Die Preise steigen und die wirtschaftlichen Entwicklungen bleiben unsicher. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, ihre Ausgaben im Griff zu behalten. In diesem Artikel zeigen wir, wie Unternehmen trotz steigender Preise ihre betrieblichen Kosten senken können und welche Strategien sich bewährt haben. Gleichzeitig erklären wir, wie sich diese Strategien durch die Implementierung digitaler Finanz-Tools leichter umsetzen lassen: Der Umstieg auf digitale Finanzverwaltung hilft Unternehmen dabei, einen optimierten Cashflow zu erreichen, da sie ihre Kosten im Blick behalten und dabei aktiv Ressourcen und Gelder einsparen.
Kostenbewusstsein in Zeiten steigender Preise
Unternehmen sind momentan mit stetig steigenden Preisen konfrontiert. Das betrifft nicht nur Rohstoffe und Logistik, sondern auch Energiekosten, Mieten und andere Kostenstellen. Die Inflation in Deutschland lag Anfang des Jahres bei etwa 8 %. Diese anhaltende Teuerung bezeichnen in einer Studie von EY 40 % der befragten CEOs als größtes Risiko für ihr Unternehmen. Mehr als jeder zweite deutsche Firmenvorstand sieht für die nächsten Jahre keine Besserung dieser Situation.
Diese Entwicklung stellt Unternehmen vor eine schwierige Herausforderung, wenn sie weiterhin so profitabel wie möglich sein möchten: Unternehmen, die ihre Kosten nicht genau im Blick haben und ihre Ausgaben an die gegebene Situation anpassen können, laufen Gefahr, ihre Budgets zu überschreiten.
Ein klares Kostenbewusstsein und der Einsatz kostensparender Strategien sind deshalb wichtig, um in dieser wirtschaftlichen Landschaft langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Dazu gehört es auch, sich intensiv mit den betrieblichen Ausgaben auseinanderzusetzen und nachhaltige Strategien zur Kostensenkung zu entwickeln und umzusetzen.
Kostenbewusstsein im Unternehmen schaffen
Ein hohes Kostenbewusstsein ist eine der Stellschrauben, wenn es um das Senken betrieblicher Ausgaben geht. In einer kostenbewussten Unternehmenskultur sind nicht nur die Führungskräfte und das Finanzteam darum bemüht, Ausgaben sinnvoll zu tätigen und Einsparungen vorzunehmen, wo immer sie möglich sind. Auch Mitarbeiter sind sich über die Bedeutung von Kosteneinsparungen bewusst: Sie sparen Kosten ein und vermeiden unnötige Ausgaben.
Das gelingt nur, wenn es innerhalb des Unternehmens einen offenen Dialog über Kosten und die Auswirkungen bestimmter Ausgaben gibt. Für Finanzteams heißt das: Sie müssen nicht nur fundierte Finanzdaten zusammentragen und analysieren, sondern sie auch abteilungsübergreifend kommunizieren können. Das gelingt am besten mit digitalen Finanz-Tools, mit denen sich eine große Menge an Finanzdaten in Echtzeit verarbeiten und zusammenfassen lassen. Dann können auch Mitarbeiter zum Beispiel Einschränkungen besser nachvollziehen und sich leichter an die Budgetpläne halten.
Neben regelmäßigen Meetings tragen auch Schulungen und Workshops dazu bei, das Kostenbewusstsein im Unternehmen zu erhöhen. In den auf ihre Abteilung zugeschnittenen Workshops lernen die Teams, wie sie selbst Schwachstellen im Ausgabenmanagement erkennen und proaktiv Einsparungen vornehmen können. Das ist ganz im Sinne moderner Unternehmensstrukturen, in denen die starren Grenzen zwischen den Abteilungen verschwinden und alle Mitarbeiter sich aktiv an der Umsetzung der Unternehmensziele beteiligen.
Prozesse optimieren und automatisieren
Neben der Etablierung eines Kostenbewusstseins in allen Abteilungen spielen auch die Prozessoptimierung und Automatisierung eine entscheidende Rolle bei der Reduzierung betrieblicher Ausgaben. In Krisenzeiten ist es nicht damit getan, sich auf vergangenen Erfolgen auszuruhen. Denn auch wenn bestimmte Arbeitsabläufe bisher die gewünschten Ergebnisse geliefert haben, lassen sie sich in der Regel trotzdem weiter verbessern.
