Der unternehmerische Erfolg hängt maßgeblich von den Finanzen ab. Unternehmen benötigen deshalb ein funktionierendes und effektives Finanzmanagement, das ihnen eine gelungene Verwaltung der Finanzen ermöglicht: Budgetplanung, Investitionen und Liquiditätsfluss sind Faktoren, die vom Finanzmanagement abhängen und mit denen sich Unternehmen auf operativer und strategischer Ebene auseinandersetzen müssen.
Wir zeigen in diesem Guide, was gutes Finanzmanagement ausmacht, worauf Firmen achten sollten, wenn sie ihre Finanzen optimieren möchten – und wie das digitale Finanzmanagement der Zukunft aussieht.
Was genau umfasst das Finanzmanagement? Eine Definition
Finanzmanagement ist ein zentraler Bestandteil jeder Unternehmensführung. Vielleicht ist es sogar der wichtigste Teil, denn ohne die nötigen Ressourcen kann selbst die beste Vision nicht umgesetzt werden. Für Unternehmen ist es deshalb essentiell, ihre Finanzen bestmöglich zu verwalten, um ihre Geschäftsziele zu erreichen und sich dauerhaft erfolgreich am Markt behaupten zu können.
In der Regel wird zwischen operativem und strategischem Finanzmanagement unterschieden. Grob gesagt umfasst operatives Finanzmanagement das Tagesgeschäft eines Unternehmens, während strategisches Finanzmanagement die langfristigen finanziellen Ziele in den Blick nimmt.
Operatives Finanzmanagement
Operatives Finanzmanagement bezieht sich hauptsächlich auf die täglichen finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens. Dazu gehören zum Beispiel die Verwaltung laufender Einnahmen und Ausgaben, Cashflow-Kontrolle sowie das Management von Krediten, Schulden und Investitionen.
Auch die Sicherstellung der Liquidität spielt beim operativen Finanzmanagement eine übergeordnete Rolle. So soll sichergestellt werden, dass das Unternehmen den laufenden Betrieb finanzieren kann, ohne in finanzielle Engpässe zu kommen. Operatives Finanzmanagement bezieht sich also eher auf unternehmensinterne Prozesse und trägt zu deren Optimierung bei.
Strategisches Finanzmanagement
Im Gegensatz zum operativen Finanzmanagement konzentriert sich das strategische Finanzmanagement auf die langfristigen finanziellen Ziele und Strategien des Unternehmens. Das umfasst die Markt- und Wettbewerbsanalyse, das Erkennen von Trends und das Erstellen von Prognosen sowie das Risikomanagement.
Kurz gesagt garantiert strategisches Finanzmanagement, dass Unternehmen nicht nur ihre täglichen Betriebsprozesse finanziell im Griff haben, sondern auch für die zukünftige Entwicklung und die Realisierung der langfristigen Unternehmensvision gut aufgestellt sind. Geht es beim operativen Finanzmanagement also unmittelbar um die Liquidität des Unternehmens, hat das strategische Finanzmanagement die Kapitalstruktur im Blick.
Bereiche des Finanzmanagements
Finanzmanagement beschreibt die Verwaltung sämtlicher unternehmerischer Finanzen und Finanzprozesse eines Unternehmens. Es ist deshalb sinnvoll, die Finanzverwaltung genauer zu betrachten und den Fokus auf verschiedene Anwendungsgebiete zu legen.
Klassischerweise unterteilt man das Finanzmanagement deshalb in fünf Teilbereiche:
- operatives Controlling
- Management von Kapitalmaßnahmen
- Forderungsmanagement
- Buchhaltung
- Lohnbuchhaltung
Operatives Controlling
Das operative Controlling ist ein wesentlicher Bestandteil des Finanzmanagements: Es konzentriert sich auf die unmittelbaren täglichen Finanzaktivitäten und versetzt das Unternehmen so in die Lage, seinen laufenden finanziellen Verpflichtungen nachzukommen. Dazu gehört in erster Linie die Sicherstellung ausreichender Liquiditätsreserven, mit denen das Unternehmen die täglichen Betriebsprozesse am Laufen halten kann.
Management für Kapitalmaßnahmen
Das Management für Kapitalmaßnahmen bezieht sich auf die mittel- bis langfristigen strategischen Finanzentscheidungen eines Unternehmens: Hier geht es also um die ganzheitliche Optimierung der Kapitalstruktur.
In der Praxis zählen dazu zum Beispiel die Ausgabe neuer Aktien oder Anleihen, die Rückzahlung oder Umverteilung von Schulden oder Verhandlungen über bestehende Kreditvereinbarungen. Aber auch Übernahmen, die Gründung von Tochtergesellschaften oder das Auslagern von Geschäftsprozessen sind Teil des Managements für Kapitalmaßnahmen. Ein gelungenes Management für Kapitalmaßnahmen sorgt also längerfristig für eine höhere Rentabilität des Unternehmens.
