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Mitarbeiterausgaben

Verpflegungsmehraufwand berechnen: So einfach geht’s

Tilman Tschacher
May 24, 2022
8 min

Von Angestellten über Selbständige bis hin zu Unternehmern: Für viele sind Dienstreisen im Arbeitsalltag Normalität. Allerdings sind diese meist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Wenn der Arbeitgeber diese nicht übernehmen kann oder möchte, gibt es die Möglichkeit, sie in der Einkommensteuererklärung anzugeben. Hierfür muss man den Verpflegungsmehraufwand berechnen – wie das geht, erklärt unser Guide zum Thema.

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Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Von Verpflegungsmehraufwand spricht man in Zusammenhang mit Dienstreisen. Hierbei fallen Reisekosten-Aufwendungen an, die zur Erfüllung von Aufgaben und Tätigkeiten bei geschäftlichen Reisen unumgänglich sind. Wie es der Begriff schon sagt, handelt es sich hierbei um Ausgaben, die jeder Reisende durch den Kauf von Essen und Getränken hat. Denn unterwegs ist stets davon auszugehen, dass höhere finanzielle Belastungen anfallen. Schließlich kann man sich nicht wie zuhause oder im Büro wie gewohnt selbst versorgen.

Der Grund liegt auf der Hand: Ist man allein essen oder muss sich am Flughafen ein teures Sandwich besorgen, gilt das als Selbstversorgung und kann nicht über Belege geltend gemacht werden. Zum Vergleich: Geht man mit mitreisenden Kollegen oder Geschäftspartnern essen, kann man Bewirtungskosten hingegen meist problemlos einreichen und absetzen.

Darum ist die Pauschale für Arbeitnehmer, Selbständige und Unternehmer wichtig

Hier kommt die Verpflegungspauschale ins Spiel, denn auch die Finanzbehörden wissen, dass man unterwegs nicht immer in der Lage ist, sich selbst adäquat mit Lebensmitteln aus dem Supermarkt zu versorgen. Da man unterwegs meist im Hotel schläft und somit keine Küche zur Verfügung hat, lässt sich also selten am Essen sparen.

Während andere Reisekosten wie Flugtickets, Hotelrechnungen und Tankquittungen mit Belegen nachgewiesen werden müssen, gibt es die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand dementsprechend einfach so. Quittungen für Essen und Trinken müssen nicht eingereicht werden.

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Wonach richtet sich die Verpflegungspauschale?

Welche Beträge in der Einkommensteuererklärung angesetzt werden können, richtet sich zum einen danach, wie lange man dienstlich unterwegs war – zum anderen spielt das Ziel des Geschäftsreise eine Rolle. Der Verpflegungsmehraufwand im In- und Ausland ist nämlich unterschiedlich hoch.

Die Pauschale wird regelmäßig angepasst, damit sie der Lebensrealität der Steuerzahler entspricht. Seit 2020 wurden die Beträge für Inlandsreisen nicht mehr erhöht. Dies ist letztlich wohl auch der Corona-Pandemie geschuldet, weil es zu dieser Zeit zu deutlich weniger Dienstreisen gekommen ist.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand?

Wer bei einer Dienstreise länger als acht Stunden unterwegs ist, darf sich den Verpflegungsmehraufwand notieren. Dauert die geschäftliche Reise acht bis 24 Stunden, liegt die Pauschale bei 14,- EUR täglich. Bei Reisen, die länger als 24 Stunden dauern, sind es sogar 28,- EUR für jeden vollen Tag. Hierbei gilt: Tag der An- und Abreise werden stets mit 14,- EUR berechnet.

Wichtig: Ist beispielsweise das Frühstück im Hotel inklusive müssen 20 Prozent von der vollen Pauschale abgezogen werden. Es gibt demnach 5,60 EUR weniger, ganz egal, ob es ein voller Reisetag ist oder es sich um einen Abreisetag handelt. Gibt es im Hotel zusätzlich noch Mittag- oder Abendessen, werden weitere 40 Prozent pro Mahlzeit abgezogen, da man dann davon ausgehen kann, dass die Verpflegung dadurch gewährleistet ist. Ob man das Angebot tatsächlich in Anspruch nimmt, spielt keine Rolle.

Können sämtliche Ausgaben darüber erstattet werden?

