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Mitarbeiterausgaben

Reisekosten für Arbeitnehmer: Das gilt es zu beachten

Florian von Riegen
July 1, 2021
8 min

Dienstreisen sind häufig eine nette Abwechslung zum Büroalltag oder Home Office. Sie sind aber immer ebenso mit Kosten und anschließendem Verwaltungsaufwand verbunden, um die entsprechenden Ausgaben wieder auszugleichen. Wir geben einen Überblick darüber, was Arbeitnehmer in puncto Reisekosten beachten müssen und wie Arbeitgeber sie bei ihrer Dienstreise entlasten können. 

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Reisekosten für Arbeitnehmer im Jahr 2021

Reisekosten entstehen im Zuge von beruflich veranlassten Unternehmungen außerhalb des Wohnortes und der ersten Tätigkeitsstätte. Als erste Tätigkeitsstätte gilt dabei der regelmäßige Arbeitsplatz. Wer Reisen wahrnimmt, die ihn nicht an einen dieser beiden Orte führen und dabei einem dienstlichen Zweck nachgeht, für den können Reisekosten geltend gemacht und von der Steuer abgesetzt werden. Die andere und finanziell attraktivere Möglichkeit ist die vollständige und steuerfreie Kostenübernahme der Reiseaufwendungen durch den Arbeitgeber. 

Welche Ausgaben zählen aber zu den Reisekosten? Zusammengefasst sind das alle Kosten, die während der Reise entstehen und ihrer erfolgreichen Durchführung dienen. Bedeutet: Nicht nur Fahrtkosten, sondern ebenso Aufwand für die Verpflegung oder Übernachtung, um bei Kräften zu bleiben. Hinzu kommen Reisenebenkosten wie Park- und Telefongebühren.

Welche Reisekosten können Arbeitnehmer geltend machen?

Fahrtkosten und Fahrtnebenkosten
Verpflegungsmehraufwand
Übernachtungskosten
Reisenebenkosten


Je nach Auslegung können noch weitere Kosten wie beispielsweise Kleidung für einen Termin als Möglichkeit verstanden werden, Ausgaben einer Dienstreise zuzuschreiben. In der Realität ist das aber nicht möglich: Kosten, die nicht ausschließlich für die Reise anfallen, können nicht abgesetzt werden. Kleidung oder beispielsweise Koffer, die später weiter verwendet werden, zählen somit nicht zu den Reisekosten. 

Reisekosten: So müssen Arbeitnehmer sie buchen

Möchten Arbeitnehmer ihre Reisekosten verrechnen, haben sie dazu unterschiedliche Möglichkeiten. Die profitabelste: Sie geben ihre Reisekosten eins zu eins an ihren Arbeitgeber weiter, liefern ihm alle entsprechenden Belege und der überweist wiederum die Gesamtsumme auf das Konto des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber selbst kann die Kosten nun verbuchen und als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.

Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten des Arbeitnehmers nicht, kann er sie selbst in der Steuererklärung geltend machen und somit seine Steuerausgaben senken beziehungsweise sogar mehr Steuern zurück erhalten. Dafür muss er die entsprechenden Beträge in die Anlage N unter „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ eintragen.

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Fahrtkosten und Fahrtnebenkosten geltend machen

Der erste große Posten der Reisekosten sind die Aufwendungen für die Fahrt. Dabei spielt es keine Rolle, wie sich die Arbeitnehmer fortbewegen, nur die Art des Nachweises und die Höhe der Kosten unterscheiden sich je nachdem. Bewegen sie sich mit Hilfe eines Flugzeuges, mit der Bahn oder einem Taxi fort, brauchen sie entsprechende Belege über die Kosten. Die können 1 zu 1 so beim Finanzamt eingereicht und von der Steuer abgesetzt werden. Bei der Fahrt mit dem Dienstwagen werden Tankbelege, mögliche Reparaturen oder der Besuch in der Waschanlage mit entsprechendem Nachweis eingereicht.

Etwas aufwendiger wird es, wenn Arbeitnehmer mit ihrem Privatfahrzeug eine Dienstreise antreten. Hier gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten, die entstehenden Kosten bei der Steuer geltend zu machen. Für beide gilt: Der Fahrer muss ein Fahrtenbuch führen. 

