{"id":10989,"date":"2024-03-26T16:36:52","date_gmt":"2024-03-26T16:36:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/?page_id=10989"},"modified":"2025-09-18T11:30:39","modified_gmt":"2025-09-18T11:30:39","slug":"spesenabrechnung-2024","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/spesensaetze\/spesenabrechnung-2024\/","title":{"rendered":"Spesenabrechnung 2024: Ablauf, Pauschalen und Tipps"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wer beruflich viel unterwegs ist, hat w\u00e4hrend einer Gesch\u00e4ftsreise h\u00e4ufig einige Ausgaben. Da Dienstreisende die Kosten f\u00fcr \u00dcbernachtung, Verpflegung und Co. meistens zun\u00e4chst aus eigener Tasche vorstrecken m\u00fcssen, ist danach eine Spesenabrechnung erforderlich. Sie macht es m\u00f6glich, die beruflich bedingten Ausgaben vom Arbeitgeber zur\u00fcckzufordern oder steuerlich geltend zu machen. Wie eine Spesenabrechnung funktioniert, welche Spesen \u00fcberhaupt abgerechnet werden k\u00f6nnen und wie die aktuelle Rechtslage in Deutschland dazu ist, erf\u00e4hrst Du in diesem Artikel.<\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_82_2 ez-toc-wrap-left counter-flat ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/spesensaetze\/spesenabrechnung-2024\/#Was_ist_eine_Spesenabrechnung\" >Was ist eine Spesenabrechnung?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/spesensaetze\/spesenabrechnung-2024\/#Wie_funktioniert_eine_Spesenabrechnung\" >Wie funktioniert eine Spesenabrechnung?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/spesensaetze\/spesenabrechnung-2024\/#Auslagenerstattung_Wie_rechnet_man_Spesen_richtig_ab\" >Auslagenerstattung: Wie rechnet man Spesen richtig ab?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/spesensaetze\/spesenabrechnung-2024\/#Bedeutung_von_Spesen_fuer_die_Steuererklaerung\" >Bedeutung von Spesen f\u00fcr die Steuererkl\u00e4rung<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/spesensaetze\/spesenabrechnung-2024\/#Einfache_Spesenabrechnung_mit_Firmenkreditkarten_von_Moss\" >Einfache Spesenabrechnung mit Firmenkreditkarten von Moss<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/spesensaetze\/spesenabrechnung-2024\/#FAQs\" >FAQs<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Was_ist_eine_Spesenabrechnung\"><\/span>Was ist eine Spesenabrechnung?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"739\" height=\"350\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-2.png\" alt=\"Was ist eine Spesenabrechnung?\" class=\"wp-image-10999\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-2.png 739w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-2-300x142.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 739px) 100vw, 739px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:40px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dienstreisen sind mit Kosten verbunden: Sei es die Bahnfahrt zum Kunden, das Mittagessen nach dem Termin, der Kaffee zwischendurch oder die \u00dcbernachtung im Hotel. Damit Angestellte eines Unternehmens und Selbstst\u00e4ndige die Kosten nicht privat von ihrem Einkommen zahlen m\u00fcssen, gibt es die Spesenabrechnung. Sie dient dazu, alle auf einer beruflichen Reise oder im Au\u00dfendienst entstandenen Kosten abzurechnen. Die Spesenabrechnung wird daher auch als <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/reisekosten\/reisekostenabrechnung\/reisekostenabrechnung-2024\/\">Reisekostenabrechnung<\/a> bezeichnet. Liegt diese nicht vor, ist der Arbeitgeber auch nicht dazu verpflichtet, die entstandenen Kosten zu erstatten. Man tut also gut daran, sie m\u00f6glichst zeitnah nach der Gesch\u00e4ftsreise in Angriff zu nehmen, um nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Definition: Welche Auslagen und Spesen gibt es?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Unter den Begriff Spesen fallen streng genommen nur die Kosten, die dem Arbeitnehmer oder dem Selbstst\u00e4ndigen f\u00fcr seine Verpflegung w\u00e4hrend der Gesch\u00e4ftsreise entstehen. Im Rahmen der Spesenabrechnung werden allerdings auch weitere Kosten erfasst. Als Spesen z\u00e4hlen in der Regel vier unterschiedliche Ausgabenarten:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Fahrt und Bef\u00f6rderung (Kosten f\u00fcr Bahnfahrten, Flugtickets, Taxifahrten, Benzinkosten)<\/li>\n\n\n\n<li>Unterkunft (Kosten f\u00fcr Hotel, Pension, Ferienwohnung)<\/li>\n\n\n\n<li>Verpflegung (Kosten f\u00fcr Essen und Trinken vor Ort)<\/li>\n\n\n\n<li>Nebenspesen (Kosten f\u00fcr Teilnahme an Fachmessen, Geb\u00fchren f\u00fcr Telefonate und Internetzugang, Parkgeb\u00fchren)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Wer darf Spesen abrechnen?