Met de maandafsluiting sluit je de maand boekhoudkundig af. Je sluit de administratieve boeken, zodat je aan het eind van de periode weet hoe de organisatie er financieel voorstaat. Maar, wat komt daar bij kijken en welke processen zijn belangrijk? Een goede afsluiting van de maand vraagt om het controleren en vastleggen van alle transacties, het bijwerken van de financiële verslagen en voorbereiding van de financiële rapporten.
Wij leggen je in dit artikel uit welke checklist voor de maandafsluiting je kunt gebruiken. Maak het jezelf makkelijk om de boekhouding per maand af te sluiten, met aandacht voor de juiste taken binnen het proces. Met de juiste procedure maak je het jezelf makkelijk én weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet. Het resultaat is een duidelijke administratie per maand, zonder verrassingen achteraf.
Wat is de maandafsluiting van de boekhouding?
De maandafsluiting is het proces waarbij bedrijven aan het eind van de maand de financiële boeken sluiten. Zo zorgen ze voor een duidelijk en kloppend overzicht van de actuele financiële situatie.
Het is belangrijk om de financiële transacties te controleren en vast te leggen, de financiële verslagen bij te werken en de rapportage voor te bereiden. Het doel is een nauwkeurig beeld van de financiële situatie. Dat helpt bij zowel het beoordelen van de prestaties als de strategische besluitvorming.
4 belangrijke onderdelen van de maandafsluiting
- Gegevens verzamelen
Verzamel en documenteer alle financiële transacties van de afgelopen maand. - Gegevens verifiëren
Verifieer de gegevens, zodat ze juist en volledig zijn. Bepaal bovendien bij welke boekhoudkundige rekeningen de transacties horen. - Aanpassingen en correcties
Doe eventuele aanpassingen of correcties, als er gegevens ontbreken of als die niet blijken te kloppen.
Rapportage per maand
Stel de rapportages per maand op, zoals de balans, de winst- en verliesrekening en het cashflowoverzicht (kasstroomoverzicht).
Waarom is de maandafsluiting belangrijk?
Zonder maandafsluiting kun je als organisatie achteraf te maken krijgen met vervelende financiële verrassingen. Bleek bijvoorbeeld omzet wel gemaakt, maar niet geboekt? Of betaalde je een leverancier, maar werd de boeking niet gedaan in de administratie? Dat leidt tot verrassingen bij het opstellen van de jaarrekening.
Dit zijn 5 belangrijke redenen om de maandafsluiting voor de boekhouding goed te regelen:
- Financiële gegevens die kloppen
Je wilt als organisatie zeker weten dat de financiële gegevens kloppen. Door maandelijks de boekhouding af te sluiten controleer en corrigeer je de administratie. Dat zorgt voor nauwkeurige en betrouwbare financiële rapporten, zonder vervelende verrassingen achteraf. - Inzicht in de prestaties van afgelopen maand
Door de boekhouding per maand af te sluiten bekijk je de prestaties van de afgelopen periode. Dat biedt bovendien de mogelijkheid om trends te ontdekken, bijvoorbeeld door verschillende maanden met elkaar te vergelijken. - Betere besluitvorming voor de toekomst
Dankzij financiële gegevens die kloppen en inzicht in de trends door de maanden heen neem je betere besluiten voor de toekomst. Denk bijvoorbeeld aan beslissingen over investeringen, kostenbesparingen of de strategische planning. - Voor compliance en audits
Door de administratie per maand in te leveren en af te sluiten voldoe je aan de belangrijke wettelijke en fiscale vereisten. Bovendien vereenvoudig je het audit-proces. Met de maandafsluiting zorg je voor meer inzicht. - Om fouten en fraude te voorkomen
Ten slotte voorkom je fouten en fraude, door de maand boekhoudkundig af te sluiten. Het is een van de belangrijke redenen waarom de maandafsluiting door veel bedrijven belangrijk wordt gevonden.
Checklist maandafsluiting: waar moet je aan denken?
Benieuwd hoe je de maandafsluiting met een checklist doet? Hoe je het proces precies vormgeeft bepaal je natuurlijk zelf. Ontwikkeling een procedure voor de maandafsluiting van de boekhouding, waarbij je rekening houdt met de onderstaande stappen.
Begin altijd door de benodigde financiële gegevens te verzamelen. Zorg dat alle transacties beschikbaar zijn in de boekhoudsoftware. Verzamel ook de financiële documenten en rapporten, zodat je alles bij de hand hebt.
