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Was macht den Jahresabschluss für Finanzteams zur größten Herausforderung des Jahres? In erster Linie natürlich die Anfälligkeit für Fehler, denn die unzureichende oder unstrukturierte Organisation kann schnell zu Nachteilen das Unternehmen führen. Stress und unnötiger Mehraufwand sind die Folgen.
Um das zu vermeiden, setzen Finanzverantwortliche heute auf klare, automatisierte Prozesse mit den richtigen Tools und einer strukturierten Aufgabenverteilung.
In diesem Artikel zeigen wir dir, was dein Unternehmen im Detail braucht, um den Jahresabschluss stressfrei, effizient und konform zu erstellen – und sich schnell wieder anderen Themen zu widmen.
Der Jahresabschluss dient der Darstellung der finanziellen Ist-Situation eines Unternehmens und bringt als solcher wertvolle Einsichten mit sich.
Doch nicht jedes Unternehmen ist per Gesetz verpflichtet, einen vollumfänglichen Abschluss zu erstellen. Welche Bestandteile inkludiert sein müssen, wird durch die Größe des Unternehmens sowie die einhergehenden Anforderungen bestimmt. Wer welche Form erstellen muss, zeigt die tabellarische Übersicht.
Fazit: Jahresabschluss ist nicht gleich Jahresabschluss. Während für Einzelunternehmer eine Gewinn- und Verlustrechnung genügt, sind etwa börsennotierte Unternehmen zur Erstellung eines vollumfänglichen Jahresabschlusses verpflichtet. Die folgenden Bestandteile werden je nach Unternehmensform relevant:
Die meisten Konflikte, die bei der Vorbereitung und Erstellung des Jahresabschlusses entstehen, lassen sich ganz klar vermeiden. Voraussetzungen dafür sind, dass Dein Team strukturierte, mit IT-Tools gestützte Prozessen einsetzt.
Werfen wir einen Blick auf die leicht vermeidbaren Pain Points beim Jahresabschluss.
Zu der Vorbereitung von Deinem Jahresabschluss gehört auch die Abschließung der Buchhaltung. Das Sortieren, Beschaffen und Erfassen aller notwendigen Belege wird dabei oftmals zum Hindernis und sorgt für unnötige Zeitverzögerungen.
Die Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung ist eine meist leicht umzusetzende Lösung. Moss unterstützt Unternehmen mit intelligenter Software dabei, den Übergang reibungslos zu gestalten.
Sobald die Deadlines näherrücken und geplante Etappenziele des Jahresabschlusses nicht erreicht werden, sind Stress und Zeitdruck vorprogrammiert. Da du und deine Finanzkollegen noch eine Menge Arbeit vor sich haben, ist ein positiver Teamgeist gefragt. Klare Strukturen und Absprachen, die keinen Raum für Fehlinterpretationen lassen, sind dafür unvermeidbar.
Für viele Aufgaben beim Jahresabschluss sind ein immenses Fachwissen und viel Erfahrung erforderlich. Jedes Teammitglied sollte seinen Talenten entsprechend gefördert und beauftragt werden. Wird nicht sichergestellt, dass Aufgaben gemäß des nachgewiesenen Know-hows zugeteilt werden oder zumindest fixe Ansprechpartner für komplexe Fragen zur Verfügung stehen, können leichter Fehler entstehen.
Die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ist für den Abschluss unerlässlich. Doch gerade zum Ende des Jahres sind die begehrten Slots schnell gebucht. Führt ein Problem dazu, dass eine Deadline verpasst und ein Termin nicht wahrgenommen werden kann, müssen die Dienstleister trotzdem bezahlt werden.
Teilweise kann es schwer werden, überhaupt noch einen Termin, notfalls sogar mit einem anderen Steuerberater, zu bekommen.
Es ist im Grunde nicht so schwer, einen Jahresabschluss so zu organisieren, dass er effizient und zeitsparend abläuft. Alles, was du dafür brauchst, sind die drei nachfolgenden Elemente.
Alle Aufgaben, die repetitiver Natur sind, sollten weitestgehend automatisiert werden. Du kannst dafür Software-Tools zur Unterstützung nutzen.
