{"id":11026,"date":"2024-04-04T13:42:09","date_gmt":"2024-04-04T13:42:09","guid":{"rendered":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/?page_id=11026"},"modified":"2024-04-04T13:43:06","modified_gmt":"2024-04-04T13:43:06","slug":"huerden-und-moeglichkeiten","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/auslagenerstattung\/huerden-und-moeglichkeiten\/","title":{"rendered":"Auslagenerstattung: Diese H\u00fcrden und M\u00f6glichkeiten gibt es"},"content":{"rendered":"\n<p>Dass Mitarbeitende privates Geld vorstrecken m\u00fcssen, um Betriebsausgaben ihres Arbeitgebers zu t\u00e4tigen, kommt gar nicht so selten vor. Insbesondere <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/reisekosten\/reisekostenabrechnung\/digitale-loesung\/\">Gesch\u00e4ftsreisen<\/a> sind mit diversen Ausgabenarten verbunden, die h\u00e4ufig von Besch\u00e4ftigten verauslagt werden, zum Beispiel Bahn- oder Flugtickets, \u00dcbernachtungen oder das Thema Verpflegung. Damit es im Anschluss zu einer Auslagenerstattung kommen kann, m\u00fcssen entsprechende Belege an die Finanzabteilung \u00fcbermittelt werden.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Dieses Procedere gilt nicht nur f\u00fcr Auslagen im Zuge von Gesch\u00e4ftsreisen, sondern f\u00fcr alle gesch\u00e4ftsbedingten Kosten, bei denen Mitarbeitende finanziell in Vorleistung gehen. Dabei ist auch eine korrekte steuerliche Behandlung essentiell \u2013 sonst kann es schnell zu R\u00fcckfragen und Nachpr\u00fcfungen seitens des Finanzamtes kommen.&nbsp;&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Klingt kompliziert? Stimmt, Auslagenerstattungen k\u00f6nnen tats\u00e4chlich viel Zeit und Nerven kosten. Vor allem dann, wenn noch keine digitale L\u00f6sung im Einsatz ist. Wir haben deshalb hierzu wichtiges Grundlagenwissen \u00fcbersichtlich aufbereitet und geben Tipps, wie dieses Thema eine m\u00f6glichst stressfreie Angelegenheit in Unternehmen wird.<\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_82_2 ez-toc-wrap-left counter-flat ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/auslagenerstattung\/huerden-und-moeglichkeiten\/#Was_gilt_als_Auslagen_und_welche_Sonderfaelle_gibt_es\" >Was gilt als Auslagen und welche Sonderf\u00e4lle gibt es?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/auslagenerstattung\/huerden-und-moeglichkeiten\/#Welche_Auslagenarten_gibt_es\" >Welche Auslagenarten gibt es?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/auslagenerstattung\/huerden-und-moeglichkeiten\/#Wie_laeuft_eine_Auslagenerstattung_ab\" >Wie l\u00e4uft eine Auslagenerstattung ab?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/auslagenerstattung\/huerden-und-moeglichkeiten\/#Welche_haeufigen_Probleme_treten_dabei_auf\" >Welche h\u00e4ufigen Probleme treten dabei auf?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/auslagenerstattung\/huerden-und-moeglichkeiten\/#Wie_werden_Auslagen_steuerlich_korrekt_behandelt\" >Wie werden Auslagen steuerlich korrekt behandelt?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/auslagenerstattung\/huerden-und-moeglichkeiten\/#Welche_Vorteile_bietet_ein_digitaler_Prozess\" >Welche Vorteile bietet ein digitaler Prozess?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/auslagenerstattung\/huerden-und-moeglichkeiten\/#Moss_bietet_zeitgemaesses_Ausgabenmanagement\" >Moss bietet zeitgem\u00e4\u00dfes Ausgabenmanagement<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/auslagenerstattung\/huerden-und-moeglichkeiten\/#FAQs\" >FAQs<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Was_gilt_als_Auslagen_und_welche_Sonderfaelle_gibt_es\"><\/span>Was gilt als Auslagen und welche Sonderf\u00e4lle gibt es?