Kilometerpauschale

Arbeitnehmer haben bei der Nutzung ihres Privatfahrzeugs die Möglichkeit, eine Pauschale für jeden dienstlich zurückgelegten Kilometer anzusetzen. Das gilt nicht nur für längere Reisen in ferne Städte, sondern ebenso für die Fahrt in die Innenstadt, wenn dort dienstliche Erledigungen zu machen sind – auch kurze Wege können sich auf Dauer summieren. Pro Kilometer gilt bei PKWs eine Pauschale von 0,30 Euro, bei Motorrädern sind es 0,20 Euro. 

Kilometersatz

Der Kilometersatz ist bei der Nutzung eines Privat-Pkws eine Alternative für die Kilometerpauschale. Hier sammelt der Fahrer über ein gesamtes Jahr hinweg alle Kosten, die währenddessen angefallen sind. Die teilt er schließlich durch die Anzahl der zurückgelegten Kilometer, die beruflich bedingt waren. Dabei kann er alle möglichen Fahrzeugkosten mit einbeziehen: von der Versicherung, Steuern und Abschreibung über Stellplatzmiete bis hin zum Kraftstoff. Besonders bei hochwertigen Autos ist der Kilometersatz eine sinnvolle Option.

Reisekosten für Arbeitnehmer: Verpflegungsmehraufwand

Während einer Reise entstehen Arbeitnehmern nicht nur Kosten für die Fahrten selbst: Sie müssen sich außerdem um ausreichend Verpflegung, in Form von Essen und Trinken kümmern. Bei Restaurantbesuchen und Co. können aber nicht die tatsächlichen Kosten abgesetzt werden, sondern immer nur sogenannte Pauschbeträge – fest definierte Beträge, die je nach Länge der Reise bemessen werden. Diese unterscheiden sich außerdem je nachdem, ob es sich um eine Inlandsreise oder um eine Auslandsreise handelt – und wenn die Reise tatsächlich ins Ausland führt, sind die Beträge für den Verpflegungsmehraufwand je nach Land gänzlich unterschiedlich.

Für Inlandsreisen gilt seit 2020: Wer eine Reise von bis zu acht Stunden antritt, hat kein Anrecht auf einen Verpflegungsmehraufwand. Bei einer eintägigen Reise von acht bis 24 Stunden kann ein Pauschbetrag von 14 Euro angesetzt werden. Im Falle einer mehrtägigen Reise werden für jeden vollen Tag 28 Euro angesetzt und für den Tag der An- und Abreise jeweils 14 Euro. 

Frühstück wird von den Reisekosten des Arbeitnehmers abgezogen

Wenn in den Übernachtungskosten bereits Verpflegung enthalten ist, wie das Frühstück bei einer Hotelübernachtung, werden 20 Prozent (Frühstück) oder 40 Prozent (Mittag- oder Abendessen) des vollen Pauschbetrages vom Pauschbetrag des jeweiligen Tages abgezogen. Heißt: Wer drei Mahlzeiten am Tag bereits anderweitig bezahlt bekommen hat, hat nicht mehr die Möglichkeit, den Verpflegungsmehraufwand geltend zu machen.

Pauschbeträge im Inland in der Übersicht:

Tag der Anreise bei mehrtägiger Dienstreise: 14 Euro
Tag der Abreise bei mehrtägiger Dienstreise: 14 Euro
Dienstreise mit einer Länge von acht bis 24 Stunden: 14 Euro
jeder volle Tag bei einer Dienstreise von mehr als 24 Stunden: 28 Euro


Beispiel:
Bei einer dreitägigen Geschäftsreise können wir am ersten Tag (Tag der Anreise) 14 Euro als Pauschbetrag absetzen. Am zweiten Tag gilt der Pauschbetrag von 28 Euro. Da in unserem Beispiel das Frühstück bereits in den Hotelkosten enthalten ist, ziehen wir 20 Prozent vom Pauschbetrag, also 5,60 Euro, von 28 Euro ab. Für diesen Tag bleiben 22,40 Euro übrig.

Der Tag der Abreise entspricht eigentlich einem Pauschbetrag von 14 Euro – aufgrund des Frühstücks müssen wir aber auch hier 5,60 Euro abziehen. Es verbleiben 8,40 Euro. 

Wenn wir die drei Pauschbeträge miteinander addieren, ergibt sich hier ein Gesamtwert von 44,80 Euro, den wir bei der Steuer als Verpflegungsmehraufwand für die dreitägige Reise geltend machen können. 