Forderungsmanagement
Die Finanzstruktur eines Unternehmens ist im besten Fall eine Balance aus Einnahmen und Ausgaben. Investitionen können zum Beispiel nur getätigt werden, wenn ausreichende Liquiditätsmittel zur Verfügung stehen.
Forderungsmanagement ist deshalb ein nicht zu unterschätzender Teil des Finanzmanagements: Es konzentriert sich auf die Verwaltung ausstehender Zahlungen oder Forderungen eines Unternehmens und versucht, Zahlungsausfälle von Kunden zu vermeiden sowie offene Rechnungsbeträge schnellstmöglich einzufordern. Effektives Forderungsmanagement, auch Mahnwesen genannt, erhöht auf diese Weise ganz konkret den Cashflow eines Unternehmens.
Buchhaltung
Die Buchhaltung bildet das Rückgrat des Finanzmanagements und sollte nicht unterschätzt werden: Eine vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnung, Archivierung und Auswertung der unternehmerischen Finanzprozesse ist die Schnittstelle zwischen operativem und strategischem Finanzmanagement – und somit maßgeblich verantwortlich für den Erfolg eines Unternehmens.
Unternehmen, die hier nichts dem Zufall überlassen möchten, setzen deshalb vermehrt auf digitale und ganzheitliche Lösungen. Mit diesen modernen Finanz-Tools lassen sich Finanzdaten auch in großer Menge in Echtzeit auswerten und überblicken. Das führt zu fundierten und realistischen Entscheidungen, die sowohl positive Auswirkungen auf die operative als auch auf die strategische Ausrichtung des Unternehmens haben.
Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung ist ein spezialisierter Bereich der Buchhaltung, der sich auf die Verwaltung von Gehältern, Löhnen und Honorarzahlungen konzentriert. Dazu gehören auch die gesetzliche Einhaltung der Regelungen für Sozial- und Rentenbeiträge sowie die Einhaltung des Steuerrechts.
Ziele und Aufgaben des Finanzmanagements
Ziel des Finanzmanagements ist die Sicherstellung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens, die wiederum maßgeblich von zwei Faktoren abhängt: Zum einen gehört der tägliche Betrieb und die Sicherstellung ausreichender Liquidität dazu, zum anderen die langfristige strategische Aufstellung des Unternehmens mitsamt einer effektiven Kapitalstruktur. Aus diesem Grund wird das Finanzmanagement, wie bereits erwähnt, in operatives Finanzmanagement und strategisches Finanzmanagement unterteilt.
Ziele des operativen Finanzmanagements:
- Sicherstellung ausreichender Liquidität und Zahlungsfähigkeit
- Aufrechterhaltung täglicher Betriebsprozesse
- Risikomanagement
- Management kurz- bis mittelfristiger Investitionen
- Optimierung interner Prozesse
Ziele des strategischen Finanzmanagements:
- Sicherstellung der finanziellen Stabilität des Unternehmens
- Optimierung der Kapitalstruktur
- Erhöhung der Rentabilität
- Management langfristiger Zahlungsverpflichtungen, wie z. B. Kredite
- Formulierung langfristiger strategischer Unternehmensziele
Optimierung des Finanzmanagements
Der digitale Wandel zwingt Unternehmen zum Umdenken: Es ist heute unerlässlich, das Finanzmanagement ständig zu optimieren und an die immer neuen Anforderungen der Geschäftswelt anzupassen. Die Digitalisierung der Finanzen steht bei der Optimierung des Finanzmanagements deshalb an erster Stelle. Wenn es um Effizienzsteigerung und Kostensenkung geht, stehen Unternehmen heute moderne, digitale Tools zur Verfügung, die das Finanzmanagement auf ein neues Level heben. Wir schauen uns verschiedene Optimierungsstrategien etwas genauer an:
Automatisierung manueller Prozesse
Eine der effektivsten Methoden zur Optimierung des Finanzmanagements ist die Automatisierung von manuellen Prozessen. Dieser Schritt ist für viele Unternehmen deshalb der erste, wenn es um die Optimierung ihres Finanzmanagements geht.
Heute können Unternehmen digitale Tools nutzen, die genau das ermöglichen: Wo früher noch Aktenberge und unübersichtliche Excel-Tabellen vorherrschend waren, können Finanzprozesse dank moderner, digitaler Lösungen mittlerweile weitestgehend automatisiert werden.
Zeitaufwendige und fehleranfällige Prozesse wie zum Beispiel die Erfassung und Buchung von Rechnungen können dadurch so schnell und effizient wie möglich abgewickelt werden.
