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Mitarbeiterausgaben

Dienstreise: Alles Wissenswerte rund um Definition, Arbeitszeit, Abrechnung und Co.

Florian von Riegen
August 6, 2021
10 min

Ob Kennenlernen der Geschäftspartner, Pitch beim potenziellen Kunden oder Messebesuch - Dienstreisen gehören in nahezu jedem Unternehmen zum Berufsalltag. Wann immer Mitarbeiter im Dienste der Firma unterwegs sind, kommen sowohl beim Arbeitgeber als auch beim Arbeitnehmer regelmäßig einige Fragen auf. Was gilt überhaupt als Dienstreise? Welche Kosten übernimmt der Arbeitgeber? Und zählt die Anfahrt bereits als Arbeitszeit?

Die Wege zur Handhabung der entstandenen Kosten auf Dienstreisen sind vielseitig - ebenso wie die rechtlichen Regelungen bezüglich der Reise an sich. Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Aspekte, die du beachten solltest, wenn du deine Mitarbeiter auf Einsätze an entfernten Arbeitsstätten schickst.

Unterwegs für die Firma: Was gilt als Dienstreise und was nicht?

Banal gesagt, versteht man als Dienstreise Reisetätigkeiten, die aus beruflichen Gründen angetreten werden. Dies umfasst verschiedenste Anlässe, die einen Mitarbeiter an eine andere als seine übliche Tätigkeitsstätte oder seinen Wohnort führen, um seinem Beruf nachzugehen. 

Allerdings spricht man erst ab einer gewissen zurückgelegten Distanz von einer Dienstreise: Unterschieden wird die Geschäftsreise von dem Dienstgang, bei dem der Mitarbeiter aus beruflichen Gründen eine Tätigkeitsstätte in nächster Umgebung aufsucht. So zählt der Kundentermin im benachbarten Stadtteil beispielsweise nicht als Dienstreise, das Vorstandsmeeting im fremden Bundesland allerdings schon.

Entfernungspauschale: Ist der Arbeitsweg eine Dienstreise?

Unabhängig von ihrer Länge gilt die normale Anfahrt zur regulären Arbeitsstätte ebenfalls nicht als Dienstreise. Selbst bei der größten morgendlichen Odyssee zum Arbeitsplatz tragen Mitarbeiter die Kosten für ihren Arbeitsweg selbst. Sie können diese allerdings in der Regel mithilfe der Kilometerpauschale (auch: Pendlerpauschale) über die Werbekosten in der Steuererklärung absetzen. Diese beträgt aktuell:

KfZ (Auto) für 1 bis 20 Kilometer einfacher Arbeitsweg: 0,30€ / km
KfZ (Auto) ab 25 Kilometer einfacher Arbeitsweg: 0,35€ / km
Motorrad, Motorroller, Mofa, Moped: 0,20€ / km

Beginn und Ende der Dienstreise - gehört die Fahrtzeit dazu?

Zwar wird die Dienstreise meist lediglich als Auswärtstätigkeit definiert, die An- und Abreise sind in dieser Definition allerdings beinhaltet. Damit zählen sie definitiv zur Geschäftsreise hinzu. Sobald der Mitarbeiter also das Betriebsgelände oder seinen Wohnsitz verlässt, um die auswärtige Tätigkeit anzutreten, befindet er sich offiziell auf Dienstreise. Die Rückkunft auf dem Betriebsgelände oder im Eigenheim markiert wiederum das Ende der Geschäftsreise.

Dienstreise: Gesetzliche Regelung meist nicht klar definiert

Die Dienstreise ist arbeitsrechtlich nicht klar definiert, womit es auch keine einheitlichen Regelungen rund um die Geschäftsreise gibt. Daher wird Arbeitgebern unbedingt empfohlen, Regelungen für das eigene Unternehmen in klarer Form schriftlich festzuhalten. So kannst du wichtige Punkte individuell Regeln und zentrale Fragen bei jeder Reise bereits vorab klären.

