Welke bedrijfsuitgaven moeten medewerkers doen om hun werk uit te voeren? Pas als je goed inzicht hebt in de kosten die ze maken kun je een goede financiële planning maken. Dat geldt voor specifieke projecten en voor de dagelijkse werkzaamheden. Zorg daarom dat je op de hoogte bent van belangrijke bedrijfskosten, naast de vaste kosten zoals personeelskosten, inkoop en investeringen in bijvoorbeeld apparatuur of machines.
Uitgaven voor het bedrijf door medewerkers gelden als bedrijfskosten, waarbij de bedragen in veel gevallen worden voorgeschoten. Zorg dat je zicht hebt op deze bedrijfsuitgaven en dat je het medewerkers makkelijk maakt om de kosten te declareren. Of om die kosten meteen zakelijk af te rekenen, met een zakelijke creditcard of een andere betaalkaart. Wil jij de bedrijfsuitgaven bijhouden? Dan leggen wij je uit hoe je dat het best doet.
Wat zijn bedrijfsuitgaven?
Laten we de bedrijfsuitgaven definiëren. Het gaat om allerlei soorten kosten, zoals:
- Vaste kosten
Het gaat om veelal grote kostenposten, zoals de huur of hypotheek van een pand en om de salarissen van het vaste personeel. Je kunt ook denken aan softwarepakketten en abonnementen, waar je maandelijks, per kwartaal of jaarlijks voor betaalt. Het zijn vaste kosten, die niet afhangen van de productie of de omzet die je draait. - Variabele kosten
Variabele kosten hangen samen met de productie of de omzet die je draait. Bij meer projecten en meer werk lopen bijvoorbeeld de onkosten op, die medewerkers maken. Je kunt ook denken aan extra energieverbruik, als er meer gewerkt wordt of als de productie langer draait. - Eenmalige kosten
Ten slotte maak je eenmalige kosten, bijvoorbeeld bij een grote investering. De investering op zich vormt officieel geen kosten (maar de afschrijving per jaar wel). Je maakt mogelijk kosten om de investering te kunnen doen, die eenmalig zijn. Je kunt denken aan onderzoeken of de inzet van medewerkers, specifiek om de investering mogelijk te maken.
Binnen de eerder genoemde variabele kosten heb je de onkosten, die medewerkers maken. Dat zijn kosten die ze maken om hun werk te kunnen doen. Je kunt denken aan kosten voor vervoer en reizen, voor accommodaties en bijvoorbeeld voor contacten met klanten of kantoormaterialen.
Grip op de uitgaven
Je wilt de uitgaven door het bedrijf natuurlijk goed in de gaten houden. Op die manier krijg je inzicht in de gemaakte kosten én kun je budgetten opstellen voor de komende periode of voor nieuwe projecten. Het is belangrijk om de bedrijfskosten in kaart te brengen en te berekenen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Houd rekening met zowel de algemene bedrijfskosten als de andere bedrijfskosten. Vooral de onkosten door medewerkers worden vaak over het hoofd gezien als het gaat om de bedrijfsuitgaven.
Wil je meer inzicht in de onkosten? Je kunt de bedrijfsuitgaven automatiseren. Met zakelijke betaalkaarten voor medewerkers of een slimme app voor declaraties maak je het iedereen makkelijker. Het kost bijvoorbeeld minder tijd om privé uitgaven voor het bedrijf te declareren. Dus betaalt iemand de bedrijfsuitgaven vanaf een persoonlijke rekening? Dat kun je gewoon digitaal bijhouden.
Tip: nog beter werkt het om bedrijfsuitgaven met een creditcard of andere betaalkaart van het bedrijf te betalen. Dan hoeven medewerkers niets voor te schieten. Bovendien stel je met slimme beperkingen en limieten vooraf in wat medewerkers maximaal mogen besteden.