1. Verifieer de transacties
Start vervolgens met de boekhouding maandafsluiting door de transacties te verifiëren. Controleer alle inkomende en uitgaande betalingen, door die na te lopen. Is er sprake van opvallende transacties, die je niet kunt thuisbrengen? Controleer de bankafschriften, zodat die kloppen met de uitgaven en ontvangsten zoals die in de periode hebben plaatsgevonden. Dit is het begin van het proces voor de maandafsluiting, waarbij je er eventuele fouten alvast uithaalt.
2. Controleer en corrigeer boekingen
Verwerk alle periodieke boekingen, zoals afschrijvingen en voorzieningen in de administratie. Bekijk bovendien de eerdere boekingen die er zijn gedaan. Controleer ze en corrigeer ze waar het eventueel mis gaat. Zet op die manier de volgende stap binnen de procesbeschrijving van de maandafsluiting, waarbij je er meer eventuele eerdere fouten uithaalt.
3. Controleer openstaande verkoopfacturen
Controleer daarna de openstaande verkoopfacturen, dus de facturen die je stuurde aan klanten of opdrachtgevers. Het is een van de belangrijke maandafsluiting taken, waarmee je voorkomt dat er achterstallige betalingen ontstaan. Verwerk ook eventuele aanbetalingen of vooruitbetalingen, door die alvast op de juiste manier bij de projecten te boeken.
4. Verwerk binnengekomen inkoopfacturen
Verwerk vervolgens alle binnengekomen facturen, dus de inkoopfacturen die je als organisatie ontvangt. Dat is een belangrijke stap binnen de maandafsluiting. Hiermee controleer je of er geen betalingen meer open staan. Controleer andersom of je geen betalingen hebt gedaan, waarvoor je nog geen inkoopfactuur hebt ontvangen (en geboekt). Zorg dat je tijdig alle leveranciers betaalt of dat de betalingen gepland staan, zodat je weet hoe de organisatie er financieel voor staat.
5. Update de voorraadadministratie
Heb je voorraad, bijvoorbeeld als handels- of productiebedrijf? Update dan de voorraadadministratie. Waardeer de voorraad eventueel opnieuw, als je te maken hebt met producten die kunnen bederven of bijvoorbeeld met seizoensgebonden producten. Tip: inventariseer de voorraad fysiek, om eventuele verschillen ten opzichte van de administratie te ontdekken en aan te passen.
6. Controleer en classificeer alle kosten
De belangrijke volgende stap om de maand af te sluiten is de controle en classificatie van alle kosten. Controleer de uitgaven en zorg voor de toewijzing aan de juiste kostenplaatsen. Zorg er daarmee voor dat de kosten in de boekhouding staan, op basis van de uitgaven die er plaatsvonden.
7. Bereid de belastingaangiftes voor
Bereid daarna de belastingaangiften voor, zoals de btw-aangiften. Of de jaarlijkse belastingaangifte, zoals die voor de vennootschapsbelasting (of aangifte inkomstenbelasting). Stel in dat de belasting op het juiste moment wordt afgedragen, zodat ook dit niet tot verrassingen kan leiden.
8. Voer een interne audit uit
Voer ten slotte een interne audit uit, ter voorbereiding op de financiële rapportages. Zorg er met de audit voor dat je met zekerheid kunt zeggen dat de gegevens kloppen en dat ze volledig zijn. Dan ben je voorbereid op de maandafsluiting, dus kun je van de organisatie het financiële resultaat bepalen.
9. Stel de financiële rapportages op
Uiteindelijk stel je de financiële rapportages op, omdat je weet dat de administratie over de afgelopen maand klopt en volledig is. Stel de balans op, net als de winst- en verliesrekening en het cashflowoverzicht (kasstroomoverzicht). Analyseer de financiële prestaties en ga op zoek naar eventuele trends of afwijkingen. Breng die in kaart en rapporteer ze, zodat het management daar beslissingen over kan nemen.
Hoe werkt de procedure voor de maandafsluiting?
De procedure voor de maandafsluiting van de boekhouding hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het is belangrijk om niets over het hoofd te zien. Richt het proces in aan de hand van een aantal stappen. Zo plan je de werkzaamheden voor de maandafsluiting, waarna je zeker weet dat je alle belangrijke onderdelen hebt opgepakt.