Beginn und Ende der Dienstreise: Gesetzlicher Rahmen oft nicht klar

Insbesondere Fahrtkosten und das Tagesgeld sollten hierbei klar definiert werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Zudem kannst du beispielsweise festlegen, auf welche Verkehrsmittel Mitarbeiter während der Reise zurückgreifen dürfen und welche Bestandteile der Reise als Arbeitszeit gelten.

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Vorbereitung ist das A und O: Dienstreise beantragen und planen

Eine Dienstreise kann grundsätzlich einerseits vom Arbeitgeber vorgegeben werden, beispielsweise bei Meetings, Messeauftritten oder externen Firmenevents. Andererseits können Mitarbeiter aber auch selbst eine Geschäftsreise veranlassen, wenn sie zum Beispiel eine berufsbezogene Fortbildung wahrnehmen, oder einen Kunden besuchen wollen.

Dienstreise organisieren als Arbeitgeber

Im ersteren Fall obliegt die Organisation der Reise dem Arbeitgeber. Hierbei solltest du darauf achten, alle Reiseteilnehmer mit möglichst viel Vorlaufzeit über die Reisepläne zu informieren - am besten bereits mehrere Monate vor Reiseantritt. So können die betreffenden Mitarbeiter rechtzeitig private Arrangements wie Babysitter, Terminverschiebungen etc. treffen und sich optimal auf die anstehende Reise vorbereiten.

Solltest du einige Organisationsschritte deinen Mitarbeitern selbst überlassen, sind zudem klare Vorgaben unerlässlich. Welches Hotel wird gebucht? Welcher Flug oder welches Verkehrsmittel wird genommen? Je klarer Richtlinien und Budgets gesetzt sind, desto besser können Fehler und Missverständnisse bei der Buchung vermieden werden.

Folgende Vorgaben können helfen, die Buchung der Dienstreise für alle Beteiligten so einfach wie möglich zu gestalten:

Reiserichtlinien: Lege klar fest, welche Kategorien von Hotels (3 Sterne, 4 Sterne, ...) und welche Verkehrsmittel-Standards (2. Klasse im Zug, Economy im Flugzeug,...) für die Reise gebucht werden dürfen.
Budgets: Vor der Buchung werden Budgets für Hotels oder Verkehrsmittel für jeden Mitarbeiter oder jedes Team festgelegt - beispielsweise ganz einfach mithilfe virtueller Kreditkarten
Tools: Gib bestimmte Tools vor, mit denen Mitarbeiter Hotels oder Reisemittel buchen dürfen, um Preisvariationen und Unsicherheit zu reduzieren.
Individuelle Kreditkarten-Limits: Jeder Mitarbeiter bekommt eine Kreditkarte mit einem individuellen Limit zur Buchung, dass er frei auf Verkehrsmittel und Hotel aufteilen kann. Diese Option bietet sich besonders für vielreisende Angestellte (z.B. Vertriebler) an, um Zeit bei der Bearbeitung der Anträge zu sparen.
Controlling: Richte bereits vor der Reise eine zentrale “Anlaufstelle” ein, bei der die Mitarbeiter alle Zahlungsbelege von unterwegs sammeln können. Das kann zum Beispiel ein separates E-Mail-Postfach sein. Noch besser eignet aber sich ein digitales Ausgabenmanagement-Tool. Mit der richtigen Software hast du die Ausgaben von Beginn bis zum Ende der Reise jederzeit transparent vorliegen und kannst beispielsweise für kommende Reisen Budgets oder Richtlinien anpassen.

Mit den virtuellen Firmenkreditkarten von Moss wird die Reisebuchung zur Teamsache. Zentriere alle Ausgaben für die Reise an einem Ort und erstelle beliebig viele Kreditkarten für die Buchung für alle Teams oder einzelne Mitarbeiter. Echtzeitdaten halten dich über die Ausgaben für Verkehrsmittel und Hotel auf dem Laufenden. Oder du setzt gleich feste individuelle Limits und behältst die Kosten von Beginn an unter Kontrolle. Mehr Freiheit und weniger Aufwand bei der Dienstreisenvorbereitung - mit Moss.

