{"id":4081,"date":"2023-04-14T12:08:23","date_gmt":"2023-04-14T12:08:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/?page_id=4081"},"modified":"2025-09-18T12:09:14","modified_gmt":"2025-09-18T12:09:14","slug":"rechnungen-digitalisieren","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/rechnungen-digitalisieren\/","title":{"rendered":"Rechnungen digitalisieren und aufbewahren"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Rechnungen und sonstige steuerrelevanten Belege m\u00fcssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Denn Steuer- oder Betriebspr\u00fcfer greifen auch auf vergangene Belege zur\u00fcck. Immer mehr Unternehmen und Selbstst\u00e4ndige digitalisieren deshalb ihre Rechnungen. Das ist zeitsparender und \u00fcbersichtlicher als das Pflegen, Archivieren und Durchsuchen dicker Papierordner. Wir zeigen, worauf es beim Digitalisieren von Rechnungen ankommt und wie Moss Unternehmen dabei hilft, ihre digitalen Rechnungen und Belege zu verwalten.<\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_82_2 ez-toc-wrap-left counter-flat ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/rechnungen-digitalisieren\/#Warum_sollten_Rechnungen_und_Belege_digitalisiert_werden\" >Warum sollten Rechnungen und Belege digitalisiert werden?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/rechnungen-digitalisieren\/#Rechnungen_digitalisieren_Gesetzliche_Anforderungen\" >Rechnungen digitalisieren: Gesetzliche Anforderungen<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/rechnungen-digitalisieren\/#Vor-_und_Nachteile_digitalisierter_Rechnungen\" >Vor- und Nachteile digitalisierter Rechnungen<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/rechnungen-digitalisieren\/#Wie_werden_Rechnungen_digitalisiert\" >Wie werden Rechnungen digitalisiert?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/rechnungen-digitalisieren\/#Elektronische_Rechnungen_Aufbewahrung_und_Best_Practices\" >Elektronische Rechnungen: Aufbewahrung und Best Practices<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/rechnungen-digitalisieren\/#Mit_Moss_Rechnungen_einfach_und_effizient_digitalisieren\" >Mit Moss Rechnungen einfach und effizient digitalisieren<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/rechnungen-digitalisieren\/#FAQs\" >FAQs<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Warum_sollten_Rechnungen_und_Belege_digitalisiert_werden\"><\/span>Warum sollten Rechnungen und Belege digitalisiert werden?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungen-digitalisieren-Gesetzliche-Anforderungen-1024x485.png\" alt=\"Rechnungen und Belege digitalisieren\" class=\"wp-image-4137\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungen-digitalisieren-Gesetzliche-Anforderungen-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungen-digitalisieren-Gesetzliche-Anforderungen-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungen-digitalisieren-Gesetzliche-Anforderungen-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungen-digitalisieren-Gesetzliche-Anforderungen.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Unternehmen bearbeiten eine Unmenge an Papierkram. Selbst kleine Betriebe f\u00fcllen mit ihren gesammelten Rechnungen und Belegen schnell ganze Regale mit Ordnern. Das kostet nicht nur Platz, es gibt meistens auch nur eine Person im Betrieb, die sich zwischen all den Ordnern zurechtfindet. Wird dann einmal schnell ein bestimmtes Dokument ben\u00f6tigt, ist es oft nicht sofort auffindbar und eine lange Suche beginnt<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Immer mehr Unternehmen entscheiden sich deshalb daf\u00fcr, ihre Rechnungen und auch andere Belege zu digitalisieren. Zum einen beschleunigen sie so die Buchhaltung f\u00fcr das laufende Gesch\u00e4ftsjahr. Und zum anderen ist damit ein sicheres Archiv gew\u00e4hrleistet, in dem Rechnungen w\u00e4hrend der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren einsehbar bleiben und an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auf welche Art die Rechnungen digitalisiert werden, h\u00e4ngt von der Unternehmensstruktur und den Einzelentscheidungen ab. Manchmal werden Rechnungen doppelt archiviert, also sowohl digital als auch in Papierform, manchmal werden die Papiere vernichtet, sobald eine digitalisierte Variante vorliegt. Und wer seinen Abrechnungsprozess zus\u00e4tzlich vereinfachen und beschleunigen will, setzt auf eine ganzheitliche Abrechnungssoftware. Dann werden die Rechnungen nicht nur digital gesammelt und archiviert, sondern sind jederzeit von der Buchhaltung und vom Management einsehbar.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Rechnungen_digitalisieren_Gesetzliche_Anforderungen\"><\/span>Rechnungen digitalisieren: Gesetzliche Anforderungen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Rechnungen-digitalisieren-gesetzliche-anforderungen-1024x485.png\" alt=\"Rechnungen digitalisieren: Gesetzliche Anforderungen\" class=\"wp-image-6797\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Rechnungen-digitalisieren-gesetzliche-anforderungen-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Rechnungen-digitalisieren-gesetzliche-anforderungen-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Rechnungen-digitalisieren-gesetzliche-anforderungen-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Rechnungen-digitalisieren-gesetzliche-anforderungen.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wie lange betriebliche Belege aufbewahrt werden m\u00fcssen, wird in Paragraph 147 der Abgabenordnung (AO) sowie im Paragraph 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) festgelegt. Aus diesen Gesetzestexten geht hervor, dass s\u00e4mtliche Unterlagen mit kaufm\u00e4nnischer oder steuerlicher Bedeutung mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden m\u00fcssen, Jahresabschl\u00fcsse und Buchungsbelege sogar zehn Jahre.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen hingegen ist in Paragraph 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt: Eingangs- und Ausgangsrechnungen m\u00fcssen ebenfalls mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und f\u00fcr eventuelle Betriebspr\u00fcfungen zug\u00e4nglich bleiben. Bei der Unmenge an Papierkram, die sich aus betrieblichen T\u00e4tigkeiten ergibt, wird schnell klar: Sollen die Rechnungen und Belege auch nach zehn Jahren noch ohne Weiteres auffindbar sein, ist es durchaus sinnvoll, ein digitales Rechnungsarchiv aufzubauen und zu pflegen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Damit die digitalisierten Rechnungen und Belege aber auch bei einer eventuellen Betriebspr\u00fcfung Bestand haben und als rechtsverbindliche Dokumente gelten, m\u00fcssen sie die gesetzlichen <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/anforderungen-rechnungen\/\">Anforderungen zur digitalen Aufbewahrung von Rechnungen<\/a> erf\u00fcllen. Diese Anforderungen sind in den \u201eGrunds\u00e4tzen zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff\u201c (GoBD) des Bundesfinanzministeriums geregelt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Hinter diesem sperrigen Titel verbirgt sich schlicht die Regelung, dass auch digitalisierte Rechnungen die Grunds\u00e4tze ordnungsgem\u00e4\u00dfer Buchf\u00fchrung einhalten m\u00fcssen. Dort ist zum Beispiel festgelegt, dass digitalisierte Rechnungen eindeutig indexikalisiert werden m\u00fcssen, um bei einer eventuellen Betriebspr\u00fcfung schnell auffindbar zu sein. Unternehmen profitieren hier von einer Abrechnungssoftware, die diese Index-Arbeit ganz automatisch leistet.