Begin voor de maandafsluiting en de werkzaamheden met het verzamelen van de benodigde gegevens. Hierbij kun je denken aan:
- Bankafschriften: voor afstemming met de bankrekening(en)
- Facturen en bonnen: voor de controle van inkomsten en uitgaven
- Journaalposten: voor de registratie van alle financiële transacties
- Openstaande debiteuren- en crediteurenrapporten: voor het beoordelen van onbetaalde facturen
- Grootboekrekeningen: voor een overzicht van alle boekingen en rekeningsaldi
- Kostenoverzichten: voor inzicht in de maandelijkse kostenstructuur
- Voorraadoverzichten: voor bedrijven met fysieke voorraden, om waarde en aantallen te controleren
- Afschrijvingsschema’s: voor het bijwerken van de afschrijvingen van activa
- Afstemmingsrapporten: voor de consolidatie van diverse rekeningen
Transacties en journaalposten
Zodra je de gegevens hebt verzameld kun je aan de slag met de administratie per maand. Heel belangrijk zijn bijvoorbeeld de transacties en alle journaalposten. Controleer de openstaande posten, door de openstaande crediteuren en debiteuren te bekijken. Je kunt denken aan leveranciers die jij nog moet betalen, net als aan klanten die nog niet hebben betaald.
Zorg er ook voor dat de betalingen en ontvangsten op de juiste manier geboekt zijn. Pas dan staan ze goed in de administratie, dus kun je zorgen voor de maandafsluiting. Merk je dat er fouten zijn gemaakt of dat er iets vergeten is? Maak de correcties, om het proces van de maandafsluiting goed voor te bereiden.
Bankafstemming en rekeningcontrole
Vergelijk de bankafschriften met de boekhouding, om zeker te weten dat alle transacties zijn geboekt. Dit is een belangrijke stap, om niets over het hoofd te zien. Bereid eventueel een bankafstemmingsrapport voor, waarbij je eventuele afwijkingen noteert.
Ook is het belangrijk om in deze stap de grootboekrekeningen te controleren. Analyseer eventuele verschillen, om vast te stellen of er niets mis gaat. Vooral bij grote of onverwachte verschillen is het belangrijk om uit te zoeken wat er precies aan de hand is.
Kosten en opbrengsten
Beoordeel de kosten en opbrengsten in een bepaalde periode, om zeker te weten dat ze aan de juiste periode worden toegerekend. Dit is belangrijk binnen de procedure voor de maandafsluiting, omdat het bijdraagt aan een goed financieel beeld van de maand.
Doe de specifieke afsluiting voor verschillende onderdelen, zoals de afschrijvingen. Doe dat per maand, om voor die periode inzichtelijk te maken hoe de organisatie heeft gepresteerd. Het is een belangrijk onderdeel van de checklist, waarmee je voorkomt dat gerealiseerde resultaten worden toegerekend aan de verkeerde maand of een andere periode.
Rapportage en archivering
Stel de interne rapporten op en deel die met de belanghebbenden binnen de organisatie. Vaak gaat het om het managementteam, dat graag een maandafsluiting ontvangt. Bereid daarnaast rapportages voor de externe stakeholders voor, zoals voor de bank of investeerders. Archiveer ten slotte de relevante documenten en rapporten. Maak het op die manier mogelijk om over een langere periode trends te herkennen en daarop in te spelen.
Wie voert welke taken uit bij de maandafsluiting?
De taken van de maandafsluiting verdeel je over zowel de boekhouder of accountant, de financieel manager en de beheerders voor de debiteuren, crediteuren en bijvoorbeeld de voorraad. Zo richt je de maandafsluiting voor de boekhouding en de procedure efficiënt in.
Boekhouder of accountant
De boekhouder of de accountant zal over het algemeen de transacties invoeren en die controleren. Daarnaast zal diegene de bank- en kasafstemmingen uitvoeren, om zeker te weten dat de verschillende gegevens met elkaar kloppen. Ook is de boekhouder of accountant normaal gesproken verantwoordelijk voor de voorzieningen en de afschrijvingen.
Financieel manager
Een financieel manager gaat over het algemeen niet zelf aan de slag met de checklist voor de maandafsluiting. Wel zal diegene overzicht houden over het gehele proces. Specifiek controleert de manager het werk van de boekhouder of de accountant. Bovendien zal de manager de rapporten analyseren, om binnen het managementteam te presenteren hoe de onderneming de afgelopen maand of een andere periode heeft gepresteerd. Ook is compliance een verantwoordelijkheid van de financieel manager, om te voldoen aan wet- en regelgeving en andere richtlijnen.
