Wettbewerbsfähig mit Moss: Wie Dornbach die digitale Transformation meistert

DORNBACH ist deutschlandweit eine der führenden inhabergeführten Berufsgesellschaften in den Bereichen Wirtschaftsprüfung sowie Steuer-, Unternehmens- und Rechtsberatung. Das 1954 gegründete Unternehmen arbeitet mit einem ganzheitlichen und lösungsorientierten Beratungsansatz – national ebenso wie international. 

Die Experten bei DORNBACH arbeiten bereits erfolgreich mit ihren Mandanten auf der Moss Plattform zusammen. Seit Kurzem gehört die Firma zum Moss Partnernetzwerk und profitiert von exklusiven Vorteilen wie gemeinsamen Marketingkampagnen sowie einem maßgeschneiderten Provisionsmodell. Regelmäßige exklusive Schulungen gehören ebenfalls zum Programm. Wir haben mit den DORNBACH -Partnern Udo Bork und Eduard Bart über ihre täglichen Herausforderungen gesprochen und erfahren, wie Moss den Weg hin zur digitalen Transformation ebnete. 

Gründung: 1954
Standort: Koblenz (und 20 weitere Standorte)
Mitarbeiter: 500+

Herausforderungen:

• Aufwändiges Kreditkartenmanagement
• Wettbewerbsfähig die digitale Transformation meistern
• Attraktiv für aktuelle und zukünftige Mitarbeiter sein
  

Lösungen:

• Zeitersparnis bei Kreditkartentransaktionen
• Effizienteres Belegmanagement
• Moderne Arbeitsumgebung motiviert Mitarbeiter
  

Die Herausforderungen

Digitalisierte Prozesse in der Finanz- und Steuerbranche bedeuten nicht automatisch produktivere oder einfachere Abläufe. Diese Erfahrung musste DORNBACH mehrfach machen und begann, nach einer umfassenderen Lösung zu suchen. Der Markt um Finanzen und Steuern wandelt sich ständig. Transaktionen manuell zu buchen, ist zeitintensiv und bei den Steuerberatern sowie Buchhaltern bei DORNBACH wenig beliebt. Gleichzeitig wurden immer mehr Tools entwickelt, die einzelne manuelle Prozesse digitalisieren. Was lange fehlte: Eine Plattform, die unterschiedliche Prozesse zeitgleich digitalisiert und automatisiert.

Der Kampf mit den Kreditkartenabrechnungen

Immer mehr Zahlungen werden heutzutage mit Kreditkarten abgewickelt. Was von außen betrachtet nach einem unkomplizierten Prozess aussieht, kann jedoch eine besondere buchhalterische Herausforderung sein. Wenn Steuerberater lange Transaktionslisten erhalten, wird das Zuweisen und Buchen schnell sehr zeitintensiv. Nicht zu unterschätzen ist auch das Belegmanagement sowie der Abgleich mit der OPOS-Liste. Ebenfalls oft ein Zeitfresser: ursprüngliche Zahlungen mit Fremdwährungen, die später in Euro abgerechnet werden. 

Wettbewerbsfähig mit digitalen Prozessen

Viel zu oft erreichten DORNBACH noch die klassischen Schuhkartons voller Belege. Auch Pendelordner gehörten zum Geschäftsalltag und bremsten Abläufe. Aber wie vermittelt man Mandanten, dass ein prozessualer Wandel notwendig ist? Tatsächlich wurde diese Aufgabe für DORNBACH zur täglichen Herausforderung. Hinzu kommt: Die DATEV führte eigene Lösungen für dieses Problem ein. Mit DATEV Unternehmen online existiert eine Schnittstelle, in der Unternehmen ihre Belege dem Steuerberater digital und DORNBACH zur Verfügung stellen.  Partner Eduard Bart meint dazu: “Trotz dieser ersten digitalen buchhalterischen Schritte musste bei DORNBACH oft manuell nachgearbeitet werden, was unnötig Zeit kostete. Diese Zeit hätten wir lieber in die Geschäftsentwicklung oder Mandantenberatung investiert.”

Fachkräfte fehlen an allen Enden

Der Arbeitsmarkt ist insbesondere in der Steuerbranche sehr umkämpft. Das bekommt auch DORNBACH deutlich zu spüren. Der Mangel an Fachkräften bremst das Wachstum. Aber die Kanzlei als attraktiven Arbeitgeber zu platzieren, fällt immer schwerer. Erst recht, seit die Konkurrenz digitale Medien einsetzt und sich gut wahrnehmbar auf Social Media präsentiert. Doch den größeren Hebel stellten die digitalen Abläufe dar, bei denen Wettbewerber einen entscheidenden Schritt voraus waren. Papierprozesse gelten vielfach als veraltet und ziehen kaum junge Nachwuchskräfte an. Der moderne Steuerfachangestellte möchte keine einzelnen Transaktionen buchen oder sich durch Kartons voller Belege arbeiten. Fachkräfte wollen heute so effizient wie möglich mit ihrer Zeit umgehen und lästige, monotone Arbeit vermeiden. Auch die Themen Homeoffice und Gleitzeit werden wichtiger. 

Die Lösung

Die Suche nach modernen und intelligenten Lösungen für alltägliche Problemstellungen hat DORNBACH schon lange beschäftigt. Die Firma testete unterschiedliche Produkte zur Automatisierung von Prozessen, war jedoch nie vollständig zufrieden. Auf Moss ist DORNBACH zufällig gestoßen: Ein Mandant wollte das Produkt nutzen und lud die Firmenvertreter kurzerhand zum Onboarding-Termin ein. Udo Bork wurde vollständig überzeugt: “Mit Moss haben wir endlich eine Lösung gefunden, die alle unsere Problemstellungen löst. Die Plattform ist für uns ein wesentlicher Teil des digitalen Beratungskonzepts und unserer Digitalisierungsstrategie.”

