In Zeiten der Digitalisierung gewinnt besonders eine Disziplin der Unternehmensführung immer weiter an Bedeutung: das Controlling. Als Datensammler und -Auswerter navigieren Controller Unternehmen, indem sie Zahlen, Fakten und Entwicklungen transparent offenlegen, um eine objektive Entscheidungsfindung der Geschäftsleitung zu ermöglichen. Wir erklären, was im Controlling eigentlich genau passiert.
Was ist Controlling? Definition
Das Controlling ist eine Disziplin im Management eines Unternehmens. Ziel ist die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche. Um in der Unternehmensführung stets die richtigen Entscheidungen treffen zu können, wird zwischen operativem und strategischem Controlling unterschieden. Während Ersteres sich besonders mit den Zahlen im Unternehmen beschäftigt, sie auswertet und optimiert, befasst sich Letzteres mehr mit der künftigen Ausrichtung des Unternehmens und ermittelt Wege, den idealen Soll-Zustand in strategischer Hinsicht zu erreichen.
Da das Controlling in kleineren Unternehmen in der Regel noch von der Geschäftsführung selbst übernommen wird, stellen Firmen ab einer Mitarbeiterzahl von 250+ in der Regel eigenständige Controller an.
Operatives Controlling im Überblick
Die Auswertung quantifizierter Daten, das heißt Zahlen, Statistiken oder Trends, steht im Fokus des operativen Controllings. Sie sind die betriebswissenschaftliche und wirtschaftliche Grundlage der Entscheidungsfindung im Unternehmen. Die Planung, Steuerung und Kontrolle kurz- bis mittelfristiger Unternehmensprozesse soll hier zu einem bestmöglichen Ergebnis führen. Die Effizienzmaximierung spielt dabei eine entscheidende Rolle.
Instrumente des operativen Controllings sind:
- Kostenrechnung
- Investitionsrechnung
- Hochrechnungen
- Soll-Ist-Vergleich
- Break-Even-Analyse
- Budgetierung
- Liquiditätsplanungen
Wesentliche Aufgabe des operativen Controllings ist das Ermitteln, Aufbereiten, sowie Zurverfügungstellen von Daten, die Mitarbeitern und Führungskräften aller Unternehmensbereiche dabei helfen, ihre Aufgaben erfolgreich erledigen zu können. Regelmäßige Reportings zur wirtschaftlichen Situation des Unternehmens sind dabei ebenso essentiell wie die Koordination einzelner Pläne, die zur Gesamtzielsetzung beitragen. Der Controller vermittelt hier zwischen den einzelnen Abteilungen selbst und zwischen den Abteilungen und der Unternehmensführung.
Die Digitalisierung ist dabei eine große Unterstützung für jeden Controller – und gleichermaßen eine Herausforderung. Neue Möglichkeiten wie Big Data bieten dem Controller eine detailliertere Entscheidungsgrundlage, setzen aber voraus, dass er zu diesem Wandel bereit ist. Und sich offen dafür zeigt, den Umbruch in der Disziplin des Controllings mitzugehen und aktiv mitzugestalten. Nur, wer sich intensiv damit befasst und die neuen Instrumente als Chance begreift, kann von ihnen profitieren und dem Unternehmen eine noch rationalere Entscheidungsfindung ermöglichen.
Strategisches Controlling im Überblick
Während sich das operative Controlling auf kurz- und mittelfristige Unternehmensprozesse fokussiert, ist beim strategischen Controlling besonders die langfristige Weiterentwicklung relevant. Das schließt nicht nur die Prozesse mit ein, sondern ebenso die Ausrichtung auf Zielgruppen, Märkte und Geschäftsmodelle. Strategisches Controlling basiert anders als das operative Controlling auf qualitativen Methoden.
Instrumente des strategischen Controllings sind:
- SWOT-Analyse
- Portfolio-Analyse mit Hilfe der BCG-Matrix
- Produkt-Lebenszyklus-Analyse
- Sensitivitäts-Analyse
- Target Costing
- Balanced Scorecard
- 5 Forces von Porter
Das strategische Controlling ermöglicht eine strategische Unternehmensführung, dessen Ziel es ist, die Existenz der Firma zu sichern. Dafür ist eine langfristige und vorausschauende Planung notwendig, die das Image des Unternehmens mit einbezieht, genauso wie Möglichkeiten für Produktinnovationen, die Weiterentwicklung der Marke oder möglicher Zu- oder Verkauf von Unternehmensteilen. Aufgrund der langfristigen Denkweise im strategischen Controlling ist es sogar erlaubt, kurzfristige Verluste in Kauf zu nehmen, wenn sie einem höheren Gesamtziel dienen und dem Unternehmen langfristig helfen.