Leider ist es nicht so, dass die anfallenden Kosten zu 100 Prozent bei der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden. Die Pauschale geht lediglich von einem allgemeinen Richtwert aus. Wer also auf günstiges Essen und Getränke setzt, kann pro Tag mit der Pauschale profitieren. Andererseits lassen sich die Ausgaben für Luxusdinners nicht vollständig kompensieren. Dafür muss das Finanzamt aber auch nicht zuständig sein – man wird lediglich bei der Erfüllung seiner Grundbedürfnisse unterstützt.

Muss der Arbeitgeber Verpflegungskosten erstatten?

Grundsätzlich ist kein Unternehmen gesetzlich verpflichtet, seinen Mitarbeitern durch geschäftliche Reisen angefallene Verpflegungskosten zu erstatten. Dennoch sind viele Firmen dazu bereit, auch diese Ausgaben im Rahmen der Reisekostenabrechnung zu übernehmen. Es handelt sich dabei um Betriebsausgaben.

Gut zu wissen: In einigen Fällen kann sich das Finanzamt dafür interessieren, ob die Verpflegungskosten möglicherweise bereits vom Unternehmen erstattet worden sind. Um Problemen aus dem Weg zu gehen, kann man sich sicherheitshalber von der Firma bestätigen lassen, dass man kein Geld zurückbekommen hat und daher im Rahmen der Einkommensteuererklärung den Verpflegungsmehraufwand angibt. Dort werden die anfallende Pauschale zu den Werbungskosten gezählt.

Verpflegungsmehraufwand 2021 und 2022 berechnen – So geht’s

Wie kann man also nun für 2021 oder 2022 den Verpflegungsmehraufwand berechnen und in der Einkommensteuererklärung angeben? Hierzu braucht es zunächst die Daten jeder Dienstreise. Im Inland lassen sich dabei folgende Pauschbeträge ansetzen:

14,- EUR für Reisen mit einer Dauer von acht bis 24 Stunden
28,- EUR pro vollen Tag auf Reisen mit einer Dauer von mehr als 24 Stunden
je 14,- EUR für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Dienstreisen

Im Ausland wird die dem jeweiligen Zielort entsprechende Verpflegungspauschale angesetzt. Sie wird beinahe jährlich angepasst, um Lebenshaltungskosten und die örtliche Inflation zu berücksichtigen. Einige Städte wie London haben sogar eine eigene Pauschale, da dort die Kosten deutlich höher sind als in ländlichen Gebieten. Kommt es bei der Dienstreise zu Durchreisen über Nacht, entscheidet, wo man sich vor Mitternacht befunden hat und wo der letzte Tätigkeitsort war.

Tipp: Wer häufiger auf Dienstreise ist, sollte sich neben dem Zielort stets notieren, an welchen Daten und zu welcher Tageszeit man losgefahren und zurückgekommen ist. Außerdem ist ein Vermerk wichtig, ob es vor Ort Frühstück, Mittagessen oder Abendessen gab.

Verpflegungsmehraufwand berechnen: Einige Beispiele zur Veranschaulichung

Noch verständlicher wird es, wenn man sich einige Beispiele anschaut: Eine Angestellte fährt zu einem einwöchigen Seminar von Berlin nach Stuttgart. Der erste und der letzte Tag gelten als An- und Abreisetag, währenddessen ist sie drei Kalendertage am Zielort der Dienstreise beschäftigt. Da sie in einem Hotel übernachtet, bei dem Frühstück inklusive ist und auch kostenloses Mittagessen beim Seminar angeboten wird, muss dies bei der Berechnung berücksichtigt werden.

Für den Anreisetag am Montag gibt es 14,- EUR, Dienstag, Mittwoch und Donnerstag sind volle Tage und werden mit 28,- EUR berechnet, für den Abreisetag erhält sie nochmals 14,- EUR. Von der Verpflegungspauschale für die vollen Tage werden dann noch 20 Prozent für das Frühstück und 40 Prozent für das Mittagessen abgezogen – es bleiben also 11,20 EUR pro Tag (40 Prozent) übrig.

14 + 11,20 + 11,20 + 11,20 + 14 = 61,60 EUR

Doch wie sieht es bei einem eintägigen Geschäftstrip aus? Auch hier ein Beispiel: Ein Freelancer muss von Hamburg nach Hannover reisen, um einen Kunden zu treffen. Dauern Fahrt und Meeting keine acht Stunden, so besteht kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Dauert der Trip allerdings acht Stunden oder länger und fährt er noch am selben Tag wieder nach Hause, können 14,- EUR als Verpflegungsmehraufwand vermerkt werden. Angegeben wird der Betrag in Anlage N bei den Werbungskosten.

