Je wilt eenvoudig uitgaven bijhouden: hoe pak je dat aan in een grote organisatie? Medewerkers moeten kosten maken, waardoor je daar niet altijd zicht op hebt. Weet je eigenlijk welke uitgaven zij allemaal doen?
Het bijhouden van uitgaven is belangrijk, maar kost tijd en moeite. De financiële afdeling is er druk mee, omdat het natuurlijk netjes moet kloppen. Kan dat niet eenvoudiger? Bij Moss maken we het je graag makkelijker. Daarom verzamel je alle uitgaven in realtime overzichtelijk op één dashboard. Wij leggen je precies uit hoe het werkt.
Zakelijke uitgaven bijhouden: waar gaat het om?
Welke zakelijke uitgaven doen medewerkers eigenlijk? Dus, wat moet je bijhouden? Je kunt bijvoorbeeld denken aan:
- Reiskosten
Medewerkers maken reiskosten, bijvoorbeeld als de hun leaseauto tanken of opladen. Of als ze met het openbaar vervoer reizen, zowel van huis naar hun werk als bijvoorbeeld tijdens een zakenreis. Verzamel de reiskosten van medewerkers, bijvoorbeeld om ze de bedragen te laten declareren. En verzamel de reiskosten om een beter beeld te krijgen van de kosten die je als organisatie maakt. Misschien wil je de kosten doorberekenen aan de klant. Of in ieder geval zicht hebben op de kosten per project, zodat je daarop kunt sturen. - Voorgeschoten bedragen
Wie betaalt een zakelijke lunch met de klant? En wie rekent de kantoorartikelen of andere benodigdheden in eerste instantie af? Het is belangrijk om deze uitgaven bij te houden. Natuurlijk kun je in Excel dergelijke uitgaven bijhouden, maar het werkt waarschijnlijk makkelijker als je dat in een app doet. Anders moet iedere medewerker de uitgaven individueel bijhouden. De financiële afdeling moet er daarna mee aan de slag, om alles te controleren.
Tip: zorg voor een duidelijk uitgavenbeleid, zodat medewerkers weten welke kosten ze mogen maken. Dat voorkomt dat ze bedragen voorschieten, die je daarna eigenlijk niet kunt vergoeden. Maak medewerkers duidelijk welke kosten ze mogen maken, tot welk bedrag en hoe snel je die vervolgens zal vergoeden. Zorg bovendien voor een eenvoudig declaratieproces.
- Zakelijke creditcarduitgaven
Hebben medewerkers een zakelijke creditcard? Als één of meerdere medewerkers betalingen kunnen doen met een creditcard van het bedrijf is het belangrijk om die uitgaven bij te houden. Het kan bijvoorbeeld gaan om abonnementen, andere periodieke uitgaven en incidentele betalingen. Creditcards zijn geschikt voor fysieke betalingen en online betalingen. Houd al die uitgaven bij, voor een goed beeld van de totale kosten die medewerkers maken.
Waarom is het belangrijk?
Zonder goed beeld van de uitgaven die je als organisatie hebt is het onmogelijk om de kosten in de hand te houden. Zorg ervoor dat je weet wat medewerkers uitgeven, boven op de kosten die je als organisatie maakt voor bijvoorbeeld overhead of de productie.
Veel bedrijven maken bijvoorbeeld kosten voor:
- Huur van de bedrijfsruimte
- Energie
- Bedrijfs- of kantoorinrichting
- Zakelijke verzekeringen
- Marketing en reclame
Daarnaast maken medewerkers kosten, bijvoorbeeld als ze reizen, als ze cursussen en opleidingen volgen of als ze op locatie werken. Zorg dat je alle kosten inzichtelijk maakt, inclusief de bedragen die medewerkers uitgeven.
Voorkom dat projecten duurder uitpakken dan verwacht, omdat je geen rekening houdt met de kosten die medewerkers maken. Je kunt de uitgaven bijhouden in Excel, door medewerkers daar om te vragen. In de praktijk blijkt dit vaak foutgevoelig. Het is heel menselijk om kosten te vergeten, die achteraf verkeerd in te schatten of kosten op te voeren die eigenlijk niet bij het project horen. Door de uitgaven centraal bij te houden maak je het de medewerkers makkelijker en zorg je zelf voor data die klopt.
