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Finanzprozesse

Weniger Aufwand mit Rechnungen: Wie du dein Rechnungsmanagement effizienter gestaltest

Franziska Nachtigall
July 1, 2021
12 min

Ob großer Tech-Konzern oder kleiner Handwerksbetrieb, ob digital oder in Papierform: Rechnungen trudeln in jedem Unternehmen regelmäßig ein. Und schon in kleinen Mengen bedeuten sie für das Finanzteam traditionell einen großen Aufwand. Insbesondere in kleinen und mittelständischen Betrieben kämpfen Finanzteams jeden Monat gegen Papierberge - und verursachen dabei immense Kosten und Belastungen für das Unternehmen.

Dabei geht der Trend deutlich in Richtung papierloses Rechnungsmanagement: 50 Prozent aller Unternehmen ziehen es laut einer Studie der Universität Regensburg bereits vor, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen digital zu verwalten - immerhin ein Zuwachs von über 20 Prozent seit 2015. 

Das bedeutet allerdings auch, dass die Hälfte der Betriebe nach wie vor an arbeitsintensiven papierbasierten Prozessen festhalten und damit einen immensen Mehraufwand in Kauf nehmen. Du willst dem Papierkrieg im Invoice-Management endlich ein Ende bereiten? Wir verraten dir, wie du dein Rechnungsmanagement effizienter gestalten kannst und mit skalierbaren Prozessen deinen Arbeitsaufwand reduzierst.

Rechnungsmanagement: Wenn sich der Papierdschungel verdichtet

Das Software-Abo für das Marketing-Team, die Lieferung der neuen Bürostühle oder die Bezahlung der Reinigungsfirma  - Unternehmen sind tagtäglich mit einer Unzahl an Rechnungen konfrontiert. Und je schneller die Firma wächst, desto mehr Rechnungen gehen im laufenden Geschäft ein. Das Rechnungsmanagement umfasst entsprechend drei Kernfunktionen: den Versand, den Empfang und die gesetzeskonforme Archivierung aller relevanten Rechnungen.

Den größten Aufwand verursacht hierbei das Management der Eingangsrechnungen. Der typische Workflow sieht hier in der Regel so aus:

  1. Eingang: Rechnungen treffen in Papierform oder per Mail in verschiedenen Dateiformaten ein
  1. PrüfungDas Finanzteam überprüft die Rechnung auf Richtigkeit und nimmt eine Klassifikation vor
  1. Freigabe: Die Rechnung wird an den Verantwortlichen weitergeleitet - dieser gibt die Zahlung im besten Fall frei
  1. Zahlung und Buchung: Invoices wandern zur Buchhaltung, die die Zahlung veranlasst und in der Kreditorenbuchhaltung erfasst
  1. ControllingIm besten Fall werden die getätigten Zahlungen und Daten jederzeit überwacht, um den Überblick zu behalten und Optimierungspotenziale zu identifizieren

Aufgrund der zahlreichen involvierten Parteien im Invoice-Workflow sind insbesondere Schnittstellen anfällig für Verzögerungen, Missverständnisse und Informationsverluste, die einen reibungslosen Ablauf verhindern und einen erheblichen Aufwand verursachen.

Invoice-Management wird immer unübersichtlicher

Diese Verwaltung der Rechnungen hat sich in den vergangenen Jahren zusätzlich erschwert: Mit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 wurden digitale und papierbasierte Rechnungen rechtlich auf eine Stufe gestellt. 

Was den Rechnungsprozess auf den ersten Blick vereinfachen sollte, führt jedoch zu einer neuen Herausforderung: Invoices flattern seitdem in den verschiedenen Formen und über unterschiedliche Wege in die Postfächer der Unternehmen - je nach Präferenz der Rechnungssteller. Interne Prozesse für Rechnungseingang und -freigabe werden somit immer intransparenter und unübersichtlicher.

Anforderungen an die Rechnungsverwaltung sind deutlich gestiegen

Die zusätzliche Crux: Seit der Einführung der “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) im Jahr 2014 sind die Anforderungen an den Empfang, die Weiterverarbeitung und die Ablage von digitalen Rechnungen gleichzeitig gestiegen.

