{"id":7099,"date":"2023-05-19T18:05:31","date_gmt":"2023-05-19T18:05:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/?page_id=7099"},"modified":"2025-09-18T11:58:33","modified_gmt":"2025-09-18T11:58:33","slug":"planen-und-abrechnen","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/planen-und-abrechnen\/","title":{"rendered":"Dienstreise planen und optimal abrechnen"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ob man als Mitarbeiter f\u00fcr sein Unternehmen unterwegs ist oder als Selbstst\u00e4ndiger in eigener Sache: Eine <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/\">Dienstreise<\/a> bringt viele Vorteile f\u00fcrs Gesch\u00e4ft. Die Wahrscheinlichkeit eines Gesch\u00e4ftsabschlusses ist durch den Vertrauensgewinn h\u00f6her, Mitarbeiter sch\u00e4tzen Dienstreisen und durch digitale Tools werden sie in der Umsetzung immer einfacher und kosteng\u00fcnstiger. Bevor sich Mitarbeiter auf die Dienstreise zum Kunden begeben, sollte der Ausw\u00e4rtstermin gut vorbereitet sein.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wir haben ein paar Tipps, wie Unternehmen und Selbstst\u00e4ndige eine Dienstreise optimal organisieren k\u00f6nnen: von der Planung der Reise \u00fcber das Reisemanagement bis hin zur Abrechnung der Reisekosten, sowie eine Checkliste mit den wichtigsten Dingen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Damit eine Dienstreise die gew\u00fcnschten Ergebnisse bringt, entscheidet die Vorbereitungsphase. Wir zeigen, wie Unternehmen und Selbstst\u00e4ndige eine Dienstreise organisieren k\u00f6nnen: von der Planung der Reise \u00fcber das Reisemanagement bis hin zur Abrechnung der Reisekosten.<\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_82_2 ez-toc-wrap-left counter-flat ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/planen-und-abrechnen\/#Geschaeftsreise_optimal_vorbereiten\" >Gesch\u00e4ftsreise optimal vorbereiten<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/planen-und-abrechnen\/#Reisekosten_im_Blick_behalten\" >Reisekosten im Blick behalten<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/planen-und-abrechnen\/#Abwesenheit_bei_einer_Dienstreise_planen\" >Abwesenheit bei einer Dienstreise planen<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/planen-und-abrechnen\/#Tipps_zur_Reiseorganisation\" >Tipps zur Reiseorganisation<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/planen-und-abrechnen\/#Dienstreise_planen_Checkliste_fuer_die_Reiseorganisation\" >Dienstreise planen: Checkliste f\u00fcr die Reiseorganisation<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/planen-und-abrechnen\/#Reisekosten_abrechnen_%E2%80%93_vereinfacht_mit_Moss\" >Reisekosten abrechnen \u2013 vereinfacht mit Moss<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/planen-und-abrechnen\/#FAQs\" >FAQs<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Geschaeftsreise_optimal_vorbereiten\"><\/span>Gesch\u00e4ftsreise optimal vorbereiten<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Geschaftsreise-optimal-vorbereiten-1024x485.png\" alt=\"Gesch\u00e4ftsreise optimal vorbereiten\" class=\"wp-image-7102\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Geschaftsreise-optimal-vorbereiten-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Geschaftsreise-optimal-vorbereiten-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Geschaftsreise-optimal-vorbereiten-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Geschaftsreise-optimal-vorbereiten.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine gelungene Dienstreise beginnt schon, bevor ein Mitarbeiter in ein Flugzeug steigt oder sich in die Bahn setzt. Im Vorfeld m\u00fcssen Unternehmen und Selbstst\u00e4ndige wichtige organisatorische Details kl\u00e4ren:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Wohin geht es und was ist der Zweck der Reise?&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Welches Verhandlungsziel soll vor Ort erreicht werden?&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Welche Transportmittel und Unterk\u00fcnfte m\u00fcssen gebucht werden?