Übernachtungskosten

Anders als die Verpflegung können Arbeitnehmer Übernachtungen in vollem Umfang absetzen. Dazu brauchen sie lediglich einen Beleg des Hotels, zum Beispiel in Form einer Rechnung, und einen dienstlichen Anlass für die Reise. Für den Fall, dass der Arbeitnehmer nicht in einem Hotel übernachtet, sondern privat bei einem Freund, kann er eine Übernachtungspauschale in Höhe von 20 Euro geltend machen.

Aufgrund der Tatsache, dass die meisten Übernachtungen deutlich teurer als 20 Euro sind, findet die Übernachtungspauschale in Deutschland aber kaum Anwendung – und in der Regel werden sie sowieso vollumfänglich vom Arbeitgeber übernommen. 

Reisenebenkosten

Der letzte große Block der Reisekosten für Arbeitnehmer sind die sogenannten Reisenebenkosten. Die lassen sich in voller Höhe lohnsteuerfrei absetzen, wenn sie sich entsprechend nachweisen lassen.

Zu den Reisenebenkosten zählen:

Taxi- oder Shuttle-Services am Zielort
Mautgebühren
Reisegepäckversicherung
Gepäckaufbewahrung
Parkgebühren
selbst bezahlte Verpflegung
Trinkgeld
zusätzliche Hotelkosten wie WLAN-Nutzung
Telefonkosten
Eintrittskarten für berufliche Veranstaltungen


Wie bei allen anderen Reisekosten ist es hier entscheidend, sie nachweisen zu können. Idealerweise sammeln Arbeitnehmer während einer Dienstreise alle Belege und Rechnungen, die sie erhalten, um sie schließlich beim Finanzamt einreichen zu können. 

Dienstreise und privaten Urlaub miteinander verbinden

Wer eine Dienstreise an einen besonders schönen Ort macht, neigt verständlicherweise dazu, an die dienstlichen Aktivitäten noch einige erholsame Tage Urlaub anzuhängen. Dagegen spricht erstmal natürlich nichts: Nur für die Steuern solltest du die eine oder andere Regelung beachten. Wer nämlich im Verhältnis zur Dienstreise zu lange Urlaub macht, kann seine Reisekosten nicht mehr von der Steuer absetzen.

Hier gilt zum Ersten: Der Urlaub darf nicht länger als fünf Tage dauern. Sonst wird die eigentlich dienstlich bedingte Reise vollständig als privater Urlaub angesehen. Unter fünf Tagen werden die Kosten anteilig berechnet. Bei einer fünftägigen Reise, von der zwei Tage dienstlich und drei Tage privat veranlasst sind, kannst du beispielsweise 40 Prozent deiner Flugkosten absetzen.

Wenn der dienstliche Teil unter 10 Prozent deiner Reise ausmacht, wird sie vollständig als private Reise betrachtet. In dem Fall kannst du nur einzelne, klar dienstlich bedingte Kosten, wie einen Messebesuch, steuerlich absetzen. Liegt der dienstliche Teil deiner Reise bei über 90 Prozent, wird sie vollständig als Dienstreise betrachtet und ist zu 100 Prozent steuerlich absetzbar – abgesehen von klar privaten Ausgaben wie dem Besuch eines Museums. 

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Entspannt reisen: Moss hilft bei der Reisekostenverwaltung

Wer eine Dienstreise beendet, möchte im Anschluss nicht noch viel Zeit damit verbringen, seine Reisekosten zu verwalten, Anträge beim Arbeitgeber zu stellen oder sie aufwendig in ihrer Steuererklärung anzugeben. 

Mit Moss helfen wir Arbeitgebern, ihren Arbeitnehmern die Arbeit zu erleichtern: Durch ein cleveres Ausgaben- und Rechnungsmanagement, das die Spesenabrechnung hinfällig macht. Denn Moss gibt Mitarbeitern die Freiheit, alle Ausgaben, die bei der Dienstreise anfallen, eigenständig und verantwortungsvoll zu tätigen. So müssen Reisende die Kosten für Übernachtung, Essen und Transport gar nicht erst auslegen, sondern bezahlen bequem mit einer haptischen oder virtuellen Firmenkreditkarte - mit einem individuellen Budget-Limit, das genau auf die Reise abgestimmt ist.

Alle Belege von der Reise sind per App oder Web zudem blitzschnell hochgeladen - und die mühselige Spesenabrechnung wird komplett überflüssig. So können sich Mitarbeiter von Beginn bis Ende der Reise ganz auf ihre Arbeit fokussieren.

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