{"id":1904,"date":"2022-07-14T10:09:16","date_gmt":"2022-07-14T10:09:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.getmoss.com\/?page_id=1904"},"modified":"2023-03-13T17:10:51","modified_gmt":"2023-03-13T17:10:51","slug":"weniger-aufwand-mit-rechnungen","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/","title":{"rendered":"Weniger Aufwand mit Rechnungen: Wie du deine Abl\u00e4ufe effizienter gestaltest"},"content":{"rendered":"\n<p>Ob gro\u00dfer Tech-Konzern oder kleiner Handwerksbetrieb, ob digital oder in Papierform: Rechnungen trudeln in jedem Unternehmen regelm\u00e4\u00dfig ein. Und schon in kleinen Mengen bedeuten sie f\u00fcr das Finanzteam traditionell einen gro\u00dfen Aufwand. Insbesondere in kleinen und mittelst\u00e4ndischen Betrieben k\u00e4mpfen Finanzteams jeden Monat gegen Papierberge &#8211; und verursachen dabei immense Kosten und Belastungen f\u00fcr das Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n<p>Dabei geht der Trend deutlich in Richtung papierloses Rechnungsmanagement: 50 Prozent aller Unternehmen ziehen es laut einer Studie der Universit\u00e4t Regensburg bereits vor, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen digital zu verwalten &#8211; immerhin ein Zuwachs von \u00fcber 20 Prozent seit 2015.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Das bedeutet allerdings auch, dass die H\u00e4lfte der Betriebe nach wie vor an arbeitsintensiven papierbasierten Prozessen festhalten und damit einen immensen Mehraufwand in Kauf nehmen. Du willst dem Papierkrieg im Invoice-Management endlich ein Ende bereiten? Wir verraten dir, wie du dein Rechnungsmanagement effizienter gestalten kannst und mit skalierbaren Prozessen deinen Arbeitsaufwand reduzierst.<\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_75 ez-toc-wrap-left counter-flat ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/#Rechnungsmanagement_Wenn_sich_der_Papierdschungel_verdichtet\" >Rechnungsmanagement: Wenn sich der Papierdschungel verdichtet<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/#Rechnungen_verwalten_Der_ewige_Kampf_gegen_das_Papier\" >Rechnungen verwalten: Der ewige Kampf gegen das Papier<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/#Zeit_Geld_und_Nerven_sparen_mit_digitalem_Rechnungsmanagement\" >Zeit, Geld und Nerven sparen mit digitalem Rechnungsmanagement<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/#%E2%80%9CHauptsache_digital%E2%80%9D_Invoice-Management_mit_Bedacht_transformieren\" >\u201cHauptsache digital\u201d? Invoice-Management mit Bedacht transformieren<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/#So_reduzierst_du_deinen_Aufwand_mit_Eingangsrechnungen\" >So reduzierst du deinen Aufwand mit Eingangsrechnungen<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/#Zahlungsdaten_fuer_dein_Wachstum_nutzen\" >Zahlungsdaten f\u00fcr dein Wachstum nutzen<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Rechnungsmanagement_Wenn_sich_der_Papierdschungel_verdichtet\"><\/span>Rechnungsmanagement: Wenn sich der Papierdschungel verdichtet<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungsmanagement-Wenn-sich-der-Papierdschungel-verdichtet-1024x485.png\" alt=\"Rechnungsmanagement: Wenn sich der Papierdschungel verdichtet\" class=\"wp-image-4584\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungsmanagement-Wenn-sich-der-Papierdschungel-verdichtet-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungsmanagement-Wenn-sich-der-Papierdschungel-verdichtet-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungsmanagement-Wenn-sich-der-Papierdschungel-verdichtet-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungsmanagement-Wenn-sich-der-Papierdschungel-verdichtet.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Das Software-Abo f\u00fcr das Marketing-Team, die Lieferung der neuen B\u00fcrost\u00fchle oder die Bezahlung der Reinigungsfirma&nbsp; &#8211; Unternehmen sind tagt\u00e4glich mit einer Unzahl an Rechnungen konfrontiert. Und je schneller die Firma w\u00e4chst, desto mehr Rechnungen gehen im laufenden Gesch\u00e4ft ein. Das Rechnungsmanagement umfasst entsprechend drei Kernfunktionen: den Versand, den Empfang und die gesetzeskonforme Archivierung aller relevanten Rechnungen.