{"id":5107,"date":"2022-11-11T16:05:50","date_gmt":"2022-11-11T16:05:50","guid":{"rendered":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/?page_id=5107"},"modified":"2023-08-15T13:14:23","modified_gmt":"2023-08-15T13:14:23","slug":"aufbewahrungsfristen","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/aufbewahrungsfristen\/","title":{"rendered":"Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen m\u00fcssen aufbewahrt werden?"},"content":{"rendered":"\n<p>Selbstst\u00e4ndige und Unternehmen m\u00fcssen gesch\u00e4ftliche Dokumente archivieren und \u00fcber mehrere Jahre aufbewahren. Dabei gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen: Einige Dokumente m\u00fcssen sechs Jahre aufbewahrt werden, f\u00fcr andere gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. F\u00fcr digitalisierte Unterlagen gelten gesonderte Regeln der Aufbewahrung. Wir erkl\u00e4ren, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden m\u00fcssen und zeigen auf, was bei der Aufbewahrung beachtet werden sollte.<\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_75 ez-toc-wrap-left counter-flat ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/aufbewahrungsfristen\/#Was_sind_gesetzliche_Aufbewahrungsfristen\" >Was sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/aufbewahrungsfristen\/#Aufbewahrungsfristen_fuer_Unternehmen_und_Privatpersonen\" >Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Unternehmen und Privatpersonen<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/aufbewahrungsfristen\/#Welche_Dokumente_muessen_aufbewahrt_werden\" >Welche Dokumente m\u00fcssen aufbewahrt werden?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/aufbewahrungsfristen\/#Aufbewahrungsfristen_2023_Uebersicht\" >Aufbewahrungsfristen 2023: \u00dcbersicht<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/aufbewahrungsfristen\/#Unterlagen_digital_aufbewahren\" >Unterlagen digital aufbewahren<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/aufbewahrungsfristen\/#Alle_Rechnungen_auf_einen_Blick_Digitalisierung_mit_Moss\" >Alle Rechnungen auf einen Blick: Digitalisierung mit Moss<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/aufbewahrungsfristen\/#FAQs\" >FAQs<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Was_sind_gesetzliche_Aufbewahrungsfristen\"><\/span>Was sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Was-sind-gesetzliche-Aufbewahrungsfristenpng-1024x485.png\" alt=\"Was sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen?\" class=\"wp-image-5228\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Was-sind-gesetzliche-Aufbewahrungsfristenpng-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Was-sind-gesetzliche-Aufbewahrungsfristenpng-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Was-sind-gesetzliche-Aufbewahrungsfristenpng-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Was-sind-gesetzliche-Aufbewahrungsfristenpng.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Aufbewahrungsfristen von Unterlagen sind gesetzliche Fristen, die festlegen, wie lange bestimmte steuerrelevante Dokumente aufbewahrt werden m\u00fcssen. Diese Fristen sind sowohl steuerrechtlich als auch handelsrechtlich geregelt. Die entsprechenden Gesetzestexte finden sich in Paragraph 147 der Abgabenordnung (AO), sowie in Paragraph 257 des Handelsgesetzbuchs. Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Privatpersonen sind in Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes geregelt.<\/p>\n\n\n\n<p>Die dort gelisteten Unterlagen sind f\u00fcr das Steuerrecht von Bedeutung und m\u00fcssen auf Anfrage des Finanzamts zug\u00e4nglich gemacht werden. Es gibt hierbei verschiedene Aufbewahrungsfristen: F\u00fcr einige Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, f\u00fcr einige andere eine verk\u00fcrzte Frist von sechs Jahren.<\/p>\n\n\n\n<p>Offizielle Aufbewahrungspflichten von Rechnungen f\u00fcr Privatpersonen gibt es an sich nicht. Allerdings wird privaten Leistungsempf\u00e4ngern stets empfohlen, Rechnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren, da bis dahin die gesetzliche Gew\u00e4hrleistung (\u00a7\u00a7437 ff. BGB) besteht.