{"id":1948,"date":"2022-07-14T13:03:37","date_gmt":"2022-07-14T13:03:37","guid":{"rendered":"https:\/\/www.getmoss.com\/?page_id=1948"},"modified":"2023-02-10T09:28:30","modified_gmt":"2023-02-10T09:28:30","slug":"belege-scannen","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/belege-scannen\/","title":{"rendered":"Scannen und Aufbewahren von Belegen im Jahr 2023"},"content":{"rendered":"\n<p>Die deutsche B\u00fcrokratie macht Unternehmen oftmals zu schaffen. Dank der Digitalisierung haben sich in den vergangenen Jahren die einen oder anderen gesetzlichen Vorgaben zugunsten der Unternehmen ver\u00e4ndert. Gewisse Aufgaben, beispielsweise in der Buchhaltung, wurden dadurch vereinfacht. Heute wollen wir kl\u00e4ren, welche Auflagen f\u00fcr das Scannen und Aufbewahren von Belegen bestehen, mit welchen Fristen die Aufbewahrungspflichten verbunden sind und wie wir Papierbelege durch digitale ersetzen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_75 ez-toc-wrap-left counter-flat ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/belege-scannen\/#Fuer_die_Buchhaltung_Belege_scannen_und_archivieren\" >F\u00fcr die Buchhaltung: Belege scannen und archivieren<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/belege-scannen\/#Belege_fuer_die_Steuer_aufbewahren_Wie_lange\" >Belege f\u00fcr die Steuer aufbewahren: Wie lange?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/belege-scannen\/#Belege_digital_erfassen_und_archivieren\" >Belege digital erfassen und archivieren<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/belege-scannen\/#Verfahrensdokumentation_erstellen\" >Verfahrensdokumentation erstellen<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/belege-scannen\/#Schluss_mit_Papierkram_Moss_digitalisiert_die_Buchhaltung\" >Schluss mit Papierkram: Moss digitalisiert die Buchhaltung<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Fuer_die_Buchhaltung_Belege_scannen_und_archivieren\"><\/span>F\u00fcr die Buchhaltung: Belege scannen und archivieren<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/assets-global.website-files.com\/5fbe6e809f2054e5f0827be3\/6151b2c48c11fe68a4b63262_6151b28c205630090dd29007_Belege-scannen-und-archivieren%5B1%5D.png\" alt=\"F\u00fcr die Buchhaltung: Belege scannen und archivieren\"\/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Betriebliche Unterlagen m\u00fcssen in Unternehmen langfristig aufbewahrt werden. Hier gibt es gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden m\u00fcssen. Je nach Art des Dokuments ist dieses entweder sechs oder sogar zehn Jahre aufzubewahren \u2013 das gilt f\u00fcr Unterlagen auf Papier genauso wie f\u00fcr digitale Dateien. Wer nicht nicht wertvolle Zeit mit dem Sortieren von Dokumenten verlieren m\u00f6chte, kann mittlerweile seine analogen Unterlagen scannen und digital archivieren. Und so seine Zettelwirtschaft nach und nach noch vor Ablauf der Fristen reduzieren. Das Handelsgesetzbuch und das Steuerrecht in der Abgabenordnung regeln das.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Wer ist aufbewahrungspflichtig?<\/h3>\n\n\n\n<p>Nicht jedes Unternehmen und nicht jeder Selbst\u00e4ndige unterliegt diesen Aufbewahrungspflichten \u2013 aber die meisten. Bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen regeln, wer dazu verpflichtet ist und wer nicht.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Aufbewahrungspflichtige im \u00dcberblick:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Handelsgesellschaften (GmbH, OHG, KG, AG etc.)<\/li>\n\n\n\n<li>Gewerbetreibende (zum Beispiel Einzelunternehmer oder GbRs wie Freelancer oder Handwerker), die mehr als 600.000 Euro Umsatz oder mehr als 60.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften<\/li>\n\n\n\n<li>Land- und Forstwirte, die mehr als 60.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften oder eine Nutzfl\u00e4che mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro besitzen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Belege_fuer_die_Steuer_aufbewahren_Wie_lange\"><\/span>Belege f\u00fcr die Steuer aufbewahren: Wie lange?