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"739\" height=\"350\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-2.png\" alt=\"Was gilt als Auslagen und welche Sonderf\u00e4lle gibt es?\" class=\"wp-image-11035\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-2.png 739w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-2-300x142.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 739px) 100vw, 739px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:40px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Bei einer Auslagenerstattung stellt sich als erstes die Frage, wie eine Auslage exakt definiert ist. Nicht jede Ausgabe ist n\u00e4mlich automatisch eine Auslage, die vom Arbeitgeber erstattet werden muss. Eine klare Definition liefern hierf\u00fcr die \u00a7 670 und 675 des B\u00fcrgerlichen Gesetzbuches (BGB):<br><br><em>\u201eAuslagen sind Geldausgaben, die jemand f\u00fcr die Erbringung einer Dienstleistung oder die Erf\u00fcllung eines Auftrages verwendet und die von einem Dritten zu erstatten sind.\u201c<\/em><\/p>\n\n\n\n<p>Anders gesagt: Die Kosten m\u00fcssen im Rahmen einer gesch\u00e4ftlichen T\u00e4tigkeit entstanden und aus eigener Tasche von Mitarbeitenden bezahlt worden sein. Voraussetzung f\u00fcr eine Auslagenerstattung ist die sogenannte \u201eBelegpflicht\u201c. Alle Rechnungen und Quittungen m\u00fcssen der Finanzabteilung bzw. der Buchhaltung vorgelegt werden, damit die Buchung gegen\u00fcber dem Finanzamt einwandfrei belegt werden kann. Eine weitere wichtige Voraussetzung, damit es zu einer Auslagenerstattung kommen kann, ist der \u201eBesitz\u00fcbergang\u201c. Wurden Waren gekauft, m\u00fcssen diese komplett in den Besitz des Unternehmens \u00fcbergehen und d\u00fcrfen nicht im Privatbesitz verbleiben.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Auch m\u00f6glich: Pauschale anstatt Auslagenerstattung<\/h3>\n\n\n\n<p>Um b\u00fcrokratische Aufw\u00e4nde zu verringern, nutzen Unternehmen auch die M\u00f6glichkeit einer Pauschale. Die Mitarbeitenden erhalten dabei einen festen Betrag f\u00fcr wiederkehrende Ausgaben, der in den Reiserichtlinien des Unternehmens geregelt ist. Dies ist jedoch nur sinnvoll, wenn die tats\u00e4chlichen Aufwendungen von dieser Pauschale gedeckt werden. Der Begriff \u201ewiederkehrend\u201c bedingt einen Zeitraum von drei Monaten. Kann der Nachweis einer wiederkehrenden Ausgabe nicht erbracht werden, ist der pauschale Erstattungsbetrag in vollem Umfang bei der Steuer anzugeben.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><em>Ein Beispiel aus der Praxis: <\/em><em><br><\/em><em><br><\/em>\u201e<em>Ein Mitarbeiter muss f\u00fcr ein Projekt, das \u00fcber mehrere Monate l\u00e4uft, einige Gesch\u00e4ftsreisen t\u00e4tigen, die auch mit \u00dcbernachtungen verbunden sind. Das Unternehmen zahlt dem Mitarbeitenden vier Monate lang eine monatliche Pauschale in H\u00f6he von 200 Euro, damit er Hotelbuchungen auf Kosten der Firma vornehmen kann. In diesem Fall liegt der Gesamtbetrag unter der j\u00e4hrlichen H\u00f6chstgrenze, die bei 1.000 Euro f\u00fcr \u00dcbernachtung und Verpflegung liegt.<\/em>\u201c<em>&nbsp; <\/em>&nbsp;<strong>&nbsp;&nbsp;<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>\u00dcberschreiten die tats\u00e4chlich anfallenden Kosten diese Grenze \u2013 oder liegen sie \u00fcber dem ausgezahlten Pauschalbetrag \u2013 ist es empfehlenswert, die tats\u00e4chlichen Aufwendungen \u00fcber eine \u201enormale\u201c Auslagenerstattung abzurechnen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Sonderfall \u201edurchlaufende Gelder\u201c: Das steckt dahinter<\/h3>\n\n\n\n<p>Im Zusammenhang mit Auslagenerstattungen f\u00e4llt auch oft der Begriff \u201edurchlaufende Gelder\u201c. So werden Geldsummen bezeichnet, die der Besch\u00e4ftigte vorab vom Unternehmen erh\u00e4lt, um konkrete Ausgaben zu t\u00e4tigen. Er muss also \u2013 \u00e4hnlich wie bei der Pauschale \u2013 nicht mit seinem eigenen Geld in Vorleistung gehen und eine Auslagenerstattung ist im Nachgang nicht n\u00f6tig.