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Grunds\u00e4tzlich d\u00fcrfen sowohl Angestellte, als auch Selbstst\u00e4ndige und Freiberufler Spesen abrechnen. Voraussetzung f\u00fcr die Spesenabrechnung ist, dass sich die Reisenden aus beruflichen Gr\u00fcnden nicht an ihrer T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte aufhalten, beziehungsweise nicht an ihrem eigenen Wohnort \u00fcbernachten k\u00f6nnen. Es gibt unter Angestellten viele Anl\u00e4sse f\u00fcr eine Gesch\u00e4ftsreise:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Au\u00dfendienstler besuchen Kunden oder solche, die es werden sollen.<\/li>\n\n\n\n<li>Innendienstler besuchen ebenfalls Kunden, treffen Teams an anderen Standorten, um Projekte zu besprechen, nehmen an ausw\u00e4rtigen Schulungen und Konferenzen teil oder kaufen B\u00fcromaterial ein.<\/li>\n\n\n\n<li>F\u00fchrungskr\u00e4fte nehmen an standort\u00fcbergreifenden oder internationalen Manager-Meetings teil oder sind Speaker auf Konferenzen.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Egal in welchen Funktionen oder Positionen die Angestellten t\u00e4tig sind: Jeder ist berechtigt, sich Spesen vom Arbeitgeber erstatten zu lassen. Es ist jedoch sinnvoll, sich vor Antritt der ersten Gesch\u00e4ftsreise mit den jeweiligen Spesenrichtlinien des Arbeitgebers und den aktuellen Steuergesetzgebungen zu besch\u00e4ftigen. Sonst kann es passieren, dass Angestellte auf privat verauslagten Kosten sitzen bleiben.&nbsp;Auch Selbstst\u00e4ndige haben \u2013 wie oben beschrieben \u2013 das Recht, die get\u00e4tigten Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Es besteht ggf. sogar die M\u00f6glichkeit, die Spesen an den Auftraggeber weiterzugeben, sofern dies vor der Annahme des Auftrags vereinbart wurde und f\u00fcr die Ausf\u00fchrung des Auftrags erforderlich ist. Unabh\u00e4ngig davon k\u00f6nnen Selbst\u00e4ndige die Spesen in der Einnahmen-\u00dcberschuss-Rechnung (E\u00dcR) oder in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als Betriebskosten angeben und damit in der Steuererkl\u00e4rung geltend machen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Wie_funktioniert_eine_Spesenabrechnung\"><\/span>Wie funktioniert eine Spesenabrechnung?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"739\" height=\"350\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-3.png\" alt=\"Wie funktioniert eine Spesenabrechnung?\" class=\"wp-image-11002\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-3.png 739w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-3-300x142.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 739px) 100vw, 739px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:40px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Das Wichtigste bei einer Spesenabrechnung ist die l\u00fcckenlose Dokumentation durch den Dienstreisenden. Der Arbeitgeber muss die Spesen n\u00e4mlich nur dann bezahlen, wenn die zugrundeliegende Spesenabrechnung auch korrekt ist. Das bedeutet konkret: Arbeitnehmer m\u00fcssen f\u00fcr alle get\u00e4tigten Ausgaben Belege und Rechnungen aufheben \u2013 ohne diese k\u00f6nnen die Spesen im Nachhinein nicht zur\u00fcckgefordert werden.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Es gilt also: kein Beleg, kein Geld. Damit soll auch die Gefahr von inkorrekt abgerechneten Spesen bei Au\u00dfendienstlern und Gesch\u00e4ftsreisen minimiert werden. In diesem Punkt st\u00e4rkt der Gesetzgeber Arbeitgebern den R\u00fccken: \u00dcberh\u00f6hte beziehungsweise falsche Spesenabrechnungen sind ein anerkannter Grund f\u00fcr eine fristlose K\u00fcndigung.