<\/p>\n\n\n\n<p>Den gr\u00f6\u00dften Aufwand verursacht hierbei das Management der Eingangsrechnungen. Der typische Workflow sieht hier in der Regel so aus:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Eingang:&nbsp;<\/strong>Rechnungen treffen in Papierform oder per Mail in verschiedenen Dateiformaten ein<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Pr\u00fcfung<em>:&nbsp;<\/em><\/strong>Das Finanzteam \u00fcberpr\u00fcft die Rechnung auf Richtigkeit und nimmt eine Klassifikation vor<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Freigabe<em>:&nbsp;<\/em><\/strong>Die Rechnung wird an den Verantwortlichen weitergeleitet &#8211; dieser gibt die Zahlung im besten Fall frei<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Zahlung und Buchung:&nbsp;<\/strong>Rechnungen wandern zur Buchhaltung, die die Zahlung veranlasst und in der Kreditorenbuchhaltung erfasst<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Controlling<em>:&nbsp;<\/em><\/strong>Im besten Fall werden die get\u00e4tigten Zahlungen und Daten jederzeit \u00fcberwacht, um den \u00dcberblick zu behalten und Optimierungspotenziale zu identifizieren<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Aufgrund der zahlreichen involvierten Parteien im Invoice-Workflow sind insbesondere Schnittstellen anf\u00e4llig f\u00fcr Verz\u00f6gerungen, Missverst\u00e4ndnisse und Informationsverluste, die einen reibungslosen Ablauf verhindern und einen erheblichen Aufwand verursachen.<\/p>\n\n\n<div class=\"cta\" style=\"background-color:#c7ed97\">\r\n  <div class=\"content\">\r\n    <p><b>Rechnungen und Belege<\/b><br>verwalten mit Moss<\/p>  \r\n\t  <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/rechnungsmanagement\"data-mktg-id=\"intext-cta-teaser-button\" data-page-location=\"hero-blog\"><button>Mehr erfahren<\/button><\/a>\r\n  <\/div>\r\n    <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/homepage_hero_DE_blog.webp\">\r\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Invoice-Management wird immer un\u00fcbersichtlicher<\/h3>\n\n\n\n<p>Diese Verwaltung der Rechnungen hat sich in den vergangenen Jahren zus\u00e4tzlich erschwert: Mit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 wurden digitale und papierbasierte Rechnungen rechtlich auf eine Stufe gestellt.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Was den Rechnungsprozess auf den ersten Blick vereinfachen sollte, f\u00fchrt jedoch zu einer neuen Herausforderung: Invoices flattern seitdem in den verschiedenen Formen und \u00fcber unterschiedliche Wege in die Postf\u00e4cher der Unternehmen &#8211; je nach Pr\u00e4ferenz der Rechnungssteller. Interne Prozesse f\u00fcr Rechnungseingang und -freigabe werden somit immer intransparenter und un\u00fcbersichtlicher.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Anforderungen an die Rechnungsverwaltung sind deutlich gestiegen<\/h3>\n\n\n\n<p>Die zus\u00e4tzliche Crux: Seit der Einf\u00fchrung der \u201cGrunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff\u201d (GoBD) im Jahr 2014 sind die Anforderungen an den Empfang, die Weiterverarbeitung und die Ablage von digitalen Rechnungen gleichzeitig gestiegen.<\/p>\n\n\n\n<p>Buchhaltungs-Teams stehen also mehr denn je vor der Herausforderung,<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/buchhaltung\/ausgabenuberblick\">&nbsp;den \u00dcberblick zu behalten<\/a>, um auch wirklich alle Rechnungen zu empfangen, Zahlungen rechtzeitig freizugeben und die Invoices ordnungsgem\u00e4\u00df zu archivieren &#8211; Aufgaben, die sich mit etablierten, papierbasierten Prozessen kaum noch revisionssicher bew\u00e4ltigen lassen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Rechnungen_verwalten_Der_ewige_Kampf_gegen_das_Papier\"><\/span>Rechnungen verwalten: Der ewige Kampf gegen das Papier<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungen-verwalten-Der-ewige-Kampf-gegen-das-Papier-1024x485.png\" alt=\"Rechnungen verwalten: Der ewige Kampf gegen das Papier\" class=\"wp-image-4586\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungen-verwalten-Der-ewige-Kampf-gegen-das-Papier-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungen-verwalten-Der-ewige-Kampf-gegen-das-Papier-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungen-verwalten-Der-ewige-Kampf-gegen-das-Papier-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Rechnungen-verwalten-Der-ewige-Kampf-gegen-das-Papier.