Hier helfen zum Beispiel Lean-Management-Prinzipien, mit denen Unternehmen ineffiziente oder unnötige Arbeitsabläufe eliminieren können und so langfristig Ressourcen sparen und ihre Produktivität erhöhen. Gleichzeitig helfen diese Prinzipien dabei, die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen trotz Kosteneinsparungen zu erhalten.
Ressourcen und Gelder sparen durch Automatisierung
In Zeiten der Digitalisierung gehört zur Prozessoptimierung auch die Automatisierung. Indem Unternehmen die digitale Revolution zu ihrem Vorteil nutzen und ihre Prozesse automatisieren, sparen sie aktiv Ressourcen und Gelder ein. Gleichzeitig reduzieren sie ihre Fehlerquote. Denn gerade manuelle Prozesse sind sehr anfällig für Fehler, die häufig negative finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen haben.
Zeitaufwendige buchhalterische Aufgaben wie zum Beispiel Rechnungsfreigaben, Reisekostenabrechnungen oder das Ausgabenmanagement binden das Finanzteam und verhindern, dass es sich voll und ganz auf die strategischen Ziele des Unternehmens konzentrieren kann. Digitale Tools lösen dieses Problem, indem sie die effiziente und zeitsparende Abarbeitung wiederkehrender Arbeitsschritte ermöglichen: Finanzteams werden entlastet und können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, die das Unternehmen langfristig weiterbringen.
Ungenutzte und doppelte Abos kündigen
Dieses Problem kennt fast jedes Unternehmen: Im Laufe der Jahre werden unzählige Business-Abonnements oder Mitgliedschaften abgeschlossen, die ursprünglich dazu gedacht waren, den Arbeitsalltag zu erleichtern oder Zugang zu wichtigen Ressourcen zu erhalten. Das können Zugänge zu Datenbanken sein, Abonnements für Fachpublikationen – oder, was wohl am häufigsten der Fall ist, SaaS-Lösungen, die im monatlichen Turnus bezahlt werden.
Oft stellt sich jedoch heraus, dass diese zum Teil kostenintensiven Abos nur selten oder gar nicht genutzt werden. Eine regelmäßige Überprüfung der Abonnements und Mitgliedschaften kann deshalb schon ein entscheidender Schritt sein, diese verborgenen Kostenfallen aufzudecken und die betrieblichen Ausgaben signifikant zu reduzieren.
Um Abonnements und Mitgliedschaften effektiv zu evaluieren, sollten Unternehmen einen systematischen Ansatz verfolgen. Mithilfe digitaler Tools lassen sich zum Beispiel Listen der Abonnements erstellen, die gleichzeitig eine Kostenübersicht bieten und über die jeweiligen Kündigungsfristen informieren. Auch die Häufigkeit und Intensität der Nutzung lässt sich mit den passenden Tools leicht überprüfen. Außerdem kann über ein digitales Ausgabenmanagement festgestellt werden, welche Subscriptions im Unternehmen doppelt bezahlt werden.
Diese Form der Analyse ermöglicht es Unternehmen festzustellen, welche Abos überhaupt noch relevant für das momentane Geschäft sind. Kosten und Nutzen lassen sich auf diese Weise genau abwägen. Im Anschluss können Unternehmen dann eine informierte Entscheidung darüber fällen, welche Abos weiterhin nötig sind und bei welchen eine Kündigung angebracht wäre.
Verträge mit externen Dienstleistern und Lieferanten überprüfen
Die Zusammenarbeit mit Lieferanten und externen Dienstleistern ist für die meisten Unternehmen unverzichtbar. So wie bei Abonnements sollten Unternehmen aber auch die Verträge mit ihren Geschäftspartnern regelmäßig überprüfen. Nur so können sie sicher sein, dass sie wettbewerbsfähige Konditionen erhalten und bestehende Einsparpotenziale voll ausschöpfen.
Es kann nicht schaden, die Angebote mehrerer Anbieter zu vergleichen und mögliche Alternativen gewissenhaft abzuwägen. Vor allem, wenn es um Versicherungen oder Telekommunikation geht, machen sich entsprechende Recherchen schnell bezahlt. Digitale Tools helfen dabei, Verträge übersichtlich zu archivieren, und erinnern bei Bedarf auch an Kündigungsfristen.
Wie so oft in der Geschäftswelt hängt auch hier alles von guter Kommunikation ab: Unternehmen, die ihre Bedürfnisse und Erwartungen klar an ihre Geschäftspartner vermitteln können, erhalten in der Regel auch die besseren Vertragsbedingungen. Wichtig ist hier aber das Verfolgen einer langfristigen Win-win-Situation: Alle Vertragspartner sollten das Gefühl haben, die für sie bestmögliche Lösung ausgehandelt zu haben. Manche Verhandlungstaktiken bieten vielleicht kurzfristige Einsparungen, können aber negative Langzeitwirkungen für das Geschäftsmodell haben.
