Onkostenbeleid: hoe stel je het beste beleid voor onkosten voor jouw bedrijf op?

Zonder onkosten valt er niet te ondernemen. Medewerkers van organisaties maken onkosten, bijvoorbeeld om kantoorbenodigdheden aan te schaffen, klanten te bezoeken of tijdens een zakenlunch. Met het onkostenbeleid bepaal je hoe je daar als organisatie mee omgaat. Wat is er belangrijk binnen zo’n beleid? En wat laten de voorbeelden van andere bedrijven zien als best practices? Wij zochten het voor je uit.

Zoek je de beste manier om het onkostenbeleid binnen jouw organisatie op te stellen? Of ben je benieuwd wat onkosten zijn, ten opzichte van reguliere zakelijke kosten? Of privé kosten van medewerkers? Wij zetten het voor je op een rij, net als de situaties waarin medewerkers gemiddeld meer of minder onkosten maken.

Wat zijn onkosten?

Onkosten zijn uitgaven die medewerkers doen om hun werk uit te kunnen voeren. De kosten zijn noodzakelijk voor de dagelijkse bedrijfsvoering en groei van het bedrijf. Je kunt denken aan kleine dagelijkse uitgaven én aan grotere investeringen, die minder vaak voorkomen. 

Bij onkosten kun je bijvoorbeeld denken aan:

• Reiskosten: de kosten voor vervoer, zoals kilometervergoedingen voor privévoertuigen gebruikt voor zakelijke ritten, vliegtickets, trein- of busreizen en taxi’s of deelvervoer.
• Verblijfkosten: uitgaven voor overnachtingen in hotels, huur van appartementen of andere accommodaties tijdens zakenreizen.
• Maaltijden: kosten voor zakelijke maaltijden, zowel tijdens zakenreizen als bij zakelijke lunches of diners met klanten, partners of collega’s.
• Kantoorbenodigdheden: kosten voor dagelijkse benodigdheden zoals papier, pennen, toners, en andere kantoorartikelen die nodig zijn voor de normale werking van een kantoor.
• Telecommunicatie: uitgaven voor zakelijke telefoongesprekken, internetgebruik, en mobiele data.
• Opleidingen en trainingen: kosten voor deelname aan cursussen, seminars, workshops en andere vormen van professionele ontwikkeling.
• Zakelijke entertainment: uitgaven voor momenten met klanten of partners, zoals theater- of concertkaartjes, sportevenementen en andere vormen van entertainment.
• Software en licenties: kosten voor bedrijfssoftware, abonnementen op digitale diensten en licenties voor gebruik van specifieke programma’s.

Let op: soms lijkt er sprake van een dunne lijn tussen onkosten en reguliere zakelijke kosten, zowel variabele kosten als vaste kosten. Vaste kosten voor een organisatie zijn de kosten die niet veranderen door de omvang van de productie of de bedrijfsactiviteiten. Je kunt denken aan de huur van een kantoorruimte, salarissen of verzekeringen. Variabele kosten variëren juist direct op basis van de productie of bedrijfsactiviteiten. Je kunt denken aan grondstoffen voor de productie, verzendkosten van bestellingen of commissies aan verkoopmedewerkers.

Waarom is een goed onkostenbeleid belangrijk?

Een goed onkostenbeleid voor de organisatie levert zowel directe als indirecte voordelen op. Daarom is het belangrijk om goed in kaart te brengen wat onkosten zijn (en wat niet), hoe je daar als organisatie mee omgaat en welke zakelijke onkosten medewerkers dus kunnen declareren.

Tip: stel het beleid voor onkosten op in samenwerking met medewerkers, bijvoorbeeld vanuit de mededingingsraad. Op die manier creëer je meer betrokkenheid bij medewerkers, die snappen welke keuzes er worden gemaakt en dat kunnen uitleggen aan hun collega’s. 