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Dennoch halten weiterhin viele Unternehmen am gewohnten Rechnungsmanagement mit Papier fest. Zu bew\u00e4hrt sind die gewohnten, papierbasierten Prozesse und zu gro\u00df ist die Skepsis gegen\u00fcber dem gro\u00dfen Angebot an digitalen Invoice-Management-Softwares.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>F\u00fcr interne Abl\u00e4ufe hei\u00dft das: bereits digital vorliegende Rechnungen werden ausgedruckt, es wird kopiert, abgeheftet, vergessen und verloren. Und das unter dem zunehmenden Druck in der Rechnungsverwaltung sowie steigenden Kosten f\u00fcr Papier, Porto und Versand.<\/p>\n\n\n\n<p>Nicht selten kommt es zudem zu Dopplungen und dem Vers\u00e4umnis von Zahlungszielen, da die Freigabe einzelner Rechnungen bis zu mehreren Wochen in Anspruch nehmen kann. Kurzum: Das Festhalten an starren Strukturen im Rechnungsmanagement verursacht f\u00fcr Unternehmen einen erheblichen Mehraufwand. Je gr\u00f6\u00dfer das Unternehmen, umso gr\u00f6\u00dfer die Reibungen, die dabei in den Abl\u00e4ufen entstehen und desto gr\u00f6\u00dfer die Belastung &#8211; sowohl f\u00fcr das Finanzteam als auch f\u00fcr die Mitarbeiter.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Wie ineffizientes Rechnungsmanagement dein Unternehmen belastet<\/h3>\n\n\n\n<p>Eine umst\u00e4ndliche Verwaltung deiner Rechnungen und Invoices schl\u00e4gt sich oft in diesen Problemen nieder, die dein Unternehmensergebnis negativ beeinflussen k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Hohe Fehlerraten und Kosten f\u00fcr die Rechnungsverwaltung<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Hoher Pr\u00fcfaufwand f\u00fcr das Finanzteam durch fehlende Zuordnung von Rechnungen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Unklarer Rechnungsstatus durch fehlende Transparenz<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Hoher Korrekturaufwand wegen fehlerhafter Rechnungen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Verpassen von Skontofristen durch Intransparenzen im Rechnungsprozess<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Zeit_Geld_und_Nerven_sparen_mit_digitalem_Rechnungsmanagement\"><\/span>Zeit, Geld und Nerven sparen mit digitalem Rechnungsmanagement<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Hauptsache-digital-Invoice-Management-mit-Bedacht-transformieren-1024x485.png\" alt=\"Zeit, Geld und Nerven sparen mit digitalem Rechnungsmanagement\" class=\"wp-image-4588\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Hauptsache-digital-Invoice-Management-mit-Bedacht-transformieren-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Hauptsache-digital-Invoice-Management-mit-Bedacht-transformieren-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Hauptsache-digital-Invoice-Management-mit-Bedacht-transformieren-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Hauptsache-digital-Invoice-Management-mit-Bedacht-transformieren.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Viele dieser Probleme lassen sich mit der Nutzung eines digitalen Tools f\u00fcr das Rechnungsmanagement deutlich reduzieren oder sogar komplett ausr\u00e4umen. Vollst\u00e4ndige <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/digitale-rechnungsfreigabe\/\">digitale Rechnungsflows<\/a> legen den Grundstein f\u00fcr ein nahtloses Invoice-Management. So hat deine Finanzabteilung und letztlich das gesamte Team weniger Aufwand mit Rechnungen und spart Kosten und vor allem Zeit, die nun f\u00fcr wichtigere Dinge genutzt werden kann.