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Aufbewahrungsfristen_fuer_Unternehmen_und_Privatpersonen\"><\/span>Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Unternehmen und Privatpersonen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Aufbewahrungsfristen-fur-Unternehmen-und-Privatpersonen-1024x485.png\" alt=\"Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Unternehmen und Privatpersonen\" class=\"wp-image-5231\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Aufbewahrungsfristen-fur-Unternehmen-und-Privatpersonen-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Aufbewahrungsfristen-fur-Unternehmen-und-Privatpersonen-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Aufbewahrungsfristen-fur-Unternehmen-und-Privatpersonen-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Aufbewahrungsfristen-fur-Unternehmen-und-Privatpersonen.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Die langen Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren gelten f\u00fcr alle Unternehmen und Selbstst\u00e4ndigen, die zur Buchf\u00fchrung verpflichtet sind. Dazu z\u00e4hlen Handelsgesellschaften wie GmbH und AG, aber auch Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte, die bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen \u00fcberschreiten. Die aktuelle Pauschale liegt bei 600.000 Euro Umsatz bzw. 60.000 Euro Gewinn f\u00fcr Gewerbetreibende.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Was passiert, wenn gegen die Aufbewahrungspflicht versto\u00dfen wird?<\/h3>\n\n\n\n<p>Ein Versto\u00df der Aufbewahrungspflicht liegt vor, wenn Unterlagen nicht ordnungsgem\u00e4\u00df archiviert und aufbewahrt werden, wenn sie zerst\u00f6rt oder besch\u00e4digt werden, oder wenn sie verheimlicht und nicht ausgeh\u00e4ndigt werden. Dann spricht man von einer Verletzung der Buchf\u00fchrungspflicht. Die strafrechtlichen Konsequenzen sind im Strafgesetzbuch sowie in der Abgabenordnung festgelegt.<\/p>\n\n\n\n<p>Je nachdem, wie gravierend der Versto\u00df gegen die Aufbewahrungspflicht ausf\u00e4llt, kann ein Gericht auch von Steuergef\u00e4hrdung oder Steuerhinterziehung ausgehen. Bei einem entsprechenden Urteilsspruch k\u00f6nnen Geldstrafen und sogar Freiheitsstrafen verh\u00e4ngt werden.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Welche_Dokumente_muessen_aufbewahrt_werden\"><\/span>Welche Dokumente m\u00fcssen aufbewahrt werden?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Welche-Dokumente-mussen-aufbewahrt-werdenpng-1024x485.png\" alt=\"Welche Dokumente m\u00fcssen aufbewahrt werden?\" class=\"wp-image-5233\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Welche-Dokumente-mussen-aufbewahrt-werdenpng-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Welche-Dokumente-mussen-aufbewahrt-werdenpng-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Welche-Dokumente-mussen-aufbewahrt-werdenpng-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Welche-Dokumente-mussen-aufbewahrt-werdenpng.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Grunds\u00e4tzlich gelten die gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten f\u00fcr alle Dokumente, die dem Finanzamt als Nachweis finanzieller Transaktionen oder gesch\u00e4ftlicher Kommunikation dienen. Dazu z\u00e4hlen Rechnungen, Vertr\u00e4ge und Bilanzen genauso wie Gesch\u00e4ftsbriefe, Buchungsbelege und Inventarlisten.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Unterlagen m\u00fcssen in der Regel im Original aufbewahrt werden. Bei vielen Unterlagen ist es allerdings erlaubt, eine digitalisierte Variante zu archivieren. Hierbei muss man allerdings Kriterien beachten, die garantieren, dass das jeweilige Dokument vom Finanzamt als echtes und unversehrtes Dokument angesehen wird. Ist der Scan-Vorgang eines digitalisierten Dokuments l\u00fcckenlos dokumentiert, kann das Original unter Umst\u00e4nden auch vernichtet werden.