&nbsp;&nbsp;Ein Beispiel aus der Praxis:<\/p>\n\n\n\n<p><em>\u201eF\u00fcr mehrmals im Monat stattfindende Fahrten zu einem Kunden ben\u00f6tigt ein Mitarbeiter Bahntickets. Da feststeht, dass diese Kosten anfallen \u2013 und auch, wie hoch diese exakt ausfallen \u2013 bekommt er vorab von seinem Arbeitgeber das Geld f\u00fcr den Kauf eines Deutschland-Tickets \u00fcberwiesen.\u201c<\/em><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Sonderfall \u201eSachbezug\u201c: Das ist damit gemeint<\/h3>\n\n\n\n<p>Wie oben beschrieben m\u00fcssen im Auftrag des Unternehmens erworbene Waren in den betrieblichen Besitz \u00fcbergehen, damit eine Auslagenerstattung erfolgen kann. Nicht immer ist das allerdings die logische Folge: zum Beispiel dann, wenn ein Laptop sowohl beruflich als auch privat genutzt wird. In diesem Fall erh\u00e4lt der Mitarbeitende einen sogenannten \u201eSachbezug\u201c. Bis zu einer H\u00f6he von 50 Euro ist dieser im Monat steuerfrei.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Welche_Auslagenarten_gibt_es\"><\/span>Welche Auslagenarten gibt es?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"739\" height=\"350\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-3.png\" alt=\"Welche Auslagenarten gibt es?\" class=\"wp-image-11039\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-3.png 739w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-3-300x142.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 739px) 100vw, 739px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:40px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Auslagen, also privat bezahlte Gelder bei gesch\u00e4ftlich bedingten Anl\u00e4ssen, kann es in vielen Unternehmensbereichen geben, nicht nur im Zuge von Gesch\u00e4ftsreisen. Aber nat\u00fcrlich gibt es \u201eunterwegs\u201c \u2013 und auch schon vorher bei der Reiseplanung \u2013 besonders viele Situationen, bei denen Mitarbeitende mit ihrem eigenen Geld in Vorkasse gehen m\u00fcssten.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Typische Beispiele f\u00fcr Auslagen auf Gesch\u00e4ftsreisen sind Kosten f\u00fcr<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Fl\u00fcge, Bahntickets oder gefahrene Kilometer (mit Privat-Pkw)<\/li>\n\n\n\n<li>\u00dcbernachtungen<\/li>\n\n\n\n<li>Restaurantbesuche oder sonstige Verpflegungen<\/li>\n\n\n\n<li>Taxifahrten<\/li>\n\n\n\n<li>Mietwagen<\/li>\n\n\n\n<li>Fahrten mit dem \u00d6PNV<\/li>\n\n\n\n<li>Parkgeb\u00fchren<\/li>\n\n\n\n<li>Messe- und Kongress-Tickets<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Sonstige Beispiele f\u00fcr Auslagen sind Kosten f\u00fcr<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Bestellungen (z. B. f\u00fcr B\u00fcromaterial)<\/li>\n\n\n\n<li>Porto<\/li>\n\n\n\n<li>Kundengeschenke (vom Unternehmen beauftragt)<\/li>\n\n\n\n<li>Gesch\u00e4ftsessen<\/li>\n\n\n\n<li>Digitale Services (z. B. f\u00fcr Software, Apps)<\/li>\n\n\n\n<li>Mobile Devices (z. B. Smartphones, Tablets, Laptop)&nbsp;&#8211; Handy-Vertr\u00e4ge<\/li>\n\n\n\n<li>Abokosten f\u00fcr den \u00d6PNV<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Wie_laeuft_eine_Auslagenerstattung_ab\"><\/span>Wie l\u00e4uft eine Auslagenerstattung ab?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"739\" height=\"350\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-4.png\" alt=\"Wie l\u00e4uft eine Auslagenerstattung ab?\" class=\"wp-image-11042\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-4.png 739w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-4-300x142.