Dienstreiseantrag stellen als Arbeitnehmer

Tritt ein Mitarbeiter eine Dienstreise aus freien Stücken an, muss er beim Arbeitgeber meist zunächst einen Dienstreiseantrag stellen. Ein solcher Antrag wird notwendig, sobald die Reise außerhalb des Dienstortes - der Stadt in der die Tätigkeit regulär verrichtet wird - angetreten werden soll. So wird das Unternehmen nicht nur rechtzeitig über das Reisevorhaben informiert, sondern kann sich auch frühzeitig um die Freigabe von Budgets für Reisekosten, Spesen etc. kümmern, damit diese ordnungsgemäß abgerechnet werden können.

Vorgesetzte und Personalabteilung sollten daher idealerweise genau festlegen, welche Dokumente (z.B. Einladungen, Programminformationen) sie zur Freigabe benötigen, damit der Mitarbeiter ihnen diese gemeinsam mit dem Antrag vorlegen kann. Zudem sollten klare Fristen für die Vorlage des Dienstreiseantrags bestimmt werden - beispielsweise eine Woche im Voraus bei Inlandsreisen und mit längerem Vorlauf für Reisen ins Ausland.

Reisekosten für die Dienstreise abrechnen und buchen

Von der Anreise, über das Abendessen bis zu der Taxifahrt ins Hotel - und dann natürlich noch die Übernachtung selbst: Auf jeder Dienstreise fallen diverse Reisekosten an, die von den Mitarbeitern in der Regel vorgestreckt werden müssen. Auf den Kosten bleiben die Angestellten jedoch selbstverständlich nicht sitzen, sondern das Unternehmen erstattet die Beträge entsprechend zurück - und kann die Reisekosten steuerlich absetzen.

In den meisten Fällen händigt der Mitarbeiter dem Arbeitgeber hierfür nach Beendigung der Dienstreise eine Reisekostenabrechnung (auch: Spesenabrechnung) aus, in der alle angefallenen Kosten aufgeführt sind. Die Rückerstattung erfolgt in der Regel gemäß der tatsächlichen Ausgaben oder über Pauschalbeträge, die vom Gesetzgeber festgelegt sind.

Reisekosten bei Dienstreisen: Absetzen und buchen

Zu den typischen Reisekosten zählen:

Fahrtkosten und Fahrtnebenkosten
Verpflegungsmehraufwand
Übernachtungskosten
Reisenebenkosten

Kilometerpauschale und Co.: So funktioniert die Fahrtkosten-Abrechnung

Um die Fahrtkosten für eine Dienstreise abzurechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die sich nach der Wahl des Verkehrsmittels richten. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln beispielsweise übernimmt der Arbeitgeber die Fahrtkosten idealerweise ganz einfach bereits im Voraus, wenn das Ticket mit der virtuellen Firmenkreditkarte bezahlt wird.

Reist der Mitarbeiter mit einem Dienstwagen zum Reiseziel, gelten die Kosten für den Dienstwagen bereits als abgegolten und müssen nicht vom Arbeitgeber erstattet werden. Tankkosten werden meist mit einer Tankkarte oder über die Firmenkreditkarte bezahlt.

Komplizierter gestaltet sich das ganze, wenn ein Mitarbeiter mit einem Privatfahrzeug die Dienstreise antritt. Hier kommt die sogenannte “Kilometerpauschale” ins Spiel. Diese beträgt aktuell:

Mit dem KfZ: 0,30€ / km
Mit dem Moped, Mofa, Motorrad oder Motorroller: 0,20€ / km

Anders als bei der regulären Anfahrt zum Arbeitsplatz zählt hier nicht die einfache Strecke, sondern die tatsächlich zurückgelegte Kilometerzahl. Arbeitnehmer sollten allerdings beachten, dass bei einer Dienstreise rechtlich kein Anspruch auf die Kilometerpauschale besteht. Sie wird lediglich als Referenzrahmen zur Abgeltung herangezogen, entstammt aber ursprünglich dem Bundesreisekostengesetz, das lediglich für Beamte und Soldaten gilt.