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Es ist also \u00e4u\u00dferst wichtig, darauf zu achten, dass die Spesenabrechnung korrekt ist und alle Belege vollst\u00e4ndig vorliegen. Eine Ausnahme gilt lediglich f\u00fcr Trinkgelder bei Bewirtungen unterwegs: Hier ist keine Rechnung n\u00f6tig. Wer dennoch das gezahlte Trinkgeld als Spesen geltend machen m\u00f6chte, kann sich einen Bewirtungsbeleg ausstellen lassen. In diesem ist das Trinkgeld dann bereits vermerkt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Arbeitgeber haben durch die Spesenabrechnung die M\u00f6glichkeit, die Spesen ihrer Mitarbeiter als Betriebsausgaben steuerlich abzusetzen. Viele Finanz\u00e4mter akzeptieren bereits die Einreichung von <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/weniger-aufwand-mit-rechnungen\/rechnungen-digitalisieren\/\">Spesenabrechnungen in digitaler Form<\/a>, ohne dass die Originalbelege vorgelegt werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Wie l\u00e4uft eine Spesenabrechnung in der Praxis ab?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine Spesenabrechnung ist f\u00fcr Arbeitnehmer h\u00e4ufig mit viel Aufwand verbunden. Wie genau dieser Prozess abl\u00e4uft, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich in den jeweiligen Betriebsvereinbarungen geregelt. Oft stellen Arbeitgeber den Besch\u00e4ftigten f\u00fcr Spesenabrechnungen spezielle Formulare oder Vordrucke zur Verf\u00fcgung, die ausgef\u00fcllt und mit allen entsprechenden Quittungen und Rechnungen in der Buchhaltung bzw. Finanzabteilung eingereicht werden m\u00fcssen. Danach erfolgt die \u00dcberpr\u00fcfung der eingereichten Unterlagen und der Genehmigungsprozess wird angesto\u00dfen. Sobald diese vorliegt, werden die Spesen auf das Konto des Angestellten erstattet.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n<div class=\"cta\" style=\"background-color:#c7ed97\">\r\n  <div class=\"content\">\r\n    <p>Auslagen effizienter gestalten:<br><b>Mehr Freiheit f\u00fcr dein Team<\/b><\/p>  \r\n\t  <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/auslagen\"data-mktg-id=\"intext-cta-teaser-button\" data-page-location=\"hero-blog\"><button>Mehr erfahren<\/button><\/a>\r\n  <\/div>\r\n    <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/homepage_hero_DE_blog.webp\">\r\n<\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auch Spesenabrechnungen in Form von Excel-Tabellen sind nach wie vor keine Seltenheit in deutschen Unternehmen. Mit dem Ausf\u00fcllen sind die Besch\u00e4ftigten oft eine ganze Weile besch\u00e4ftigt. Im Internet sind zwar auch diverse kostenlose Muster f\u00fcr Spesenabrechnungen verf\u00fcgbar, die aber in der Regel wenig n\u00fctzlich sind, da sie nicht kompatibel mit den Systemen der Arbeitgeber sind. Dies ist aber bei weitem nicht die einzige H\u00fcrde, die es bei diesem Thema gibt.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Diese Herausforderungen gibt es bei Spesenabrechnungen:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Fehlende Transparenz.<\/strong> Die unternehmensspezifischen Regelungen sind den Besch\u00e4ftigten oft nicht bekannt. Diese sind meist in Arbeitsvertr\u00e4gen oder individuellen Betriebsvereinbarungen geregelt \u2013 und zum Teil auch nicht immer eindeutig<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Zus\u00e4tzliche Aufw\u00e4nde.<\/strong> Die Buchhaltung muss den Angestellten teilweise \u201ehinterherlaufen\u201c, um eine zeitnahe Einreichung sicherzustellen oder fehlende Belege einzufordern. Das kostet wertvolle Zeit, die nicht in andere wichtige Aufgaben investiert werden kann, zum Beispiel in ein noch genaueres <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/controlling\/\">Controlling<\/a> f\u00fcr das <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/ausgabenmanagement\/\">Ausgabenmanagement<\/a>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Verz\u00f6gerte Auszahlungen.<\/strong> Je mehr R\u00fcckfragen oder manuelle Aufw\u00e4nde entstehen, desto l\u00e4nger dauert es in der Regel, bis die Reisenden ihre verauslagten Betr\u00e4ge wieder auf dem Konto haben. Dies kann zu Frust und \u2013 bei andauernden Problemen in diesem Bereich \u2013 sogar zu einer K\u00fcndigung seitens des Angestellten f\u00fchren.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Mangelnde Gesetzeskonformit\u00e4t. <\/strong>Manuell ausgef\u00fcllte Spesenabrechnungen auf Basis von Excel- und Word-Dokumenten erf\u00fcllen nicht die Vorgaben des GoBD. Das K\u00fcrzel steht f\u00fcr \u201eGrunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form\u201c. Diese regeln, welche grunds\u00e4tzlichen Prinzipien bei B\u00fcchern und sonstigen Aufzeichnungen beachtet werden m\u00fcssen, damit diese von Finanzbeh\u00f6rden anerkannt werden.