Buchhaltungsteams stehen also mehr denn je vor der Herausforderung, den Überblick zu behalten, um auch wirklich alle Rechnungen zu empfangen, Zahlungen rechtzeitig freizugeben und die Invoices ordnungsgemäß zu archivieren - Aufgaben, die sich mit etablierten, papierbasierten Prozessen kaum noch revisionssicher bewältigen lassen.

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Rechnungen verwalten: Der ewige Kampf gegen das Papier

Dennoch halten weiterhin viele Unternehmen am gewohnten Rechnungsmanagement mit Papier fest. Zu bewährt sind die gewohnten, papierbasierten Prozesse und zu groß ist die Skepsis gegenüber dem großen Angebot an digitalen Invoice-Management-Softwares. 

Für interne Abläufe heißt das: bereits digital vorliegende Rechnungen werden ausgedruckt, es wird kopiert, abgeheftet, vergessen und verloren. Und das unter dem zunehmenden Druck in der Rechnungsverwaltung sowie steigenden Kosten für Papier, Porto und Versand.

Nicht selten kommt es zudem zu Dopplungen und dem Versäumnis von Zahlungszielen, da die Freigabe einzelner Rechnungen bis zu mehreren Wochen in Anspruch nehmen kann. Kurzum: Das Festhalten an starren Strukturen im Rechnungsmanagement verursacht für Unternehmen einen erheblichen Mehraufwand. Je größer das Unternehmen, umso größer die Reibungen, die dabei in den Abläufen entstehen und desto größer die Belastung - sowohl für das Finanzteam als auch für die Mitarbeiter.

Wie ineffizientes Rechnungsmanagement dein Unternehmen belastet

Eine umständliche Verwaltung deiner Rechnungen und Invoices schlägt sich oft in diesen Problemen nieder, die dein Unternehmensergebnis negativ beeinflussen können:

Hohe Fehlerraten und Kosten für die Rechnungsverwaltung
Hoher Prüfaufwand für das Finanzteam durch fehlende Zuordnung von Rechnungen
Unklarer Rechnungsstatus durch fehlende Transparenz
Hoher Korrekturaufwand wegen fehlerhafter Rechnungen
Verpassen von Skontofristen durch Intransparenzen im Rechnungsprozess


Zeit, Geld und Nerven sparen mit digitalem Rechnungsmanagement

Viele dieser Probleme lassen sich mit der Nutzung eines digitalen Tools für das Rechnungsmanagement deutlich reduzieren oder sogar komplett ausräumen. Vollständige digitale Rechnungsflows legen den Grundstein für ein nahtloses Invoice-Management. So hat deine Finanzabteilung und letztlich das gesamte Team weniger Aufwand mit Rechnungen und spart Kosten und vor allem Zeit, die nun für wichtigere Dinge genutzt werden kann.

Unter anderem bringt das digitale Rechnungsmanagement deinem Unternehmen diese Vorteile:
Geringere Kosten

Ausdrucken, kopieren, abheften - das papierbasierte Rechnungsmanagement verursacht allein für das benötigte Büromaterial erhebliche Kosten. Pflegst du digitale und physische Rechnungen direkt in ein elektronisches Invoice-Management-Tool ein, lässt sich hier ein erheblicher Teil des finanziellen Aufwandes einsparen - laut einer Billentis-Studie sogar bis zu 70%.

Transparente Prozesse beugen Rückfragen vor

Ist die Rechnung bereits freigegeben? Wie ist der Zahlungsstatus? Wo liegt die Rechnung aktuell ab? Der klassische Rechnungsmanagement-Prozess ist oft undurchsichtig und mit zahlreichen Rückfragen verbunden. 

Eine digitale Lösung vereinfacht die Freigabeprozesse, verringert die Durchlaufzeit und sorgt dafür, dass alle Beteiligten den Status einer Rechnung jederzeit nachvollziehen können.

Fehlerquellen werden beseitigt

Das mühsame Eintippen von Daten in die Buchhaltungssoftware ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. So können schon kleine Tippfehler zu immensen Verzögerungen im gesamten Buchhaltungsprozess führen. Mit einem digitalen Rechnungsmanagement-Tool kannst du deine Daten automatisch erfassen, ergänzen und exportieren.

Wichtige Daten sind jederzeit verfügbar

Besonders in rasant wachsenden Unternehmen ist es wichtig, jederzeit einen Überblick über deine Ausgaben zu behalten. Verwaltest du deine Rechnungen mit einem digitalen Tool, stehen dir die Zahlungsdaten jederzeit für detaillierte Reportings und Analysen zur Verfügung - und tauchen nicht erst im Jahresabschluss oder der monatlichen BWA auf.