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Im Paragraph 147 Absatz 1 der Abgabenordnung (AO) werden folgende aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelistet:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>B\u00fccher und Aufzeichnungen<\/li>\n\n\n\n<li>Inventare<\/li>\n\n\n\n<li>Jahresabschl\u00fcsse<\/li>\n\n\n\n<li>Lageberichte<\/li>\n\n\n\n<li>Er\u00f6ffnungsbilanz mitsamt Organisationsunterlagen<\/li>\n\n\n\n<li>Handels- und Gesch\u00e4ftsbriefe (ein- und ausgehend)<\/li>\n\n\n\n<li>Buchungsbelege<\/li>\n\n\n\n<li>Sonstige zur Besteuerung relevanten Unterlagen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Die B\u00fccher, Aufzeichnungen, Inventare, Er\u00f6ffnungsbilanzen und Buchungsbelege m\u00fcssen zehn Jahre aufbewahrt werden. F\u00fcr die anderen Unterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Die Frist beginnt erst mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in dem die Dokumente angelegt, versandt oder empfangen worden sind. Die zehnj\u00e4hrige Aufbewahrungsfrist der Jahresbilanz 2011 begann demnach am 01.01.2012 und w\u00e4re am&nbsp; 31.12.2021 abgelaufen.<\/p>\n\n\n<div class=\"cta\" style=\"background-color:#c7ed97\">\r\n  <div class=\"content\">\r\n    <p><b>Rechnungen und Belege<\/b><br>verwalten mit Moss<\/p>  \r\n\t  <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/rechnungsmanagement\"data-mktg-id=\"intext-cta-teaser-button\" data-page-location=\"hero-blog\"><button>Mehr erfahren<\/button><\/a>\r\n  <\/div>\r\n    <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/homepage_hero_DE_blog.webp\">\r\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Welche Unterlagen k\u00f6nnen 2023 entsorgt werden?<\/h3>\n\n\n\n<p>Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Anfang des n\u00e4chsten Kalenderjahres, also immer zum 1. Januar. Eine Bilanz, die sich auf das Gesch\u00e4ftsjahr 2011 bezieht und im Jahr 2012 steuerlich erfasst wurde, kann also ab dem 01. Januar 2023 entsorgt werden. Die gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren begann n\u00e4mlich am 01.01.2013 und ist am 31.12.2022 abgelaufen.&nbsp;&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Bei Handels- und Gesch\u00e4ftsbriefen gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Briefe aus dem Jahr 2016 k\u00f6nnen also ab dem 01.01.2023 entsorgt werden: Deren sechsj\u00e4hrige Aufbewahrungspflicht begann am 01.01.2017 und endete am 31.12.2022.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Aufbewahrungsfristen_2023_Uebersicht\"><\/span>Aufbewahrungsfristen 2023: \u00dcbersicht<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Aufbewahrungsfristen-2022-Ubersicht-1024x485.png\" alt=\"Aufbewahrungsfristen 2022: \u00dcbersicht\" class=\"wp-image-5235\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Aufbewahrungsfristen-2022-Ubersicht-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Aufbewahrungsfristen-2022-Ubersicht-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Aufbewahrungsfristen-2022-Ubersicht-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Aufbewahrungsfristen-2022-Ubersicht.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Grunds\u00e4tzlich gibt es zwei Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Selbstst\u00e4ndige und Gewerbetreibende: Manche Unterlagen m\u00fcssen zehn Jahre aufbewahrt werden, wieder andere nur sechs Jahre. <\/p>\n\n\n\n<p><strong>Diese Unterlagen m\u00fcssen nach Paragraph 147 Absatz 3 der Abgabenordnung und nach Paragraph 14b Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes zehn Jahre aufbewahrt werden:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>B\u00fccher und Aufzeichnungen<\/li>\n\n\n\n<li>Inventare<\/li>\n\n\n\n<li>Jahresabschl\u00fcsse<\/li>\n\n\n\n<li>Lageberichte<\/li>\n\n\n\n<li>Er\u00f6ffnungsbilanzen mitsamt der zu ihrem Verst\u00e4ndnis erforderlichen Organisationsunterlagen<\/li>\n\n\n\n<li>Buchungsbelege<\/li>\n\n\n\n<li>Rechnungen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>F\u00fcr diese Unterlagen gilt eine sechsj\u00e4hrige Aufbewahrungspflicht:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Eingehende Handelsbriefe<\/li>\n\n\n\n<li>Eingehende Gesch\u00e4ftsbriefe<\/li>\n\n\n\n<li>Wiedergaben der ausgehenden Handels- und Gesch\u00e4ftsbriefe<\/li>\n\n\n\n<li>Sonstige Unterlagen, die bei der Besteuerung relevant sein k\u00f6nnen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Alle Fristen verl\u00e4ngern sich automatisch bei einer laufenden Steuer- oder Betriebspr\u00fcfung. Ebenso verl\u00e4ngern sich die Fristen bei steuerstrafrechtlichen und bu\u00dfgeldrechtlichen Ermittlungen.