Wie kann man den Verpflegungsmehraufwand 2020 und früher berechnen?

Genauso einfach lässt sich der Verpflegungsmehraufwand 2020 berechnen. Hier gelten grundsätzlich ähnliche Pauschalen – allerdings gibt es Abweichungen für Aufwendungen im Ausland. Es empfiehlt sich daher dringend, die für jedes Jahr herausgegebenen Tabellen des Bundesfinanzministeriums zu überprüfen. 

Wem das zu aufwendig ist, dem können wir dazu raten, den Verpflegungsmehraufwand mit spezieller Software oder online zu berechnen. Mithilfe von einfachen Rechnern kann die Pauschale einfach entsprechend eines hinterlegten Datensatzes kalkuliert werden. Ähnlich funktioniert es, wenn man via Excel den Verpflegungsmehraufwand berechnen möchte. Im Netz finden sich hierfür praktische Tabellen zum Download, um aufwendiges Recherchieren überflüssig zu machen.

So ist es möglich, sogar noch den Verpflegungsmehraufwand 2019, 2018, 2017, 2016 und 2015 zu berechnen, falls es erforderlich wird. Vor 2020 lag die Pauschale bei zwölf beziehungsweise 24,- EUR und auch die Auslandspauschalen waren noch etwas geringer.

Wie Unternehmen mit Moss sämtliche Verpflegungskosten im Blick behalten

Wer es seinen Angestellten ersparen möchte, den Verpflegungsmehraufwand berechnen zu müssen, kann ihnen einfach ihre Kosten erstatten bzw. sie sofort übernehmen. Am einfachsten geht das, wenn jedes Teammitglied sich für eine Dienstreise eine eigenständige Firmenkreditkarte erstellt und mit dieser seine Kosten vor Ort trägt. Mit den Unternehmenslösungen von Moss ist das problemlos möglich, da allen Angestellten mit nur wenigen Klicks physische oder virtuelle Firmenkreditkarten bereitgestellt werden können.

Diese lassen sich mit einem individuellen Limit versehen – zum Beispiel den geltenden Pauschbeträgen für die jeweilige Dienstreise. Sämtliche mit der Karte getätigten Ausgaben können in Echtzeit verfolgt werden, sodass die im Tool hinterlegten Administratoren jederzeit Einblick über die Ausgaben im Unternehmen haben. 

Für Mitarbeiter hat dies etliche Vorteile: Sie müssen Geld für kleine Besorgungen, inklusive Kosten für Verpflegung, nicht länger selbst bezahlen, um es sich anschließend über eine möglicherweise aufwendige Spesenrechnung zurückholen. 

Je größer die Firma, desto größer ist daher ebenfalls die Entlastung für die Buchhaltung. Dank DATEV-Schnittstelle lassen sich alle Daten zudem ganz einfach exportieren und in das verwendete Buchhaltungstool importieren. Mit Moss bleiben sämtliche Mitarbeiterausgaben daher immer transparent nachvollziehbar. Die umfangreiche Ausgabenlösung hilft Managern, Finanzteams, Controlling & Co. dabei, ihr Ausgaben- und Rechnungsmanagement zu optimieren, dabei Zeit zu sparen und gleichzeitig wertvolle Insights in die Finanzflüsse des Unternehmens zu bekommen.

Übrigens: Nach jeder Dienstreise können die Firmenkreditkarten von Moss im Handumdrehen deaktiviert werden. Insbesondere die Erstellung und Löschung von virtuellen Kreditkarten erfolgt in Sekundenschnelle. So ist ebenso das Kreieren einer „Einmal-Karte“ zügig erledigt – diese wird nach erfolgter Nutzung oder nach einem bestimmten Zeitraum ganz automatisch gesperrt.

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FAQ

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Welche Pauschale gibt es für An- und Abreisetage?

Werden Essen und Trinken mit der Verpflegungspauschale zu 100 Prozent erstattet?

Wie berechnet man den Verpflegungsmehraufwand?

Welche Pauschbeträge gelten für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland?

Muss der Arbeitgeber Kosten für die Verpflegung erstatten?