&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Welche Unterlagen sind n\u00f6tig?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie l\u00e4uft nach der Reise die Erstattung der entstandenen Reisekosten ab?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Neben organisatorischen Schritten geh\u00f6rt auch das Suchen und Zusammenstellen aller notwendigen Dokumente und Unterlagen zu einer gelungenen Reiseplanung.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Pers\u00f6nliche Dokumente<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Ausweis, Reisepass, F\u00fchrerschein<\/li>\n\n\n\n<li>Visum<\/li>\n\n\n\n<li>Impfpass<\/li>\n\n\n\n<li>Bahncard, Bonuskarten<\/li>\n\n\n\n<li>Krankenversichertenkarte, Auslandskrankenschein<\/li>\n\n\n\n<li>Reiseunterlagen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nach der Buchung von Hotel und Flug sollte man auch die daf\u00fcr notwendigen Dokumente mitf\u00fchren: Neben den Tickets selbst kann auch der eigene F\u00fchrerschein n\u00f6tig sein, zum Beispiel f\u00fcr den Mietwagen. Diese Dokumente sollten griffbereit sein und bestenfalls an einem anderen Ort gespeichert werden, von wo sie bei Bedarf sofort ersatzweise zum Einsatz kommen k\u00f6nnen. Dabei helfen auch digitale Tools oder Apps.<\/p>\n\n\n<div class=\"cta\" style=\"background-color:#c7ed97\">\r\n  <div class=\"content\">\r\n    <p>Auslagen effizienter gestalten:<br><b>Mehr Freiheit f\u00fcr dein Team<\/b><\/p>  \r\n\t  <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/auslagen\"data-mktg-id=\"intext-cta-teaser-button\" data-page-location=\"hero-blog\"><button>Mehr erfahren<\/button><\/a>\r\n  <\/div>\r\n    <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/homepage_hero_DE_blog.webp\">\r\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Gesch\u00e4ftsunterlagen&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auch die Gesch\u00e4ftsunterlagen sollten bei einer Dienstreise vorliegen und bereits vor der Reise ausgew\u00e4hlt worden sein:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Flyer<\/li>\n\n\n\n<li>Prospekte<\/li>\n\n\n\n<li>Visitenkarten<\/li>\n\n\n\n<li>Giveaways&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Infomaterialien sind eine gute M\u00f6glichkeit, das Unternehmen bei Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeiten zu repr\u00e4sentieren. Und wer auf Nummer Sicher gehen will, informiert sich vorher \u00fcber kulturelle Gepflogenheiten und Sitten des Gastlandes oder lernt bereits die ein oder andere Redewendung in der Landessprache.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Reisekosten_im_Blick_behalten\"><\/span>Reisekosten im Blick behalten<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Reisekosten-im-Blick-behalten-1024x485.png\" alt=\"Reisekosten im Blick behalten\" class=\"wp-image-7104\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Reisekosten-im-Blick-behalten-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Reisekosten-im-Blick-behalten-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Reisekosten-im-Blick-behalten-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Reisekosten-im-Blick-behalten.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ebenfalls vor Reiseantritt sollte die Frage der Finanzen unmissverst\u00e4ndlich gekl\u00e4rt sein: Welche Reisekosten werden vom Unternehmen \u00fcbernommen, welche Kosten tr\u00e4gt der dienstreisende Angestellte \u2013 und bei welchen Kosten treten die Mitarbeiter in Vorkasse und werden anschlie\u00dfend kompensiert?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Reisekosten unterteilen sich in vier Kategorien: <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/fahrtkosten\/\">Fahrtkosten<\/a>, Unterkunftskosten, <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/verpflegungsmehraufwand\/berechnen\/\">Verpflegungskosten<\/a> und Reisenebenkosten. Bei den Verpflegungskosten vor Ort spricht man oft von \u201eSpesen\u201c. F\u00fcr jedes Land gelten eigene vom Finanzministerium festgelegte Pauschalen in Bezug auf die Verpflegung vor Ort. Diese Kosten k\u00f6nnen sich Arbeitnehmer nach einer Dienstreise vom Finanzamt zur\u00fcckerstatten lassen, wenn das Unternehmen die Kosten nicht tr\u00e4gt.