SaaS-Ausgabenmanagement durch Software-Overlap-Erkennung

Geschrieben vonAnna Katharina Bollé

August 17, 2026

KI & Intelligenz9 min read

Unternehmensweite Softwareausgaben zu verwalten, wird zunehmend schwieriger. Abonnements verteilen sich auf zentrale Verträge, Abteilungsbudgets und Firmenkarten einzelner Mitarbeitender. Ohne einen vollständigen Überblick kann ein Unternehmen mehrfach für ähnliche Funktionen oder getrennte Verträge mit demselben Anbieter bezahlen.

Deshalb haben wir einen Skill zur Erkennung von Software-Überschneidungen entwickelt. Er nutzt einen Transaktionsexport, um potenzielle doppelte Zahlungen, Parallelverträge und funktional ähnliche Tools sichtbar zu machen. Sie können ihn unten selbst ausprobieren.

Warum SaaS-Ausgabenmanagement für moderne Finanzteams schwierig ist

Softwarebudgets haben sich zu einer erheblichen Ausgabenkategorie entwickelt, die laufende Kontrolle statt einer einmaligen jährlichen Prüfung benötigt.

Nach dem SaaS Spend Index von Cledara gibt ein typisches britisches Unternehmen derzeit rund 73.000 Pfund pro Jahr für 32 kostenpflichtige Tools aus. Die medianen Softwareausgaben lagen im September 2026 sieben Prozent über dem Vorjahreswert.

Mit der steigenden Zahl an Anwendungen wächst auch das Risiko, dass sich Verträge überschneiden, einzelne Teams dieselben Anbieter unabhängig voneinander nutzen oder Software außerhalb der üblichen Beschaffungsprozesse eingekauft wird.

Die versteckten Kosten dezentraler Softwarebeschaffung

Ein großer Teil der Softwareausgaben wird nicht mehr zentral durch die IT beschafft. Laut Zylo verantwortet die IT im Durchschnitt nur noch 15 Prozent der SaaS-Ausgaben. Die übrigen 85 Prozent entstehen in Geschäftsbereichen oder durch einzelne Mitarbeitende.

Diese dezentrale Beschaffung kann sinnvoll sein, weil Teams schnell auf neue Anforderungen reagieren können. Sie erschwert jedoch die zentrale Übersicht und erhöht das Risiko von Parallelverträgen, überschneidenden Funktionen und nicht abgestimmten Käufen.

Dabei sollten drei Probleme unterschieden werden:

• Doppelte Zahlungen: Mehrere Verträge oder Einzellizenzen bestehen beim selben Anbieter.
• Software-Überschneidungen: Unterschiedliche Tools erfüllen ähnliche oder teilweise identische Funktionen.
• Schatten-IT: Software wird außerhalb der vorgesehenen Genehmigungs- oder Beschaffungsprozesse eingesetzt.

Ein Transaktionsexport kann Hinweise auf alle drei Bereiche liefern. Ob eine Lizenz tatsächlich ungenutzt oder ein Tool nicht genehmigt ist, muss jedoch anhand von Nutzungsdaten und internen Freigaben bestätigt werden.

Wie verschiedene Teams unabhängig Verträge abschließen

Durch die dezentrale Beschaffung können verschiedene Teams unabhängig voneinander dieselben oder ähnliche Tools kaufen. Ein Entwicklungsteam könnte beispielsweise einen zentralen Vertrag für eine Plattform abschließen, während einzelne Mitarbeitende dasselbe Tool zusätzlich über ihre Firmenkarten bezahlen.

Solche Parallelverträge sind schwer zu erkennen, weil sich die Zahlungen auf monatliche Rechnungen, Kartenumsätze und jährliche Vorauszahlungen verteilen. Im Hauptbuch erscheinen sie dadurch häufig auf unterschiedlichen Sachkonten oder in verschiedenen Perioden.