Deze bedrijfsuitgaven moet je in de gaten houden
Benieuwd naar de bedrijfskosten voorbeelden die je het best in de gaten kunt houden als het gaat om bedrijfsuitgaven? We zetten ze voor je op een rij:
- Reiskosten
Medewerkers maken reiskosten, om hun werk uit te voeren. Vooral als medewerkers grotere afstanden moeten overbruggen lopen de kosten op. Let bijvoorbeeld op de bus- en treinkaartjes, net als kosten voor taxi’s of zelfs voor vliegtickets. Houd de bedrijfsuitgaven bij en koppel die aan de projecten, om een beter beeld te krijgen van de kosten en opbrengsten. - Kilometervergoeding en parkeerkosten
Welke kilometervergoeding betaal je aan medewerkers? En hoe verschilt dat per medewerker of per team of afdeling? Welke teams maken meer kilometers, en daardoor meer kosten? Neem ook de parkeerkosten mee in dit overzicht, om te berekenen wat het kost om medewerkers gebruik te laten maken van de auto of van andere vervoersmiddelen. - Accommodatiekosten
Tot de overige bedrijfskosten kun je bijvoorbeeld accommodatiekosten rekenen. Het zijn kosten die medewerkers maken als ze moeten overnachten, bijvoorbeeld tijdens een zakelijke reis. Deze bedrijfsuitgaven moeten kloppen met het budget dat je daarvoor hebt, bijvoorbeeld om projecten winstgevend te houden. - Zakendiners
De bedrijfsuitgaven voor bijvoorbeeld zakendiners gelden veelal als representatie- of marketingkosten. Hoeveel kosten maken medewerkers eigenlijk? En is dat in lijn met het budget dat daarvoor beschikbaar is? Deze kosten kunnen flink variëren, zowel door de keuze van restaurants en locaties als door prijsschommelingen. Houd ze daarom goed in de gaten. - Teamuitjes
Ook een teamuitje kan flink in kosten verschillen. Stel een budget beschikbaar en bespreek dat met de medewerkers zelf. Verwachten ze hiervoor de activiteiten te kunnen organiseren? Houd rekening met eventuele bedragen die medewerkers privé voorschieten en daarna declareren, om de totale bedrijfsuitgaven te berekenen. - Cursussen en trainingen
Welke cursussen en trainingen volgen medewerkers? Zorg dat de uitgaven voldoende zakelijk karakter hebben, om eventuele vergoedingen bij declaraties onbelast uit te mogen keren. Hiervoor gelden de richtlijnen en voorwaarden van de Werkkostenregeling (WKR). - Conferenties en seminars
Welke onkosten maken medewerkers als ze conferenties en seminars bezoeken? Het gaat om de directe kosten voor de tickets, plus uitgaven voor vervoer en eventueel een accommodatie. Houd de kosten goed in de gaten, omdat ze flink kunnen oplopen. - Mobiele telefoon- en internetkosten
Maken medewerkers zakelijke kosten voor mobiele telefonie en internet? Of gebruiken ze de diensten (ook) privé? Let daar goed op, om de bedrijfsuitgaven vast te stellen. De vergoeding die je hiervoor eventueel betaalt is onbelast als het past binnen de voorwaarden voor de Werkkostenregeling. - Kantoormaterialen
Hebben medewerkers kantoormaterialen nodig en doen ze daarvoor aankopen? Zorg dat je er goed zicht op hebt en houd de kosten van verschillende afdelingen, teams en medewerkers bij. Signaleer eventuele afwijkingen, om te controleren waar dat verschil mogelijk vandaan komt.
Waarom is uitgavenbeheer belangrijk?
Door de bedrijfsuitgaven goed in de gaten te houden verbeter je het uitgavenbeheer. Dat is belangrijk, omdat het uiteindelijk bijdraagt aan betere winstgevendheid. Voorkom dat medewerkers kosten maken, zonder dat je precies weet hoe het zit.
1. Krijg grip op periodieke uitgaven
De verschillende bedrijfsuitgaven doen medewerkers in veel gevallen periodiek. Dat betekent ze iedere maand, iedere week of zelfs iedere dag kosten maken. Het is de moeite waard om vast te stellen welke kosten ze per periode maken en of dat verschilt per afdeling of team.