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Fehlende Kostenkontrolle. <\/strong>Bei einer Spesenabrechnung sind die Kosten f\u00fcr das Unternehmen bereits entstanden und k\u00f6nnen nicht mehr verhindert bzw. reduziert werden.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Fazit: Das Thema ist oft mit Zeit und Nerven f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsreisenden \u2013 und auch die Finanzverantwortlichen \u2013 verbunden. F\u00fcr Unternehmen ist es daher wichtig, sich in diesem Bereich mit digitalen L\u00f6sungen zukunftsorientiert aufzustellen und den Besch\u00e4ftigten hocheffiziente Prozesse zu bieten. Wie eine optimale L\u00f6sung aussieht, haben wir in diesem Abschnitt zusammengefasst.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Was muss auf einer Spesenabrechnung stehen?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auf der Spesenabrechnung m\u00fcssen Angaben zu diesen Fragen gemacht werden:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Wer ist gereist?<\/li>\n\n\n\n<li>Warum wurde die Reise unternommen?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie lautet das Reiseziel?<\/li>\n\n\n\n<li>Wann war die Reise?<\/li>\n\n\n\n<li>Welche Kostenart liegt vor (z. B. Verpflegung oder Reise)?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie hoch ist der jeweilige Einzelbetrag (mit Belegen nachweisbar)?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Fehlt eine von diesen Angaben, kann es zu verz\u00f6gerten R\u00fcckerstattungen,&nbsp;Nachfragen beim Finanzamt oder \u2013 im schlimmsten Fall \u2013 auch zu einer Nichtauszahlung kommen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Auslagenerstattung_Wie_rechnet_man_Spesen_richtig_ab\"><\/span>Auslagenerstattung: Wie rechnet man Spesen richtig ab?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"739\" height=\"350\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-4.png\" alt=\"Auslagenerstattung: Wie rechnet man Spesen richtig ab?\" class=\"wp-image-11005\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-4.png 739w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-4-300x142.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 739px) 100vw, 739px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:40px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Grunds\u00e4tzlich gibt es zwei verschiedene M\u00f6glichkeiten, um Spesen korrekt abzurechnen:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Anhand von Pauschalen<\/li>\n\n\n\n<li>Anhand der tats\u00e4chlich entstandenen Kosten<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zun\u00e4chst m\u00f6chten wir uns der ersten Variante widmen: der Abrechnung anhand von Pauschalen. Um die Buchhaltung eines Unternehmens zu entlasten, k\u00f6nnen Spesen anhand von gesetzlich festgelegten \u201eSpesens\u00e4tzen\u201c abgerechnet werden. Das Finanzamt pr\u00fcft in dem Fall nicht die einzelnen Belege. Es ist dabei auch nicht wichtig, wie hoch die tats\u00e4chlichen Kosten der auf der Gesch\u00e4ftsreise get\u00e4tigten Ausgaben waren.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr diese Form der Spesenabrechnung sind zwei Punkte zu beachten: die Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsplatz und das Reiseziel (Ausland oder Inland). <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/reisekosten\/arbeitnehmer\/\">Reisekosten f\u00fcr Arbeitnehmer<\/a> unterliegen in Deutschland n\u00e4mlich anderen Pauschalen als im Ausland. Dort unterscheiden sie sich nicht nur deutlich von Land zu Land, sondern auch zwischen den Gebieten innerhalb eines Landes.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Wie rechnet man Fahrtkosten richtig ab?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei Kosten f\u00fcr einen Mietwagen sowie Flug- oder Bahntickets ist es relativ einfach: Diese werden in voller H\u00f6he erstattet. Bei gesch\u00e4ftlich bedingten Fahrten mit dem eigenen Pkw ist die g\u00e4ngigste Abrechnungsmethode die <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/fahrtkosten\/kilometerpauschale\/\">Kilometerpauschale<\/a>. Diese betr\u00e4gt aktuell 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer und 0,20 Euro f\u00fcr Fahrten mit dem Moped oder Motorrad.