor een beleid met tips dat breed wordt gedragen.
Realtime budgetcontrole met Moss
Dankzij realtime budgetcontrole met Moss maak je het financiële teams en medewerkers makkelijk. Voorkom onverwachte verrassingen aan het eind van de maand of een andere periode. Je ontvangt een waarschuwing als er limieten worden bereikt. Zo heb je meer controle dankzij meer transparantie en inzicht. Dat draagt bij aan de efficiëntie, bijvoorbeeld om de winstgevendheid te verhogen.
Zoek je naar een oplossing voor budget control? Automatiseer het handmatige werk, voorkom onnodige uitgaven en weet steeds op tijd wat er speelt.Het werkt heel eenvoudig. Boek een demo en ontdek het zelf.
FAQs
Het is belangrijk om inzicht te hebben in de gemaakte kosten, het liefst in realtime. Dus stel je doelen en bepaal je prioriteiten? Alleen door de voortgang daarna live te monitoren houd je in de gaten hoe het gaat. Zo kun je op tijd bijsturen, als dat nodig blijkt. Dat voorkomt onverwachte verrassingen, waardoor je veel makkelijker binnen budget blijft.
De CFO is uiteindelijk verantwoordelijk voor de bewaking van het budget. Dat maakt diegene bovendien verantwoordelijk voor het ontwerp van het budgetteringsproces. Hoe je als organisatie omgaat met financiële discipline en strategisch advies aan het management is allemaal de rol van de CFO. Met slimme tools voor budget control maak je het de CFO makkelijker, omdat je inzicht verschaft in de realtime status van budgetten.
Het liefst blijf je natuurlijk binnen budget, bij projecten of andere werkzaamheden. Toch is het soms verstandig om budgetoverschrijdingen toe te staan. Dat wil zeggen, als er een goede reden voor is. Met meer inzicht in budgetten en de status kun je veel beter bepalen waar het budget misschien niet realistisch was. Of waar er marktveranderingen ontstaan, waardoor medewerkers meer kosten moeten maken tijdens projecten of voor hun dagelijkse werk.
Hoe vaak je het budget herziet hangt natuurlijk af van het type bedrijf en de grootte daarvan. In de praktijk stellen veel bedrijven hun budgetten jaarlijks of per kwartaal vast. Met realtime inzicht in het budget en de voortgang daarvan is het zelfs mogelijk om budgetten maandelijks aan te passen. Dat biedt meer mogelijkheden voor variatie, om de budgetten realistisch te houden en niet ten koste te laten gaan van de winstgevendheid.
Een statisch budget wordt eenmalig vastgesteld, bijvoorbeeld jaarlijks. Het houdt geen rekening met de werkelijke prestaties en eventuele veranderingen in de bedrijfsomgeving. Gebruik je een dynamisch budget? Dan houd je wel rekening met de veranderingen in inkomsten of bedrijfsomstandigheden. Dat levert veelal een betere financiële planning op. Met realtime inzicht in budgetcontrole wordt het een stuk makkelijker om flexibele budgetten te gebruiken.