Debiteuren-, crediteuren- en voorraadbeheer
Ten slotte hebben organisaties over het algemeen afzonderlijke beheerders voor de debiteuren, de crediteuren en bijvoorbeeld de voorraad. Zij beheren de inkoop- en verkoopfacturen en doen bijvoorbeeld de inventarisatie van de voorraad. Hun resultaten rapporteren ze aan de financieel manager, die het mee kan nemen in de rapportage naar het managementteam.
5 tips voor een soepele maandafsluiting
Wil je het proces of de procedure en de werkzaamheden voor de maandafsluiting optimaliseren? Met deze 5 tips richt je het proces soepel in, zodat je per maand kunt bekijken hoe de onderneming financieel en administratief presteert:
- Begin ruim voordat de maand eindigt
Het gaat om een checklist voor de maandafsluiting, maar eigenlijk wil je er al ruim voordat je de maand afsluit mee beginnen. Tref alvast de voorbereidingen, tijdens de maand die je uiteindelijk wilt afsluiten. Grote organisaties zoals KPMG adviseren om dagelijks of wekelijks mini-afsluitingen te doen. Dat spreidt de werkdruk en voorkomt fouten. - Investeer in automatisering
Investeer in automatisering, bijvoorbeeld voor de boekhouding en andere herhalende taken. Gebruik bijvoorbeeld Moss om meer controle te krijgen over zakelijke uitgaven, terwijl je er minder omkijken naar hebt. Dat maakt het werk makkelijker én voorkomt kostbare fouten. - Betrek het hele team
Betrek het liefst het hele team, als je werkt aan de maandafsluiting. Zorg dat iedereen op de hoogte is van de eigen verantwoordelijkheden en taken. Communiceer daar bovendien helder over. Bij Deloitte wordt het hele team voor de boekhouding betrokken, bij de maandelijkse vergaderingen of hoe het ervoor staat. - Houd een gedetailleerd dossier bij
Houd tot in detail de verschillende stappen bij en de beslissingen die worden genomen. Dat helpt bij de audits en om het proces gaandeweg verder te verbeteren. Ernst & Young staat bijvoorbeeld bekend om hun gedetailleerde logboek, met notities over alle stappen en over de problemen die tijdens het proces zijn opgelost. - Vermijd fouten en onvolledige gegevens
Wees ten slotte kritisch op eventuele fouten en onvolledige gegevens. Beloon medewerkers die fouten opsporen of ontbrekende gegevens aan het licht brengen. Ook als het (deels) hun eigen fout was, om te voorkomen dat dit uiteindelijk alleen maar grotere gevolgen krijgt.
Maandafsluiting van de boekhouding met Moss
Met Moss maak je het factuurbeheer, declaraties en budgetcontrole een stuk eenvoudiger. Bovendien integreert Moss gewoon met de boekhouding, zodat je dit eenvoudig automatiseert en optimaliseert.Boek een demo. Of bekijk alvast hoe het werkt.
FAQ
De maandafsluiting is het proces waarbij je aan het eind van de maand de boekhouding compleet maakt en controleert op juistheid. Je stemt de rekeningen af, controleert de gegevens en stel de rapportages op, zoals de balans en de winst- en verliesrekening.
Dankzij de maandafsluiting voor de boekhouding krijg je een nauwkeurig en actueel inzicht in de financiële positie van het bedrijf. Dat helpt bij het ontdekken van problemen, het naleven van wettelijke verplichtingen en het nemen van de juiste strategische beslissingen.
Begin met het verzamelen van alle financiële documenten, de gegevens en de transacties. Stem de bankrekeningen en de balansrekeningen op elkaar af en controleer daarna op eventuele fouten en afwijkingen. Boek periodieke journaalposten en bereid daarna de financiële overzichten voor. Controleer ze, keur ze goed en archiveer de rapportages om er later trends in te proberen te herkennen.
Probeer de procedure voor de maandafsluiting efficiënter te maken, bijvoorbeeld door de automatiseren. Gebruik slimme boekhoudsoftware en bijvoorbeeld Moss voor betaalkaarten, declaraties en factuurbeheer. Richt duidelijke processen in, aan de hand van slimme checklist zoals die voor de maandafsluiting.
Voorkom foutieve gegevens of onvolledige gegevens. Die leiden tot verkeerde inzichten, suboptimale beslissingen en uiteindelijk probleem bij het opstellen van de jaarrekening. Beloon medewerkers die fouten of onvolledigheden aan het licht brengen, ook als ze die zelf hebben veroorzaakt.