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Tipps f\u00fcr Reisekosten: Apps und Firmenkarten<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine M\u00f6glichkeit, die Reisekosten im Blick zu behalten, ist die Verwendung einer passenden App. Mit Moss k\u00f6nnen Mitarbeiter zum Beispiel ihre Reisekosten automatisch erfassen und an die Buchhaltung des Unternehmens weiterleiten. So umgehen sie das m\u00fchselige Sammeln s\u00e4mtlicher Belege und Quittungen, die bei der Reisekostenabrechnung n\u00f6tig sind. Mit Moss k\u00f6nnen sie <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/belege-scannen\/\">Belege einfach mit dem Handy einscannen<\/a>: Die Informationen auf den Belegen werden via OCR-Scan (Optical Character Recognition) automatisch erkannt, kategorisiert und weitergeleitet.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/firmenkreditkarte-fuer-mitarbeiter\/\">Firmenkarten<\/a> (auch Corporate Cards genannt) haben sich auf Dienstreisen ebenfalls bew\u00e4hrt: Sie funktionieren wie normale Kreditkarten, laufen aber auf den Namen des Unternehmens. Das Finanzmanagement oder die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung versehen die Firmenkarte mit dem passenden Reisebudget und die Angestellten k\u00f6nnen w\u00e4hrend der Gesch\u00e4ftsreise ganz einfach s\u00e4mtliche anfallenden Ausgaben mit der Karte begleichen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Sollte eine Dienstreise spontan stattfinden, k\u00f6nnen <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/virtuelle-kreditkarte-kreditrahmen\/\"><strong>virtuelle Kreditkarten<\/strong><\/a><strong> <\/strong>schnell und einfach beantragt und genehmigt werden. Auf diese Weise m\u00fcssen Teams nicht mehr im Voraus f\u00fcr ihre Ausgaben zahlen und aufw\u00e4ndige Spesenabrechnungen einreichen, sondern k\u00f6nnen sich ganz auf ihre T\u00e4tigkeiten vor Ort konzentrieren. Unternehmen behalten die Kontrolle \u00fcber die Ausgaben und k\u00f6nnen die Reisekosten in Echtzeit verfolgen, wenn sie dies w\u00fcnschen. Hier hat die Buchhaltung ebenfalls einen vollumf\u00e4nglichen und transparenten \u00dcberblick \u00fcber alle Ausgaben und kann gegebenenfalls korrigierend eingreifen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Falls Mitarbeiter mit dem Auto unterwegs sind, k\u00f6nnen auch Tankkarten zur Verf\u00fcgung gestellt werden, mit denen sie an Tankstellen tanken k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Abwesenheit_bei_einer_Dienstreise_planen\"><\/span>Abwesenheit bei einer Dienstreise planen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Abwesenheit-bei-einer-Dienstreise-planen-1024x485.png\" alt=\"Abwesenheit bei einer Dienstreise planen\" class=\"wp-image-7106\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Abwesenheit-bei-einer-Dienstreise-planen-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Abwesenheit-bei-einer-Dienstreise-planen-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Abwesenheit-bei-einer-Dienstreise-planen-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Abwesenheit-bei-einer-Dienstreise-planen.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn Angestellte sich auf einer Dienstreise befinden, bedeutet das gleichzeitig, dass sie vor Ort im B\u00fcro fehlen. Vor der Dienstreise ist es deshalb wichtig, die Abwesenheit des Mitarbeiters sorgf\u00e4ltig zu planen. Die dienstreisenden Mitarbeiter sollten sich fr\u00fchzeitig mit ihren Kollegen und Vorgesetzten absprechen, um sicherzustellen, dass alle ihre Aufgaben w\u00e4hrend ihrer Abwesenheit von jemandem \u00fcbernommen werden.