<br><br>Ein anderer Weg ist eine individuelle Kilometerpauschale, die aber mit reichlich l Aufwand verbunden ist. Bei dieser m\u00fcssen alle Kfz-Ausgaben \u2013 also s\u00e4mtliche Aufwendungen f\u00fcr Steuer, Versicherung, Benzin und Abschreibung \u2013 f\u00fcr ein Jahr summiert werden. Die Gesamtsumme wird dann mit den j\u00e4hrlich gefahrenen Kilometern ins Verh\u00e4ltnis gesetzt. Hierf\u00fcr ist zudem ein genaues Fahrtenbuch zu f\u00fchren, das nat\u00fcrlich generell auch eine alleinige M\u00f6glichkeit darstellt, um die tats\u00e4chlichen Fahrtkosten zu ermitteln.&nbsp;&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wichtig bei einem Fahrtenbuch: Alle Wegstrecken bis zum Reiseziel m\u00fcssen genau dokumentiert werden (inkl. gefahrener Kilometer und den damit verbundenen Kosten). Das ist zwar ganz sch\u00f6n aufw\u00e4ndig, aber eventuell sind dabei h\u00f6here Abrechnungskosten als bei der Pauschale m\u00f6glich.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Generell wichtig: In den Reisekostenrichtlinien kann die Kategorie der Reiseart vorgeschrieben sein, also zum Beispiel: kein Business Flug oder First Class Ticket. Hier\u00fcber sollte man sich als Besch\u00e4ftiger vor der ersten Reisebuchung unbedingt informieren.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Wie rechnet man die Kosten f\u00fcr die Unterkunft richtig ab?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Hier ist wie gesagt zun\u00e4chst einmal entscheidend, ob die beruflich bedingte \u00dcbernachtung im In- oder Ausland stattfindet. F\u00fcr Gesch\u00e4ftsreisen innerhalb Deutschlands gilt: Die tats\u00e4chlichen Kosten k\u00f6nnen in voller H\u00f6he abgerechnet werden. Sobald allerdings ein Beleg fehlt, gilt eine <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/uebernachtungspauschale\/\">\u00dcbernachtungspauschale<\/a> in H\u00f6he von 20 Euro pro Nacht. Im Ausland gelten andere Pauschalbetr\u00e4ge, die auf der Website des Bundesfinanzministeriums eingesehen werden k\u00f6nnen.&nbsp;&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Noch drei Tipps:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Ist in der \u00dcbernachtung ein Fr\u00fchst\u00fcck inkludiert, mindert das den anzusetzenden <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/verpflegungsmehraufwand\/berechnen\/\">Verpflegungsmehraufwand<\/a> um 20% \u2013 ein weiterer Kostenpunkt, \u00fcber den wir Dich im n\u00e4chsten Abschnitt informieren. Bei einem inkludierten Mittag- oder Abendessen betr\u00e4gt die K\u00fcrzung 40%.<\/li>\n\n\n\n<li>Ob in einem Hotel, einer Ferienwohnung oder einer Pension \u00fcbernachtet wird, ist bei den Pauschalen nicht von Bedeutung. Einzig eine Dienstwohnung w\u00e4re relevant, da dieses Angebot bevorzugt genutzt werden muss und dann keine Kosten anzusetzen sind.<\/li>\n\n\n\n<li>In einer Reisekostenrichtlinie kann das Unternehmen festschreiben, welche Hotelkategorien gebucht werden d\u00fcrfen. Auch hier\u00fcber sollte man sich vor der ersten Gesch\u00e4ftsreise unbedingt informieren. \u00dcbrigens: Auch das Finanzamt kann Kosten f\u00fcr allzu luxuri\u00f6se Hotels ablehnen.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n<div class=\"cta\" style=\"background-color:#c7ed97\">\r\n  <div class=\"content\">\r\n    <p>Auslagen effizienter gestalten:<br><b>Mehr Freiheit f\u00fcr dein Team<\/b><\/p>  \r\n\t  <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/preise\"data-mktg-id=\"intext-cta-teaser-button\" data-page-location=\"bottom-blog\"><button>Erfahre hier mehr<\/button><\/a>\r\n  <\/div>\r\n    <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/pricing-e1702053384263.png\">\r\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Wie rechnet man die Kosten f\u00fcr die Verpflegung richtig ab?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auch Verpflegungskosten, die auf Gesch\u00e4ftsreisen entstehen, k\u00f6nnen \u00fcber Pauschalen abgerechnet werden. Diese decken nicht die gesamten Kosten f\u00fcr die Verpflegung ab, sondern lediglich den sogenannten \u201e<a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/verpflegungsmehraufwand\/\">Verpflegungsmehraufwand<\/a>\u201c. Der Anteil f\u00fcr die Mahlzeiten, die auch zuhause eingenommen werden w\u00fcrden, ist also bereits abgezogen. Hier die entsprechenden Verpflegungspauschalen im \u00dcberblick, die sich nach der Reisedauer richten:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>0 Euro f\u00fcr eine Abwesenheit unter 8 Stunden<\/li>\n\n\n\n<li>14 Euro f\u00fcr eine Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden<\/li>\n\n\n\n<li>28 Euro f\u00fcr eine Abwesenheit von 24 Stunden<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die beiden Pauschalen werden entsprechend ihres Umfangs auch als \u201ekleine\u201c und \u201egro\u00dfe\u201c Spesenpauschale bezeichnet.