- Zorg voor een duidelijk inzicht in de kosten
- Help medewerkers hun productiviteit te verbeteren
- Benut alle aftrekposten die er fiscaal beschikbaar zijn
- Laat investeerders zien welke kosten medewerkers maken
- Voorkom fraude en diefstal door medewerkers
Verschillende manieren om uitgaven bij te houden
Er bestaan voor bedrijven allerlei manieren om uitgaven bij te houden. We zetten de meest gebruikte methoden op een rij:
- Uitgaven bijhouden in Excel (gratis)
Traditioneel vragen veel bedrijven hun medewerkers om een Excel-sheet bij te houden. De spreadsheetsoftware helpt om alle uitgaven in een bepaalde periode (bijvoorbeeld per maand) op een rij te zetten. Medewerkers registreren zelf de kosten die ze maken, zodra ze bedragen uitgeven. Aan het eind van de maand delen ze hun Excel-sheet met de financiële afdeling. Die controleert de uitgaven, keurt de uitgaven goed en keert een vergoeding voor de gemaakte kosten uit. Dit kost veel tijd, zowel voor medewerkers als voor de financiële afdeling die er daarna mee aan de slag moet.
Nog meer traditioneel zijn bedrijven die hun uitgaven niet eens bijhouden in Excel. Ze vragen medewerkers om op een rij te zetten welke kosten ze hebben gemaakt, om dat vervolgens handmatig te verwerken. Dat is zonde, omdat er veel tijd in zit en het foutgevoelig is.
- Uitgaven bijhouden door bonnetjes in te sturen
Niet alle medewerkers kunnen makkelijk werken met Excel. Daarnaast kost het ze relatief veel tijd om alle uitgaven bij te houden en in te vullen. Daarom is er binnen veel bedrijven kritiek op het uitgaven bijhouden in Excel. Sommige bedrijven kiezen ervoor om hun medewerkers simpelweg de bonnetjes in te laten sturen. Dat scheelt de medewerkers werk. Ze hoeven alleen de bonnetjes te bewaren van bedrijfsuitgaven die ze doen. De financiële afdeling heeft er helaas juist meer werk door. Zij moeten de bonnetjes controleren, de uitgaven registreren en vervolgens de betalingen goedkeuren en een vergoeding uitbetalen aan medewerkers. In de praktijk hebben medewerkers er minder werk aan, maar moet de financiële afdeling daarvoor opdraaien.
Uitgaven bijhouden in een app
De makkelijkste manier om uitgaven bij te houden is door dat te doen in een app. Een app om uitgaven bij te houden werkt goed voor zowel medewerkers als voor de financiële afdeling. Hoe de app precies werkt bepaalt hoeveel tijd en moeite dit scheelt, voor iedereen die ermee bezig is. In de ideale situatie scannen medewerkers hun bonnetjes, zodra ze zakelijke uitgaven doen. De app registreert de bon, met het bedrag en de datum. De financiële afdeling krijgt maandelijks een overzicht van alle uitgaven, om die goed te keuren en een vergoeding uit te betalen. Slimme software maakt het mogelijk om medewerkers vooraf budgetten toe te kennen, of zelfs creditcards te verstrekken die rekening houden met deze budgetten. Dat scheelt veel tijd bij de goedkeuring en verwerking.
Automatisch bijhouden: meer inzicht met een app
Bedrijfsuitgaven bijhouden met een app levert een aantal fijne voordelen op. Het neemt belangrijke hobbels weg, die zowel medewerkers als de financiële afdeling veel tijd zouden kosten. Dus, wil je uitgaven bijhouden op een manier die medewerkers tijd scheelt en bijdraagt aan meer inzicht en controle? Een slimme app is dan de beste keuze.
Hoe werkt zo’n app?