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Im besten Fall wird eine Vertretung festgelegt, die w\u00e4hrend der Abwesenheit des dienstreisenden Kollegen nicht nur die anfallenden Aufgaben koordiniert, sondern auch als Ansprechpartner f\u00fcr Kollegen, Kunden und die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung auftritt. Im Vorfeld der Gesch\u00e4ftsreise sollte die Vertretung mit allen notwendigen Informationen und Zugriffsrechten ausgestattet werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Je weniger sich die Abwesenheit des dienstreisenden Angestellten auf den Arbeitsalltag der restlichen Belegschaft auswirkt, desto erfolgreicher wird auch die Dienstreise: Der reisende Mitarbeiter kann sich voll und ganz auf seine T\u00e4tigkeit als Repr\u00e4sentant seines Unternehmens konzentrieren, ohne sich um die Geschehnisse im B\u00fcro sorgen zu m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Tipps_zur_Reiseorganisation\"><\/span>Tipps zur Reiseorganisation<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Tipps-zur-Reiseorganisation-1024x485.png\" alt=\"Tipps zur Reiseorganisation\" class=\"wp-image-7108\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Tipps-zur-Reiseorganisation-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Tipps-zur-Reiseorganisation-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Tipps-zur-Reiseorganisation-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Tipps-zur-Reiseorganisation.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">An erster Stelle einer gelungenen Dienstreiseplanung steht die \u00dcberlegung, um welche Art von Reise es sich handelt: Gesch\u00e4ftsreisen, Konferenzreisen, Teamreisen oder Audits haben ihre eigenen Anforderungen an die Reiseplanung. Die Reiseart beeinflusst neben der Dauer der Reise und der Anzahl der Reisenden auch die Art der Unterkunft und die Wahl des Transportmittels. Au\u00dferdem hat jede Reisekategorie unterschiedliche Zielsetzungen, die ebenfalls bei der Planung so fr\u00fch wie m\u00f6glich ber\u00fccksichtigt werden sollten.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Der n\u00e4chste Planungsfaktor ist die Wahl des Zielortes: Das Land, die Region oder die R\u00e4umlichkeiten sollten alle Anforderungen bez\u00fcglich der Zielsetzung der Dienstreise erf\u00fcllen. Sind Unterk\u00fcnfte in der N\u00e4he verf\u00fcgbar, gibt es genug Verkehrsanbindungen und sind die R\u00e4ume mit der notwendigen Technik ausgestattet? Gleichzeitig legt der Zielort auch die Reisezeit fest und beeinflusst somit auch die Planung der Abwesenheit und die Vertretung der dienstreisenden Mitarbeiter.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Anfahrt und Unterkunft planen<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Danach geht es an die Recherche und Buchung der geeigneten Transportmittel. Liegt der Zielort im Ausland, bieten sich Fl\u00fcge oder Zugreisen an. Inl\u00e4ndische Dienstreisen lassen sich alternativ mit dem Firmenwagen bew\u00e4ltigen. Sowohl hier als auch bei allen anderen Schritten planen Angestellte und Buchhaltung gemeinsam. Schlie\u00dflich geht es auch um Unternehmensgelder. Gleichzeitig muss das gew\u00e4hlte Transportmittel den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Auch der Blick auf die Nachhaltigkeit einer Reise sollte nicht fehlen. Der letzte Planungsschritt bei der Vorbereitung einer Dienstreise umfasst die Wahl der Unterkunft. Sie muss s\u00e4mtlichen Anforderungen in Bezug auf die Lage, die Ausstattung und die Kosten entsprechen und gleichzeitig kompatibel mit den bisherigen Planungsschritten sein.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Gro\u00dfe Abhilfe dabei schaffen innovative Reiseplanungs-Tools wie <a href=\"https:\/\/www.travelperk.com\/de?utm_source=moss&amp;utm_medium=ipp&amp;utm_campaign=17-04-GL-DO-Moss%2BTK-LP-1983\" rel=\"nofollow\">TravelPerk<\/a>. Die Gesch\u00e4ftsreisel\u00f6sung von TravelPerk verf\u00fcgt \u00fcber das weltweit gr\u00f6\u00dfte Reiseangebot und smarte Managementfeatures wie Buchungen gem\u00e4\u00df Reiserichtlinien. Es vereinfacht die Buchung und Verwaltung von Gesch\u00e4ftsreisen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn das planerische Grundger\u00fcst der Dienstreise steht, sollten sich die Angestellten mit der Buchhaltung in Hinblick auf die anfallenden Reisekosten austauschen: Welche Kosten werden bis zu welcher H\u00f6he \u00fcbernommen? Welche Ausgaben sind angemessen? Und welche Reisekosten wird der Angestellte am Ende selbst tragen beziehungsweise \u00fcber das Finanzamt zur\u00fcckerstattet bekommen?