<\/p>\n\n\n\n<p>Unter anderem bringt das digitale Rechnungsmanagement deinem Unternehmen diese Vorteile:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Geringere Kosten<\/h3>\n\n\n\n<p>Ausdrucken, kopieren, abheften &#8211; das papierbasierte Rechnungsmanagement verursacht allein f\u00fcr das ben\u00f6tigte B\u00fcromaterial erhebliche Kosten. Pflegst du digitale und physische Rechnungen direkt in ein elektronisches Invoice-Management-Tool ein, l\u00e4sst sich hier ein erheblicher Teil des finanziellen Aufwandes einsparen &#8211; laut einer Billentis-Studie sogar bis zu 70%.<strong>\u200d<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Transparente Prozesse beugen R\u00fcckfragen vor<\/h3>\n\n\n\n<p>Ist die Rechnung bereits freigegeben? Wie ist der Zahlungsstatus? Wo liegt die Rechnung aktuell ab? Der klassische Rechnungsmanagement-Prozess ist oft undurchsichtig und mit zahlreichen R\u00fcckfragen verbunden.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Eine digitale L\u00f6sung vereinfacht die Freigabeprozesse, verringert die Durchlaufzeit und sorgt daf\u00fcr, dass alle Beteiligten den Status einer Rechnung jederzeit nachvollziehen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Fehlerquellen werden beseitigt<\/h3>\n\n\n\n<p>Das m\u00fchsame Eintippen von Daten in die Buchhaltungssoftware ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranf\u00e4llig. So k\u00f6nnen schon kleine Tippfehler zu immensen Verz\u00f6gerungen im gesamten Buchhaltungsprozess f\u00fchren. Mit einem digitalen Rechnungsmanagement-Tool kannst du deine Daten automatisch erfassen, erg\u00e4nzen und exportieren.<strong>\u200d<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Wichtige Daten sind jederzeit verf\u00fcgbar<\/h3>\n\n\n\n<p>Besonders in rasant wachsenden Unternehmen ist es wichtig, jederzeit einen \u00dcberblick \u00fcber deine Ausgaben zu behalten. Verwaltest du deine Rechnungen mit einem digitalen Tool, stehen dir die Zahlungsdaten jederzeit f\u00fcr detaillierte Reportings und Analysen zur Verf\u00fcgung &#8211; und tauchen nicht erst im&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/jahresabschluss\/\">Jahresabschluss&nbsp;<\/a>oder der&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/bwa\/\">monatlichen BWA<\/a>&nbsp;auf.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Rechnungen platzsparend und umweltschonend archivieren<\/h3>\n\n\n\n<p>Mindestens 10 Jahre m\u00fcssen Rechnungen laut den GoBD aufbewahrt werden. Mit papierbasiertem Rechnungsmanagement bedeutet das: \u00dcberf\u00fcllte Regale mit einer un\u00fcbersichtlichen Vielzahl an Ordnern. Das kostet nicht nur Platz, sondern erh\u00f6ht auch den Zeitaufwand f\u00fcr das Suchen nach einer bestimmten Rechnung erheblich.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Mit einem digitalen Rechnungsmanagement-Tool archivierst du deine Rechnungen ganz einfach elektronisch und sparst nicht nur Platz und Zeit, sondern schonst dabei auch noch die Umwelt.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"%E2%80%9CHauptsache_digital%E2%80%9D_Invoice-Management_mit_Bedacht_transformieren\"><\/span>\u201cHauptsache digital\u201d? Invoice-Management mit Bedacht transformieren<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Hauptsache-digital-Invoice-Management-mit-Bedacht-transformieren-1-1024x485.png\" alt=\"\u201cHauptsache digital\u201d? Invoice-Management mit Bedacht transformieren\" class=\"wp-image-4590\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Hauptsache-digital-Invoice-Management-mit-Bedacht-transformieren-1-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Hauptsache-digital-Invoice-Management-mit-Bedacht-transformieren-1-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Hauptsache-digital-Invoice-Management-mit-Bedacht-transformieren-1-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Hauptsache-digital-Invoice-Management-mit-Bedacht-transformieren-1.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Angesichts der zunehmenden Probleme, mit denen Unternehmen im traditionellen Rechnungsmanagement zu k\u00e4mpfen haben, ist die Digitalisierung des Prozesses f\u00fcr viele Betriebe unumg\u00e4nglich. Mit Moss organisieren Unternehmen beispielsweise den gesamten Rechnungsprozess vom Eingang bis zur Zahlung und behalten dabei jederzeit die volle Kontrolle.