• Financiële controle en volledige transparantie
  Een goed onkostenbeleid biedt de beste financiële controle. Bovendien zorgt het voor transparantie binnen de organisatie, ook naar medewerkers. Met een helder beleid houd je de uitgaven nauwkeurig bij en kun je die controleren, waardoor je een betere budgettering en financiële planning maakt.
• Voorkomen van fraude
  Ondanks dat iedere organisatie natuurlijk medewerkers wenst die eerlijk handelen komt er fraude voor. Een goed onkostenbeleid helpt om fraude te voorkomen, door duidelijke regels op te stellen. De procedures verminderen het risico op fraude, waardoor er niet ongemerkt geld verloren gaat.
• Efficiëntie en tijdbesparing
  Door een goed beleid voor onkosten op te stellen weten medewerkers wat er van hen verwacht wordt. Dat draagt bij aan de efficiëntie, dus bijvoorbeeld aan tijdbesparing. De financiële afdeling heeft minder omkijken naar declaraties, als medewerkers die op de juiste wijze inleveren. 
• Tevredenheid onder medewerkers
  Andersom zullen die medewerkers meer tevreden zijn, als ze weten hoe ze declaraties moeten indienen en welke kosten ze mogen declareren. Bovendien krijgen ze sneller declaraties vergoed, waardoor ze geld minder lang hoeven voor te schieten.
• Compliance en wettelijke vereisten
  Ten slotte voldoe je met een onkostenbeleid voor de organisatie op het gebied van compliance en wettelijke vereisten. Dat is belangrijk, bijvoorbeeld om boetes, belastingaanslagen en juridische problemen te voorkomen.

Hoe moeten medewerkers onkosten in rekening brengen?

Als medewerkers onkosten maken en die zelf voorschieten willen ze die graag declareren. Dat kan voor alle uitgaven die zij doen, binnen het onkostenbeleid dat je als organisatie hebt opgesteld.

Benieuwd hoe dat in z’n werk gaat? Het gaat om 5 stappen, met een paar specifieke uitdagingen.

1. Bonnetje inleveren

Als medewerkers onkosten willen declareren moeten ze daarvoor de bon, de factuur of een andere vorm van bewijs verzamelen. Alleen met dat bewijs kunnen ze de gemaakte kosten aantonen, dus declareren. Belangrijke gegevens op de bon of het bewijsstuk zijn de beschrijving van de uitgave, de datum, het bedrag en de verkoper. 

Traditioneel moeten medewerkers papieren bonnetjes bewaren, die indienen en daarmee hun declaratie starten. Dat kan lastig zijn, vooral tijdens zakenreizen of als medewerkers in hun privétijd zakelijke aankopen doen.

2. Declaratieformulier invullen

Vervolgens moeten medewerkers een declaratieformulier invullen. Op dat formulier legt de medewerker uit welke kosten er zijn gemaakt en waarom die binnen het onkostenbeleid zouden vallen. Het fysieke formulier wordt bij steeds meer organisaties vervangen door digitale formulieren of een app.

Tip: neem in je beleid op welke gegevens je van de medewerker verwacht. Gaat het alleen om de feitelijke gegevens van de uitgave? Of vraag je medewerkers ook om een reden voor de uitgave, om te bepalen of het een gerechtvaardigde uitgave is?

3. Indienen van de declaratie

Nadat de medewerker alles heeft ingevuld is het mogelijk om de declaratie in te dienen. Dat gebeurt in combinatie met de bewijsstukken, meestal op de financiële afdeling of bij HR. Dat kan via een papieren proces, maar in de meeste gevallen gaat dat via e-mail of met een speciale app zoals die van Moss voor onkostenbeheer.

4. Goed laten keuren

Zodra medewerkers hun declaraties indienen zal de financiële afdeling of de financieel manager die bekijken, en goedkeuren. De persoon die de declaraties controleert checkt of deze kloppen met het onkostenbeleid zoals dat is opgesteld. Na goedkeuring wordt de declaratie doorgestuurd naar de financiële afdeling, die de vergoeding in orde maakt.

Let op: hoe langer dit proces duurt, des te groter de ontevredenheid bij medewerkers. Het is daarom de moeite waard om te investeren in slimme onkostenbeheersoftware, zoals die van Moss. Iedere dag of ieder uur dat je op dit proces bespaart betaalt zich dubbel uit. Het scheelt tijd op de financiële afdeling én medewerkers zijn meer tevreden.

5. Uitbetaling ontvangen

Medewerkers ontvangen uiteindelijk de vergoeding voor de bedragen die ze hebben voorgeschoten, binnen het onkostenbeleid. Organisaties bepalen in het beleid zelf of ze de vergoeding uitbetalen met het salaris of een aparte betaling doen.

Welke onkosten maken medewerkers?

Medewerkers maken allerlei kosten voor hun werk, waaronder onkosten. Wat daar wel of niet onder valt is gedeeltelijk een vraag voor het onkostenbeleid. Organisaties mogen zelf bepalen hoe ze omgaan met het beleid voor onkosten. Aan de andere kant stelt de Belastingdienst beperkingen aan de onkosten die organisaties mogen vergoeden.

Gebruikelijk is het dat er onder onkosten bijvoorbeeld kosten vallen zoals:

• Reiskosten (vliegtickets, treinreizen, autohuur, brandstofkosten).
• Accommodatiekosten (hotels tijdens zakenreizen).
• Maaltijden tijdens zakenreizen (binnen redelijke grenzen).
• Kosten voor zakelijke evenementen en conferenties.
• Kosten voor zakelijke telefoongesprekken en internetgebruik.
• Uitgaven voor kantoorbenodigdheden en apparatuur.