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/assets-global.website-files.com\/5fbe6e809f2054e5f0827be3\/6151b3142d4a6e258801ef8b_6151b28c5458f875a37e102b_Belege-aufbewahren-Steuer%5B1%5D.png\" alt=\"Belege f\u00fcr die Steuer aufbewahren: Wie lange?\"\/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Wie lange Belege aufbewahrt werden m\u00fcssen, richtet sich nach der Art des Dokuments. Grunds\u00e4tzlich gibt es zwei Fristen: eine Aufbewahrungspflicht f\u00fcr sechs Jahre und eine f\u00fcr zehn Jahre. Nach dieser Zeit d\u00fcrfen die Belege bedenkenlos aussortiert werden. Ausnahmen bilden bereits begonnene Betriebspr\u00fcfungen, Steuerfestsetzungen oder Steuerstraf- oder -bu\u00dfgeldverfahren. In dem Fall m\u00fcssen die relevanten Unterlagen \u00fcber die Aufbewahrungsfrist hinaus weiter vorgelegt werden k\u00f6nnen und d\u00fcrfen erst nach Abschluss des Verfahrens vernichtet werden.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Dokumente, die zehn Jahre aufbewahrt werden m\u00fcssen:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Lohn- und Gehaltsunterlagen<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/jahresabschluss\/\">Jahresabschl\u00fcsse<\/a>, inkl. Er\u00f6ffnungsbilanzen und Zwischenabschl\u00fcsse<\/li>\n\n\n\n<li>Lageberichte<\/li>\n\n\n\n<li>Kassendokumentation<\/li>\n\n\n\n<li>Verfahrensdokumentation<\/li>\n\n\n\n<li>Programmierprotokolle<\/li>\n\n\n\n<li>Z\u00e4hlprotokolle<\/li>\n\n\n\n<li>Inventare<\/li>\n\n\n\n<li>Aufzeichnungen bzw. B\u00fccher<\/li>\n\n\n\n<li>Buchungsbelege<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/reisekosten\/reisekostenabrechnung\/\">Reisekostenabrechnungen<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Steuererkl\u00e4rungen bzw. Steueranmeldungen<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/aufwand-verringern\/\">Rechnungen<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Kontoausz\u00fcge<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/fahrtkosten\/\">Fahrtenb\u00fccher<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Dokumente, die sechs Jahre aufbewahrt werden m\u00fcssen:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Handels- und Gesch\u00e4ftsbriefe bzw. -E-Mails oder -Telefaxe<\/li>\n\n\n\n<li>Handelsregisterausz\u00fcge<\/li>\n\n\n\n<li>Angebote<\/li>\n\n\n\n<li>Auftragsbest\u00e4tigungen<\/li>\n\n\n\n<li>Darlehensvertr\u00e4ge (Frist beginnt nach Vertragsende)<\/li>\n\n\n\n<li>Leasingvertr\u00e4ge (Frist beginnt nach Vertragsende)<\/li>\n\n\n\n<li>Mahnungen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Diese Fristen gelten gleicherma\u00dfen analog wie digital.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Belege_digital_erfassen_und_archivieren\"><\/span>Belege digital erfassen und archivieren<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/assets-global.website-files.com\/5fbe6e809f2054e5f0827be3\/6151b32bbbb7a22c30292712_6151b28ca470605646150de1_Rechnungen-digital-erfassen-und-archivieren%5B1%5D.png\" alt=\"Belege digital erfassen und archivieren\"\/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Klassischerweise werden Gesch\u00e4ftsunterlagen immer in Papierform aufbewahrt, was schlicht und ergreifend damit zusammenh\u00e4ngt, dass entsprechende Dokumente fr\u00fcher immer postalisch versandt wurden. Heutzutage \u00e4ndert sich das rasant und mehr und mehr findet die Kommunikation in einer Gesch\u00e4ftsbeziehung auf digitalem Wege statt \u2013 inklusive dem Versand von Rechnungen und Co.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Immer mehr Unternehmen steigen unter anderem deshalb auf eine digitale Aufbewahrung ihrer Dokumente um. Gleichzeitig sparen sie Platz und Kosten f\u00fcr die Aktenablage in Form von Druckerzeugnissen, Ordnern und den Aufwand, diese zu pflegen. Durch den verminderten Papierbedarf wird zudem dessen Produktion und die Abholzung von W\u00e4ldern nachhaltig verlangsamt.