<\/p>\n\n\n\n<p>Insbesondere bei kleinen und mittelst\u00e4ndischen Unternehmen herrscht jedoch noch ein hohes Ma\u00df an Unsicherheit. Wo setze ich mit den Ma\u00dfnahmen am besten an? Welches Tool ist das richtige f\u00fcr mich? Und wie gelingt die erfolgreiche Implementierung ohne Konflikte mit wesentlichen Unternehmensstrukturen?<\/p>\n\n\n\n<p>Ganz unbegr\u00fcndet ist die Vorsicht tats\u00e4chlich nicht &#8211; eine Transformation nach dem Prinzip \u201cirgendwie digital\u201d bietet h\u00e4ufig nur eine partielle L\u00f6sung f\u00fcr die bestehenden Probleme und bedeutet in der Regel hohe Anfangsinvestitionen. Die Einf\u00fchrung einer einfachen Rechnungs-Scanner-App zur Digitalisierung von Papierrechnungen mit dem Handy beispielsweise, kann diesen Schritt zwar erleichtern, bietet jedoch noch nicht unbedingt eine L\u00f6sung f\u00fcr die Weiterverarbeitung und die Integration in die&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/buchhaltung\">Buchhaltung<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Deshalb verraten wir dir im Folgenden, was du beim digitalen Rechnungsmanagement beachten solltest und wie die erfolgreiche Umstellung in deinem Unternehmen gelingt.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"So_reduzierst_du_deinen_Aufwand_mit_Eingangsrechnungen\"><\/span>So reduzierst du deinen Aufwand mit Eingangsrechnungen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/So-reduzierst-du-deinen-Aufwand-mit-Eingangsrechnungen-1024x485.png\" alt=\"So reduzierst du deinen Aufwand mit Eingangsrechnungen\" class=\"wp-image-4592\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/So-reduzierst-du-deinen-Aufwand-mit-Eingangsrechnungen-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/So-reduzierst-du-deinen-Aufwand-mit-Eingangsrechnungen-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/So-reduzierst-du-deinen-Aufwand-mit-Eingangsrechnungen-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/So-reduzierst-du-deinen-Aufwand-mit-Eingangsrechnungen.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Um deinen Rechnungsprozess zu digitalisieren und damit effektiver zu gestalten, solltest du dich zun\u00e4chst entscheiden, inwieweit du den Workflow \u00fcber digitale Tools handhaben willst.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Hybrid-L\u00f6sungen erleichtern deinen Mitarbeitern h\u00e4ufig den \u00dcbergang und sichern die Kompatibilit\u00e4t mit dem etablierten System. Im Gegensatz zur unmittelbaren digitalen Volloptimierung kann eine Teil-L\u00f6sung Probleme hier allerdings oft nur teilweise ausr\u00e4umen.&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/papierlose-buchhaltung\/\">Papierlose Buchhaltung&nbsp;<\/a>beispielsweise ist hier ein g\u00e4ngiger Ansatz, aber selbstverst\u00e4ndlich auch nur ein Aspekt von vielen.<\/p>\n\n\n\n<p>Welche Ma\u00dfnahme sich f\u00fcr dein Unternehmen am besten eignet ist letztendlich abh\u00e4ngig von der Struktur und Gr\u00f6\u00dfe deines Unternehmens und der tats\u00e4chlichen Belastung durch Ineffizienzen im Rechnungsmanagement. Einige Punkte solltest du jedoch in jedem Fall beachten:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Compliance: Rechtliche Vorgaben bereits beim Eingang beachten<\/h3>\n\n\n\n<p>Insbesondere f\u00fcr kleinere und mittelgro\u00dfe Unternehmen ist es unbedingt erforderlich, sich vor der Einf\u00fchrung neuer Rechnungsworkflows mit den rechtlichen Vorgaben der \u201cGrunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff\u201d (GoBD) auseinanderzusetzen.<\/p>\n\n\n\n<p>Die GoBD geben vor, dass alle Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle &#8222;nachvollziehbar, vollst\u00e4ndig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverf\u00e4lscht abgebildet und aufbewahrt werden&#8220;.