Tot de niet-zakelijke onkosten behoren bijvoorbeeld:

• Persoonlijke uitgaven (bijv. minibar, films op de hotelkamer).
• Kosten voor partners of familieleden die meereizen.
• Onredelijk hoge uitgaven zonder goedkeuring (bijv. luxe restaurants of hotels buiten het beleid).
• Boetes, parkeerbonnen, en andere persoonlijke overtredingen.
• Niet-werkgerelateerde uitgaven tijdens zakelijke reizen (bijv. souvenirs, toeristische attracties).

Medewerkers maken allerlei kosten voor hun werk, waaronder onkosten. Wat daar wel of niet onder valt is gedeeltelijk een vraag voor het onkostenbeleid. Organisaties mogen zelf bepalen hoe ze omgaan met het beleid voor onkosten. Aan de andere kant stelt de Belastingdienst beperkingen aan de onkosten die organisaties mogen vergoeden.

Gebruikelijk is het dat er onder onkosten bijvoorbeeld kosten vallen zoals:

• Reiskosten (vliegtickets, treinreizen, autohuur, brandstofkosten).
• Accommodatiekosten (hotels tijdens zakenreizen).
• Maaltijden tijdens zakenreizen (binnen redelijke grenzen).
• Kosten voor zakelijke evenementen en conferenties.
• Kosten voor zakelijke telefoongesprekken en internetgebruik.
• Uitgaven voor kantoorbenodigdheden en apparatuur.

Tot de niet-zakelijke onkosten behoren bijvoorbeeld:

• Persoonlijke uitgaven (bijv. minibar, films op de hotelkamer).
• Kosten voor partners of familieleden die meereizen.
• Onredelijk hoge uitgaven zonder goedkeuring (bijv. luxe restaurants of hotels buiten het beleid).
• Boetes, parkeerbonnen, en andere persoonlijke overtredingen.
• Niet-werkgerelateerde uitgaven tijdens zakelijke reizen (bijv. souvenirs, toeristische attracties).

Zakenreizen

Specifiek tijdens zakenreizen maken medewerkers bijvoorbeeld onkosten zoals vervoerskosten. Het kan gaan om vluchten, treintickets, autohuur en kosten voor brandstof of om een elektrisch voertuig op te laden. Daarnaast maken ze kosten voor de accommodatie, zoals een hotel of een appartement.

Verder kun je denken aan onkosten tijdens een zakenreis zoals de dagelijkse maaltijden en snacks. Of denk aan de kosten voor lokaal vervoer, zoals een taxi, het openbaar vervoer of een huurauto op de locatie.

Klantcontact

Gaat het om klantcontact en ben je benieuwd naar de onkosten die medewerkers maken? Je kunt bijvoorbeeld denken aan de kosten voor zakelijke lunches of de diners met klanten. Daarnaast kun je denken aan de eventuele kosten voor vergaderruimtes of de huur van faciliteiten. Er is in die gevallen sprake van een duidelijk zakelijk karakter. Ook cadeaus voor klanten behoren tot de zakelijke onkosten, mits het binnen redelijke grenzen blijft. Bovendien moeten de relatiegeschenken in lijn zijn met het onkostenbeleid dat je opstelt.

Conferenties en trainingen

Ten slotte kun je denken aan onkosten tijdens conferenties en trainingen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de registratiekosten, voor de deelname aan een conferentie, een seminar of een training. Daarnaast gaat het om de reis- en verblijfkosten die medewerkers moeten maken, om er naartoe te gaan. Ten slotte kun je denken aan kosten voor cursusmateriaal of andere benodigdheden tijdens het congres of de training. 

Tip: organiseer zelf regelmatig trainingen en sessies, waarin je medewerkers op de hoogte brengt van het onkostenbeleid. Leg ze uit hoe ze dat beleid moeten interpreteren en wat er wel en niet is toegestaan. Of geef aan via welk kanaal zij vragen kunnen stellen, als ze twijfelen over de aankopen die ze willen voorschieten.

Het onkostenbeleid voor jouw bedrijf: voorbeeld beleid

Hoe stel je een onkostenbeleid op voor jouw bedrijf? En welk voorbeeld kun je daarvoor nemen, van vergelijkbare organisaties? We zetten voor je op een rij hoe je een beleid voor zakelijke onkosten kunt opstellen. In 5 stappen zorg je voor een compleet beleid, dat je helder kunt communiceren.