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 739px) 100vw, 739px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:40px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Wie genau eine Auslagenerstattung ablaufen soll, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen k\u00f6nnen \u00fcber die Art und Weise des Prozesses frei entscheiden. Wenn noch keine digitale L\u00f6sung im Einsatz ist, erhalten Mitarbeitende f\u00fcr eine Auslagenerstattung meistens eine spezielle Vorlage von ihrem Arbeitgeber. Sprich: ein Formular, das entweder als Word-, Excel- oder auch beschreibbare PDF-Datei vorliegt. Im Internet finden sich f\u00fcr das Thema Auslagenerstattung unz\u00e4hlige Vorlagen und Muster, die in der Regel kostenlos verf\u00fcgbar sind. Bevor Du Dich jetzt aber f\u00fcr Dein Unternehmen online auf die Suche machst: Frage Dich lieber vorher, ob Du dieses Thema nicht lieber mit einer digitalen L\u00f6sung wesentlich effizienter gestalten m\u00f6chtest. In diesem Abschnitt erf\u00e4hrst Du mehr dar\u00fcber.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Wie gesagt: Die Form einer Auslagenerstattung, die \u00fcbrigens auch \u201eAuslagenersatz\u201c genannt wird, kann durchaus variieren. Welche Angaben dabei erforderlich sind, hingegen nicht. Eine Auslagenerstattung muss mindestens diese Informationen enthalten:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Name des Unternehmens (inkl. Anschrift)<\/li>\n\n\n\n<li>Brutto-\/ Nettokosten (einzeln aufgef\u00fchrt)<\/li>\n\n\n\n<li>Gesamtbetrag<\/li>\n\n\n\n<li>Verwendungszweck<\/li>\n\n\n\n<li>Auszahlungskonto<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Dar\u00fcber hinaus sind f\u00fcr jeden Kostenpunkt die entsprechenden Belege, Rechnungen und Quittungen von den Mitarbeitenden vollst\u00e4ndig beizuf\u00fcgen, damit die Aufw\u00e4nde von der Finanzabteilung bzw. Buchhaltung erstattet werden k\u00f6nnen. Geschieht das Ganze in Papierform ist der Prozess f\u00fcr alle Beteiligten mit erheblichen Aufw\u00e4nden verbunden, wie der n\u00e4chste Abschnitt zeigt.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Welche_haeufigen_Probleme_treten_dabei_auf\"><\/span>Welche h\u00e4ufigen Probleme treten dabei auf?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"739\" height=\"350\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-5.png\" alt=\"Welche h\u00e4ufigen Probleme treten dabei auf?\" class=\"wp-image-11045\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-5.png 739w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-5-300x142.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 739px) 100vw, 739px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:40px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Eine Auslagenerstattung bringt einige Herausforderungen mit sich, sowohl f\u00fcr das Unternehmen als auch f\u00fcr diejenigen, die die Kosten erstattet bekommen sollen. Die wichtigsten H\u00fcrden haben wir hier zusammengefasst:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Hohe Fehlerquote<\/strong>. In den Angaben auf den Formularen schleichen sich oft Fehler ein, sei es beim Datum, beim Betrag oder bei der Belegnummer. Dies f\u00fchrt meist zu R\u00fcckfragen und weiteren Aufw\u00e4nden.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Komplizierte Weiterbearbeitung<\/strong>. Einige Belege liegen in Papierform, andere digital vor. Die Aufbereitung f\u00fcr das Finanzamt kostet viel Zeit, da diese Papierberge und Datenmengen gepr\u00fcft, sortiert und sorgf\u00e4ltig kategorisiert werden m\u00fcssen. Dar\u00fcber hinaus m\u00fcssen sie dem Finanzamt im richtigen Format \u00fcbermittelt werden.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Fehlender \u00dcberblick<\/strong>.