<\/p>\n\n\n\n<p>Und das gilt entsprechend ebenso f\u00fcr eingehende Rechnungen. Konkret bedeutet das f\u00fcr dein digitales Rechnungsmanagement, dass du bereits ab dem Eingang der Invoice folgendes beachten solltest:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Unver\u00e4nderbarkeit:<\/strong>&nbsp;Egal, ob die Rechnung als Scan, PDF oder im E-Invoice-Format \u201cZuGFeRD\u201d eingeht: Das Dateiformat einer eingegangenen Rechnung sollte im Laufe des Buchungsprozesses nicht ver\u00e4ndert werden. L\u00e4sst sich eine Format\u00e4nderung nicht vermeiden, solltest du die Originaldatei unbedingt vorhalten.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Erfassung und Vollst\u00e4ndigkeit:<\/strong>&nbsp;Alle eingegangenen Rechnungen m\u00fcssen f\u00fcr mindestens 10 Jahre archiviert werden. Das Eingangsdatum solltest du hierbei unbedingt festhalten, um die Nachvollziehbarkeit zu gew\u00e4hrleisten.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>\u200d<strong><br><em>Hinweis<\/em><\/strong><em>: ZuGFeRD ist ein hybrides Datenformat, das seit 2014 branchen\u00fcbergreifend f\u00fcr den elektronischen Rechnungsaustausch verwendet wird. Die sichtbare Ebene der Rechnung besteht aus einer auf den ersten Blick \u201cgew\u00f6hnlichen\u201d Rechnung im PDF-Format (PDF\/A-3). Der Clou: Die Datei enth\u00e4lt gleichzeitig die strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format, sodass die Invoice f\u00fcr Softwares problemlos auslesbar ist.<\/em><\/p>\n\n\n\n<p>Vier-Augen-Prinzip f\u00fcr einen entspannten Monatsabschluss: Moss erm\u00f6glicht dir die maximale Kontrolle vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Sobald die Rechnung im System erfasst ist, pr\u00fcft das Finanzteam noch einmal alle Angaben auf Richtigkeit. Buchhaltungsdaten wie Kostenstelle und Ausgabenkategorie lassen sich m\u00fchelos erg\u00e4nzen. So ist die Revisionssicherheit jederzeit gew\u00e4hrleistet und die Rechnungen bereit f\u00fcr den Export.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Rechnungen zentral sammeln und den \u00dcberblick behalten<\/h3>\n\n\n\n<p>Ein erster Schritt, um den Aufwand f\u00fcr eingehende Rechnungen zu reduzieren ist es, eine zentrale Stelle zu bestimmen, bei der Rechnungen aller Formate jederzeit eingereicht und zuverl\u00e4ssig erfasst werden k\u00f6nnen. Hierf\u00fcr bieten sich beispielsweise ein gesondertes E-Mail-Postfach an. Ideal ist eine Rechnungssoftware, in die die Invoices bequem und direkt von deinen Mitarbeitern hochgeladen werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<p>Mit einer zentralen Rechnungsverwaltung, die alle Rechnungen nachh\u00e4lt, bietet sich dir die M\u00f6glichkeit, diese zu filtern, zu kategorisieren und zu ordnen &#8211; sodass du auch bei einer gr\u00f6\u00dferen Rechnungsflut nie den \u00dcberblick verlierst.<\/p>\n\n\n\n<p>Moss macht das Verwalten von Rechnungen zur Teamsache:&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/firmenkreditkarte\/mitarbeiterkarten\">Mitarbeiter<\/a>&nbsp;k\u00f6nnen eingegangene Rechnungen einfach hochladen oder Invoices per E-Mail weiterleiten. OCR-Scanning extrahiert schlie\u00dflich alle relevanten Rechnungsdaten &#8211; und das komplett automatisch. Sind noch Fragen offen, kann der Zweck der Ausgabe als Kommentar hinzugef\u00fcgt werden.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Papierrechnungen einfach digitalisieren&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Zwar sind viele Unternehmen bereits auf E-Invoices als bevorzugtes Rechnungsformat umgestiegen, einige Rechnungen flattern jedoch weiterhin in Papierform ins Postfach. Um diese ebenfalls in den digitalen Rechnungsworkflow integrieren zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen sie eingescannt und in deiner Rechnungssoftware erfasst werden. Der B\u00fcroscanner ist dabei die naheliegende, aber nicht die effektivste L\u00f6sung, da der Mobilit\u00e4t hier deutliche Grenzen gesetzt sind.<\/p>\n\n\n\n<p>W\u00e4hle daher eine Software, die bereits eine integrierte Scan-L\u00f6sung anbietet. Seit dem 1. Januar 2020 erlauben die GoBD es Mitarbeitern, ihre Rechnungen auch unterwegs mit einem Mobilger\u00e4t zu scannen, sodass die Daten von \u00fcberall automatisch in das zentrale System eingespeist werden k\u00f6nnen. Hier stehen sie jederzeit zum Abruf zur Verf\u00fcgung und sind bereit zur Weiterverarbeitung.