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Mitarbeiterausgaben

Reisekosten erstatten: Das müssen Arbeitgeber jetzt wissen

Florian von Riegen
August 4, 2021
8 min

Eine Dienstreise ist häufig eine willkommene Abwechslung zum Büroalltag. In der Regel ist sie aber mit großem organisatorischem Aufwand verbunden, der sich nicht nur während der Reise selbst zeigt, sondern ebenso im Anschluss - in Form der aufwändigen Spesenabrechnung. Denn Arbeitnehmer können sich ihre Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen. Wir verraten, was Arbeitgeber über die Reisekostenerstattung wissen müssen.

Reisekostenerstattung: Was gilt es dabei zu beachten?

Laut § 3, Nr. 16 des Einkommensteuergesetzes haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich ihre Reisekosten steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten zu lassen – oder sie in der Steuererklärung anzugeben und abzusetzen. Dafür müssen aber gewisse Voraussetzungen erfüllt werden.

Zunächst muss es sich bei der Reise um eine Dienstreise handeln. Bedeutet: Die Reise muss einen beruflichen Anlass haben und zu einem Ort führen, der weder dem Wohnort noch der ersten Tätigkeitsstätte - dem regelmäßigen Arbeitsplatz - entspricht. Und: Abgesehen von möglichen Pauschalen müssen sich alle Kosten dieser Reise entsprechend belegen lassen.

Reisekosten steuerfrei erstatten

Reisekosten lassen sich steuerfrei erstatten: Moss verrät, was es dabei zu beachten gilt

Nach Abschluss einer Dienstreise kann der Arbeitnehmer eine Spesenabrechnung durchführen und die ihm entstandenen Kosten mit Belegen in Form von Rechnungen an den Arbeitgeber weitergeben. Dieser kann dem Arbeitnehmer die Beträge nun steuerfrei erstatten und die Reisekosten wiederum selbst als Betriebsausgaben in der Einkommensteuererklärung geltend machen.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, hat der Angestellte die Möglichkeit, sie selbst als Werbungskosten abzusetzen und sie so geltend zu machen. Die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist aber lukrativer, da nur bei dieser Option der volle Betrag zurückerstattet wird.

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Erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben

Erstattete Reisekosten von der Steuer absetzen: Das sollten Arbeitgeber beachten

Nicht nur Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, ihre Reisekosten von der Steuer abzusetzen. Erstatten Arbeitgeber ihren Angestellten ihre Kosten, können sie die Reisekosten als Betriebsausgabe in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Dazu müssen sie die entsprechenden Rechnungen einreichen und die erstatteten Pauschalen mit angeben.

Einfacher ist es, wenn die Arbeitnehmer für die Reisekosten gar nicht erst in Vorleistung treten müssen, sondern alle Kosten direkt mit einer Firmenkreditkarte beglichen werden. Die Ausgaben können hier beispielsweise digital festgehalten und automatisiert für die Buchhaltung vorbereitet werden.

Welche Reisekosten muss der Arbeitgeber erstatten?

Verpflegungspauschale, Übernachtungskosten und Co.: Welche Reisekosten muss der Arbeitgeber erstatten?

Arbeitgeber sind, anders als häufig vermutet, nicht dazu verpflichtet, die Reisekosten der Arbeitnehmer zu erstatten – auch, wenn viele Unternehmen dies in der Regel tun. Um auf beiden Seiten rechtzeitig Klarheit zu schaffen, sollte die Frage vor einer Dienstreise besprochen werden, damit es nicht im Nachhinein zu Diskussionen kommt und der Arbeitnehmer auf seinen Kosten sitzen bleibt.

Welche Kosten fallen aber unter den Begriff der Reisekosten und können dementsprechend entweder vom Arbeitgeber erstattet oder als Werbungskosten in der Steuererklärung angegeben werden?

Fahrtkosten und Fahrtnebenkosten

Die sogenannten Fahrtkosten fallen eigentlich bei jeder Dienstreise an, schließlich müssen sich die Arbeitnehmer irgendwie an ihr Reiseziel gelangen. Hier gibt es verschiedene Wege der Rückerstattung, die sich jeweils nach der Art der Fortbewegung richten. Die Reise mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Taxi oder mit Flugzeug lässt sich einfach in Form von Rechnungen nachweisen und in voller Höhe erstatten beziehungsweise absetzen.

Wird dem Arbeitnehmer hingegen ein Dienstwagen bereitgestellt, kann er sich diese Kosten weder erstatten lassen, noch als Werbungskosten von der Einkommenssteuer absetzen, da die Kosten für das Dienstfahrzeug beim Arbeitgeber selbst entstehen.

Anders sieht es bei der Nutzung eines Privatfahrzeugs aus: Abhängig von der Art des Fahrzeugs gibt es hier Pauschbeträge für jeden zurückgelegten Kilometer. Beim Auto liegt der Betrag bei 30 Cent, bei Motorrad, Moped und ähnlichem bei 20 Cent pro Kilometer.