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Um eine eine elektronische Archivierung von Belegen zu erm\u00f6glichen, m\u00fcssen Unternehmen verschiedene technische und organisatorische Voraussetzungen erf\u00fcllen, die wir im Folgenden beschreiben:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Alle Unterlagen m\u00fcssen \u00fcber die Dauer der gesamten sechs- oder zehnj\u00e4hrigen Aufbewahrungsfrist jederzeit und sofort verf\u00fcgbar und lesbar sein.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Die Dokumente m\u00fcssen gegen F\u00e4lschung und Verlust abgesichert sein. Die Originale d\u00fcrfen erst vernichtet werden, wenn dieser Schutz gew\u00e4hrleistet ist.<\/li>\n\n\n\n<li>Gew\u00e4hrleistung einer ordnungsgem\u00e4\u00dfen und funktionierenden Datensicherung<\/li>\n\n\n\n<li>Gew\u00e4hrleistung eines ordnungsgem\u00e4\u00dfen Archivierungsprozesses<\/li>\n\n\n\n<li>Eine l\u00fcckenlose, plausible und aussagekr\u00e4ftige Verfahrensdokumentation muss bestehen.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Nach dem Scannen ist eine Weiterbearbeitung nur mit elektronischem Dokument m\u00f6glich.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Bei Scans ist eine vollst\u00e4ndige Farbwiedergabe n\u00f6tig, sofern sich Elemente auf dem Dokument befinden, dessen Farbe eine Beweisfunktion hat, wie beispielsweise die rote F\u00e4rbung bei einem Minusbetrag.<\/li>\n\n\n\n<li>Das Scannen muss nicht per Scanner erfolgen \u2013 Fotografien sind ebenso m\u00f6glich.<\/li>\n\n\n\n<li>Alle eingescannten Belege inklusive der allgemeinen Gesch\u00e4ftsbedingungen m\u00fcssen vollst\u00e4ndig sein.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Belege scannen per App: Software f\u00fcr die Buchhaltung<\/h3>\n\n\n\n<p>Dennoch: Trotz fortschreitender Digitalisierung erreichen uns immer noch viele Unterlagen in Papierform \u2013 oder wir haben noch viele aus den vergangenen Jahren so vorliegen. Statt sie weiter in Ordner einzusortieren und in Regalen in unserem B\u00fcro zu lagern, lassen sich diese Belege scannen und schlie\u00dflich digital archivieren. Daf\u00fcr gibt es heutzutage bereits viele Softwarel\u00f6sungen: Wir bei Moss erm\u00f6glichen das zum Beispiel \u00fcber eine App.<\/p>\n\n\n\n<p>Gerade, wer auf Dienstreisen unterwegs ist, genie\u00dft den Komfort, Dokumente wie Rechnungen direkt vor Ort \u201eeinscannen\u201c beziehungsweise eben fotografieren zu k\u00f6nnen, um sie so langfristig zu sichern. \u00dcber die mobile Moss App wird die Rechnung sofort im Tool hinterlegt und an die Stellen weitergegeben, die damit arbeiten \u2013 wie die Buchhaltung, welche die Rechnung als Betriebsausgabe absetzen kann. Gleichzeitig ist das Dokument f\u00fcr den&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/controlling\/\">Controller<\/a>&nbsp;relevant, der die Zahlen des Unternehmens im Blick beh\u00e4lt und f\u00fcr eine m\u00f6glichst positive Kosten-Nutzen-Rechnung mitverantwortlich ist.&nbsp;<\/p>\n\n\n<div class=\"cta\" style=\"background-color:#c7ed97\">\r\n  <div class=\"content\">\r\n\t  <p><b>Digitale Buchhaltung:<\/b><br>Spare Zeit & Geld mit Moss<\/p>  \r\n\t  <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/buchhaltung\"data-mktg-id=\"intext-cta-teaser-button\" data-page-location=\"hero-blog\" ><button>Mehr erfahren<\/button><\/a>\r\n  <\/div>\r\n    <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/homepage_hero_DE_blog.webp\">\r\n<\/div>\n\n\n\n<p>Die digitalen M\u00f6glichkeiten in Form von Software und Apps bieten sich somit nicht nur der papierlosen Archivierung von Belegen an. Sie vereinfachen und beschleunigen ebenso Prozesse im Unternehmen und sorgen f\u00fcr eine optimierte Bereitstellung relevanter Informationen. Beachtet werden muss bei der digitalen Archivierung nur, dass die Belege revisionssicher abgelegt werden \u2013 so, dass sichergestellt werden kann, dass die entsprechenden Dokumente im Nachhinein nicht ver\u00e4ndert werden k\u00f6nnen. Daf\u00fcr gibt es Archivierungssoftware, die mit Moss verbunden werden kann.