Mit Moss erledigen Unternehmen viele Schritte zum Abschluss der Buchhaltung und zur Vorbereitung des Jahresabschlusses schnell und digital. Eingangsrechnungen werden erfasst, der Beleg eigenständig von dem verantwortlichen Mitarbeiter aufgefordert und dann automatisch der passenden Kostenstelle zugeordnet. Steht dann der Monats- oder Jahresabschluss an, braucht das Finanzteam die bereits eingeordneten Daten nur zu prüfen und an den Steuerberater weiterzuleiten. Dafür kommt das DATEV-Format zum Einsatz, welches eine spielend leichte Kommunikation mit anderen Software-Lösungen ermöglicht.
Ganz klar: Ein erfolgreicher Jahresabschluss braucht kompetente Finanzexperten, die das notwendige Fachwissen mitbringen. Besonders bei stark wachsenden Unternehmen sollte zudem geprüft werden, ob mittlerweile andere Pflichten für die Erstellung der Bilanz und die Rechnungslegung anfallen.
Die rechtlichen Anforderungen des Jahresabschlusses sollten daher weit im Voraus auf die Anforderungen der IFRS und des HGB analysiert werden. Fällt etwa erstmalig ein Abschluss nach konzernrechtlichen Vorgaben an, müssen Weiterbildungen organisiert oder zusätzliches Personal engagiert werden. Womöglich bedarf es gar zusätzlicher spezialisierter Steuerberater.
Um einen unproblematischen Jahresabschluss erstellen zu können, sind Teamarbeit und Struktur gefragt. Tätigkeiten müssen klar eingegrenzt und zugeteilt werden. Am besten wird in Deinem Team zwischen Lead- und operativer Tätigkeit unterschieden:
Jedes Team-Mitglied muss seinen Talenten und Fähigkeiten entsprechend eingesetzt werden. Fachlich qualifizierte Führungskräfte sollten alleine als Lead-Akteur tätig sein, um bei Fragen und Komplikationen den operativen Akteuren beratend zur Seite zu stehen.
Sind Aufgaben und Rollen für den Jahresabschluss klar verteilt, sollte eine einheitliche, standardisierte Priorisierung der einzelnen Arbeitsschritte eingeführt werden.
Die Verwendung von einheitlichen und zentral verfügbaren IT-Lösungen zur Unterstützung erlaubt eine effiziente Verteilung der notwendigen Daten.
Prozesse und Tools sind wichtig, um den Jahresabschluss in möglichst effizienter Form zu erstellen. Da wahrscheinlich auch Dein Unternehmen individuell agiert, müssen Dein Team und du eigene Prozesse entwickeln, die an Euer Geschäftsmodell, Eure Branche und Eure Firmenstruktur angepasst sind.
Dabei sind Eigenschaften, wie Rechtsform, Anzahl der Rechnungen oder die bereits eingesetzte Buchhaltungssoftware maßgebend. Die folgenden drei Tipps können Dir dabei helfen:
Bevor Dein Team loslegt und eigene Prozesse entwickelt, ist eine Bestandsaufnahme der bisherigen Prozesse sinnvoll. Folgende Fragen helfen Dir bei der Bewertung der bestehenden Prozesse:
Sowohl in der Buchhaltung als auch in der Vorbereitung des Monats- und Jahresabschlusses, erlauben smarte IT-Anwendungen mittlerweile die Automatisierung eines bemerkenswerten Teils der Arbeiten.
Basierend auf deinen Ergebnissen, gilt es neue, bessere Prozesse zu entwickeln. Berücksichtige dabei alle oben aufgeführten, wichtigen Elemente für den effektiven Jahresabschluss. Alles was sich automatisieren lässt, sollte automatisiert werden. Effiziente Finanzteams vertrauen auf eine Reihe von Software-Lösungen wie beispielsweise den folgenden:
Teste die Prozesse am besten im kleinen Rahmen, zum Beispiel beim Monatsabschluss, bevor du sie standardisierst, unternehmensweit einführst und beim Jahresabschluss anwendest.
Die aus Schritt 2 entstandenen Prozesse sollten als unternehmensweite Hilfen und Vorlagen eingeführt werden, bevor der Jahresabschluss erstellt wird. Eine einheitliche Standardisierung ist eine der wichtigsten Voraussetzungen dafür, dass die neuen Prozesse unternehmensweit effektiv eingesetzt werden können.
Umso allgemein zutreffender die Beschreibung der Prozesse in den Unterlagen ist, umso positiver ist ihr Beitrag zur effizienten Jahresabschlusserstellung. Achte mit deinem Team also darauf, dass die Prozesse so gestaltet sind, dass sie problemlos und ohne viel Vorwissen in 10 vergleichbaren Kapitalgesellschaften angewandt werden können. Nur dann ist der Mehrwert der Prozesserstellung für dein Unternehmen gewährleistet, da sie so einfach auf andere Abteilungen oder Unternehmen angewandt werden können.