<strong> <\/strong>Bei einer Vielzahl von erstattungsf\u00e4higen Kosten kommt einiges an Belegen zusammen.<strong> <\/strong>Fehlende Transparenz ist f\u00fcr die Buchhaltung dann ein gro\u00dfes Problem.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Unsicherheit bei Eigenbelegen<\/strong>. Manchmal ist es wie verhext und ein Beleg l\u00e4sst sich partout nicht finden. Unternehmen k\u00f6nnen dann zwar einen Eigenbeleg ausstellen, aber dann folgt das n\u00e4chste Problem: Eventuell erkennt das Finanzamt diesen Eigenbeleg nicht an.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Verz\u00f6gerungen<\/strong>.<strong> <\/strong>Mitarbeitende lassen sich oft Zeit mit den Abrechnungen, und in Buchhaltungs-Teams kommt es auch mal zu Arbeitsr\u00fcckst\u00e4nden. Dies f\u00fchrt dazu, dass Auslagenerstattungen erst sehr sp\u00e4t \u2013 oder zumindest verz\u00f6gert \u2013 stattfinden k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Am Ende sind oft alle frustriert: Die Mitarbeitenden warten auf ihr Geld, das sie privat f\u00fcr das Unternehmen \u201evorgestreckt\u201c haben \u2013 und die Buchhaltung k\u00e4mpft sich durch einen un\u00fcbersichtlichen Berg an Belegen. Eine weitere Herausforderung stellt die korrekte steuerliche Behandlung dar, die wir im n\u00e4chsten Abschnitt behandeln.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Wie_werden_Auslagen_steuerlich_korrekt_behandelt\"><\/span>Wie werden Auslagen steuerlich korrekt behandelt?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"739\" height=\"350\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-6.png\" alt=\"Wie werden Auslagen steuerlich korrekt behandelt?\" class=\"wp-image-11048\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-6.png 739w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-6-300x142.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 739px) 100vw, 739px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:40px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Auslagen sind im steuerrechtlichen Sinne keine Ausgaben, da sie weder das Gehalt der Mitarbeitenden steigern, noch das Verm\u00f6gen des Unternehmens mindern. Im Grunde werden dabei Kosten also lediglich \u201edurchgereicht\u201c. Sobald die Auslagen im Namen und zulasten eines Unternehmens erfolgen, sind sie deshalb nach \u00a7 3 des Einkommensteuergesetzes bei der Erstattung steuer- und sozialabgabenfrei.<\/p>\n\n\n\n<p>Allerdings gibt es diese Voraussetzungen, die daf\u00fcr erf\u00fcllt sein m\u00fcssen:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>F\u00fcr die Ausgaben muss ein betrieblicher Zweck vorliegen.<\/li>\n\n\n\n<li>Es besteht kein Eigeninteresse des Mitarbeitenden (oder zumindest eine niedrige Wahrscheinlichkeit daf\u00fcr).&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Das finanzielle Risiko liegt allein beim Unternehmen.<\/li>\n\n\n\n<li>Die Auslagenerstattung ist keine Gehaltszahlung.<\/li>\n\n\n\n<li>Auf den Belegen sind die jeweiligen Einzelposten angegeben.<\/li>\n\n\n\n<li>Auf der Rechnung steht die Firmenadresse (bei Vorsteuerabzug vorgeschrieben).<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Zus\u00e4tzlich zu den o.g. Punkten gibt es noch viele weitere steuerliche Sonderregelungen im Bereich der Auslagenerstattung. Es ist f\u00fcr Unternehmen und Mitarbeitenden also in jedem Fall sinnvoll, einen Steuerberater hinzuziehen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Sonderfall \u201eAuslagen bis 250 Euro\u201c: Diese Regelungen gelten<\/h3>\n\n\n\n<p>Eine wichtige Kostengrenze im Zusammenhang mit Auslagenerstattungen liegt bei 250 Euro. Liegen die verauslagten Kosten unter diesem Betrag, greift die sogenannte \u201eKleinbetragsregelung\u201c und es gen\u00fcgen lediglich Kassenbons als Belege. F\u00fcr dar\u00fcber liegende Ausgaben ist eine Rechnung notwendig, auf der die Anschrift des Unternehmens als Rechnungsadresse ausgewiesen ist.