<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Dienstreise planen im \u00dcberblick:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Art der Dienstreise und ihre Zielsetzung festlegen<\/li>\n\n\n\n<li>Zielort in Hinblick auf Zielsetzung der Dienstreise ausw\u00e4hlen<\/li>\n\n\n\n<li>Transportmittel ausw\u00e4hlen und buchen<\/li>\n\n\n\n<li>Unterkunft ausw\u00e4hlen und buchen<\/li>\n\n\n\n<li>Reisekostenerstattung mit der Buchhaltung kl\u00e4ren<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Dienstreise_planen_Checkliste_fuer_die_Reiseorganisation\"><\/span>Dienstreise planen: Checkliste f\u00fcr die Reiseorganisation<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Dienstreise-planen-Checkliste-fur-die-Reiseorganisation-1024x485.png\" alt=\"Dienstreise planen: Checkliste f\u00fcr die Reiseorganisation\" class=\"wp-image-7110\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Dienstreise-planen-Checkliste-fur-die-Reiseorganisation-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Dienstreise-planen-Checkliste-fur-die-Reiseorganisation-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Dienstreise-planen-Checkliste-fur-die-Reiseorganisation-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Dienstreise-planen-Checkliste-fur-die-Reiseorganisation.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine gut geplante Gesch\u00e4ftsreise ist keine Garantie auf einen erfolgreichen Vertragsabschluss \u2013 aber sie macht die Zeit unterwegs produktiver, fokussierter und somit erfolgreicher. Gerade in einem unbekannten Umfeld, in dem man sich nicht g\u00e4nzlich auf seine Expertise oder Intuition verlassen kann, ist eine umfangreiche Planung wertvoll. Wir haben eine Checkliste zusammengestellt, mit der die Dienstreiseplanung gelingt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Checkliste f\u00fcr die Vorbereitung und Organisation von Gesch\u00e4ftsreisen:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Zweck und Ziele der Reise definieren<\/li>\n\n\n\n<li>Art der Reise (Gesch\u00e4ftsreise, Konferenzreise, Teamreise) bestimmen<\/li>\n\n\n\n<li>Zielort ausw\u00e4hlen<\/li>\n\n\n\n<li>Transportmittel ausw\u00e4hlen und gegebenenfalls buchen (Flug, Bahn, Auto)<\/li>\n\n\n\n<li>Unterkunft buchen (Hotel, Airbnb etc.)<\/li>\n\n\n\n<li>Reisedokumente (Reisepass, Visum, Impfbescheinigungen) pr\u00fcfen und bereitlegen<\/li>\n\n\n\n<li>Kreditkarte \/ EC- oder Debitkarte, virtuelle Kreditkarte<\/li>\n\n\n\n<li>Einladungen, Meetings, Konferenzen planen und best\u00e4tigen<\/li>\n\n\n\n<li>Abwesenheit fr\u00fchzeitig kommunizieren sowie Vertretung bestimmen<\/li>\n\n\n\n<li>Gesch\u00e4ftsunterlagen vorbereiten (Visitenkarten, Prospekte, Giveaways, LinkedIn-QR-Code)<\/li>\n\n\n\n<li>Reisevorbereitungen treffen (Kleidung, Medikamente, Reiseversicherung abschlie\u00dfen, eventuelle Impfungen auffrischen)<\/li>\n\n\n\n<li>Kenntnisse \u00fcber das Zielland (Sprache, Kultur, Branche, Wettbewerb) auffrischen<\/li>\n\n\n\n<li>Kenntnisse \u00fcber Verkehrsverbindungen und \u00f6ffentlichen Nahverkehr im Zielland erwerben<\/li>\n\n\n\n<li>Packliste erstellen (Ausweis, BahnCard, Krankenversicherungsnachweis, Reiseunterlagen, Firmenkarte, Bargeld, passende Kleidung, Smartphone, Laptop, Tablet, Ladekabel inkl. Adapter)<\/li>\n\n\n\n<li>Reisekosten im Blick behalten (Budget, Firmenkarte, Reisekostenmanagement-Tools)<\/li>\n\n\n\n<li>Reisekostenabrechnungen vorbereiten<\/li>\n\n\n\n<li>Tools zur Reiseplanung nutzen (z. B. Reiseplaner-Apps, \u00dcbersetzer-Apps)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Reisekosten_abrechnen_%E2%80%93_vereinfacht_mit_Moss\"><\/span>Reisekosten