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Verfahrensdokumentation_erstellen\"><\/span>Verfahrensdokumentation erstellen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/assets-global.website-files.com\/5fbe6e809f2054e5f0827be3\/6151b352c92719c23db391f2_6151b28d49a04f7de4ed865c_Verfahrensdokumentation-erstellen%5B1%5D.png\" alt=\"Verfahrensdokumentation erstellen\"\/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Unternehmen handeln in der Regel h\u00f6chst individuell innerhalb der vorgegebenen Grenzen. Der Staat greift h\u00e4ufig insofern ein, dass er das Ergebnis eines Prozesses vorgibt \u2013 wie die Aufbewahrungsfristen \u2013 nicht aber in den Prozess selbst. Dokumente m\u00fcssen demnach f\u00fcr sechs bis zehn Jahre unver\u00e4ndert digital oder in Form von Papier aufbewahrt werden. Die Art, auf die ein Unternehmen dieses Ergebnis erreicht, ist dabei vielf\u00e4ltig.<\/p>\n\n\n\n<p>Aus diesem Grund gibt es eine Pflicht zur Dokumentation des Verfahrens, Belege aufzubewahren. Dort h\u00f6rt es aber nicht auf: Erkl\u00e4rt werden muss zudem, wie die Rechnungsschreibung erfolgt, der Rechnungsversand, die Weiterverarbeitung empfangener Rechnungen, der Zahlungsverkehr, das Personalwesen, der Wareneinkauf und wie beispielsweise das ersetzende Scannen vorgenommen wird: Welche in Papierform vorliegenden Belege werden wie digitalisiert? Und wann wird das Printdokument wie vernichtet?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Die Verfahrensdokumentation muss der Finanzbeh\u00f6rde Aufschluss dar\u00fcber geben k\u00f6nnen, wie sichergestellt wird, dass alle Dokumente und Belege im Unternehmen f\u00fcr sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden \u2013 sei es nun auf Papier in Ordnern oder digital auf CD.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Schluss_mit_Papierkram_Moss_digitalisiert_die_Buchhaltung\"><\/span>Schluss mit Papierkram: Moss digitalisiert die Buchhaltung<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/assets-global.website-files.com\/5fbe6e809f2054e5f0827be3\/6151b3635808b11ac3c8ee0d_6151b28d2895f5b80a2e4edb_Moss-digitalisiert-Buchhaltung%5B1%5D.png\" alt=\"Schluss mit Papierkram: Moss digitalisiert die Buchhaltung\"\/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Moss unterst\u00fctzt das Controlling und die Buchhaltung in Unternehmen auf unterschiedlichen Wegen. Einer dieser Wege ist das digitale und intelligente Rechnungsmanagement, bei dem Mitarbeiter ihre Belege einfach per App scannen und von dort in das Tool hochladen k\u00f6nnen, sodass die Verantwortlichen sofortigen Zugriff darauf erhalten und sie weiterverarbeiten k\u00f6nnen. Das spart nicht nur im gesamten Buchhaltungsprozess Zeit, sondern reduziert ebenso die Wahrscheinlichkeit f\u00fcr Fehler durch die manuelle Eingabe von&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/anforderungen-rechnungen\/\">Informationen auf einer Rechnung<\/a>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Nach dem Erfassen von Rechnungen k\u00f6nnen diese im Tool einfach freigegeben und die Zahlung p\u00fcnktlich zur F\u00e4lligkeit angewiesen werden. Schlie\u00dflich lassen sie sich per DATEV-Export noch weiterverarbeiten \u2013 zum Beispiel um den Arbeitsaufwand f\u00fcr den Jahres- oder&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/monatsabschluss\/\">Monatsabschluss<\/a>&nbsp;zu reduzieren. So sparen Unternehmen Zeit, Ressourcen, Papierkram \u2013 und sich jede Menge Stress.<\/p>\n\n\n<div class=\"cta\" style=\"background-color:#c7ed97\">\r\n  <div class=\"content\">\r\n\t  <p>Automatisierte Buchhaltung:<br><b>Senke deine mtl. Kosten<\/b><\/p>  \r\n\t  <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/preise\"data-mktg-id=\"intext-cta-teaser-button\" data-page-location=\"bottom-blog\"><button>Erfahre hier mehr<\/button><\/a>\r\n  <\/div>\r\n    <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/pricing-e1702053384263.png\">\r\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die deutsche B\u00fcrokratie macht Unternehmen oftmals zu schaffen. Dank der Digitalisierung haben sich in den vergangenen Jahren die einen oder anderen gesetzlichen Vorgaben zugunsten der Unternehmen ver\u00e4ndert. 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