Debiteurenbeheer: het kan je jaarlijks miljoenen euro’s schelen als je het goed doet, maar de meesten steken er niet graag veel tijd in. Daarom maken we het je graag makkelijker bij Moss. We leggen je uit wat goed debiteurenbeheer is. En belangrijker nog, we leggen je uit hoe je het jezelf makkelijker maakt. Met de juiste software en tools hoeft het beheer van debiteuren maar weinig tijd te kosten.
Gebruik onze software voor je debiteurenbeheer. Zorg voor een helder overzicht van openstaande betalingen, door alle invoer op voorhand te digitaliseren. Met Moss integreer je jouw boekhouding inclusief het debiteurenbeheer met onze oplossingen voor betaalkaarten en zakelijke betalingen. Vereenvoudig goedkeuringsflows en houd controle over budgetten. Zo weet je altijd hoe je er financieel voor staat.
Wat is debiteurenbeheer? De betekenis
De betekenis van debiteurenbeheer is eenvoudig. Je beheert de debiteuren, dus anderen die een openstaande factuur bij jou hebben. Zodra je een factuur stuurt is de ontvanger daarvan een debiteur. Pas als de debiteur de factuur voldoet is de transactie compleet, dus verdwijnt de debiteur weer uit de boekhouding.
Stap voor stap ziet dat er als volgt uit:
- Jij verstuurt een factuur
De ontvanger is een debiteur op de balans - De ontvanger ontvangt de factuur
De ontvanger is nog steeds een debiteur op de balans - De debiteur betaalt de factuur
De ontvanger is geen debiteur meer op de balans
Tip: eigenlijk is de ontvanger al debiteur, voordat je de factuur stuurt. Zodra jullie een overeenkomst tekenen ga jij de verplichting te leveren aan, en de ontvanger de verplichting tot betalen. In de praktijk beheer je alleen debiteuren met openstaande facturen. Het gaat dus om alle klanten of anderen die een of meerdere facturen bij je open hebben staan.
Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?
Debiteurenbeheer is belangrijk, omdat het direct invloed heeft op je cashflow en de financiële gezondheid van jouw bedrijf. Zouden er te veel facturen open blijven staan, bijvoorbeeld door een slecht debiteurenbeheer proces? Dan moet je langer wachten op je geld. De cashflow droogt op, omdat er geen geld binnenkomt voor de openstaande facturen. Als aan de andere kant de kosten wel gewoon doorlopen heeft dat negatieve invloed op de financiële gezondheid van je bedrijf.
Gebruik debiteurenbeheer tools en software om het jezelf makkelijker te maken. Dan houd je eenvoudig in de gaten welke facturen openstaan. Stuur debiteuren op tijd een herinnering, daarna nog een herinnering en eventueel een aanmaning. Zo spoor je ze aan tot betalen, waardoor de cashflow en financiële gezondheid van jouw onderneming niet in de problemen komt.
Taken zoals debiteurenbeheer: essentieel voor de cashflow
Bedrijven die taken zoals het debiteurenbeheer laten versloffen betalen daarvoor een hoge prijs. Meer dan de helft van de faillissementen ontstaat door slecht beheer van debiteuren. Het is belangrijk om zicht te houden op openstaande facturen. Blijft een factuur lang openstaan? Dan is het bovendien belangrijk om vast te stellen hoe dat komt. Achterhaal de reden van niet-betalen, om er op tijd bij te zijn als er problemen zijn bij opdrachtgevers.
Stappenplan voor gezond debiteurenbeheer
Benieuwd hoe software als die van AccountView, Onguard of Exact Online zorgen voor goed debiteurenbeheer? Of wil je weten hoe grootbanken zoals ABN AMRO dat doen? Zij gebruiken software en tools om hun proces voor debiteurenbeheer goed in te richten.
Dat doen ze aan de hand van een stappenplan:
- Onderzoek met wie je zakendoet
Begin met een goed onderzoek naar met wie je zakendoet. Controleer in ieder geval het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Controleer ook de tekenbevoegdheid van de persoon die een opdracht bij je plaatst. Niet iedereen binnen een organisatie mag zomaar bestellingen doen, zeker niet voor grote bedragen.