abrechnen \u2013 vereinfacht mit Moss<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Reisekosten-abrechnen-vereinfacht-mit-Moss-1024x485.png\" alt=\"Reisekosten abrechnen \u2013 vereinfacht mit Moss\" class=\"wp-image-7112\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Reisekosten-abrechnen-vereinfacht-mit-Moss-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Reisekosten-abrechnen-vereinfacht-mit-Moss-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Reisekosten-abrechnen-vereinfacht-mit-Moss-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Reisekosten-abrechnen-vereinfacht-mit-Moss.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nach der Dienstreise m\u00fcssen die angefallenen Reisekosten abgerechnet werden.&nbsp;Je nachdem, welche Vereinbarungen im Vorfeld zwischen der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung, der Buchhaltung und den Reisenden getroffen wurden, werden die Betr\u00e4ge entweder vollst\u00e4ndig, teilweise oder gar nicht erstattet. Wenn die Reisekosten nicht vom Unternehmen erstattet werden, pr\u00fcft der Angestellte, ob er Anspruch auf eine R\u00fcckerstattung der Reisekosten durch das Finanzamt hat.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Gesch\u00e4ftsreisen und Spesen unkompliziert verwalten mit TravelPerk &amp; Moss<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine ideale L\u00f6sung, um Gesch\u00e4ftsreisen und Spesen unkompliziert zu verwalten, bietet die<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/integrationen\"> Integration von Moss in TravelPerk<\/a>. Reisebuchungen werden automatisch in die Moss-Plattform \u00fcbertragen, sodass du deine Buchhaltung reibungslos abwickeln kannst. Der gesamte Prozess erm\u00f6glicht es dir, die Reisebuchung von Anfang bis Ende zu automatisieren und somit Zeit zu sparen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Abrechnung der Reisekosten mit digitalen Tools vereinfachen<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Immer mehr Unternehmen gehen dazu \u00fcber, ihre Reisekostenabrechnung digital zu managen: Das spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern letzten Endes auch wieder Geld. Denn mithilfe digitaler Abrechnungs-Tools wird auch die Bearbeitung von Reisekosten leicht und effizient abgewickelt: S\u00e4mtliche Ausgaben w\u00e4hrend der Reise werden automatisch erfasst und an die Buchhaltung weitergeleitet. Firmenkarten sorgen f\u00fcr zus\u00e4tzliche Effizienz: Dank ihnen werden die dienstreisenden Mitarbeiter mit dem passenden Budget ausgestattet, m\u00fcssen nicht in Vorkasse treten und k\u00f6nnen die Belege zu jeder Transaktion in der App hinzuf\u00fcgen.<\/p>\n\n\n<div class=\"cta\" style=\"background-color:#c7ed97\">\r\n  <div class=\"content\">\r\n    <p>Auslagen effizienter gestalten:<br><b>Mehr Freiheit f\u00fcr dein Team<\/b><\/p>  \r\n\t  <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/preise\"data-mktg-id=\"intext-cta-teaser-button\" data-page-location=\"bottom-blog\"><button>Erfahre hier mehr<\/button><\/a>\r\n  <\/div>\r\n    <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/pricing-e1702053384263.png\">\r\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Zeitersparnis f\u00fcr Mitarbeiter und Manager<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mit den Firmenkarten von Moss werden Gesch\u00e4ftsreisen noch bequemer: Die Mitarbeiter erhalten eine Kreditkarte mit dem passenden Budget, die jederzeit angepasst oder auch eingefroren werden kann. Virtuelle Karten sind bereits nach wenigen Klicks einsatzbereit und ebenfalls individuell anpassbar. Davon profitieren nicht nur Angestellte und die Buchhaltung, sondern auch die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung: Sie hat alle Ausgaben transparent im Blick und muss nicht erst auf die Reportings aus den Finanzabteilungen warten.