Nach einer britischen Erhebung überschreiten 32 Prozent der befragten Unternehmen ihre geplanten SaaS-Budgets. Gleichzeitig gaben 63 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen an, dass Fachbereiche SaaS- und Cloud-Anwendungen schneller einführen, als die IT davon erfährt.

Das Problem ist dabei selten nur eine identische Doppelabrechnung, die sich bei einer normalen Abstimmung erkennen lässt. Häufiger bezahlen verschiedene Abteilungen für unterschiedliche Tools mit ähnlichen Funktionen oder führen getrennte Verträge mit demselben Anbieter.

Traditionelle Methoden: die manuelle Optimierung von SaaS-Ausgaben

Das Erkennen überlappender Tools und doppelter Verträge erforderte bisher viel manuelle Vorarbeit. Finanzteams mussten Transaktionsdaten exportieren, Anbieternamen vereinheitlichen, Zahlungen nach Mitarbeitenden oder Kostenstellen gruppieren und aktive Abrechnungszeiträume rekonstruieren.

Diese Bereinigung kostet so viel Zeit, dass für die eigentliche Analyse oft nur wenig Kapazität bleibt.

Deshalb haben wir einen Skill zur Software-Overlap-Erkennung entwickelt. Er kombiniert die Datenverarbeitung von KI mit den nachvollziehbaren Berechnungen in Excel. Der Skill bereinigt und standardisiert Transaktionsbeschreibungen, gruppiert Ausgaben nach Kategorien und markiert potenzielle Überschneidungen.

Das Finanzteam kann dadurch früher mit der eigentlichen Prüfung beginnen und mögliche Maßnahmen bewerten, beispielsweise Verträge zusammenzuführen, Lizenzstrukturen anzupassen oder nicht mehr benötigte Systeme zu kündigen.

Erkenntnisse aus der Entwicklung unseres Tools

Bei der Entwicklung des Arbeitsblatts konzentrierten wir uns auf zwei technische Herausforderungen.

Erstens sind Transaktionsbeschreibungen häufig uneinheitlich. Derselbe Anbieter kann unter seinem Unternehmensnamen, einer Produktbezeichnung, einer Webadresse oder einem verkürzten Kartentext erscheinen. Die Analyse musste diese unterschiedlichen Bezeichnungen möglichst zuverlässig zu einem standardisierten Anbieterprofil zusammenführen.

Zweitens benötigen Finanzfachkräfte nachvollziehbare Berechnungen. Eine ausgegebene Einsparsumme ist wenig hilfreich, wenn nicht erkennbar ist, welche Transaktionen und Annahmen dahinterstehen.

Deshalb verwendet das Arbeitsblatt sichtbare, native Excel-Formeln für Markierungen und Berechnungen. Die KI unterstützt bei der Vorbereitung und Klassifizierung der Daten, während die Berechnungslogik in Excel nachvollziehbar bleibt. Jede Markierung lässt sich so bis zu den zugrunde liegenden Transaktionen zurückverfolgen.

Die Ergebnisse müssen trotzdem geprüft werden. Eine funktionale Überschneidung bedeutet nicht automatisch, dass ein Tool vollständig ersetzt werden kann. Teams können unterschiedliche Anforderungen, Vertragsbedingungen oder Integrationen haben.

So funktioniert das Software-Overlap-Excel-Arbeitsblatt

Das fertige Arbeitsblatt unterstützt die Prüfung der Softwarelandschaft anhand von vier zentralen Bereichen:

• Übersicht: Dieser Bereich fasst die identifizierten Fälle nach verschiedenen Überschneidungstypen zusammen. Er zeigt markierte Positionen, das zu prüfende jährliche Ausgabevolumen, wichtige Anbieterkonzentrationen und mögliche nächste Schritte.
• Doppelte Anbieterzahlungen: Dieses Modul markiert mögliche Einzellizenzen neben unternehmensweiten Verträgen sowie Parallelverträge mit demselben Anbieter. Es zeigt unter anderem Anbieter, Mitarbeitende, Kostenstelle, Ausgaben, aktive Monate, Überschneidungszeitraum und vorgeschlagene Prüfschritte. Rechnungsnummern werden einbezogen, sofern sie im Export vorhanden sind.
• Kategorie-Überschneidungen: Dieser Bereich gruppiert SaaS- und KI-Tools nach funktionaler Kategorie. Er zeigt Anbieter, jährliche Ausgaben, Funktionen, mögliche Überschneidungen, Alleinstellungsmerkmale und empfohlene Prüfschritte.
• Abstimmungsgrundlage: Dieses Arbeitsblatt enthält eine unveränderte Kopie der ursprünglichen Transaktionsdaten. Dadurch können Markierungen, Formeln und Zusammenfassungen jederzeit mit dem Quellexport abgeglichen werden.

Ein Beispiel: Drei Mitarbeitende bezahlen jeweils 15 Euro pro Monat für einzelne Trello-Lizenzen. Gleichzeitig verfügt die Marketingabteilung bereits über einen Asana-Vertrag für 2.000 Euro pro Jahr.

Das Arbeitsblatt markiert die Trello-Ausgaben von insgesamt 540 Euro pro Jahr als mögliche Kategorie-Überschneidung. Anschließend kann geprüft werden, ob die betroffenen Mitarbeitenden tatsächlich zu Asana wechseln können oder ob Trello für ihren Anwendungsfall weiterhin benötigt wird. Die 540 Euro sind damit zunächst ein potenziell überprüfbarer Betrag, keine garantierte Einsparung.

So führen Sie Ihre eigene Softwareprüfung durch

Für die Analyse benötigen Sie ungefähr zwölf Monate an Software-, SaaS-, KI- und Lizenztransaktionen aus Ihrem Hauptbuch oder Spesensystem. Der Export sollte möglichst folgende Felder enthalten:

• Transaktionsdatum
• Anbieter oder Händlername
• Betrag und Währung
• Mitarbeitendenname
• Kostenstelle oder Abteilung
• Rechnungsnummer, sofern verfügbar

Je mehr Informationen der Export enthält, desto leichter lassen sich Ausgaben zuordnen und mögliche Überschneidungen prüfen.

Sie können den Skill mit ChatGPT oder Claude ausführen:

• Mit ChatGPT: Laden Sie die ZIP-Datei des Software-Overlap-Detection-Skills und das rohe Transaktionsblatt in eine ChatGPT-Umgebung hoch, die Dateianalyse und Codeausführung unterstützt. Kopieren Sie anschließend den bereitgestellten Prompt in den Chat. Die verfügbaren Funktionen können vom Tarif und den Einstellungen des Arbeitsbereichs abhängen.
• Mit Claude: Fügen Sie die ZIP-Datei Ihrer Claude-Skill-Bibliothek hinzu. Öffnen Sie einen neuen Chat, laden Sie das Transaktionsblatt hoch und führen Sie den Befehl /moss-software-overlap-detection aus. Dafür müssen Skills und Codeausführung in Ihrer Umgebung aktiviert sein.

Nachdem die Analyse abgeschlossen ist, laden Sie das Arbeitsblatt herunter und öffnen es in Excel. Prüfen Sie zunächst, ob die Anzahl der Transaktionen und die Gesamtsumme mit dem Quellexport übereinstimmen. Kontrollieren Sie anschließend die wichtigsten Formeln und beginnen Sie dann mit der Prüfung der markierten Fälle.

Besprechen Sie mögliche Überschneidungen mit den jeweiligen Verantwortlichen, bevor Sie einen Vertrag kündigen oder Lizenzen zusammenführen. So lässt sich feststellen, welche Tools tatsächlich redundant sind und welche trotz ähnlicher Funktionen einen eigenen geschäftlichen Zweck erfüllen.