Tip: twijfel je over de tekenbevoegdheid? Bel het bedrijf op het algemene nummer en vraag na wie bevoegd zijn om te tekenen, specifiek voor grote bedragen. - Check de kredietwaardigheid
Controleer de kredietwaardigheid van een organisatie. Dat kun je doen in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, door de betaalreputatie en financiële status op te vragen. Je kunt hiervoor ook informatie inwinnen bij private bedrijven zoals Dun & Bradstreet (D&B), Graydon, Allianz Trade en Coface. Zij houden gegevens bij over allerlei organisaties, zodat je financiële informatie kunt inwinnen. - Maak duidelijke afspraken
Lijkt je klant kredietwaardig? Maak duidelijke afspraken over de levering(en) en de betaling(en). Zet die afspraken op papier, in zowel de leveringsvoorwaarden als de betalingsvoorwaarden. Gebruik daarvoor algemene voorwaarden of maak specifieke afspraken. Verwijs naar de voorwaarden in de offerte die je opstelt. Herhaal de afspraken nog een keer op het moment dat je besluit zaken te gaan doen.
Let op: grootbedrijven moeten mkb-organisaties binnen maximaal 30 dagen betalen voor hun leveringen. Dat is wettelijk vastgelegd.
Tip: neem een eigendomsvoorbehoud op in jouw voorwaarden. Daarmee verklein je het risico op wanbetaling.
- Verstuur duidelijke facturen
Verstuur een duidelijke factuur, die voldoet aan alle eisen die de Belastingdienst stelt. Zorg ervoor dat alle informatie duidelijk is. Benadruk het totaalbedrag (inclusief btw), de betaalrekening om het bedrag naar over te maken en de uiterste betaaldatum. Verstuur de factuur vervolgens op tijd, om de afnemer de kans te bieden om op tijd te betalen.
Tip: staat er een fout op de factuur? Dan is dat voor veel ontvangers een reden om niet te betalen. Controleer de factuur daarom altijd dubbel, of vraag iemand anders om even mee te kijken. - Herinner, herinner en stuur een aanmaning
Houd er binnen het debiteurenbeheer rekening mee dat sommige klanten niet op tijd (of helemaal niet) betalen. Richt vooraf een proces in, om te herinneren, nogmaals te herinneren en daarna aan te manen.
Ga uit van de betalingstermijn van de factuur. Stuur de eerste herinnering bij het verlopen van de termijn. Bel de klant een week later op, als je de betaling nog niet hebt ontvangen. Vraag wat er aan de hand is. Soms blijven facturen onbedoeld liggen. Stuur na 14 dagen een tweede herinnering. Stuur weer 14 dagen later een aanmaning. Geef daarin eventueel aan dat de factuur bij uitblijven van de betaling naar een incassobureau gaat. Je voldoet dan netjes aan alle richtlijnen op dit gebied. - Tref een betalingsregeling
Heeft de klant aangegeven de factuur niet in één keer te kunnen betalen? Tref eventueel een betalingsregeling. Maak afspraken met elkaar wat de klant op welk moment zal betalen. Spreek ook af dat je de factuur alsnog opstuurt naar een incassobureau als de klant zich niet aan de betalingsregeling houdt.
Schakel een jurist in
Weigert een klant te betalen, terwijl je wel recht hebt op de betaling? Als debiteurenbeheer geen zin meer heeft schakel je een jurist in. Vraag de jurist naar de mogelijkheden, om de factuur alsnog te innen. Dat begint in de meeste gevallen met een officiële brief vanuit een jurist of een advocatenkantoor. Uiteindelijk kun je naar de rechter stappen, die een deurwaarder inschakelt om het bedrag alsnog te innen.
Hoe maakt software debiteurenbeheer makkelijker?
Software en tools kunnen je op een aantal manieren helpen met debiteurenbeheer. De software toont je bijvoorbeeld een overzicht van de huidige debiteuren, dus de openstaande facturen. Een debiteur is geen probleem, omdat je waarschijnlijk een betalingstermijn van 14 dagen of 30 dagen hanteert. Na het versturen van de factuur heeft de ontvanger dus twee weken tot een maand de tijd om te betalen. In die tussentijd is er sprake van een debiteur.
Dat is overzichtelijk bij een paar openstaande facturen, maar wordt lastiger bij tientallen, honderden of duizenden facturen. Software kan je helpen om het overzicht te bewaren. De software zet alle openstaande facturen op een rij, bijvoorbeeld op volgorde van versturen. Je kunt precies zien wanneer je facturen verstuurde, dus hoe lang ze open staan.
Slimme software kan je vervolgens aangeven welke facturen te lang open staan, dus langer dan de vervaltermijn. Betalen klanten niet of niet op tijd? Dan kan een tool of software je waarschuwen voor de facturen die het betreft. Deze facturen verdienen je aandacht. Verstuur een herinnering, bel de klant op, verstuur nog een herinnering en daarna een aanmaning. Laat de klant op die manier merken dat je de factuur graag betaald ziet.