Krijg grip op de periodieke kosten. Een besparing op die kosten levert iedere periode opnieuw voordeel op, dus is extra de moeite waard. Wil je de bedrijfsuitgaven bijhouden? Begin dan met de bedragen die iedere periode terugkomen. Door de bedrijfsuitgaven te automatiseren krijg je daar snel inzicht in, zodat je erop kunt sturen.
2. Stel betere budgetten op
Gebruik het inzicht dat je verkrijgt om betere budgetten op te stellen. Het is belangrijk dat de budgetten die je bepaalt realistisch zijn. Er moet voldoende budget zijn om redelijkerwijs het werk uit te voeren. Aan de andere kant hoeft een budget niet groter te zijn dan nodig, om de winstgevendheid niet in gevaar te brengen.
Gebruik de inzichten uit het beheer van de bedrijfsuitgaven om een betere financiële planning te maken. Betrek ook medewerkers bij het opstellen van de budgetten. Gebruik hun ervaringen uit de praktijk om een realistisch budget te bepalen. Door achteraf met hen te evalueren of de budgetten toereikend waren voorkom je frustraties en eventuele problemen.
3. Houd bij hoeveel budget er nog is
Zorg dat je goed op de hoogte bent van hoeveel budget er nog beschikbaar is. Dat lukt met realtime inzicht in de bedrijfsuitgaven:
- Declaraties automatiseren
Automatiseer je declaraties, dus de vergoeding voor bedrijfsuitgaven die medewerkers vanaf hun privé rekening doen? Als ze vanaf hun persoonlijke rekening betalen kunnen ze de kosten declareren. Met een declaratie-app en de digitale verwerking heb je meteen inzicht in de gedeclareerde bedragen. - Betaalkaarten voor medewerkers
Nog beter werkt het om medewerkers zakelijke betaalkaarten aan te bieden. Dan kunnen ze daarmee afrekenen, dus hoeven ze niets voor te schieten. Bovendien bieden de fysieke en virtuele kaarten de mogelijkheid om limieten en slimme beperkingen in te stellen. Zo bepaal je vooraf waar medewerkers wel of geen bedragen aan mogen uitgeven.
4. Analyseer bedrijfskosten en categorieën
Het overzicht van de bedrijfsuitgaven is heel interessant als je dat indeelt in verschillende kostencategorieën. Stel vast aan welke uitgaven medewerkers het meest uitgeven. Analyseer bijvoorbeeld hoe dat door het jaar of door andere perioden heen wijzigt. En houd bij welke teams of afdeling bepaalde kosten maken.
Stel vast tot welke bedrijfsuitgaven projecten of het dagelijkse werk leiden. Houd daar vervolgens rekening mee de volgende keer dat je een offerte opstelt voor een klant of opdrachtgever. Zou gebruik je gegevens over de uitgaven voor het bedrijf, om offertes te verbeteren en uiteindelijk de winstgevendheid te verhogen.
5. Evalueer met medewerkers
Evalueer ten slotte met medewerkers hoe het gaat met de bedrijfsuitgaven en het beheer. Op welke manier kunnen de bedrijfskosten omlaag? Of waar zou juist meer budget voor moeten zijn? Hoe ervaren medewerkers het proces om bedrijfsuitgaven te declareren? Of zouden ze liever een zakelijke betaalkaart gebruiken? Door met hen te evalueren verzamel je waardevolle informatie over hoe het mogelijk beter kan.
Automatiseren: bespaar tijd met slim beheer van bedrijfsuitgaven
Je wilt het beheer van de bedrijfsuitgaven automatiseren: hoe pak je dat aan? Zorg dat je begint met het doel voor ogen. Dus, zoek je een manier om meer inzicht te krijgen in de uitgaven? Wil je het medewerkers vooral makkelijker maken? Of tijd besparen op de financiële afdeling? Of wil je het allemaal?