"Dank Moss konnten wir unsere Prozesse optimieren und die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten auf ein neues Level heben."

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Zusammenarbeit nach Maß

Ab dem ersten Termin wurde für DORNBACH sichtbar, dass sich das Team bei Moss sehr für Produkt-Feedbacks interessiert. Der Anspruch, ein Produkt mit einer intuitiven Nutzererfahrung zu finden und anfallende Prozesse ohne große Umstellung zu vereinfachen, war erfüllt. Bei Folgeterminen wurde das Feedback von DORNBACH in die Produktentwicklung mitaufgenommen. Im Arbeitsalltag unterstützen ein persönlicher Moss Partnermanager sowie ein kompetentes Team die Implementierung. Für DORNBACH entstand somit kaum Mehraufwand. Der Moss Kundensupport kümmerte sich um alle die Rückfragen und Belange der Mandanten. 

"Inzwischen möchte keiner unserer Mandanten die Moss Plattform missen. Ich denke, das spricht für sich. Wir können definitiv sagen, dass die Moss die beste Lösung für holistisches Finanzmanagement am deutschen Markt ist."

OPOS-Listen adé

Mit den physischen und virtuellen Kreditkarten von Moss hat DORNBACH deutlich mehr Möglichkeiten als mit der zuvor genutzten Kreditkarte der Hausbank. Es können beliebig viele Karten erstellt werden. Die Transaktionen werden einzeln gebucht sowie direkt mit den passenden Belegen abgeglichen. DORNBACH kann somit wirklich sicherstellen, dass keine Buchung ohne Beleg stattfindet, ohne sich durch Belegstapel und Abrechnungen zu kämpfen. Durch die intelligente Vorkontierung sind bereits alle relevanten Posten erfasst. Manuelle Nacharbeit ist ist kaum mehr nötig. 

"Der Einsatz von Moss spart uns so bis zu vier Stunden im Monat für die Verbuchung von Kreditkartentransaktionen."

Digitalisieren ist eigentlich ganz einfach 

Was früher händisch erledigt werden musste, wird nun mit Moss automatisiert und ist schnell erledigt. Am Ende des Monats erhält DORNBACH alle buchungsrelevanten Daten vorkontiert und zentral auf der einer Plattform. Die Zusammenarbeit mit Mandanten läuft unkompliziert über die gemeinsam genutzte Moss Plattform und spart auf beiden Seiten monatlich mehrere Stunden Arbeit. Besonders erfreulich für DORNBACH: Bei den Mandanten wird jeder Mitarbeiter in die Buchhaltung miteinbezogen. 

Die Freigaben können auch unkompliziert aus Moss gesteuert werden und die Vorkontierung aus den Belegen funktioniert dank OCR-Technologie vollkommen automatisch. Somit sind die Mitarbeiter bei DORNBACH von einer agierenden zu einer kontrollierenden Instanz geworden. Und auch das Fachkräfteproblem löst sich langsam auf. Mit der Umstellung auf Moss positioniert sich DORNBACH als moderner Arbeitgeber. Die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten sowie die Automatisierung eingeschliffener Prozesse lockt Nachwuchskräfte, die den digitalen Wandel in der Steuerbranche aktiv vorantreiben wollen.

Effizienz zahlt sich spürbar aus 

Mit Moss kann DORNBACH seine Mandanten besser betreuen – und das ohne Abstriche bei der Qualität. Mit einem Blick fällt auf, bei welchen Mandanten noch Belege fehlen. Die verantwortlichen Mitarbeiter erhalten automatische Erinnerungen direkt aus Moss. Am Ende des Tages verrichtet DORNBACH bei seinen Mandanten dieselbe Dienstleistung wie zuvor. 

Durch die neu gewonnene Zeit kann sich das Team nun auf die umsatzstärkere Beratungsleistung fokussieren. Denn auch wirtschaftlich zahlt sich die Umstellung bereits aus: Das Honorar pro Stunde konnte nach oben hin angepasst und so mit identischem Personaleinsatz mehr Mandate aufgenommen werden. Udo Bork bestätigt: “Dank Moss wurde nicht nur unsere Arbeit erleichtert. Wir konnten auch unseren Umsatz steigern – bei gleichbleibender Dienstleistungsqualität für die Mandanten.”

Warum Mandanten und Mitarbeiter Moss schätzen

Moss gehört bei DORNBACH jetzt zum Beratungskonzept für neue Mandate. Neue Mandanten setzen Moss ein, um gemeinsam von den Vorteilen zu profitieren. Das ermöglicht leichteres Arbeiten auf beiden Seiten. Freudig berichtet Udo Bork, dass man sich nun keine Sorgen um Nachwuchs machen muss:

"Unsere Ausrichtung als digitale Kanzlei wirkt sehr attraktiv auf dem Arbeitsmarkt für Steuerberater und Steuerfachangestellte."

Dies hänge unmittelbar mit der Implementierung von Moss zusammen. Junge Fachkräfte möchten keine manuellen Buchungen mehr durchführen oder seitenlange Kreditkartenabrechnungen nach der richtigen Transaktion durchforsten. Sie suchen explizit nach Kanzleien, die ein modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Lösungen bereitstellen. Mit der Partnerschaft zwischen DORNBACH und Moss ist ein solches Umfeld nun gegeben. 

• Alle Infos zum Moss Partnerschaftsprogramm gibt es auf der Moss Partnerschaftsseite.