- Bonnetjes scannen
Medewerkers die kosten maken moeten die registreren. Dat kan met een app heel eenvoudig. Het is voldoende om een foto te maken van de bon, om die te uploaden naar het centrale systeem. De app kan zowel de datum als het bedrag registreren, wat de verwerking van de uitgave een stuk makkelijker maakt. Medewerkers hoeven zelf geen bedragen te registreren en data te verwerken. In plaats daarvan doen ze de betaling, maken ze een foto van de bon en ontvangen ze een vergoeding als ze privé bedragen voorschieten. Dat scheelt medewerkers veel tijd en voorkomt frustraties.
Tip: slimme apps zoals die bij Moss bieden de mogelijkheid om vooraf in te stellen wat medewerkers maximaal mogen besteden (per periode, bijvoorbeeld per maand) en waaraan zij bedragen mogen uitgeven. Dat biedt grip aan de voorkant, waardoor de controle aan de achterkant veel soepeler verloopt. (Virtuele) creditcards houden rekening met de rechten van medewerkers, waardoor zij geen bedragen voorschieten die ze niet kunnen declareren.
- Alle uitgaven op één plek
Een uitgaven bijhouden app biedt de mogelijkheid om de uitgegeven bedragen door alle medewerkers op één plek bij elkaar te brengen. Dat voorkomt talloze Excel-sheets, waar iedere medewerker op zijn of haar eigen manier mee omgaat. In plaats daarvan geldt er één systeem, dankzij de foto’s van de bonnetjes vanuit dezelfde app. Dat stroomlijnt het proces, waardoor de financiële afdeling er veel minder werk aan heeft. De digitale registratie dankzij foto’s van de bonnetjes maakt zelfs realtime inzicht in uitgaven mogelijk. - Goedkeuren en vergoeden
De financiële afdeling werkt voortaan vanuit één overzicht met alle uitgaven die medewerkers hebben bijgehouden. De data zijn beschikbaar in één overzichtelijk formaat, inclusief bonnetjes als bewijs van de betaling. Dat maakt het makkelijker om de betalingen te controleren met het beleid voor declaraties. Het scheelt de financiële afdeling werk, waardoor medewerkers hun vergoeding sneller ontvangen. Het lukt beter om de uitgaven bij te houden, terwijl zowel de financiële afdeling als individuele medewerkers daar de voordelen van ervaren.
Tip: heb je goed inzicht in de gemaakte kosten en uitgaven die medewerkers doen? Dan zie je niets over het hoofd, dus mis je ook geen bedragen die fiscaal aftrekbaar zijn. Je mag verschillende bedrijfskosten aftrekken van de belasting. Het is daarvoor belangrijk dat je inzichtelijk hebt welke uitgaven je als bedrijf doet.
Ervaar de voordelen
Bedrijven die hun uitgaven bijhouden in een app profiteren van inzicht en overzicht. Bovendien scheelt het zowel de financiële afdeling als medewerkers veel tijd. Uiteindelijk krijgen individuele medewerkers de voorgeschoten bedragen sneller terug, dus creëert het een win-win-win-situatie.
Veel eenvoudiger
Een app om uitgaven bij te houden voor bedrijven werkt veel eenvoudiger dan ingewikkelde Excel-sheets. Voorkom dat medewerkers daar zelf mee aan de slag moeten, of hun bonnetjes handmatig moeten insturen. Kies in plaats daarvan voor een slimme oplossing, die leidt tot een overzichtelijk dashboard met alle uitgaven die je als bedrijf deed.
Minder risico op fraude en fouten
Voorkom fouten door medewerkers, of zelfs moedwillige fraude. Gebruik een systeem dat het makkelijker maakt om het goed te doen. En dat niet uitnodigt om te frauderen, omdat de controle veel beter is. Medewerkers zijn in de basis minder geneigd om te frauderen of een foutje ‘toe te staan’, als ze weten dat het systeem klopt en de financiële afdeling er makkelijk mee aan de slag kan.