<\/p>\n\n\n\n<p>Mit der Moss Web App oder per Foto in der Mobile App k\u00f6nnen auch Rechnungen auf Papier ganz einfach von allen Mitarbeitern hochgeladen werden. Die Invoices werden anschlie\u00dfend im System hinterlegt und automatisch ausgelesen. So macht Moss Schluss mit dem m\u00fchsamen und fehleranf\u00e4lligen Abtippen per Hand.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Prozesse transparent und nachvollziehbar gestalten<\/h3>\n\n\n\n<p>Nicht nur aufgrund der rechtlichen Vorgaben solltest du deine Rechnungsprozesse so transparent wie m\u00f6glich gestalten. Wenn Mitarbeiter, Manager und Finanzteam jederzeit wissen, wie der Status einer eingegangenen Rechnung ist und wer die Verantwortung tr\u00e4gt, k\u00f6nnen Dopplungen und lange Durchlaufzeiten vermieden werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Daher solltest du idealerweise auf ein digitales Tool setzen, in dem alle Beteiligten den aktuellen Bearbeitungsstand jeder Rechnung jederzeit zentral einsehen k\u00f6nnen. So verteilst du den Rechnungsprozess effizient auf das ganze Team und reduzierst potenzielle Verz\u00f6gerungen an den wichtigen Schnittstellen.<\/p>\n\n\n\n<p>Mit Moss geht zum Beispiel der m\u00fchselige Freigabe-Workflow locker von der Hand:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Mitarbeiter laden ihre Rechnung ins System hoch<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Das Finanzteam pr\u00fcft die Daten auf Richtigkeit<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Der Budgetverantwortliche erh\u00e4lt eine Anfrage auf Zahlungsfreigabe und kann blitzschnell Sinn und Zweck der Ausgabe pr\u00fcfen, um sie freizugeben<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Die Rechnung landet automatisch in der Zahlungsliste des Finanzteams und kann, je nach F\u00e4lligkeitsdatum, ins Online-Banking exportiert und p\u00fcnktlich bezahlt werden<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>So wird mit der B\u00fcndelung des Rechnungsprozesses in Moss die Durchlaufzeit minimiert, jede Rechnung fristgerecht bezahlt und keine Skontofrist mehr vers\u00e4umt.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Nahtlose Integration in die Buchhaltung erm\u00f6glichen<\/h3>\n\n\n\n<p>Das Empfangen, Verbuchen und Archivieren von eingegangenen Rechnungen ist ein fundamentaler Bestandteil deiner Finanzbuchhaltung. Entsprechend ist es wichtig, dass deine Rechnungsmanagementprozesse sich problemlos an deine etablierte Buchhaltungsstruktur anschlie\u00dfen lassen.<\/p>\n\n\n\n<p>Konkret bedeutet das, dass deine digitale Rechnungs-L\u00f6sung die M\u00f6glichkeit bieten sollte, Eingangsrechnungen direkt an deinen Steuerberater oder deine genutzte Buchhaltungssoftware zu \u00fcbermitteln. So stellst du sicher, dass keine Daten verloren gehen und wirklich jeder Rechnungsvorgang ordnungsgem\u00e4\u00df gebucht werden kann.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/assets-global.website-files.com\/5fbe6e809f2054e5f0827be3\/60e5aa5741a291cc4dccb56f_60e5aa2e91b826a7651647c2_Moss-mit-Datev-verbinden%5B1%5D.png\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p>Moss verf\u00fcgt beispielsweise \u00fcber eine DATEV-Schnittstelle, \u00fcber die du alle Rechnungen und Buchungsdaten im Handumdrehen mit DATEV Unternehmen online synchronisieren kannst. Und genau so schnell nat\u00fcrlich mit jeder anderen Buchungssoftware. Mit dem automatisierten Rechnungsflow in Moss legst du den Grundstein f\u00fcr einen reibungslosen Rechnungsexport und garantierst dank Kommentarfunktion und Ausgabezweck, dass offene Fragen schnell gekl\u00e4rt sind.