Alternativ zur Kilometerpauschale kann der Kilometersatz angewandt werden. Dabei werden die Kosten die gesamten Jahres zusammengerechnet, die bei dem Fahrzeug entstanden sind – nicht nur Spritkosten, sondern genauso Reparaturen, Steuern, Versicherungen, etc.. Diese werden schließlich durch die Anzahl der Kilometer geteilt, die beruflich veranlasst waren. Sowohl bei der Kilometerpauschale und als auch beim Kilometersatz ist ein Fahrtenbuch zu führen, um die gefahrenen Kilometer genau dokumentieren zu können.

Verpflegungsmehraufwand

Der Umgang mit dem Verpflegungsmehraufwand ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Manche zahlen die Verpflegung des Arbeitnehmers anteilig, gewähren kostenlose Mahlzeiten oder übernehmen die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale. Trägt der Arbeitgeber die Kosten nicht, kann der Arbeitnehmer eben diese Pauschbeträge in der Steuererklärung angeben.

Voraussetzung für die Auszahlung von Verpflegungspauschalen ist eine Dienstreise, die die Dauer von acht Stunden übersteigt. Bei kürzeren Reisen kann kein Verpflegungsmehraufwand von der Steuer abgesetzt werden.

Für eintägige Reisen über acht Stunden erhält der Arbeitnehmer einen Pauschbetrag von 14 Euro. Selbiger Betrag gilt am Anreise- und Abreisetag bei mehrtägigen Trips. Für die vollen Tage dazwischen gilt ein Pauschbetrag von 28 Euro.

Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand in der Übersicht:

Dienstreise unter acht Stunden: 0 Euro
Eintägige Dienstreise über acht Stunden: 14 Euro
Tag der Anreise bei einer mehrtägigen Dienstreise: 14 Euro
Tag der Abreise bei einer mehrtägigen Dienstreise: 14 Euro
Jeder volle Tag bei einer mehrtägigen Dienstreise: 28 Euro

Der tatsächlich absetzbare Verpflegungsmehraufwand kann sich allerdings noch reduzieren, wenn Kosten für das Frühstück, Mittagessen oder Abendessen vom Arbeitgeber übernommen werden. Häufig ist zum Beispiel das Frühstück mit in den Übernachtungskosten enthalten, die vom Arbeitgeber übernommen werden. Im Falle des Frühstücks würden sich der Pauschbetrag für den jeweiligen Tag um 20 Prozent von 28 Euro reduzieren. Beim Mittagessen und Abendessen reduziert sich der Betrag sogar um jeweils 40 Prozent.

Übernachtungskosten

Apropos Übernachtungskosten: Auf einer mehrtägigen Dienstreise müssen Arbeitnehmer natürlich auch irgendwo nächtigen. Übernachten sie in einem Hotel, können sie einfach die Hotelrechnung beim Arbeitgeber einreichen und sie in voller Höhe erstatten lassen. Alternativ lässt sich aber auch dieser Betrag in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Private Zusatzkosten wie eine Spa-Behandlung, Pay-TV oder Minibar müssen hier aber herausgerechnet werden.

Übernachtet der Angestellte nicht im Hotel, sondern beispielsweise bei einem Freund oder in einer Privatunterkunft, kann er eine Übernachtungspauschale geltend machen. Diese liegt in Deutschland bei 20 Euro.

Reisenebenkosten

Darüber hinaus gibt es noch die sogenannten Reisenebenkosten, die ebenfalls häufig vom Arbeitgeber übernommen werden oder alternativ von der Steuer abgesetzt werden können. Dazu zählen diverse Kosten, die unabhängig von der Fahrt, Verpflegung oder Übernachtung entstehen, aber dennoch notwendig sind, um die Dienstreise erfolgreich durchführen zu können.

Zu den Reisenebenkosten zählen zum Beispiel:

Aufbewahrung, Beförderung und Versicherung von Gepäck
Telefonate beziehungsweise Kommunikation mit beruflichem Inhalt
Eintrittskarten für dienstliche Veranstaltungen
Parkgebühren
WLAN-Nutzung

Entscheidend ist hier immer die Frage, ob die Kosten für die erfolgreiche Durchführung der Dienstreise notwendig sind oder ob sie ausschließlich ihr gelten. So ist Kleidung beispielsweise notwendig für eine Dienstreise, aber nicht ausschließlich dafür – sondern kann danach weiterverwendet werden. Somit lässt sie sich nicht als Reisenebenkosten geltend machen.

Dienstreise und Urlaub verbinden

Wer sich bei einer Dienstreise im Ausland oder in einem schönen Urlaubsort im Inland befindet, lässt sich leicht dazu verleiten, die Reise mit etwas Erholung zu verbinden und noch den einen oder anderen Tag privat an die geschäftlichen Termine anzuhängen. Grundsätzlich spricht erst einmal nichts dagegen, sofern gewisse Richtlinien beachtet werden. Denn die privaten Kosten lassen sich natürlich nicht absetzen.