<\/p>\n\n\n<p>[hubspot type=&#8220;form&#8220; portal=&#8220;25068079&#8243; id=&#8220;3e50c519-91b1-41c5-8b3e-d86606be0f60&#8243;]<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Kontoausz\u00fcge<\/h3>\n\n\n\n<p>Private Verbraucher sind nicht gesetzlich verpflichtet, Kontoausz\u00fcge aufzubewahren. Trotzdem kann es ratsam sein, Kontoausz\u00fcge nicht direkt wegzuwerfen. Am besten orientieren Verbraucher sich dabei an der Verj\u00e4hrungsfrist f\u00fcr Alltagsgesch\u00e4fte: Sie betr\u00e4gt in der Regel drei Jahre.<\/p>\n\n\n\n<p>Bei m\u00f6glichen Reklamationen oder Rechtsstreitigkeiten kann es also sinnvoll sein, den entsprechenden Kontoauszug vorliegen zu haben. Bei Online-Banking werden s\u00e4mtliche Kontoausz\u00fcge automatisch archiviert. Eine gesonderte Aufbewahrung ist also nicht n\u00f6tig.<\/p>\n\n\n\n<p>Das Finanzamt kann bis zu vier Jahre nach Versand des Steuerbescheids noch Zahlungsnachweise verlangen. Auch hier k\u00f6nnen sich Kontoausz\u00fcge als hilfreich erweisen, wenn aus ihnen die Informationen zu den angefragten Zahlungen hervorgehen.<\/p>\n\n\n\n<p>Wer den ben\u00f6tigten Kontoauszug schon vorher entsorgt und kein Online-Banking hat, kann bei der Bank nachfragen: Diese ist n\u00e4mlich gesetzlich dazu verpflichtet, Kontoausz\u00fcge ihrer Kunden sechs Jahre aufzuheben. Die Zusendung der Kontoausz\u00fcge ist allerdings meistens mit hohen Geb\u00fchren verbunden.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Gehaltsabrechnungen<\/h3>\n\n\n\n<p>Arbeitgeber sind gem\u00e4\u00df Paragraph 108 der Gewerbeordnung dazu verpflichtet, die Gehaltsabrechnung schriftlich abzugeben. Der Arbeitgeber muss Gehaltsabrechnungen sechs Jahre aufbewahren. F\u00fcr den Arbeitnehmer gibt es keine gesetzlich festgesetzte Frist.<\/p>\n\n\n\n<p>Es ist jedoch ratsam, s\u00e4mtliche Gehaltsabrechnungen bis zum Renteneintrittsalter aufzubewahren. Nur so k\u00f6nnen eventuelle Unstimmigkeiten ausgemerzt und der Rentenanspruch korrekt berechnet werden. Viele Arbeitgeber bieten mittlerweile digitale Lohnabrechnungen an, die eine Archivierung vereinfachen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Steuerbescheide<\/h3>\n\n\n\n<p>Unternehmen und Selbstst\u00e4ndige m\u00fcssen s\u00e4mtliche Steuerbescheide zehn Jahre aufbewahren. F\u00fcr Privatpersonen gilt diese gesetzliche Frist nicht. Sie m\u00fcssen lediglich alle <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/was-von-steuer-absetzen\/\">steuerlich relevanten Belege<\/a> und Kostennachweise so lange aufbewahren, bis der endg\u00fcltige Steuerbescheid erstellt wurde. Das ist die sogenannte Vorhaltepflicht.<\/p>\n\n\n\n<p>Es ist dennoch ratsam, den Steuerbescheid so lange wie m\u00f6glich aufzuheben: Das Finanzamt kann Steuerhinterziehungen n\u00e4mlich bis zu zehn Jahre nach Erstellung des Steuerbescheids ahnden. Wer die Unterlagen dann noch zur Hand hat, ist auf der sicheren Seite und kann auf Anfragen des Finanzamts reagieren.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Unterlagen_digital_aufbewahren\"><\/span>Unterlagen digital aufbewahren<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Unterlagen-digital-aufbewahren-1024x485.png\" alt=\"Unterlagen digital aufbewahren\" class=\"wp-image-5237\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Unterlagen-digital-aufbewahren-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Unterlagen-digital-aufbewahren-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Unterlagen-digital-aufbewahren-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Unterlagen-digital-aufbewahren.