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Echtzeit \u00dcbersicht \u00fcber alle Unternehmensausgaben&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dieses H\u00f6chstma\u00df an Agilit\u00e4t und Transparenz ist es, was moderne Unternehmen ausmacht. Moss unterst\u00fctzt Unternehmen dabei, ihre Finanzprozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten \u2013 nicht nur bei der Bearbeitung von Reisekosten, sondern bei allen unternehmerischen Finanzprozessen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-39a9db87 gb-headline-text\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"FAQs\"><\/span>FAQs<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<div class=\"schema-faq wp-block-yoast-faq-block\"><div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1684519141749\"><strong class=\"schema-faq-question\">Warum sind Dienstreisen wichtig?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Der Zweck einer Dienstreise kann unterschiedlich sein. Eine Dienstreise kann zum Beispiel dazu dienen, bestehende Bindungen zu Kunden oder Lieferanten zu festigen, neue Kunden und Vertr\u00e4ge zu gewinnen, den Mitarbeitern neue Perspektiven zu er\u00f6ffnen oder vor Ort das eigene Produkt im Einsatz zu evaluieren.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1684519164286\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie organisiert man eine Dienstreise vorab?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Zun\u00e4chst wird der Zweck der Dienstreise definiert. Im Anschluss wird der Zielort bestimmt sowie das Transportmittel und die Unterkunft ausgew\u00e4hlt. Parallel dazu sollten alle erforderlichen Unterlagen und Dokumente vorliegen, neben dem Ausweis z\u00e4hlen dazu zum Beispiel auch die Krankenversichertenkarte, der Impfpass, Visitenkarten, Unternehmensprospekte und -giveaways oder Eintrittskarten und Tickets.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1684519181316\"><strong class=\"schema-faq-question\">Was m\u00fcssen Dienstreisende in Bezug auf ihre Abwesenheit beachten?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Angestellte auf Dienstreisen m\u00fcssen bereits im Vorfeld ihre Abwesenheit kommunizieren und bestenfalls eine Vertretung bestimmen und mit den erforderlichen Informationen versorgen. Je fr\u00fcher die Abwesenheit mit dem Rest der Belegschaft kommuniziert wird, desto besser.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1684519197388\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie werden Reisekosten berechnet?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Reisekosten sind alle Kosten, die w\u00e4hrend einer Dienstreise anfallen. Dazu z\u00e4hlen Fahrtkosten, Unterkunftskosten, Verpflegungskosten sowie Reisenebenkosten. Um die Reisekosten abrechnen zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen die Angestellten w\u00e4hrend der Reise angefallene und ausgestellte Quittungen, Belege und Rechnungen behalten und der Buchhaltung vorlegen.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1684519217741\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie werden Reisekosten erstattet?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Nach der Dienstreise stellen die Mitarbeiter einen Antrag auf Reisekostenerstattung bei der Buchhaltung. Mit dem Antrag reichen sie alle notwendigen Belege ein. Je nach Vereinbarung werden die Reisekosten in G\u00e4nze oder anteilig erstattet. Bei anteiliger oder ausbleibender Erstattung k\u00f6nnen sich Angestellte die Reisekosten teilweise vom Finanzamt zur\u00fcckerstatten lassen.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1684519237335\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie helfen digitale Abrechnungs-Tools bei einer Gesch\u00e4ftsreise?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Der l\u00e4stigste Teil einer Gesch\u00e4ftsreise ist das Sammeln, Ordnen und Archivieren unz\u00e4hliger Belege. Die digitale L\u00f6sung von Moss vereinfacht diesen Prozess: Quittungen und Rechnungen k\u00f6nnen einfach mit dem Handy eingescannt werden und landen automatisch bei der Buchhaltung. 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