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die GoBD werden laufend aktualisiert, um technischen Neuerungen Rechnung zu tragen. So ist mittlerweile zum Beispiel auch das Speichern von Rechnungen und Belegen in Daten-Clouds gesetzlich geregelt. Mit der ganzheitlichen L\u00f6sung von Moss m\u00fcssen sich Unternehmen keine Sorgen um fortlaufend angepasste Regelungen machen: Sie <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/belege-scannen\/\">scannen die entsprechenden Belege<\/a> und Rechnungen einfach per App ein und profitieren von einer gesetzeskonformen und benutzerfreundlichen Rechnungsarchivierung.<\/p>\n\n\n<div class=\"cta\" style=\"background-color:#c7ed97\">\r\n  <div class=\"content\">\r\n    <p><b>Rechnungen und Belege<\/b><br>verwalten mit Moss<\/p>  \r\n\t  <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/rechnungsmanagement\"data-mktg-id=\"intext-cta-teaser-button\" data-page-location=\"hero-blog\"><button>Mehr erfahren<\/button><\/a>\r\n  <\/div>\r\n    <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/homepage_hero_DE_blog.webp\">\r\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">D\u00fcrfen Papierrechnungen nach dem Digitalisieren vernichtet werden?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auch das ist in den GoBD geregelt: Rechnungen in Papierform d\u00fcrfen erst vernichtet werden, wenn die digitalen Rechnungen per Verfahrensdokumentation eingescannt wurden. Das hei\u00dft, dass aus jeder gescannten Rechnung hervorgehen muss, wer zu welchem Zeitpunkt welche Dokumente eingescannt hat und ob die Lesbarkeit und Vollst\u00e4ndigkeit des Dokuments sichergestellt wurde. Au\u00dferdem muss aus der Dokumentation hervorgehen, welche Hard- und Software zur Digitalisierung des Dokuments genutzt wurde.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Erst, wenn die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation vollst\u00e4ndig vorliegt, darf die originale Papierrechnung vernichtet werden. Dann spricht man von \u201eersetzendem Scannen\u201c: Das digitale Dokument hat die gleiche Rechtskraft wie das originale Papierformat.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine gute Buchhaltungssoftware erstellt automatisch eine Verfahrensdokumentation. So wird der Umstieg auf eine papierlose Betriebsabrechnung zus\u00e4tzlich vereinfacht.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Vor-_und_Nachteile_digitalisierter_Rechnungen\"><\/span>Vor- und Nachteile digitalisierter Rechnungen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Vor-und-Nachteile-digitalisierter-Rechnungen-1024x485.png\" alt=\"Vor- und Nachteile digitalisierter Rechnungen\" class=\"wp-image-4139\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Vor-und-Nachteile-digitalisierter-Rechnungen-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Vor-und-Nachteile-digitalisierter-Rechnungen-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Vor-und-Nachteile-digitalisierter-Rechnungen-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Vor-und-Nachteile-digitalisierter-Rechnungen.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Rechnungen zu digitalisieren ist mit einigen Vorteilen verbunden. Der gr\u00f6\u00dfte Vorteil ist vermutlich die immense Zeitersparnis auf lange Sicht: Statt, wie in der Vergangenheit \u00fcblich, erst einmal den richtigen Ordner zu finden und durchsuchen zu m\u00fcssen, k\u00f6nnen s\u00e4mtliche digitalisierten Rechnungen einfach per Klick aufgerufen und verarbeitet werden \u2013 und zwar ortsunabh\u00e4ngig von allen relevanten und berechtigten Personen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Das Bild des Buchhalters, der in einem verstaubten Keller eine bestimmte Rechnung von vor zehn Jahren herauskramen muss, geh\u00f6rt also mit digitalen L\u00f6sungen endg\u00fcltig der Vergangenheit an. S\u00e4mtliche Rechnungen sind ortsunabh\u00e4ngig gesammelt und archiviert. Das garantiert volle Transparenz \u2013 nicht nur, was die Arbeit der Buchhaltung angeht. Denn alle Unterlagen sind jederzeit und ohne <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/\">Rechercheaufwand <\/a>von allen berechtigten Personen einsehbar.