1. Doelstellingen

Begin met de doelstellingen van het onkostenbeleid. Dus, wat wil je ermee bereiken en uitstralen? Je kunt denken aan doelstellingen zoals:

• Uitgaven van medewerkers controleren
• Financiële rapportages verbeteren
• Naleven van de fiscale wetgeving

Maak het doel duidelijk, om medewerkers uit te leggen waarom je het beleid opstelt en hoe zij dat moeten interpreteren.

2. Richtlijnen

Specificeer vervolgens de regels die je gebruikt voor het onkostenbeleid. Leg uit welke uitgaven zijn toegestaan en welke niet. Stel een lijst met toegestane uitgaven op, net als een lijst met uitgaven die niet zijn toegestaan.

Maak dit zo concreet mogelijk, aan de hand van voorbeelden. Stel bijvoorbeeld:

‘Tot de goedgekeurde uitgaven behoren zakelijke maaltijden, hotelovernachtingen, en reiskosten. Niet-goedgekeurde uitgaven zijn persoonlijke uitgaven, alcoholische dranken en boetes.’

Werk het daarna uit aan de hand van een lijst, die je zo uitvoerig mogelijk opstelt. Vraag eventueel medewerkers om ideeën, aan de hand van hun recente uitgaven.

3. Limieten

Stel eventueel limieten in voor bepaalde uitgaven, om aan te geven waar de grens ligt. Je kunt denken aan een maximaal bedrag voor hotelovernachtingen, om te dure overnachtingen te voorkomen. Veel organisaties staan bijvoorbeeld een budget toe van €150 per nacht.

4. Goedkeuringsprocessen

Beschrijf in het onkostenbeleid voor de organisatie hoe het goedkeuringsproces in elkaar zit. Beschrijf in ieder geval wie er verantwoordelijk is voor de goedkeuring van de onkosten. Je kunt daarin variëren, bijvoorbeeld op basis van de hoogte van het bedrag of het type uitgave.

Veel organisaties stellen bijvoorbeeld in dat uitgaven boven de €500 moeten worden gecontroleerd en getekend door de direct leidinggevende én de financiële afdeling.

5. Terugbetalingsprocedure

Ten slotte beschrijf je in het onkostenbeleid hoe de procedure voor vergoedingen eruitziet. Leg uit welke stappen medewerkers moeten nemen (en maak het ze zo makkelijk mogelijk). Vertel erbij hoe lang medewerkers op hun vergoeding moeten wachten, zodat ze vooraf weten waar ze aan toe zijn.

Verschillen in onkostenbeleid: voorbeelden van mkb en multinationals

MKB-organisaties en multinationals gaan heel verschillen om met het onkostenbeleid.
Bij een multinational kun je denken aan:

• Gedetailleerde richtlijnen
  Grote organisaties zoals Google en Microsoft hebben vaak een uitgebreid en gedetailleerd beleid voor onkosten. Hierin staan richtlijnen voor reiskosten, maaltijden en accommodaties, inclusief limieten per categorie.
• Strikte controle
  De controle op het beleid is strikt, bijvoorbeeld dankzij software voor onkostenbeheer. Daardoor kunnen organisaties in realtime in de gaten houden welke medewerkers kosten maken en waaraan. Bij Moss heb je zelfs de mogelijkheid om vooraf in te stellen wat medewerkers wel of niet kunnen aankopen. 
• Internationale variatie
  Dankzij software voor onkostenbeheer is het zelfs mogelijk om internationaal of binnen afdelingen te variëren. Zo kun je vertegenwoordigers meer vrijheid bieden dan medewerkers die vooral op kantoor zitten. Of je kunt dit per regio laten verschillen. 

MKB-organisaties laten over het algemeen een eenvoudiger voorbeeld zien als het gaat om hun onkostenbeleid. Bovendien is er meer flexibiliteit, omdat medewerkers met hun werkgever kunnen onderhandelen over de mogelijkheden. Bij Moss bieden we flexibele mogelijkheden voor zowel MKB-organisaties als voor grote multinationals die zoeken naar een gedetailleerd beleid met maximale controle vooraf. 

Zakelijke onkosten beheren met Moss

Wil je zakelijke onkosten beheren? Dat is makkelijker dan ooit met Moss. Betaal medewerkers sneller terug, terwijl je ondertussen de volledige controle houdt. Of beter nog, geef medewerkers betaalkaarten waarmee je vooraf instelt welke kosten zij wel en niet kunnen maken.

Wil jij je onderscheiden met het beste onkostenbeleid voor jouw organisatie? Boek een demo. Of ontdek hoe het werkt.

FAQ