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Im Ausland gelten \u2013 wie bei den \u00dcbernachtungskosten \u2013 andere Pauschalbetr\u00e4ge, die auf der Website des Bundesfinanzministeriums eingesehen werden k\u00f6nnen. Besteht die M\u00f6glichkeit, eine Firmenkantine zu nutzen, muss dieses Angebot von den Reisenden bevorzugt genutzt werden. Und sollte man zum Essen eingeladen worden sein, ist die Pauschale entsprechend zu k\u00fcrzen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Wie ist die aktuelle Rechtslage?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die o.g. Pauschalen werden regelm\u00e4\u00dfig vom Bundesfinanzministerium angepasst und m\u00fcssen von allen Unternehmen angewendet werden.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nachdem von 2022 auf 2023 keine Erh\u00f6hung stattfand, war f\u00fcr 2024 im Zuge des neuen Wachstumschancengesetzes eine Erh\u00f6hung der Verpflegungspauschalen geplant. Die Halbtagespauschale sollte dabei von 14 auf 16 Euro und die Ganztagespauschale von 18 auf 32 Euro steigen. Der Bundesrat verweigerte allerdings die Zustimmung zum Wachstumsschancengesetz, sodass die o.g. Pauschalen bis auf weiteres gelten.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Weitere Informationen zum Thema Auslagenerstattung haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Abrechnung anhand der tats\u00e4chlich entstandenen Kosten<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Alternativ zur Abrechnung per Pauschale f\u00fcr Fahrtkosten, Unterbringung und Verpflegung k\u00f6nnen Mitarbeiter die Spesen auch anhand der tats\u00e4chlich entstandenen Kosten abrechnen. Daf\u00fcr sind alle Belege zu den get\u00e4tigten Ausgaben zu sammeln, wie wir bereits oben ausgef\u00fchrt haben.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wer als Arbeitnehmer unsicher ist, wie er die Spesen abrechnen soll, sollte seinen Arbeitgeber fragen. Details zur korrekten Spesenabrechnungen k\u00f6nnen im jeweiligen Tarifvertrag, in den Betriebsvereinbarungen oder im Arbeitsvertrag festgelegt sein.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Bedeutung_von_Spesen_fuer_die_Steuererklaerung\"><\/span>Bedeutung von Spesen f\u00fcr die Steuererkl\u00e4rung<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"739\" height=\"350\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-5.png\" alt=\"Bedeutung von Spesen f\u00fcr die Steuererkl\u00e4rung\" class=\"wp-image-11008\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-5.png 739w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-5-300x142.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 739px) 100vw, 739px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:40px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">L\u00e4sst sich der Arbeitnehmer die Ausgaben w\u00e4hrend der <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/dienstreise\/planen-und-abrechnen\/\">Dienstreise<\/a> nachtr\u00e4glich vom Arbeitgeber zur\u00fcckerstatten, ist die R\u00fcckerstattung f\u00fcr ihn steuerfrei.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Grunds\u00e4tzlich haben Arbeitnehmer aber nicht nur die M\u00f6glichkeit, die gezahlten Ausgaben ihrer Gesch\u00e4ftsreise im Rahmen einer Spesenabrechnung vom Arbeitgeber zur\u00fcckzufordern \u2013 sie k\u00f6nnen die Spesen alternativ auch in der Steuererkl\u00e4rung geltend machen, sollte der Arbeitgeber die Kosten beispielsweise nicht \u00fcbernehmen. Die Spesen sind in dem Fall als Werbungskosten mit den Unterpunkten \u201eDauer der Abwesenheit vom Arbeitsort\u201c und \u201eVerpflegung\u201c aufzuf\u00fchren. Hier k\u00f6nnen Arbeitnehmer dann wieder die genannten Pauschalbetr\u00e4ge angeben.