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Grunds\u00e4tzlich k\u00f6nnen s\u00e4mtliche Unterlagen auch digital aufbewahrt werden. Es muss lediglich sichergestellt sein, dass die so archivierten Unterlagen auf Anfrage zeitnah zur Verf\u00fcgung gestellt werden k\u00f6nnen. Au\u00dferdem m\u00fcssen sie ohne Hilfsmittel lesbar sein. Unternehmen, die ihre Unterlagen in einem bestimmten Dateiformat abspeichern, m\u00fcssen also die entsprechende Software zum Lesen der Unterlagen mitliefern \u2013 oder sie m\u00fcssen die Unterlagen ausdrucken und auf diese Weise zug\u00e4nglich machen.<\/p>\n\n\n\n<p>Jahresabschl\u00fcsse und Er\u00f6ffnungsbilanzen m\u00fcssen immer im Original aufbewahrt werden. Rechnungen sowie Handelsbriefe und Gesch\u00e4ftsbriefe m\u00fcssen nach Paragraph 14 und 14b des Umsatzsteuergesetzes bildlich mit dem Original \u00fcbereinstimmen. Das hei\u00dft also in der Regel, dass diese Dokumente eingescannt werden m\u00fcssen. Ebenso m\u00fcssen sogenannte Thermodrucke eingescannt werden: Das sind Quittungen, die mit einer schnell verblassenden Tinte gedruckt werden und deren Inhalt somit nicht lange lesbar ist.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Regeln zur digitalen Aufbewahrung von Dokumenten<\/h3>\n\n\n\n<p>Bei Unterlagen, die digital aufbewahrt werden, m\u00fcssen die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gew\u00e4hrleistet sein. Im Gesch\u00e4ftsalltag hei\u00dft das: Aufbewahrte Dokumente m\u00fcssen nach der Digitalisierung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden, die die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments anzeigt.<\/p>\n\n\n\n<p>Sollen Dokumente zur Aufbewahrung gescannt und anschlie\u00dfend digitalisiert werden, ist au\u00dferdem die Einhaltung einer Organisationsanweisung n\u00f6tig: Aus der gescannten Datei muss hervorgehen, wer das Dokument wann gescannt hat, welches Dokument gescannt wurde und ob das Dokument einer Lesbarkeits- und Vollst\u00e4ndigkeitskontrolle unterzogen wurde. Au\u00dferdem m\u00fcssen eventuelle Scan-Fehler protokolliert werden.<\/p>\n\n\n\n<p>F\u00fcr die Aufbewahrung von Gesch\u00e4ftsunterlagen gelten also strenge gesetzliche Regeln. Und wer vom Finanzamt angeforderte Unterlagen nicht vorweisen kann, zieht sich unter Umst\u00e4nden den Verdacht der Steuergef\u00e4hrdung oder Steuerhinterziehung zu. Das gilt auch bei Unterlagen, die zwar archiviert, aber innerhalb der vom Finanzamt gesetzten Frist nicht mehr auffindbar sind.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Alle_Rechnungen_auf_einen_Blick_Digitalisierung_mit_Moss\"><\/span>Alle Rechnungen auf einen Blick: Digitalisierung mit Moss<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Alle-Rechnungen-auf-einen-Blick-Digitalisierung-mit-Moss-1024x485.png\" alt=\"Alle Rechnungen auf einen Blick: Digitalisierung mit Moss\" class=\"wp-image-5239\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Alle-Rechnungen-auf-einen-Blick-Digitalisierung-mit-Moss-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Alle-Rechnungen-auf-einen-Blick-Digitalisierung-mit-Moss-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Alle-Rechnungen-auf-einen-Blick-Digitalisierung-mit-Moss-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Alle-Rechnungen-auf-einen-Blick-Digitalisierung-mit-Moss.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Immer mehr Unternehmen und Selbstst\u00e4ndige sind dazu \u00fcbergegangen, s\u00e4mtliche Gesch\u00e4ftsunterlagen zu digitalisieren. Mit Moss haben Unternehmen eine ganzheitliche und moderne L\u00f6sung zur Hand, mit der s\u00e4mtliche Rechnungen \u00fcbersichtlich archiviert werden k\u00f6nnen. Und mit der DATEV-Schnittstelle gelingt auch die Weiterverarbeitung der aufbewahrungspflichtigen Belege schnell und effizient.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-fb98373d gb-headline-text\">Zeitersparnis f\u00fcr Mitarbeiter und Manager<\/h3>\n\n\n\n<p>Moss bietet eine automatisierte Auslagenerstattung. Dadurch erhalten Mitarbeiter ihre Auslagen ab sofort ohne wochenlange Wartezeiten zur\u00fcck. Das Einreichen von Rechnungen wird durch direktes Hochladen der Belege in die Moss App mit OCR-Scan-Funktion via Smartphone erleichtert und beschleunigt. Belege werden so von den Mitarbeitern umgehend selbst digitalisiert und weitergeleitet, sodass nichts mehr verloren geht.