Gleichzeitig werden das Finanzteam und die Buchhaltung entlastet und können sich dort einbringen, wo sie wirklich gebraucht werden. Die Automatisierung wird so auch ein ganz konkreter Faktor in Sachen Kostensenkung und Effizienzsteigerung.
Effizienzsteigerung
Eine Folge der Automatisierung: Effizienzsteigerung. Digitale Lösungen tragen dazu bei, Finanzprozesse schneller zu bearbeiten und auf der Grundlage fundierter Finanzdaten schnelle und informierte Entscheidungen treffen zu können. Das bedeutet: verbesserte Cashflow-Kontrolle, realistische Budgetierung und bestmögliche Nutzung der vorhandenen Ressourcen.
Erhöhte Transparenz
Digitale Abrechnungslösungen erhöhen die Transparenz und Zugänglichkeit der Finanzdaten: Sämtliche Finanzflüsse werden in Echtzeit verarbeitet und können sofort von allen relevanten Teams und Mitarbeitern abgerufen werden. Das hilft nicht nur enorm beim Finanzmanagement, sondern ermöglicht auch eine enge Zusammenarbeit der unterschiedlichen Abteilungen auf Augenhöhe.
Datenbasierte Entscheidungsfindung
Finanzmanagement gelingt dann, wenn alle Finanzdaten vollständig zur Verfügung stehen. Andernfalls kann die Kapitalstruktur des Unternehmens nicht in Gänze überblickt werden und zu falschen Entscheidungen führen. Unternehmen, die auf manuelle Buchführung setzen, können diesem Umstand möglicherweise nicht mehr gerecht werden.
Mit ganzheitlichen digitalen Lösungen und dank detaillierter Reportings und Berichte können Unternehmensführer ihre Entscheidungen hingegen auf der bestmöglichen Grundlage fällen. Sie können Trends schneller ausmachen als die Konkurrenz, realistische Prognosen erstellen und die besseren strategischen Entscheidungen treffen.
Verbessertes Risikomanagement
Nicht zuletzt unterstützen digitale Lösungen Unternehmen auch beim Risikomanagement: Compliance-Regeln werden automatisch eingehalten und auch Änderungen in der Gesetzeslage werden von den meisten digitalen Lösungen automatisch umgesetzt.
Die bereits erwähnten Finanz-Reportings spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle beim Management von Risiken: Anhand der Daten lassen sich ineffiziente Prozesse schneller erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen zeitnah einleiten.
Kostenersparnis
Schließlich kann die Digitalisierung zu erheblichen Kosteneinsparungen führen: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Reduzierung manueller Aufgaben können Unternehmen ihre Betriebskosten senken und ihre Rentabilität steigern.
Darüber hinaus können digitale Lösungen wie zum Beispiel von Moss ganz konkret dazu beitragen, die Personalkosten zu reduzieren: Mitarbeiter, die vorher durch zeitaufwendige manuelle Aufgaben gebunden waren, können nun für strategische und nachhaltige Aufgaben eingesetzt werden.
Vereinfachtes Finanzcontrolling mit Moss
Unternehmen, die ihr Finanzmanagement optimieren und gleichzeitig bestmöglich von den technologischen Möglichkeiten profitieren möchten, setzen deshalb auf die ganzheitliche digitale Lösung von Moss: Damit wird Ausgabenmanagement effizient und übersichtlich.
Automatisierung und Effizienzsteigerung
Einer der größten Vorteile von Moss ist die Möglichkeit, viele manuelle und fehleranfällige Schritte beim Finanzmanagement zu automatisieren. So lassen sich zum Beispiel Rechnungen automatisch erfassen, freigeben und archivieren. Gleichzeitig sorgt die DATEV-Schnittstelle für nahtlosen Austausch mit externen Prüfstellen, wie z. B. dem Finanzamt.
Die Automatisierung kann dabei ganz direkt zu Kosteneinsparungen führen: Mitarbeiter aus der Buchhaltung oder dem Finanzteam müssen sich nicht mehr um die manuelle Datenpflege kümmern, sondern können sich stattdessen in die strategische Finanzverwaltung einbringen. Moss ermöglicht somit die bestmögliche Nutzung vorhandener Ressourcen.
Transparentes Ausgabenmanagement
Darüber hinaus verbessert Moss die Transparenz und Zugänglichkeit der Finanzinformationen. Durch die digitale Bereitstellung von Finanzdaten in Echtzeit können alle Teammitglieder auf relevante Informationen zugreifen und Entscheidungen auf der Grundlage aktueller und genauer Daten treffen. Diese erhöhte Transparenz fördert die Zusammenarbeit zwischen den Teams und verbessert gleichzeitig das Finanzmanagement.