Welche Aufgaben gibt es im Controlling?
Das Metier des Controllers ist vielfältig. Mit steigender Unternehmensgröße wachsen seine Aufgaben immer weiter. Schließlich wird es immer schwerer, den Überblick zu behalten und alle relevanten Daten zu sammeln, die bei der Entscheidungsfindung helfen. Grob wird in fünf unterschiedliche Aufgabenbereich unterteilt, die wir im Folgenden detaillierter vorstellen.
Planungsaufgaben
Gemeinsam mit der Führungsebene werden die zu erreichenden Ziele definiert und über alle Bereiche des Unternehmens hinweg zusammengeführt. Dieses Sammelsurium an unterschiedlichen Zielen bildet die Basis, um Budgetierung, Maßnahmen und Ressourcen festlegen zu können, die für das Erreichen der Ziele erforderlich sind. Während die Ziele selbst von den Führungskräften der einzelnen Abteilungen bestimmt werden, ist es die Aufgabe des Controllers, zu prüfen, inwieweit und unter welchen Voraussetzungen eine Zielerreichung möglich ist.
Aus der Prüfung der einzelnen Ziele ergibt sich schließlich eine ganzheitliche Strategie, die nun fixiert, dokumentiert und budgetiert werden kann. So kann das weitere Vorgehen des Unternehmens klar strukturiert und der Erfolg messbar werden.
Informations- und Dienstleistungsaufgaben
Der Controller ist mit dafür verantwortlich, betriebswirtschaftliche Informationen zusammenzutragen, zu dokumentieren und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu überwachen: Gewinn, Rentabilität, Deckungsbeitrag oder Unternehmenswert sind hier entscheidende Werte zur Beurteilung der Unternehmensperformance. Im Allgemeinen ist der Controller für das Berichtswesen in der Gesellschaft verantwortlich.
Er steht den Führungskräften als Berater zur Seite, gibt ihnen bei der Entscheidungsfindung das betriebswissenschaftliche Fundament mit und schätzt mit ihnen ab, wie sich welcher Schritt auf das Unternehmen auswirken kann.
Es ist die Aufgabe des Controllers, für größtmögliche Transparenz innerhalb des Unternehmens zu sorgen und jedem Beteiligten schnell verständlich aufzeigen zu können, in welcher wirtschaftlichen Lage es sich befindet – und warum.
Steuerungsaufgaben
Wie sich der Ist-Zustand zum Soll-Zustand verhält, ist für die Steuerung im Unternehmen eine entscheidende Frage. Der Controller überblickt den gesamten Geschäftsverlauf und wertet aus, ob die vorab definierten Zielgrößen erreicht werden können – und bestimmt Maßnahmen zur Nachsteuerung, falls nicht. Er wertet aus, warum Ziele möglicherweise nicht erreicht werden konnten oder angepasst werden mussten und zieht daraus Schlüsse für die Zukunft, die in der Führung des Unternehmens helfen. Die Arbeit des Controllers ist dabei sehr fakten-, zahlen- und datenbasiert und bietet eine objektive Wissensgrundlage.
Die Steuerung des Unternehmens passiert aber nicht nur nachläufig, sondern ebenso bereits im Vorfeld: So erstellt der Controller Prognosen über den Geschäftsverlauf und macht ein frühes Gegensteuern möglich, falls erkennbar wird, dass möglicherweise von dem eigentlichen Plan abgewichen wird und Entscheidungen nicht die Auswirkungen haben, die eingangs erwünscht waren.
Koordinationsaufgaben
Neben Planungs-, Informations- und Steuerungsaufgaben fällt ebenso die Koordination in den Aufgabenbereich des Controllers. Dabei gilt es, Daten aus anderen Abteilungen zu beschaffen, die verschiedenen beteiligten Personen zusammenzubringen und Planungs- und Kontrollstrukturen einzuführen – wie beispielsweise ein Rechnungswesen, dass die Auswirkungen möglicher Handlungen mit abbilden kann.