Welke taken van debiteurenbeheer kan de software voor je doen?
Slimme software kan een aantal taken van je overnemen:
- Overzicht van openstaande facturen
Goed debiteurenbeheer vraagt om een overzicht van de openstaande facturen. Je wilt weten welke bedragen er open staan en hoe lang die open staan. Heb je de factuur net verstuurd of is dat inmiddels een paar weken geleden? Gebruik software die berekent welk bedrag er open staat, dus waar je nog recht op hebt. Zorg daarnaast voor een overzicht van de individuele facturen waar het om gaat. - Waarschuwing bij verlopen betaaltermijn
Gebruik software die je waarschuwt op het moment dat de betalingstermijn van een factuur verlopen is. Een overzicht van de te lang openstaande facturen laat je zien welke debiteuren je een herinnering moet sturen. Het is verstandig om dit direct te doen, zodra de betalingstermijn vervalt. Op die manier houd je de cashflow op peil en de financiën van jouw organisatie gezond.
Tip: gebruik software of tools voor debiteurenbeheer die je visueel (bijvoorbeeld in rood) laten zien welke facturen te lang openstaan, dus na de vervaltermijn. - Versturen van herinneringen en aanmaningen
Software kan je ten slotte helpen om op tijd herinneringen en eventueel aanmaningen te versturen. Zorg voor een goed debiteurenbeheer proces, door dit zoveel mogelijk te automatiseren. Vervalt een factuur, omdat de vervaltermijn is verlopen? Als je automatisch een herinnering verstuurt weet je zeker dat dit op tijd gebeurt. Dat kun je ook doen met een tweede herinnering en een aanmaning die daarop volgt.
Tip: bel je klant op na de eerste herinnering. Vraag wat er speelt en waarom de factuur nog niet is voldaan. Dat helpt je in het debiteurenbeheer. Misschien is er een reden dat de klant er (deze keer) iets langer over doet.
Tips voor beter debiteurenbeheer
Gebruik je software of tools en heb je het proces voor debiteurenbeheer goed ingericht? Met een paar tips vereenvoudig je de taken én verbeter je de cashflow.
Bied klanten bijvoorbeeld een kleine korting aan, als ze vooraf betalen. Of als ze binnen een korte vervaltermijn (zoals 8 dagen) betalen. Dat scheelt je in het debiteurenbeheer, dus die korting verdien je makkelijk terug.
Overweeg een kredietverzekering. Hiermee voorkom je wanbetaling niet, maar je dekt het risico wel af. Zo loop je geen financieel risico. Uiteraard blijft het belangrijk om zelf voor goed debiteurenbeheer te zorgen.
Debiteurenbeheer met Moss
Moss helpt je om zakelijke betalingen door medewerkers makkelijker te maken. Daarvoor bieden we betaalkaarten met handige beperkingen en budgetten. Bovendien koppelen we met allerlei software voor de boekhouding, dus ook voor het debiteurenbeheer.
Benieuwd hoe dat werkt? Boek een gratis demo, dan laten we het je zien.
FAQs
Debiteurenbeheer is het beheer van debiteuren, dus de openstaande facturen. Iedere openstaande factuur creëert een debiteur. De debiteur is de ontvanger van de factuur. Zodra de debiteur de factuur voldoet verdwijnt deze van de balans, omdat het bedrag niet langer openstaat.
Een medewerker debiteurenbeheer controleert de openstaande facturen, houdt de vervaldata in de gaten en herinnert klanten of anderen aan openstaande bedragen. Door dit goed in de gaten te houden blijft de cashflow van jouw organisatie op orde, dus uiteindelijk ook de financiële gezondheid.
Vereenvoudig jouw debiteurenbeheer door daar slimme software en handige tools voor te gebruiken. Zorg bijvoorbeeld voor een geautomatiseerd overzicht van alle openstaande facturen. Voeg daar waarschuwingen aan toe als de vervaldata verlopen, zodat je weet welke debiteuren een herinnering moeten ontvangen. Of automatiseer zelfs het versturen van de herinneringen.
Boekhoudkantoren, aanbieders van boekhoudersoftware en andere specialisten kunnen je helpen met het debiteurenbeheer. Door dat uit te besteden maak je meer capaciteit vrij om je te richten op de kern van je werkzaamheden als bedrijf. Bij Moss maken we zakelijke betalingen door medewerkers makkelijker, met betaalkaarten met slimme budgetten en beperkingen. Besteed op die manier ook je debiteurenbeheer uit aan een specialist.