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Kostenreduzierung. Durch das Digitalisieren von Rechnungen und Belegen spart man nicht nur Druck-, Papier- und Portokosten. Auch der Platz, der sonst von meterlangen Regalen mit Papierordnern eingenommen wird, kann besser genutzt werden. Effektiv werden die angemieteten Gewerbefl\u00e4chen also in Relation zum Nutzungsverm\u00f6gen g\u00fcnstiger. Und die Papierersparnis verbessert nat\u00fcrlich auch die \u00d6kobilanz eines Unternehmens.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei fehlerhaften Rechnungen zeigt sich ein weiterer Vorteil digitaler Rechnungen: Fehler k\u00f6nnen einfach korrigiert und die Rechnung neu ausgestellt werden. Eine korrigierte Rechnung in Papierform m\u00fcsste neu einsortiert werden und alle abrechnungstechnischen Auswirkungen dieser Rechnung h\u00e4ndisch nachgetragen werden. Bei einer digitalisierten Rechnung entfallen diese m\u00fchseligen Korrekturschritte.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zu den m\u00f6glichen Nachteilen digitalisierter Rechnungen geh\u00f6rt die M\u00f6glichkeit eines Datenverlusts oder eines Datendiebstahls. Es sollte also unbedingt darauf geachtet werden, dass die Daten sicher und DSGVO-konform archiviert werden. Mittlerweile reicht es nicht mehr aus, die Rechnungen einfach als PDF-Dateien auf dem Betriebsserver zu speichern. Komplettl\u00f6sungen wie die von Moss setzen auf umfangreiche Sicherheitsma\u00dfnahmen, die betriebliche Unterlagen vor unbefugtem Fremdzugriff sch\u00fctzen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Wie_werden_Rechnungen_digitalisiert\"><\/span>Wie werden Rechnungen digitalisiert?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Wie-werden-Rechnungen-digitalisiert-1024x485.png\" alt=\"Wie werden Rechnungen digitalisiert?\" class=\"wp-image-4141\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Wie-werden-Rechnungen-digitalisiert-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Wie-werden-Rechnungen-digitalisiert-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Wie-werden-Rechnungen-digitalisiert-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Wie-werden-Rechnungen-digitalisiert.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entscheiden sich Unternehmen und Selbstst\u00e4ndige f\u00fcr die Digitalisierung ihrer Rechnungen, k\u00f6nnen sie zum Beispiel bereits Eingangsrechnungen von H\u00e4ndlern und Lieferanten per E-Mail anfordern. Dann m\u00fcssen sie diese Rechnungen nicht mehr selbst einscannen, denn sie liegen bereits als Digitalisat (meist im PDF-Format) vor. Am besten man richtet sich hierf\u00fcr eine zentrale E-Mail-Adresse ein, bei der alle Rechnungen geb\u00fcndelt eingehen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auch ausgehende Rechnungen k\u00f6nnen einfach per E-Mail verschickt werden und m\u00fcssen nicht erst ausgedruckt und postalisch verschickt werden. Hier sollte allerdings im Vorfeld abgekl\u00e4rt werden, ob die Vertragspartner dieses Vorgehen begr\u00fc\u00dfen oder doch lieber auf die Rechnung in Papierform setzen. Unabh\u00e4ngig davon kann aber auch jede ausgehende Rechnung grunds\u00e4tzlich als Digitalisat gespeichert werden. Denn f\u00fcr eine ganzheitliche digitale Abrechnung ist es einfacher, wenn eingehende und ausgehende Rechnungen geb\u00fcndelt vorliegen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eingehende Rechnungen in Papierform werden mit einem Scanner eingescannt und in einem passenden Dateiformat gespeichert. Wer auf Moss zur\u00fcckgreift, kann sich die anschlie\u00dfende manuelle Ablage in einem digitalen Ordner sparen: S\u00e4mtliche eingescannte Rechnungen werden GoBD-konform innerhalb der Software abgespeichert und sind jederzeit abrufbar. Moss bietet au\u00dferdem eine DATEV-Schnittstelle. So k\u00f6nnen Rechnungen und andere betriebliche Belege problemlos an die zust\u00e4ndigen Beh\u00f6rden weitergeleitet werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">M\u00fcssen viele Dokumente manuell eingescannt werden, eignet sich ein Ger\u00e4t mit automatischem Einzug: Statt Papier um Papier auf die Scanner-Fl\u00e4che zu legen, werden die Dokumente, \u00e4hnlich einem Kopierer, einfach automatisch eingezogen.