Entscheidungsvorbereitung
Überall dort, wo Menschen arbeiten, kann es passieren, dass emotional entschieden wird – aus persönlichen Beweggründen des Entscheiders oder aus einer subjektiven Wahrnehmung heraus. Controller müssen sicherstellen, dass Entscheidungen datenbasiert getroffen werden. Die zugehörigen Tätigkeiten werden deshalb als Rationalitätssicherungsaufgaben bezeichnet. Der Controller ist dafür verantwortlich, dass Entscheidungen wirtschaftlich begründet werden können und im Sinne des Unternehmens sind. Dafür stellt er der Führungsetage die notwendigen Informationen bereit.
Die verschiedenen Formen des Controllings
Controlling ist eine vielfältige Tätigkeit. Wir unterscheiden nicht nur das operative und das strategische Controlling, sondern ebenso unterschiedliche Disziplinen, unterteilt nach Unternehmensabteilungen. Controlling ist nicht nur innerhalb der Unternehmensführung möglich und sinnvoll, sondern ebenso im Bereich Human Ressources, Marketing oder in der IT.
HR Controlling: Das Personal im Blick
Der HR-Controller befasst sich mit dem Personal eines Unternehmens: Mitarbeiterzahlen, Kostenstrukturen, Personalplanung, Erhebung von Stimmungsbildern und Personalrisiko sind Themen, mit denen er sich auseinandersetzt. Ziel ist es, datenbasiert abzuwägen, ob die Personaldecke im Unternehmen ausreicht, um dessen Weiterentwicklung sinnvoll voranzutreiben – ob es Möglichkeiten zur Weiterbildung gibt oder gegebenenfalls sogar Kosten eingespart und die Effizienz des Teams erhöht werden kann. Der HR-Controller berichtet dabei der Geschäftsführung als Berater und Dienstleister.
Marketing Controlling: Die Zahlen im Visier
Im Marketing- oder Media-Controlling stehen die Werbeausgaben im Fokus: Wie hoch sind diese – und vor allem wie groß ist ihr Ertrag? Wird mit dem Budget das richtige Zielpublikum angesprochen oder verpuffen die Ausgaben? Aufgabe des Media-Controllers ist es, Transparenz in der Mediaplanung zu schaffen, die Effizienz zu steigern und den Erfolg der Maßnahmen sicherzustellen.
IT Controlling: Die Digitalisierung im Fokus
Als IT-Controller gilt es, den IT-Abteilungsleiter zu unterstützen, den Bereich so aufzustellen, dass die Informationstechnologie das Unternehmen ideal bei dessen Zielerreichung unterstützt. Die Chancen der Digitalisierung eignen sich hervorragend, um dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein und gleichzeitig die internen Strukturen zu stärken, Prozesse zu optimieren und mehr Zeit für das zu schaffen, was das Unternehmen stark macht. Wie können Risiken der IT-Abhängigkeit minimiert – und wie Möglichkeiten der Digitalisierung ergriffen werden? Und: Welches Budget ist dafür notwendig? Der IT-Controller fungiert als Berater des Chief Information Officers eines Unternehmens und verschafft ihm durch die Transparenz, die er benötigt, um eine objektive und richtige Entscheidung zu treffen.
Wie Moss das Controlling in Unternehmen unterstützt
Mit Moss wird das Controlling im Unternehmen auf vielfältige Art und Weise ideal unterstützt. Besonders das operative Controlling profitiert von den Daten und Zahlen, die das Tool auswirft: Mitarbeiterausgaben können überwacht und mit Hilfe von Firmenkreditkarten kontrolliert werden.
Durch statistische Auswertungen fällt schnell auf, wenn für gewisse Bereiche des Arbeitsalltags besonders viele Kosten anfallen, sodass hier kurzfristig gegengesteuert und die Kosten wieder reduziert werden können. Durch Limits in den Firmenkreditkarten lassen sich die Ausgaben von vorneherein bewusst eingrenzen.
Die Koordination verschiedener Abteilungen untereinander wird vereinfacht: So muss sich die Buchhaltung zum Beispiel nicht mehr selbst um das Einreichen von Belegen kümmern, da diese automatisiert via Slack angefragt werden. Monatsabschlüsse und für die Geschäftsführung relevante Auswertungen werden durch die vorhandenen DATEV-Exporte vereinfacht und schaffen mehr Zeit für andere Tätigkeiten.