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Zahlungsdaten_fuer_dein_Wachstum_nutzen\"><\/span>Zahlungsdaten f\u00fcr dein Wachstum nutzen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/assets-global.website-files.com\/5fbe6e809f2054e5f0827be3\/60e5834399cd2589a67456bc_60e5821b92df5a73370a4764_Daten-mit-Moss-visualisieren-und-auswerten%5B1%5D.png\" alt=\"Zahlungsdaten f\u00fcr dein Wachstum nutzen\"\/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Mit der zentralen digitalen Sammlung und Verwaltung deiner Rechnungen sparst du nicht nur Zeit und Kosten im Invoice-Management-Prozess, sondern hast zudem die M\u00f6glichkeit, aus den Zahlungsdaten wertvolle Erkenntnisse \u00fcber dein Unternehmen zu gewinnen. Dank der neuen Transparenz deines Prozesses kannst du direkte R\u00fcckschl\u00fcsse f\u00fcr dein Kostenmanagement ziehen: Warum sind die Ausgaben im Online-Marketing gestiegen? Sollte ich die Reisebudgets erh\u00f6hen? Und wo tauchen Dopplungen in meinen Zahlungen auf?<\/p>\n\n\n\n<p>Mit Moss wird jede einzelne Zahlung nachvollziehbar &#8211; egal wie schnell dein Unternehmen w\u00e4chst. Rufe Zahlungs- und Finanzdaten in Echtzeit auf,&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/rechnungsmanagement\/wiederkehrende-ausgaben\">behalte regelm\u00e4\u00dfige Ausgaben im Blick<\/a>&nbsp;und optimiere Unternehmensbudgets mit nur wenigen Klicks.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Beispiel: Rechnungsmanagement digital meistern &#8211; mit Moss<\/h3>\n\n\n\n<p>Mit Moss legt dein Team den Papierkram endg\u00fcltig ad acta. Organisiere den Rechnungsprozess vom Eingang bis zur Zahlung digital und behalte die volle Kontrolle. Moss macht jeden Schritt der Rechnungsverwaltung transparent und sorgt daf\u00fcr, dass l\u00e4stige Papierbelege der Vergangenheit angeh\u00f6ren.&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/rechnungsmanagement\">So verwaltest du deine Rechnungen gezielt<\/a>&nbsp;und effektiv und hast deine Ausgaben dabei immer im Blick.<\/p>\n\n\n\n<p>Und so funktioniert\u2019s: Mit Moss k\u00f6nnen&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/mitarbeiterausgaben\">Mitarbeiter eingegangene Rechnungen einfach hochladen oder per E-Mail weiterleiten<\/a>. Sobald die Rechnungsdaten per OCR-Scanning in Moss erfasst sind, \u00fcberpr\u00fcft das Finanzteam die Richtigkeit und erg\u00e4nzt blitzschnell Buchhaltungsdaten wie Kostenstelle und Ausgabenkategorie.<\/p>\n\n\n\n<p>Nun erh\u00e4lt der Budgetverantwortliche die Anfrage zur Freigabe und die Rechnung ist bereit zur Zahlung nach F\u00e4lligkeit. Dank nahtloser DATEV-Schnittstelle sind die Rechnungs- und Buchungsdaten im Nu mit DATEV Unternehmen synchronisiert &#8211; und genau so schnell mit jeder anderen Buchhaltungssoftware. Mit Moss wird Rechnungen verwalten zur Teamsache.<\/p>\n\n\n<div class=\"cta\" style=\"background-color:#c7ed97\">\r\n  <div class=\"content\">\r\n    <p><b>Rechnungen und Belege<\/b><br>automatisiert verwalten mit Moss<\/p>  \r\n\t  <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/preise\"data-mktg-id=\"intext-cta-teaser-button\" data-page-location=\"bottom-blog\"><button>Erfahre hier mehr<\/button><\/a>\r\n  <\/div>\r\n    <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/pricing-e1702053384263.png\">\r\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ob gro\u00dfer Tech-Konzern oder kleiner Handwerksbetrieb, ob digital oder in Papierform: Rechnungen trudeln in jedem Unternehmen regelm\u00e4\u00dfig ein. Und schon in kleinen Mengen bedeuten sie f\u00fcr das Finanzteam traditionell einen gro\u00dfen Aufwand. Insbesondere in kleinen &#8230; <a title=\"Weniger Aufwand mit Rechnungen: Wie du deine Abl\u00e4ufe effizienter gestaltest\" class=\"read-more\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/\" aria-label=\"Mehr zu Weniger Aufwand mit Rechnungen: Wie du deine Abl\u00e4ufe effizienter gestaltest\">Read more<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":23,"featured_media":4581,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[16],"tags":[],"class_list":{"0":"post-1904","1":"page","2":"type-page","3":"status-publish","4":"has-post-thumbnail","6":"category-rechnungsmanagement"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v26.9 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Weniger Aufwand durch effiziente Rechnungsverwaltung | Moss<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Erfahre mehr \u00fcber \u2714\ufe0f 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