Verpflegungsmehraufwand: Tagesgeld für eine Dienstreise abrechnen

Verpflegungsmehraufwand: Wie hoch ist das Tagesgeld auf der Dienstreise?

Ob Kaffee auf dem Weg zum Meeting oder belegtes Brötchen in der Mittagspause: Der Verpflegungsmehraufwand umfasst die persönliche Versorgung einer Person mit Essen und Trinken während der Dienstreise. Anders als andere Reisekosten können hierfür jedoch keine Belege eingereicht werden. Stattdessen wird der Verpflegungsmehraufwand über Pauschbeträge abgerechnet, die in §2 Abs. 2 des Bundesreisekostengesetzes festgehalten sind. Diese Pauschalen werden auch als “Tagesgeld” bezeichnet.

Das Tagesgeld wird nur bei Dienstreisen ab einer Dauer von 8 Stunden ausgezahlt und variiert zwischen Inlands- und Auslandsreisen. Seit 2020 werden die Pauschbeträge für Reisen innerhalb Deutschlands wie folgt bemessen:

Eintägige Dienstreise ab 8 Stunden: 14€
Mehrtägige Dienstreise (An- und Abreisetag): jeweils 14€
Mehrtägige Dienstreise (Zwischentage): jeweils 28€

Weitere Reisekosten deiner Mitarbeiter übernehmen und verwalten - mit Moss

Neben den Reisekosten, die über Pauschbeträge zurückerstattet werden können, fallen auf einer Dienstreise natürlich eine Reihe weiterer Kosten an. Taxis, Trinkgeld, Parkgebühren oder Telefonkosten sind allesamt Ausgaben, für die Mitarbeiter klassischerweise alle Belege einzeln sammeln und nach der Reise beim Finanzteam vorlegen müssen. Das bedeutet nicht nur Papierkrieg und regelmäßig verlorene Belege sondern auch einen immensen Zeitaufwand für die Prüfung und Freigabe jeder einzelnen Zahlung.


Mit Moss entlasten wir deine Mitarbeiter, indem sie ihre Reisekosten nicht erst auslegen müssen, sondern direkt mit passenden Mitarbeiterkarten bezahlen können. Alle Belege können mit wenigen Klicks mobil und digital in unserem Tool hinterlegt werden, sodass alle Buchungen transparent, nachverfolgbar und bereit für den Monatsabschluss sind. Dabei behältst du jederzeit die volle Kontrolle über die Ausgaben deiner Angestellten - und kehrst aufwändigen Spesenabrechnungen ein für alle Mal den Rücken.

Arbeitszeit: Gesetzliche Regelung und Vergütung bei Dienstreisen

Eine Dienstreise mag zunächst beinahe nach bezahltem Urlaub klingen, ist in den meisten Fällen jedoch vor allem eins: harte Arbeit an einem fremden Einsatzort. Welche Tätigkeiten auf dem Weg und am Reiseziel als Arbeitszeit gelten, hängt jedoch von den konkreten Regelungen des Arbeitgebers ab.

Arbeitszeitgesetz gilt auch auf der Dienstreise

Generell gilt: Auch auf geschäftlichen Reisen sind die rechtlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes verpflichtend. Diese sehen vor, dass die im Arbeitsvertrag festgehaltene Tätigkeit auch auf Dienstreise in dem entsprechenden Zeitrahmen zu erbringen ist. Die Arbeitszeit darf dabei nur in Ausnahmefällen eine Dauer von 8 Stunden überschreiten und muss durch eine Erholungspause unterbrochen werden, die nicht zur Arbeitszeit hinzu zählt.