Het beheer van bedrijfsuitgaven biedt al die mogelijkheden. We delen een paar tips om dat goed aan te pakken:
- Begin klein
Begin het liefst klein, bijvoorbeeld als je al een ERP-systeem gebruikt of tevreden bent met de software voor boekhouden of accounting. Kies een oplossing die bijvoorbeeld samenwerkt met Xero, QuickBooks of andere software die je al gebruik. Je kunt de oplossing dan uitproberen, zonder dat je een volledig nieuw systeem hoeft te implementeren. Maak het bijvoorbeeld eerst de financiële afdeling makkelijk en betrek daarna medewerkers. Zo gebruik je de eerste successen om de verbeteringen te presenteren aan de volgende betrokkenen. - Maak het schaalbaar
Kies ondertussen een oplossing die schaalbaar is, dus die je uiteindelijk in kunt zetten om alle bedrijfsuitgaven te beheren. En om declaraties voor alle medewerkers makkelijker te maken. Of om die helemaal te voorkomen, dankzij zakelijke betaalkaarten. Dan kunnen ze voortaan gewoon zakelijk afrekenen, met betaalkaarten die jij makkelijk beheert en waar je de volledige controle over hebt. - Train het personeel
Train medewerkers en betrek ze bij de implementatie van nieuwe systemen. Leg ze uit waarom het belangrijk is om de bedrijfsuitgaven te beheren. En leg ook uit hoe je het vooral hen makkelijker wilt maken, zodat ze minder tijd kwijt zijn aan declaraties. Of dat ze minder lang hoeven te wachten op vergoedingen, waardoor ze hun geld sneller terug hebben. Zorg dat medewerkers goed met de app en de software kunnen werken, waardoor er geen onnodige fouten ontstaan. - Meet de resultaten
Meet ten slotte de resultaten, om inzichtelijk te maken hoe het beheer van bedrijfsuitgaven het gewenste resultaat oplevert. Houd in ieder geval bij hoeveel tijd de financiële afdeling bespaart, hoeveel sneller medewerkers hun voorgeschoten bedragen terug ontvangen en hoe tevreden zij daarover zijn. Of houd bij hoeveel minder bonnetjes er kwijtraken en hoe de bedrijfsuitgaven in sommige kostencategorieën mogelijk dalen.
Bedrijfsuitgaven beheren met Moss
Wil je de bedrijfsuitgaven beheren met Moss? Maak budgetbeheer makkelijker.
Voorkom vervelende verrassingen, omdat je realtime op de hoogte bent van de kosten die medewerkers maken. Maak het ze bovendien makkelijker, zowel om te declareren als om gewoon met een zakelijke betaalkaart af te rekenen.Benieuwd hoe dat werkt? Boek een demo en ontdek het zelf.
FAQ
Dankzij inzicht in de bedrijfsuitgaven krijg je meer grip op de bedrijfskosten. Stel vast welke kosten medewerkers maken, bijvoorbeeld per project, per afdeling of per team. Of juist structureel, om op zoek te gaan naar mogelijke besparingen.
Maak het medewerkers zo makkelijk mogelijk om privé bedrijfsuitgaven te declareren. Zorg bijvoorbeeld voor een app, waarin een foto van de bon of de factuur genoeg is. Je digitaliseert op die manier de gegevens, waardoor je die makkelijker kunt verwerken.
Als je bedrijfskosten laat betalen met zakelijke betaalkaarten hoeven medewerkers niets voor te schieten. Dankzij slimme fysieke en virtuele creditcards en pinpassen is het mogelijk om vooraf beperkingen en limieten in te stellen. Zo bepaal je eenvoudig welke uitgaven voor het bedrijf medewerkers mogen doen.
Dankzij beter beheer van de bedrijfsuitgaven krijg je daar meer grip op. Uiteindelijk draagt dat bij aan de winstgevendheid, omdat je meer inzicht hebt in de kosten die je maakt en hoe zich dat verhoudt tot de omzet. Welke projecten leiden tot de meeste kosten? En kun je daar rekening mee houden in de volgende offertes?
Denk bijvoorbeeld aan reiskosten, aan kosten voor congressen en seminars en aan die voor zakelijke lunches en diners. De kosten kunnen flink variëren en bovendien hoog oplopen. Stel een duidelijk beleid op voor medewerkers, zodat ze weten welke kosten ze mogen maken of kunnen declareren.