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Welche_Vorteile_bietet_ein_digitaler_Prozess\"><\/span>Welche Vorteile bietet ein digitaler Prozess?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"739\" height=\"350\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-7.png\" alt=\"Welche Vorteile bietet ein digitaler Prozess?\" class=\"wp-image-11051\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-7.png 739w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-7-300x142.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 739px) 100vw, 739px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:40px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Es gibt viele gute Gr\u00fcnde f\u00fcr Unternehmen, den manuellen Prozess einer Auslagenerstattung mithilfe eines digitalen Tools einfacher zu gestalten. Oft kann dadurch das gesamte <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/ausgabenmanagement\/\">Ausgabenmanagement<\/a> auf das n\u00e4chste Level gehoben werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Die <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/finanztools\/\">Vorteile eines digitalen Systems<\/a> im \u00dcberblick:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Schnelligkeit.<\/strong> Ausgaben k\u00f6nnen z\u00fcgiger erfasst, strukturiert und zugeordnet werden.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Exaktheit.<\/strong> Belege werden gescannt und Daten m\u00fcssen nicht h\u00e4ndisch eingetragen werden. Sobald ein Dokument fehlt, erscheinen entsprechende Hinweise.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li><strong>\u00dcberblick.<\/strong> Eine zentrale Speicherung erm\u00f6glicht den Einblick f\u00fcr die gesamte Finanzabteilung.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Zeitersparnis.<\/strong> Speicherung, Verarbeitung und Weiterleitung der Daten \u2013 alles geschieht an einem Ort.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Zufriedenheit. <\/strong>Mitarbeitende erhalten schneller ihr Geld zur\u00fcck und die Buchhaltung hat weniger administrative Aufw\u00e4nde.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Transparenz. <\/strong>Der aktuelle Stand im Erstattungsprozess ist f\u00fcr Mitarbeitende stets einsehbar.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Ausgabenkontrolle.<\/strong> F\u00fcr Etats k\u00f6nnen Maximalh\u00f6hen definiert und in Echtzeit kontrolliert werden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Stichwort \u201eAusgabenkontrolle\u201c: Viele Unternehmen setzen mittlerweile <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/firmenkreditkarte-fuer-mitarbeiter\/\">Firmenkreditkarten<\/a> mit festem Ausgabenlimit ein \u2013 mit wichtigen Vorteilen f\u00fcr alle Beteiligten. Zum einen m\u00fcssen Mitarbeitende nicht mehr privates Geld f\u00fcr beruflich bedingte Ausgaben vorstrecken, zum anderen erh\u00e4lt die Buchhaltung dadurch mehr Transparenz \u00fcber die get\u00e4tigten Zahlungen.<\/p>\n\n\n\n<p>Fazit: Die Zeiten von \u201eZettelwirtschaft\u201c bei der Auslagenerstattung sollten heutzutage in jedem Unternehmen vorbei sein. Die Vorteile von Firmenkreditkarten und einer integrierten digitalen L\u00f6sung liefern wichtige Mehrwerte im Hinblick auf die Effizienz, Kostenkontrolle, Modernit\u00e4t und Unternehmenskultur innerhalb von Betrieben.