Du weißt nun, worauf es bei der Erstellung eines Jahresabschlusses ankommt und was du benötigst, um Chaos zu vermeiden und im Team möglichst effizient zu können.
Werfen wir einen Blick darauf, wie dein Team die Monate vor dem Jahresabschluss und die Erstellung im Detail gestalten sollte. Hier kommt unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Zu Beginn der Vorbereitungsarbeiten, welche ungefähr vier bis sechs Monate vor dem eigentlichen Closing stattfinden sollten, solltest du zuerst eine Roadmap für den Jahresabschluss erstellen. Sind alle Prozesse standardisiert, kannst du sie dafür in einer Reihenfolge anordnen und dein Team so organisieren. So ist zu jeder Zeit klar, welcher Arbeitsschritt als Nächstes folgt und der Abstimmungsbedarf wird minimiert. Die folgenden Fragen zum Jahresabschluss sollten in der Vorbereitungsphase geklärt werden:
Das Ziel der Planung ist es, alle organisatorischen Fragen weit im Voraus zu klären, damit dein Team sich während der Erstellung des Jahresabschlusses auf die operative Tätigkeit fokussieren kann.
Ungefähr 2 bis 3 Monate vor dem Closing wird der eigentliche Jahresabschluss erstellt. Hier zeigt sich, ob du und dein Team sich angemessen vorbereitet haben.
Mit smarter Automatisierung, standardisierter Organisation und einer effizienten Durchführung sollte dieser Schritt in einem Monat durchführbar sein. Werfen wir einen Blick auf die durchzuführenden Aufgaben:
Zum Anlagevermögen gehört der Vermögensteil deines Unternehmens, der dem Geschäftsbetrieb dauerhaft dient und lange im Unternehmen bleibt. Dazu gehören immaterielle Vermögenswerte, Sach- und Finanzanlagen. Das sind etwa Maschinen, Grundstücke, Patente oder Mobiliar.
Wurde die Buchführung sauber vorgenommen, sind die Abschlussarbeiten für die Erfassung des Anlagevermögens überschaubar. Alle Wertveränderungen wie Abflüsse oder Abschreibungen sollten in der Anlagenbuchhaltung erfasst und damit in der Anlagenübersicht erkennbar sein.
Das Umlaufvermögen besteht aus dem beweglichen Inventar deines Unternehmens. Also allen Vermögensgegenständen, die nur kurzfristig im Unternehmen bleiben. Dazu gehören Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, also Artikel und Produkte, die erzeugt oder verkauft werden, Büromaterialien oder Küchenutensilien. Es wird im Rahmen der Inventur zum Jahresende erfasst. Bankguthaben und Bargeldbestand gehören ebenfalls zum Umlaufvermögen und werden über die Bildung der Kontensalden erfasst.
Verbindlichkeiten sind alle Darlehen, Anleihen, Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung oder gegenüber anderen Unternehmen, Verbindlichkeiten aus schwebenden Steuerzahlungen sowie die sonstigen Posten, die in § 266 Handelsgesetzbuch aufgeführt werden.
Die Forderungen hingegen sind alle offenen schuldrechtlichen Vereinbarungen, die dein Unternehmen gegenüber Dritten hat. Je nach Herkunft sind die Forderungen unterschiedlichen Posten in der Bilanz zuzuordnen. Im Grunde sind sie zwischen Forderungen aus Lieferung und Leistung, also Kundengeschäften, Forderungen aus Darlehen, Hypotheken oder gegenüber Banken sowie Forderungen gegen Versicherer zu unterscheiden. Alle Forderungen werden während des Geschäftsjahres durch die laufende Buchhaltung erfasst. Bei der Erstellung des Abschlusses sind die Salden der Konten abzugleichen und zu bestätigen.
Ist bei der Erfassung des Anlagevermögens aufgefallen, dass im Laufe des Geschäftsjahres Gegenstände entnommen wurden oder einen Wertverlust erlitten haben, so sind Abschreibungen vorzunehmen. Wertminderungen des Umlaufvermögens werden im Rahmen der Inventur festgestellt und vorgenommen.