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wichtig ist, auf eine genaue und korrekte Berechnung zu achten, denn gerade Spesenabrechnungen werden durch das Finanzamt oft und gerne gepr\u00fcft. Das gilt sowohl f\u00fcr Arbeitnehmer, die die Spesen in ihrer Steuererkl\u00e4rung geltend machen m\u00f6chten, als auch f\u00fcr Unternehmen. Bei Fehlern kann das Finanzamt die Abrechnung ablehnen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Einfache_Spesenabrechnung_mit_Firmenkreditkarten_von_Moss\"><\/span>Einfache Spesenabrechnung mit Firmenkreditkarten von Moss<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"485\" src=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-6-1024x485.png\" alt=\"Einfache Spesenabrechnung mit Firmenkreditkarten von Moss\" class=\"wp-image-11011\" srcset=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-6-1024x485.png 1024w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-6-300x142.png 300w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-6-768x364.png 768w, https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Spesenabrechnung-2024-6.png 1478w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:40px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nicht nur f\u00fcr Arbeitnehmer, sondern auch f\u00fcr Unternehmen bedeutet eine Spesenabrechnung einen verwaltungsm\u00e4\u00dfigen Mehraufwand \u2013 insbesondere dann, wenn Mitarbeiter h\u00e4ufig auf Gesch\u00e4ftsreisen sind. Belege m\u00fcssen wie oben beschrieben gesammelt und kontrolliert werden, Formulare sind auszuf\u00fcllen und anschlie\u00dfend an die Buchhaltung weiterzureichen. Fehlende Quittungen verlangsamen den Prozess und kosten wertvolle Zeit.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Zeitersparnis und weniger Stress f\u00fcr Mitarbeiter und Manager<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Einfacher lassen sich Spesen- und Reisekostenabrechnungen mit Moss verwalten: Dank <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/guide\/firmenkreditkarte-fuer-mitarbeiter\/\">Firmenkreditkarten<\/a> mit vorab festgelegten Limits behalten Unternehmen nicht nur \u00fcber die Ausgaben ihrer Mitarbeiter w\u00e4hrend der Dienstreise den \u00dcberblick. Auch f\u00fcr die Besch\u00e4ftigten vereinfacht sich der Prozess erheblich, denn sie m\u00fcssen die Spesen nicht mehr aus eigener Tasche vorschie\u00dfen, sondern k\u00f6nnen sie direkt mit dem festgelegten Reisebudget auf der Firmenkreditkarte bezahlen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Workload verringern dank automatisierter Prozesse<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Belege der Gesch\u00e4ftsausgaben lassen sich bereits w\u00e4hrend der Dienstreise abfotografieren und mit der Moss-App digital erfassen. Mitarbeiter haben weniger Stress, da sie nicht st\u00e4ndig auf Belege und Quittungen achten m\u00fcssen, sondern sich ganz auf den Grund ihres beruflichen Aufenthalts konzentrieren k\u00f6nnen. Einmal hochgeladen \u2013 schon erledigt. Das l\u00e4stige Belege-Chaos geh\u00f6rt der Vergangenheit an. Sollte einmal ein Rechnungsbeleg fehlen, erinnert Moss mit einer E-Mail oder einer Benachrichtigung bei Slack daran, ihn nachzureichen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auch die Buchhaltung wird durch das bargeldlose Bezahlen mit Firmenkreditkarten entlastet: Jede Auslage \u00fcber das Spesenkonto ist transparent im Buchungssystem einsehbar und bereit f\u00fcr die Buchhaltung. Zahlungsprozesse lassen sich somit vereinfachen, was nicht nur eine Erleichterung f\u00fcr Mitarbeiter und Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung, sondern auch f\u00fcr die Buchhaltung bedeutet. Dank der Schnittstelle zu <a href=\"https:\/\/www.getmoss.com\/de-de\/integrationen\/datev-rechnungswesen\">DATEV<\/a> lassen sich die Reisekosten schlie\u00dflich direkt f\u00fcr die Steuererkl\u00e4rung weiterverarbeiten.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mit Moss funktionieren Spesenabrechnungen 2023 intuitiv, zentral und vollkommen digital \u2013 nie war das Management von Mitarbeiterausgaben so einfach.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"FAQs\"><\/span>FAQs<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<div class=\"schema-faq wp-block-yoast-faq-block\"><div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1711385935326\"><strong class=\"schema-faq-question\">Was sind Spesen?