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Kleinere Kaufbelege und Quittungen werden oft als sogenannte Thermodruckbelege ausgeh\u00e4ndigt, die schnell verblassen. In der Vergangenheit musste man von jedem dieser Thermodrucke Kopien anfertigen, weil die Originale bereits nach wenigen Monaten nicht mehr lesbar waren. Mit Moss entf\u00e4llt auch diese m\u00fchselige doppelte Ablage: Tankquittungen, Parkscheine oder \u00e4hnliche Belege werden einfach per App abfotografiert und digitalisiert und landen ohne Zeitverz\u00f6gerung bei der Buchhaltung.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Was passiert bei nicht ordnungsgem\u00e4\u00dfer Aufbewahrung von Rechnungen?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wer kein geeignetes Ordnungssystem nutzt, bekommt aber nicht nur bei der Abrechnung im laufenden Steuerjahr Probleme. Auch bei einer nachtr\u00e4glichen Steuer- oder Betriebspr\u00fcfung r\u00e4cht sich ein nicht durchdachtes Ordnungssystem. Denn s\u00e4mtliche Rechnungen m\u00fcssen auch nach der erfolgten Jahresabrechnung noch mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und zug\u00e4nglich bleiben. Das ist gesetzlich festgelegt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Neben der zehnj\u00e4hrigen Aufbewahrungspflicht f\u00fcr Rechnungen m\u00fcssen bei der digitalen Aufbewahrung auch die in den GoBD geltenden gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Unternehmen, die gegen die Punkte der Vollst\u00e4ndigkeit, Richtigkeit, Unver\u00e4nderbarkeit, Ordnung und der zeitgerechten Buchung versto\u00dfen, machen sich unter Umst\u00e4nden strafbar.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei Nichteinhaltung der steuerrechtlichen Bestimmungen kann das Finanzamt zum Beispiel von Steuerhinterziehung ausgehen und entsprechende Ma\u00dfnahmen einleiten. Bei L\u00fccken in der Rechnungsf\u00fchrung kann es au\u00dferdem passieren, dass die Jahresabrechnung des Unternehmens nicht anerkannt wird.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen die richtige Archivierungsl\u00f6sung finden und gewissenhaft nutzen, wenn es um die Aufbewahrung von Rechnungen geht. Mit der ganzheitlichen L\u00f6sung von Moss profitieren sie gleich doppelt: Moss hilft nicht nur bei der Einhaltung der Gesetzesbestimmungen, sondern beschleunigt die gesamten Ausgabenprozesse des Unternehmens.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Elektronische_Rechnungen_Aufbewahrung_und_Best_Practices\"><\/span>Elektronische Rechnungen: Aufbewahrung und Best Practices<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Elektronisch-rechnungen-aufbewahrung-und-best-practices-1024x485.png\" alt=\"Elektronische Rechnungen: Aufbewahrung und Best Practices\" class=\"wp-image-6802\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Elektronisch-rechnungen-aufbewahrung-und-best-practices-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Elektronisch-rechnungen-aufbewahrung-und-best-practices-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Elektronisch-rechnungen-aufbewahrung-und-best-practices-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Elektronisch-rechnungen-aufbewahrung-und-best-practices.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Gesetzeslage ist die eine Seite der Rechnungsaufbewahrung. Doch neben der Erf\u00fcllung gesetzlicher Anforderungen macht sich eine gewissenhafte Archivierung von Rechnungen auch f\u00fcr das Unternehmen selbst bezahlt: Liegen alle Rechnungen l\u00fcckenlos vor und sind schnell aufzufinden, ist die Jahresabrechnung mit deutlich weniger Aufwand f\u00fcr die Buchhaltung verbunden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr viele Unternehmen ist die digitale Rechnungsbearbeitung und -archivierung der erste Schritt zur Digitalisierung ihrer Finanzen: Sie merken, dass die Buchhaltung umso effizienter ist, je mehr Finanzprozesse digitalisiert werden. Mit der ganzheitlichen L\u00f6sung von Moss laufen alle Einnahmen, Ausgaben und sonstigen Buchungen an zentraler Stelle zusammen und sind von allen relevanten Mitarbeitern und Abteilungen jederzeit transparent einsehbar.