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-1dfd1e25 gb-headline-text\">Workload verringern und Fehlerquellen vermeiden<\/h3>\n\n\n\n<p>Insbesondere in gr\u00f6\u00dferen Unternehmen kann sich die Ermittlung und Verwaltung von Reisekosten als schwierige Aufgabe erweisen. Im Arbeitsalltag und auf Dienstreisen k\u00f6nnen physische Belege schnell verschwinden. Zudem sieht sich die <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/buchhaltung\">Buchhaltung<\/a> mit zus\u00e4tzlicher Arbeit konfrontiert, um Belege in un\u00fcbersichtlichen Excel-Tabellen korrekt zu erfassen und zu buchen. Mit den <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/firmenkreditkarte\">Firmenkarten von Moss<\/a> bekommen Unternehmen das Zettelchaos endlich in den Griff \u2014 der gesamte Abrechnungsprozess an einem Ort.<\/p>\n\n\n\n<p>Unternehmen k\u00f6nnen mit Moss in wenigen Schritten virtuelle Kreditkarten f\u00fcr ihre Mitarbeiter einrichten, physische Karten beantragen oder von Mitarbeitern angeforderte Karten freigeben. Mit der virtuellen Karte k\u00f6nnen die Besch\u00e4ftigten ganz bequem Gesch\u00e4ftsausgaben bargeldlos bezahlen. Das Einreichen von Rechnungen wird durch direktes Hochladen der Belege in die Moss App beschleunigt. Sollte einmal ein Rechnungsbeleg fehlen, erinnert Moss mit einer E-Mail oder einer Benachrichtigung bei Slack daran, diesen nachzureichen. Durch transparente und automatisierte Genehmigungsprozesse werden doppelte oder fehlerhafte Erstattungen vermieden. Moss reduziert dadurch auch das Risiko f\u00fcr Spesenbetrug.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung beh\u00e4lt stets die Kontrolle \u00fcber die Ausgaben, die Buchhaltung wird effizienter und f\u00fcr Mitarbeiter entf\u00e4llt die l\u00e4stige Spesenabrechnung. So lassen sich nicht nur Zahlungsprozesse optimieren, sondern genauso der Teamgeist in Unternehmen st\u00e4rken \u2013 weg von absoluter Kontrolle hin zu Vertrauen.<\/p>\n\n\n\n<p>Unternehmen, die ihre Auslagenerstattung und ihr <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/rechnungsmanagement\">Rechnungsmanagement<\/a> mit Moss digitalisieren, k\u00f6nnen viele Originalbelege vernichten und s\u00e4mtliche Belege platzsparend und ressourcenschonend archivieren. Gleichzeitig sparen sie auch wertvolle Arbeitszeit bei der Archivierung, Sichtung und Bereitstellung s\u00e4mtlicher wichtiger Rechnungen ein.&nbsp;<\/p>\n\n\n<div class=\"cta\" style=\"background-color:#c7ed97\">\r\n  <div class=\"content\">\r\n    <p><b>Rechnungen und Belege<\/b><br>automatisiert verwalten mit Moss<\/p>  \r\n\t  <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/preise\"data-mktg-id=\"intext-cta-teaser-button\" data-page-location=\"bottom-blog\"><button>Erfahre hier mehr<\/button><\/a>\r\n  <\/div>\r\n    <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/pricing-e1702053384263.png\">\r\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-970f434e gb-headline-text\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"FAQs\"><\/span>FAQs<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<div class=\"schema-faq wp-block-yoast-faq-block\"><div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1668181877268\"><strong class=\"schema-faq-question\">Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Aufbewahrungsfristen f\u00fcr steuerlich relevante Gesch\u00e4ftsunterlagen werden in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch festgelegt. F\u00fcr Dokumente wie Bilanzen und Jahresabschl\u00fcsse gelten Fristen von zehn Jahren. F\u00fcr Handels- und Gesch\u00e4ftsbriefe gilt eine Frist von sechs Jahren.