Grundlage für die Bemessung der Abschreibungen ist die gesetzlich vorgeschriebene AfA-Tabelle des Bundesministeriums für Finanzen, die jährlich aktualisiert wird. §§ 253, 255 HGB und §§ 6, 7 EStG sind zudem zu berücksichtigen. Da Abschreibungen einen Einfluss auf die Erträge einer Kapitalgesellschaft haben können, sind sie eine strategische Stellschraube des Jahresabschlusses. Die Gestaltungsmöglichkeiten solltest du daher unbedingt mit einem Steuerberater besprechen.
Um finanzielle Risiken zu deckeln, Investitionen oder Aufwendungen finanzieren, Verluste auszugleichen oder Steuern bezahlen zu können, muss dein Unternehmen Rückstellungen bilden. Da sie den Jahresüberschuss vermindern, kannst du sie ebenfalls als strategisches Element für deine Bilanzpolitik einsetzen. Doch auch dabei sind zahlreiche steuer- und handelsrechtliche Aspekte zu beachten. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten alle Rückstellungen nicht ohne Einbindung des Steuerberaters vorgenommen werden.
Der Jahresabschluss zeigt das wirtschaftliche Ergebnis eines Unternehmens während eines Geschäftsjahres. Alle Aufwendungen und Einnahmen müssen dementsprechend dem Geschäftsjahr zugeordnet werden. Wird etwa ein Versicherungsbeitrag gezahlt, deren Leistungszeitraum sich auch auf das folgende Geschäftsjahr erstreckt, so ist ein Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden, um einen Teil der Kosten mit ins nächste Jahr zu nehmen. Wie du dir vorstellen kannst, kann das in einer unglaublich aufwendigen Kleinarbeit münden. Besonders kleine Beträge und Rechnungen bereiten dem Financeteams hier regelmäßig Kopfschmerzen. Ist die Buchführung aber ordentlich geführt und derartige Abgrenzungen bereits sauber zugeordnet, fällt insbesondere dieser Kleinstaufwand weg.
Moss etwa automatisiert die vorbereitende Buchhaltung und erlaubt dir und deinem Team eine unglaubliche Zeitersparnis.
Ist der Jahresabschluss erstellt, bedarf es der wichtigen Prüfung durch den Steuerberater, um eine vollständige Compliance zu gewährleisten. Alle steuerrechtlichen Fragen, die während der Jahresabschlusserstellung entstanden sind, sollten notiert und gestellt werden.
Insbesondere die strategische Ausrichtung der Bilanz im Rahmen der Gestaltungsmöglichkeiten sollten intensiv diskutiert werden. Die Voraussetzungen für die Anwendung bestimmter Gestaltungsrechte, etwa in Bezug auf den Jahresüberschuss, sind ein juristisch sensibles Thema, die einer genauen Abstimmung mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern bedürfen.
Die Ergebnisse der Compliance-Prüfung können dazu führen, dass bestimmte Schritte und Aufgaben aus Phase 2 wiederholt werden müssen. Dementsprechend solltest du die Termine mit dem Steuerberater mit einem ausreichenden zeitlichen Puffer planen.
Geben Steuerberater und Wirtschaftsprüfer grünes Licht, ist der finale Jahresabschluss zu erstellen und beim Finanzamt einzureichen. In Abhängigkeit von der Rechtsform und der Unternehmensgröße ist neben der Abgabe beim Finanzamt im Rahmen der Fristen eine Veröffentlichung von Bilanz, GuV-Rechnung, Abschlussbericht vorzunehmen.
Neigt sich die Arbeit um den Jahresabschluss dem Ende zu, können dein Team und du den Ablauf und die verwendeten Prozesse evaluieren. Gab es irgendwo Optimierungspotenzial oder sind vermeidbare Fehler gemacht worden? Fasse die Ergebnisse zusammen und ziehe daraus die notwendigen Lehren für den nächsten Jahresabschluss.
Bereits zum nächsten Monatsabschluss hast du die Möglichkeit, deine neuen Erkenntnisse einzubringen und es noch besser zu machen.
Beim Jahresabschluss erstellen sind Vorbereitung und die Organisation deines Teams mit Prozessen und Tools das A und O für den Erfolg. Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben ist dabei besonders vorteilhaft.
Moss verfügt über zahlreiche Features, die dir und deinem Team den Jahresabschluss erleichtern können. Die Sortierung von Belegen und die Zuordnung zu Kostenstellen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung sind nur zwei davon.
Wenn du für einen Monats- und Jahresabschluss etliche Stunden Zeit ersparen möchtest, dann wirf einen Blick auf unsere Feature-Übersicht.
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