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine klare und geordnete Archivierung digitaler Rechnungen hilft also nicht nur bei der Erf\u00fcllung der steuerrechtlichen Auflagen, sondern beschleunigt das gesamte Abrechnungs- und Finanzmanagement des Unternehmens. Das Durchsuchen staubiger Aktenordner nach dem richtigen Dokument geh\u00f6rt damit genauso der Vergangenheit an wie das m\u00fchselige Auffinden und Korrigieren einer manuellen Falscheingabe.&nbsp;<\/p>\n\n\n<div class=\"cta\" style=\"background-color:#c7ed97\">\r\n  <div class=\"content\">\r\n    <p><b>Rechnungen und Belege<\/b><br>automatisiert verwalten mit Moss<\/p>  \r\n\t  <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/preise\"data-mktg-id=\"intext-cta-teaser-button\" data-page-location=\"bottom-blog\"><button>Erfahre hier mehr<\/button><\/a>\r\n  <\/div>\r\n    <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/pricing-e1702053384263.png\">\r\n<\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Best Practices bei der digitalen Rechnungsarchivierung im \u00dcberblick:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Automatisches Erfassen eingehender Rechnungen:<\/strong> Unternehmen, die auf eine digitale Abrechnung setzen, haben alle Rechnungen stets im Blick. Erinnerungsfunktionen sorgen daf\u00fcr, dass alle Zahltermine eingehalten werden und keine Rechnung unter den Tisch f\u00e4llt.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Automatische Archivierung: <\/strong>Mit einer digitalen Abrechnungsl\u00f6sung wie Moss werden alle Rechnungen automatisch nach der Bearbeitung gesetzeskonform archiviert. Auch hier entfallen zeitaufwendige Schritte wie das h\u00e4ndische Einscannen und Einsortieren von Rechnungen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Vollst\u00e4ndige Transparenz: <\/strong><a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/rechnungen-digitalisieren\/\">S\u00e4mtliche archivierten Rechnungen sind jederzeit und ohne Aufwand abrufbar <\/a>und k\u00f6nnen von allen zust\u00e4ndigen Mitarbeitern eingesehen und bei Bedarf korrigiert werden.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Freigabe per DATEV-Schnittstelle:<\/strong> S\u00e4mtliche Rechnungen k\u00f6nnen mit wenigen Klicks an zust\u00e4ndige externe Pr\u00fcfungsstellen weitergeleitet werden. Das entlastet die Buchhaltung und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Fiskus.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Mit_Moss_Rechnungen_einfach_und_effizient_digitalisieren\"><\/span>Mit Moss Rechnungen einfach und effizient digitalisieren<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Mit-Moss-Rechnungen-einfach-und-effizient-digitalisieren-1024x485.png\" alt=\"Mit Moss Rechnungen einfach und effizient digitalisieren\" class=\"wp-image-4143\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Mit-Moss-Rechnungen-einfach-und-effizient-digitalisieren-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Mit-Moss-Rechnungen-einfach-und-effizient-digitalisieren-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Mit-Moss-Rechnungen-einfach-und-effizient-digitalisieren-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Mit-Moss-Rechnungen-einfach-und-effizient-digitalisieren.