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1668181900126\"><strong class=\"schema-faq-question\">Aufbewahrungsfristen 2023: Was kann vernichtet werden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Bilanzen aus dem Jahr 2012 k\u00f6nnen mit Ablauf des Jahres 2022 vernichtet werden. Die Frist beginnt n\u00e4mlich erst am Jahresanfang des folgenden Kalenderjahres. Die zehnj\u00e4hrige Aufbewahrungsfrist von Bilanzen und Jahresabschl\u00fcssen aus dem Jahr 2012 begann also am 01.01.2013 und endete am 31.12.2022. Ab dem 01.01.2023 k\u00f6nnen diese Unterlagen also entsorgt werden.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1668181915596\"><strong class=\"schema-faq-question\">Welche Aufbewahrungsfristen werden unterschieden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Es gibt Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren und von sechs Jahren f\u00fcr Gewerbetreibende und Unternehmen. Die Fristen beziehen sich auf Unterlagen, denen eine steuerrechtliche Bedeutung zukommt. Also in erster Linie Rechnungen, Zahlungsnachweise, Bilanzen, Gesch\u00e4ftsbriefe und Inventare.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1668181932223\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie lange muss man Kontoausz\u00fcge aufbewahren?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Unternehmen und Selbstst\u00e4ndige m\u00fcssen Rechnungen und Zahlungsnachweise zehn Jahre lang aufbewahren. Kontoausz\u00fcge k\u00f6nnen f\u00fcr diesen Zeitraum eine zus\u00e4tzliche Beweism\u00f6glichkeit darstellen. F\u00fcr Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Frist zur Aufbewahrung von Kontoausz\u00fcgen. Trotzdem ist es ratsam, Kontoausz\u00fcge f\u00fcr vier Jahre aufzubewahren.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1668181949905\"><strong class=\"schema-faq-question\">Was passiert, wenn Unternehmen die Aufbewahrungsfristen nicht einhalten?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Wenn Unterlagen nicht ordnungsgem\u00e4\u00df archiviert und aufbewahrt oder aber mutwillig zerst\u00f6rt oder hinter Verschluss gehalten werden, liegt ein Versto\u00df der Aufbewahrungspflicht vor. Wenn dem Finanzamt steuerlich relevante Unterlagen nicht zug\u00e4nglich sind, kann das den Verdacht einer Steuerhinterziehung mit allen strafrechtlichen Konsequenzen nach sich ziehen.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1668181967087\"><strong class=\"schema-faq-question\">Welche Dokumente m\u00fcssen in Papierform aufbewahrt werden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Jahresabschl\u00fcsse und Er\u00f6ffnungsbilanzen m\u00fcssen immer in Papierform aufbewahrt werden. Alle anderen Unterlagen k\u00f6nnen eingescannt und digitalisiert werden, wenn dabei die Regeln der ordnungsgem\u00e4\u00dfen Digitalisierung beachtet werden. Scans m\u00fcssen zum Beispiel protokolliert werden, damit die Unversehrtheit und Echtheit des Dokuments sichergestellt ist.<\/p> <\/div> <\/div>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Selbstst\u00e4ndige und Unternehmen m\u00fcssen gesch\u00e4ftliche Dokumente archivieren und \u00fcber mehrere Jahre aufbewahren. Dabei gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen: Einige Dokumente m\u00fcssen sechs Jahre aufbewahrt werden, f\u00fcr andere gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. F\u00fcr digitalisierte Unterlagen gelten &#8230; <a title=\"Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen m\u00fcssen aufbewahrt werden?\" class=\"read-more\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/aufbewahrungsfristen\/\" aria-label=\"Mehr zu Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen m\u00fcssen aufbewahrt werden?\">Read more<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":23,"featured_media":5226,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[16],"tags":[],"class_list":{"0":"post-5107","1":"page","2":"type-page","3":"status-publish","4":"has-post-thumbnail","6":"category-rechnungsmanagement"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v26.9 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Unternehmen 2023 [Guide]<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"F\u00fcr gesch\u00e4ftliche Unterlagen gelten unterschiedliche Aufbewahrungspflichten. 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