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Wer als Angestellter eines Unternehmens oder als Selbstst\u00e4ndiger beruflich h\u00e4ufig auf Gesch\u00e4ftsreisen oder im Au\u00dfendienst unterwegs ist, hat w\u00e4hrend dieser Zeit bestimmte Ausgaben \u2013 zum Beispiel f\u00fcr Verpflegung und Unterkunft. Diese beruflichen Ausgaben werden auch als Spesen bezeichnet.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1711385974767\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wann gibt es Spesen?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Spesen gibt es f\u00fcr den Mehraufwand, der auf Gesch\u00e4ftsreisen oder anderweitigen beruflichen Aufenthalten entsteht, die nicht am Arbeitsort des Besch\u00e4ftigten stattfinden. Je l\u00e4nger der Aufenthalt ist, desto h\u00f6her fallen die Spesen aus. Auch der Ort der Gesch\u00e4ftsreise spielt eine Rolle.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1711386017693\"><strong class=\"schema-faq-question\">Welche Spesen d\u00fcrfen abgerechnet werden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">All diejenigen Kosten, die im Zuge der Gesch\u00e4ftsreise entstehen und die sich eindeutig dem beruflichen Hintergrund zuordnen lassen, d\u00fcrfen als Spesen abgerechnet werden. Wichtig ist, dass sich alle Ausgaben durch Belege dokumentieren lassen. Quittungen und Belege sind die Grundlage f\u00fcr eine korrekte Spesenabrechnung.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1711386066871\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wieso ist eine Spesenabrechnung wichtig?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Eine Spesenabrechnung ist f\u00fcr Arbeitnehmer wichtig, damit sie nicht auf den Kosten f\u00fcr Unterkunft, Verpflegung und Transport sitzen bleiben. Ohne korrekte Spesenabrechnung muss der Arbeitgeber die Spesen n\u00e4mlich nicht bezahlen.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1711386099177\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie sieht eine Spesenabrechnung aus?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Die genauen Vorlagen f\u00fcr eine Spesenabrechnung k\u00f6nnen sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Details sind in der Regel im Tarifvertrag, in den Betriebsvereinbarungen und im konkreten Arbeitsvertrag geregelt. Hier sollten sich Besch\u00e4ftigte auf jeden Fall genau informieren, bevor sie eine Gesch\u00e4ftsreise t\u00e4tigen.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1711386126699\"><strong class=\"schema-faq-question\">Was ist bei einer Spesenabrechnung zu beachten?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Wer eine Spesenabrechnung erstellt, sollte darauf achten, dass die angegebenen Ausgaben der Wahrheit entsprechen und nachvollziehbar sind. Alle Ausgaben sollten sich daher mit Quittungen belegen lassen. Wer als Arbeitnehmer falsche Angaben macht und zu hohe Spesen abrechnet, riskiert eine fristlose K\u00fcndigung.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1711386156814\"><strong class=\"schema-faq-question\">Spesen berechnen: Wie geht das?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Um die Spesen richtig zu berechnen, stellen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern nach der Dienstreise vorgefertigte Formulare zur Verf\u00fcgung, in die die beruflichen Ausgaben eingetragen werden. Diese sind durch Quittungen zu belegen \u2013 es sei denn, der Dienstreisende greift auf die entsprechende Pauschale zur\u00fcck. Unternehmen k\u00f6nnen verschiedene Tools nutzen wie Rechenbeispiele, Muster und Vorlagen f\u00fcr Spesenabrechnungen oder Reisekostenrechner.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1711386187491\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie lange muss eine Spesenabrechnung aufbewahrt werden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">F\u00fcr Unternehmen und Selbstst\u00e4ndige besteht die Pflicht zur Aufbewahrung von Spesenabrechnungen f\u00fcr eine Dauer von 10 Jahren. Wer sich nicht an die Aufbewahrungsfristen h\u00e4lt, riskiert eine Verletzung der Buchf\u00fchrungspflicht.<\/p> <\/div> <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wer beruflich viel unterwegs ist, hat w\u00e4hrend einer Gesch\u00e4ftsreise h\u00e4ufig einige Ausgaben. Da Dienstreisende die Kosten f\u00fcr \u00dcbernachtung, Verpflegung und Co. meistens zun\u00e4chst aus eigener Tasche vorstrecken m\u00fcssen, ist danach eine Spesenabrechnung erforderlich. 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