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mittlerweile ist die Digitalisierung von Rechnungen die zeitgem\u00e4\u00dfe Form der <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/erweiterte-buchhaltung\">Buchhaltung<\/a>. Das Bild des Buchhalters, der nach einer bestimmten Rechnung sucht und sich dabei durch unz\u00e4hlige Ordner k\u00e4mpfen muss, geh\u00f6rt f\u00fcr moderne Unternehmen der Vergangenheit an. Die digitale Aufbewahrungsform ist klar gesetzlich geregelt und wird mittlerweile auch von Finanz\u00e4mtern und Betriebspr\u00fcfern als Standard akzeptiert.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Neben der wichtigen Funktion der gesetzeskonformen Rechnungsarchivierung erm\u00f6glicht Moss ein effizientes und zeitsparendes Management: S\u00e4mtliche Rechnungen werden zentral archiviert und sind jederzeit mit wenigen Klicks abrufbar. Und dank der <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/integrationen\/datev-rechnungswesen\">DATEV-Schnittstelle<\/a> lassen sich alle Dokumente problemlos ans Finanzamt weiterleiten.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auch der Unternehmensalltag wird durch das automatisierte <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/rechnungsmanagement\">Rechnungsmanagement-Tool<\/a> von Moss einfacher: Alle eingehenden Quittungen, Kaufbelege und Rechnungen werden einfach mit dem Handy abfotografiert und landen automatisch bei der Buchhaltung. Diese immense Zeit- und Kostenersparnis macht wichtige Ressourcen f\u00fcr strategische Aufgaben frei. Sollten Belege zu Transaktionen fehlen, erhalten die jeweiligen Mitarbeiter eine Erinnerung die Belege nachzureichen. Und auch um die Einhaltung des mitunter komplizierten Steuerrechts m\u00fcssen sich Unternehmen mit Moss weitaus weniger Sorgen machen: Die Archivierung erf\u00fcllt alle gesetzlichen Anforderungen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dar\u00fcber hinaus bietet Moss weitere M\u00f6glichkeiten f\u00fcr ein modernes und flexibles Ausgabenmanagement: Intelligente Analyse-Tools garantieren die bestm\u00f6gliche Nutzung des Firmenbudgets \u2013 und mit Firmenkarten lassen sich Reisekosten und s\u00e4mtliche Ausgaben von Mitarbeitern ebenfalls zeitsparend und effizient abrechnen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-0c02dd05 gb-headline-text\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"FAQs\"><\/span>FAQs<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<div class=\"schema-faq wp-block-yoast-faq-block\"><div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1665562680696\"><strong class=\"schema-faq-question\">Ist eine eingescannte Rechnung g\u00fcltig?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Ob eine digitalisierte Rechnung rechtskr\u00e4ftig ist, ist in mehreren Gesetzestexten geregelt, u. a. in \u00a7 147 AO, \u00a7 257 HGB und \u00a7 14b UStG. Erf\u00fcllt eine digitalisierte Rechnung diese Anforderungen, gilt sie als rechtskr\u00e4ftiges Dokument und wird auch vom Finanzamt bei einer Betriebspr\u00fcfung als solches anerkannt.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1665562698687\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie werden Rechnungen digitalisiert?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Rechnungen werden entweder bereits als PDF-Dateien per E-Mail verschickt. Oder aber sie landen in Papierform bei der Buchhaltung und werden anschlie\u00dfend eingescannt und als PDF-Datei abgespeichert. Die passende Buchhaltungssoftware automatisiert die Archivierung der eingescannten Rechnungen und erleichtert die anschlie\u00dfende Verarbeitung.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1681472442172\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie lange m\u00fcssen Rechnungen aufbewahrt werden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Rechnungen sind steuerrechtlich relevante Dokumente und m\u00fcssen dementsprechend f\u00fcr Pr\u00fcfungen durch das Finanzamt zur Verf\u00fcgung stehen. Die Aufbewahrungsdauer f\u00fcr Rechnungen betr\u00e4gt mindestens zehn Jahre f\u00fcr Unternehmen.