Arbeitszeit auf der Dienstreise: Was ist Arbeit und was Freizeit?

Fällt die Dienstreise ohnehin in die reguläre Arbeitszeit ist sie auch entsprechend zu vergüten. Findet die Reise allerdings außerhalb der gewöhnlichen Arbeitszeit statt, wird zwischen Arbeits- und Ruhezeit unterschieden.

Geschäftsreise: Zählt die Anreise als Arbeitszeit?

Sobald ein Mitarbeiter sich auf einer Dienstreise befindet, ist oft nicht mehr eindeutig, welche der Tätigkeiten während der Anreise und am Zielort als Arbeitszeit und welche als Freizeit gelten. Das für die Reise geplante Meeting oder die besuchte Konferenz zählen natürlich zweifelsfrei zur Arbeitszeit. Aber wie sieht es mit der Bahnfahrt oder dem geschäftlichen Telefonat im Taxi aus?

Was genau auf der Dienstreise als Arbeitszeit gilt, hängt insbesondere von den Vorgaben des Arbeitgebers ab. Grundsätzlich ist die Anreise nicht als Arbeitszeit zu betrachten, sondern fällt unter die sogenannte Wegezeit. Erwartet oder verlangt der Arbeitgeber allerdings, dass der Mitarbeiter während der Anfahrt E-Mails bearbeitet, Telefonate führt oder Meetings vorbereitet, muss auch diese Zeit als Arbeitszeit betrachtet und entsprechend vergütet werden.

Hinweis: Bei der Anfahrt mit dem Auto verhält es sich anders als bei der Anreise mit Bahn oder Flugzeug. Da während der Teilnahme am Verkehr keinen privaten Tätigkeiten nachgegangen werden kann, ist die Zeit im PKW immer als Arbeitszeit zu bewerten.

Was zählt bei Dienstreisen noch zur Arbeitszeit?

Ähnlich wie bei der Anfahrt sieht es bei mehrtägigen Dienstreisen übrigens auch bei der weiteren Zeitgestaltung aus. Während täglich 8 Stunden Meetings, Telefonate und Geschäftsessen als Arbeitszeit vorausgesetzt werden, gelten alle anderweitigen Unternehmungen sowie der Aufenthalt und das Essen im Hotel als Freizeit. Arbeitet der Mitarbeiter allerdings am Frühstückstisch oder im Hotelzimmer, sind natürlich auch diese Tätigkeiten Arbeitszeit.

Arbeitnehmer sollten daher jederzeit genau dokumentieren, zu welchen Zeiten, sie beruflichen Tätigkeiten nachgekommen sind, um Missverständnissen vorzubeugen und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit zu ermöglichen.

Mehr Freiheit und weniger Arbeit auf Dienstreisen - mit Moss

Reisekosten einfach mit Moss managen und entspannter reisen

Reisende soll man bekanntlich nicht aufhalten - das weiß auch Moss und macht Schluss mit der aufwändigen Spesenabrechnung. Verteile virtuelle Kreditkarten an alle Mitarbeiter auf Reisen und behalte jede Zahlung zentral im Blick. Mit flexibel anpassbaren Ausgabenlimits hast du von der Buchung bis zur Rückkehr die volle Kontrolle über die Kosten der Dienstreise und musst dich nicht mit zeitintensiven Freigabeprozessen aufhalten.

Mit Moss erfassen Teams ihre Belege mobil und digital in einem Tool. So ist am Monatsende alles vollständig und bereit für die Buchhaltung. Und lässt es sich einmal nicht vermeiden, dass ein Mitarbeiter aus eigener Tasche zahlt, lassen sich auch Privatauslagen ganz einfach mit wenigen Klicks zurückerstatten. So hat das ganze Team weniger Arbeit mit der Kostenabrechnung und kann sich voll und ganz auf das Ziel der Dienstreise fokussieren.

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