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Moss_bietet_zeitgemaesses_Ausgabenmanagement\"><\/span>Moss bietet zeitgem\u00e4\u00dfes Ausgabenmanagement<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-8-1024x485.png\" alt=\"Moss bietet zeitgem\u00e4\u00dfes Ausgabenmanagement\" class=\"wp-image-11054\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-8-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-8-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-8-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Auslagenerstattung-Huerden-und-Moeglichkeiten-8.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:40px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Eine digitale L\u00f6sung in Kombination mit der Ausgabe von Firmenkarten ist heutzutage der beste Weg f\u00fcr Unternehmen, um nicht nur das Thema Auslagenerstattung, sondern das gesamte Ausgabenmanagement hocheffizient abzuwickeln und komplett unter Kontrolle zu behalten.<br><br><a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\">Moss<\/a> vereint beides in einer L\u00f6sung: Mit nur einem Klick kannst Du jedem Mitarbeiter <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/firmenkreditkarte\">Firmenkarten<\/a> zur Verf\u00fcgung stellen, bei denen Du entscheiden kannst, wie hoch das individuelle Limit sein soll. In Echtzeit kannst Du zudem jede Transaktion kontrollieren und hast damit die Ausgaben, die mit der Karte get\u00e4tigt werden, immer im Blick.\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>Auch das Thema Papierbelege geh\u00f6rt mit Moss endlich der Vergangenheit an: \u00dcber unsere App k\u00f6nnen Mitarbeitende die Belege ganz einfach erfassen. Compliance-Probleme? Auch dieses Thema f\u00e4llt Finanz- und Verwaltungs-Teams mit Moss dank Ein-Klick-Erinnerungen und optionalen Kartensperrfunktionen wesentlich einfacher.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"FAQs\"><\/span>FAQs<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<div class=\"schema-faq wp-block-yoast-faq-block\"><div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1712145917797\"><strong class=\"schema-faq-question\">Warum sollten Auslagen z\u00fcgig erstattet werden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Schnelle und effiziente Prozesse sind heute ein Merkmal von zukunftsorientiert aufgestellten Unternehmen. Dauert die Erstattung von privat verauslagten Kosten unn\u00f6tig lange, sind Gesch\u00e4ftsreisen f\u00fcr Mitarbeitende immer mit dieser negativen Begleiterscheinung verbunden \u2013 und das kann langfristig zu Frust und Unzufriedenheit in der Belegschaft f\u00fchren.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1712145931552\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie profitieren Finanzabteilungen von einer schnellen Auslagenerstattung?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Je weniger administrative, zeitintensive T\u00e4tigkeiten in der Buchhaltung verankert sind, desto mehr Ressourcen k\u00f6nnen f\u00fcr das Controlling aufgewendet werden. Monatsabschl\u00fcsse werden zum Beispiel schneller fertig und es sind genauere und zielgerichtete Analysen m\u00f6glich.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1712145961594\"><strong class=\"schema-faq-question\">Ist jede Auslage steuerfrei?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Sobald sie betriebsbedingt ist, ja. Allerdings m\u00fcssen daf\u00fcr auch noch einige weitere Voraussetzungen gegeben sein, zum Beispiel muss eine von einem Besch\u00e4ftigten gekaufte Ware in den Besitz des Unternehmens \u00fcbergehen. Weitere Bedingungen haben wir Dir hier zusammengefasst.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1712145987327\"><strong class=\"schema-faq-question\">Bei welchen Auslagen schaut das Finanzamt genauer hin?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Grunds\u00e4tzlich sollten alle Buchungen rundum die Auslagen in Deinem Unternehmen zu 100 Prozent korrekt \u2013 und damit belegbar \u2013 sein. 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