Folgendes gilt es zu beachten, wenn Dienstreise und Urlaub verbunden werden:

Der Urlaub darf nicht länger als fünf Tage dauern. Andernfalls wird die gesamte Reise als private Reise betrachtet und lässt sich entsprechend nicht absetzen. Ausnahmen bilden zum Beispiel Tickets für beruflich bedingte Messebesuche.
Der private Anteil wird mit dem Gesamtanteil verrechnet. Sind bei einer sechstägigen Reise drei Tage Urlaub, können zum Beispiel 50 Prozent der Flugkosten abgesetzt werden. 
Macht der dienstliche Anteil einer Reise unter 10 Prozent aus, wird sie vollständig als Privatreise betrachtet. Macht der private Anteil unter 10 Prozent aus, wird sie vollständig als Dienstreise betrachtet und lässt sich dementsprechend absetzen.

Grundsätzlich gilt: Ist eine Tätigkeit unabhängig von der Länge der Reise klar als dienstliche oder private Tätigkeit erkennbar, muss sie als solche behandelt werden. Der Besuch einer Fachmesse, der beruflich veranlasst ist, lässt sich immer absetzen – auch bei einer privaten Reise. Der Besuch eines Museums aus privatem Interesse wiederum lässt sich auch bei einer Dienstreise nicht absetzen.

Bis wann muss der Arbeitgeber Reisekosten erstatten?

Reisekosten erstatten: Bis wann muss der Arbeitgeber die Kosten zurückzahlen?

Wie bereits eingangs erwähnt, sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, Reisekosten zu übernehmen. Genauso wenig gibt es eine gesetzliche Grundlage, die entscheidet, wie schnell ein Arbeitgeber Reisekosten erstatten muss, wenn er die Übernahme zusagt. Hier entscheiden Unternehmen individuell, idealerweise in Absprache mit den Arbeitnehmern.

Vor der ersten Dienstreise bei einem neuen Arbeitgeber macht es für Angestellte daher immer Sinn, das Gespräch zu suchen und den Umgang mit Reisekosten vorab zu klären. So sind beide Parteien auf der sicheren Seite.

Wird dem Arbeitnehmer eine Erstattung der Reisekosten zugesagt, muss der Arbeitgeber sie in einem angemessenen Zeitraum übernehmen. Es ist zum Beispiel nicht zumutbar, dass ein Arbeitnehmer durch die ihm entstehenden Reisekosten in Vorleistung tritt und im Anschluss ein Jahr auf die Erstattung warten muss. Im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung entscheidet hier das individuelle Ermessen des Gerichts.

Mit Moss wird die Reisekostenerstattung einfacher als je zuvor

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Für den einen oder anderen Arbeitnehmer kann es zur echten Herausforderung werden, auf Dienstreisen in Vorleistung zu treten und die anfallenden Kosten erst einmal zu übernehmen. Nicht nur in finanzieller Hinsicht kann das belastend sein. Im Anschluss an die Reise muss in der Regel zusätzlich eine aufwendige Spesenabrechnung durchgeführt werden und es dauert, bis der Arbeitgeber sie bearbeitet und die Kosten erstattet. Hinzu kommt der organisatorische Aufwand, während der Reise alle Ausgaben im Blick zu behalten und die Rechnungen säuberlich aufzubewahren.

Moss vereinfacht diesen Prozess und spart dir und deinem Team Zeit und Nerven bei der Reisekostenerstattung. Unternehmen können mit unserer Ausgabenlösung physische sowie digitale Kreditkarten mit festen Budgets erstellen und Mitarbeitern freigeben. So können sie auf Dienstreisen ihre Kosten direkt mit Firmenkreditkarten zahlen, ohne selbst in Vorleistung treten zu müssen. Die Ausgaben werden dabei direkt digital festgehalten und im Tool hinterlegt, sodass Arbeitgeber alle Kosten jederzeit im Blick haben. Über eine Schnittstelle zu DATEV können die Reisekosten schließlich direkt für die Steuererklärung weiterverarbeitet werden.

So sparen sich Arbeitnehmer nach einer Dienstreise die aufwendige Spesenabrechnung und müssen nicht auf die Kostenerstattung warten, da ihnen erst gar keine Reisekosten entstehen – und gleichzeitig behält der Arbeitgeber stets die Kontrolle über die Ausgaben. Und dank digitalem Dashboard lassen sich in Echtzeit Potenziale zur Kostenreduktion erkennen.

Arbeitnehmer können sich wieder ganz auf den Anlass ihrer Dienstreise fokussieren – und Arbeitgeber freuen sich über die Optimierung ihrer Geschäftsprozesse.

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