Betere cashflow
Krijg zicht op gemaakte kosten door medewerkers, aan de hand van de uitgaven die ze doen. Dat geldt voor reiskosten, kosten die ze onderweg maken en andere uitgaven die ze bedrijfsmatig moeten doen. De cashflow knapt ervan op als je weet welke uitgaven je als bedrijf doet en hoe dat bijvoorbeeld van invloed is op de winstgevendheid van projecten. Meer inzicht in de kosten maakt het makkelijker om kritischer te zijn op uitgaven, dus een beter beleid te ontwikkelen voor medewerkers.
Tevreden medewerkers
De snelle vergoeding van voorgeschoten bedragen draagt bij aan de tevredenheid van medewerkers. Bovendien hoeven ze hun uitgaven niet bij te houden in Excel-sheets, maar gebruiken ze gewoon een app om de bon te fotograferen. Dat scheelt tijd, maakt het makkelijker en draagt dus bij aan de tevredenheid bij hen.
Integratie met andere systemen
Een slimme app zoals die van Moss integreert eenvoudig met andere systemen. Koppel de data en het dashboard aan andere financiële software, om de uitgaven te integreren in een breder financieel systeem. Voorkom dat de financiële afdeling de uitgaven uit Excel-sheets moet halen om die in een ander systeem in te voeren. Dat is dubbel werk, dus zonde van de tijd.
Uitgaven bijhouden met Moss
Krijg de controle terug over je zakelijke uitgaven met Moss. Wij maken het makkelijk om de uitgaven bij te houden in onze slimme app.
Dankzij realtime monitoring en controle weet je precies welke bedragen medewerkers uitgeven. Bovendien stel je eenvoudig budgetten in, bijvoorbeeld voor zakelijke (virtuele) creditcards die medewerkers gebruiken. Zo besteden ze nooit meer dan dat je ze toestaat, en bovendien alleen aan uitgaven die passen binnen het uitgavenbeleid.
Maak de goedkeuring van uitgaven makkelijker, zodat de financiële afdeling kostbare tijd bespaart. Onderaan de streep zorg Moss voor meer inzicht in het uitgavenpatroon, zodat onze oplossing bijdraagt aan een betere cashflow en meer winstgevendheid. Benieuwd hoe dat werkt? Boek een gratis demo, dan laten we het je zien.
FAQ: veelgestelde vragen over uitgaven bijhouden
Bedrijven kunnen op meerdere manieren hun uitgaven bijhouden. Dat kan traditioneel in Excel-sheets, door medewerkers te vragen hun bonnetjes in te sturen of met een slimme app. Een app om uitgaven bij te houden scheelt medewerkers en de financiële afdeling tijd, dus bespaart kosten en draagt bij aan meer tevredenheid.
Geen bedrijf kan zonder een duidelijk inzicht in de gemaakte kosten. Zorg voor een gezonde cashflow en een overzicht van de winstgevendheid van projecten. Houd de uitgaven bij, om op kosten te sturen en het bedrijf financieel gezond te houden. Het is noodzakelijk om uitgaven bij te houden, maar het is niet nodig om daar te veel tijd aan te besteden.
Met Moss kies je voor een makkelijke manier om zakelijke uitgaven bij te houden. Je gebruikt een slimme app in plaats van ingewikkelde Excel-sheets. Medewerkers fotograferen het bonnetje of sturen die digitaal door. De uitgaven komen in één overzicht terecht, waardoor de financiële afdeling daar veel makkelijker mee kan werken.
Ja, privé voorgeschoten bedragen behoren ook tot de bedrijfsuitgaven die je als organisatie doet. Gebruik Moss om de bedragen die medewerkers voorschieten te registreren, te verwerken en vervolgens vlot te vergoeden.
Moss maakt het medewerkers makkelijk om hun uitgaven te registreren, gewoon door de bon te fotograferen of digitaal te delen. De financiële afdeling heeft één overzicht met alle kosten, om de uitgaven makkelijker goed te keuren. Bovendien koppelt de app met andere financiële software, zodat het uitgavenbeheer integreert met de andere gebruikte systemen.