Mitarbeiterbenefits anpassen
Mitarbeiterbenefits sind ein wichtiger Bestandteil der Personalpolitik in vielen Unternehmen – gerade jetzt, wo sich Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber eher aussuchen können als umgekehrt. Benefits tragen dazu bei, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen, zu binden und zu motivieren. Allerdings verursachen diese Zusatzleistungen natürlich auch Kosten. Unternehmen sollten die Mitarbeiterbenefits deshalb regelmäßig überprüfen und hinterfragen, ob sie noch den gewünschten Effekt erzielen und ob es vielleicht kostengünstigere Alternativen gibt.
Um die Effektivität ihrer Mitarbeiterbenefits zu bewerten, sollten Unternehmen zunächst eine Bestandsaufnahme durchführen und alle angebotenen Zusatzleistungen auflisten. Mitarbeiterbefragungen helfen dabei, herauszufinden, welche Benefits geschätzt werden und welche weniger wichtig sind. Manche Benefits klingen auf dem Papier ganz gut, werden in der Praxis aber kaum oder gar nicht genutzt. Im Anschluss lassen sich die angebotenen Zusatzleistungen priorisieren und Anpassungen vornehmen.
Eine beliebte Lösung sind flexible Leistungspakete – denn nicht jeder Mitarbeiter braucht jeden Benefit. Mit flexiblen Lösungen können Mitarbeiter die für sie passenden Zusatzleistungen zusammenstellen und diejenigen abwählen, die sie sowieso nicht nutzen. Neben der Kosteneinsparung hat das den zusätzlichen Effekt, dass auch die Mitarbeiter durch ihr Mitspracherecht zufriedener und motivierter sind.
Freigaberichtlinien optimieren
Freigaberichtlinien sind für Unternehmensausgaben ein zentrales Instrument zur Steuerung und Kontrolle betrieblicher Kosten: Sie definieren, welche Ausgaben zulässig sind, wer sie genehmigt und welche Prozesse für die Erfassung und Abrechnung erforderlich sind. In Zeiten steigender Preise ist es deshalb umso wichtiger, die Freigaberichtlinien regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Auch hier leisten digitale Tools einen wertvollen Beitrag, weil sie ein effektives Ausgabenmanagement ermöglichen.
Unternehmen sollten ihre aktuellen Freigaberichtlinien gründlich analysieren und Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind. Die Richtlinien sollten klar, verständlich und vor allem konsistent sein, damit sie so effektiv wie möglich eingehalten werden können. Missverständnisse und Fehlentscheidungen, die oftmals auch mit finanziellen Mehrbelastungen einhergehen, lassen sich so vermeiden. Ausgabenmanagement-Tools liefern dabei die nötige Transparenz, die für eine erfolgreiche Umsetzung der Freigaberichtlinien nötig ist.
Mit Moss Ausgaben effizienter verwalten und reduzieren
Die Nutzung digitaler Finanzools bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, insbesondere in Bezug auf die Senkung betrieblicher Kosten. Schließlich sind es vor allem die Optimierung und Automatisierung wiederkehrender Prozesse, die maßgeblich zur Kostenreduktion beitragen. Mit der ganzheitlichen Lösung von Moss reduzieren Unternehmen den Verwaltungsaufwand ihrer Unternehmensfinanzen, minimieren Fehler im Ausgabenmanagement und können auf der Basis umfangreicher Finanzdaten in Echtzeit die besten Entscheidungen treffen.
Durch die Automatisierung von Prozessen, die Verbesserung der Transparenz und die Bereitstellung von Echtzeitdaten trägt Moss dazu bei, dass Unternehmen die maximale Kontrolle über Ausgaben, Budgets und den Cashflow erhalten – bei minimalem buchhalterischen Aufwand. So können Unternehmen ihre finanzielle Situation besser steuern, optimieren und aktiv Ausgaben reduzieren.
Moss bietet neben Firmenkarten eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Ausgaben, Rechnungen, Abonnements und anderen Kosten. Durch die Bereitstellung detaillierter Analysen und Reportings ermöglicht Moss Unternehmen, ihre Ausgabenstruktur besser zu verstehen und gezielte Maßnahmen zur Kostensenkung umzusetzen. Die stetig steigenden Preise sind für jedes Geschäftsmodell eine Herausforderung. Mit Moss sind Unternehmen bestens darauf vorbereitet.