<br\/>Offizielle Aufbewahrungspflichten von Rechnungen f\u00fcr Privatpersonen gibt es an sich nicht. Allerdings wird privaten Leistungsempf\u00e4ngern stets empfohlen, Rechnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren, da bis dahin die gesetzliche Gew\u00e4hrleistung (\u00a7\u00a7437 ff. BGB) besteht.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1665562715206\"><strong class=\"schema-faq-question\">K\u00f6nnen gescannte Belege vernichtet werden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Wenn betriebliche Dokumente eingescannt werden, muss eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation angefertigt werden. Aus der geht hervor, wer welches Dokument zu welchem Zeitpunkt eingescannt hat und ob das Dokument lesbar und vollst\u00e4ndig digitalisiert wurde. Erst dann gilt das digitale Dokument als Ersatz f\u00fcr das Papierdokument. Das Original kann anschlie\u00dfend vernichtet werden.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1665562732001\"><strong class=\"schema-faq-question\">Welche Vorteile haben digitale Rechnungen?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Digitale Rechnungen bedeuten eine enorme Platzersparnis, weil im besten Fall das umfangreiche Papierarchiv verschwinden kann. Au\u00dferdem sind digitale Rechnungen jederzeit und von allen berechtigten Personen einsehbar und k\u00f6nnen zur Weiterverarbeitung freigegeben werden. Das l\u00e4stige Suchen nach der richtigen Rechnung entf\u00e4llt.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1665562746259\"><strong class=\"schema-faq-question\">Welche Nachteile k\u00f6nnen digitale Rechnungen haben?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Digitale Rechnungen sind wie alle digitalen Dateien anf\u00e4llig f\u00fcr Datenverlust und Datendiebstahl. Deswegen sollten Unternehmen auf eine sichere und DSGVO-konforme Abrechnungssoftware setzen, die ihnen h\u00f6chste Sicherheitsstandards garantiert. Nur so k\u00f6nnen zum Beispiel Hacker-Angriffe abgewehrt und eine Sicherung s\u00e4mtlicher Daten garantiert werden.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1665562760400\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie funktioniert das Digitalisieren von Rechnungen mit Moss?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Moss bietet eine ganzheitliche L\u00f6sung zur Digitalisierung, Archivierung und Weiterverarbeitung s\u00e4mtlicher Rechnungen. Belege k\u00f6nnen einfach per App abfotografiert und an die Buchhaltung weitergeleitet werden. S\u00e4mtliche digitalen Rechnungen sind transparent einsehbar und k\u00f6nnen mittels DATEV-Schnittstelle auch problemlos und zeitsparend weiterverarbeitet werden.<\/p> <\/div> <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Rechnungen und sonstige steuerrelevanten Belege m\u00fcssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Denn Steuer- oder Betriebspr\u00fcfer greifen auch auf vergangene Belege zur\u00fcck. 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Allerdings wird privaten Leistungsempf\u00e4ngern stets empfohlen, Rechnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren, da bis dahin die gesetzliche Gew\u00e4hrleistung (\u00a7\u00a7437 ff. BGB) besteht.","inLanguage":"de"},"inLanguage":"de"},{"@type":"Question","@id":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/rechnungen-digitalisieren\/#faq-question-1665562715206","position":4,"url":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/rechnungen-digitalisieren\/#faq-question-1665562715206","name":"K\u00f6nnen gescannte Belege vernichtet werden?","answerCount":1,"acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Wenn betriebliche Dokumente eingescannt werden, muss eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation angefertigt werden. Aus der geht hervor, wer welches Dokument zu welchem Zeitpunkt eingescannt hat und ob das Dokument lesbar und vollst\u00e4ndig digitalisiert wurde. Erst dann gilt das digitale Dokument als Ersatz f\u00fcr das Papierdokument. 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