Rechnungen platzsparend und umweltschonend archivieren

Mindestens 10 Jahre müssen Rechnungen laut den GoBD aufbewahrt werden. Mit paperbasiertem Rechnungsmanagement bedeutet das: Überfüllte Regale mit einer unübersichtlichen Vielzahl an Ordnern. Das kostet nicht nur Platz, sondern erhöht auch den Zeitaufwand für das Suchen nach einer bestimmten Rechnung erheblich. 

Mit einem digitalen Rechnungsmanagement-Tool archivierst du deine Invoices ganz einfach elektronisch und sparst nicht nur Platz und Zeit, sondern schonst dabei auch noch die Umwelt.

“Hauptsache digital”? Invoice-Management mit Bedacht transformieren

Angesichts der zunehmenden Probleme, mit denen Unternehmen im traditionellen Rechnungsmanagement zu kämpfen haben, ist die Digitalisierung des Prozesses für viele Betriebe unumgänglich. Mit Moss organisieren Unternehmen beispielsweise den gesamten Rechnungsprozess vom Eingang bis zur Zahlung und behalten dabei jederzeit die volle Kontrolle.

Insbesondere bei kleinen und mittelständischen Unternehmen herrscht jedoch noch ein hohes Maß an Unsicherheit. Wo setze ich mit den Maßnahmen am besten an? Welches Tool ist das richtige für mich? Und wie gelingt die erfolgreiche Implementierung ohne Konflikte mit wesentlichen Unternehmensstrukturen?

Ganz unbegründet ist die Vorsicht tatsächlich nicht - eine Transformation nach dem Prinzip “irgendwie digital” bietet häufig nur eine partielle Lösung für die bestehenden Probleme und bedeutet in der Regel hohe Anfangsinvestitionen. Die Einführung einer einfachen Rechnungs-Scanner-App zur Digitalisierung von Papierrechnungen mit dem Handy beispielsweise, kann diesen Schritt zwar erleichtern, bietet jedoch noch nicht unbedingt eine Lösung für die Weiterverarbeitung und die Integration in die Buchhaltung.

Deshalb verraten wir dir im Folgenden, was du beim digitalen Rechnungsmanagement beachten solltest und wie die erfolgreiche Umstellung in deinem Unternehmen gelingt.

So reduzierst du deinen Aufwand mit Eingangsrechnungen

Um deinen Rechnungsprozess zu digitalisieren und damit effektiver zu gestalten, solltest du dich zunächst entscheiden, inwieweit du den Workflow über digitale Tools handhaben willst. 

Hybrid-Lösungen erleichtern deinen Mitarbeitern häufig den Übergang und sichern die Kompatibilität mit dem etablierten System. Im Gegensatz zur unmittelbaren digitalen Volloptimierung kann eine Teil-Lösung Probleme hier allerdings oft nur teilweise ausräumen. Papierlose Buchhaltung beispielsweise ist hier ein gängiger Ansatz, aber selbstverständlich auch nur ein Aspekt von vielen.

Welche Maßnahme sich für dein Unternehmen am besten eignet ist letztendlich abhängig von der Struktur und Größe deines Unternehmens und der tatsächlichen Belastung durch Ineffizienzen im Rechnungsmanagement. Einige Punkte solltest du jedoch in jedem Fall beachten: 

Compliance: Rechtliche Vorgaben bereits beim Eingang beachten

Insbesondere für kleinere und mittelgroße Unternehmen ist es unbedingt erforderlich, sich vor der Einführung neuer Rechnungsworkflows mit den rechtlichen Vorgaben der “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) auseinanderzusetzen.

Die GoBD geben vor, dass alle Geschäftsvorfälle "nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden".

Und das gilt entsprechend ebenso für eingehende Rechnungen. Konkret bedeutet das für dein digitales Rechnungsmanagement, dass du bereits ab dem Eingang der Invoice folgendes beachten solltest:

Unveränderbarkeit: Egal, ob die Rechnung als Scan, PDF oder im E-Invoice-Format “ZuGFeRD” eingeht: Das Dateiformat einer eingegangenen Rechnung sollte im Laufe des Buchungsprozesses nicht verändert werden. Lässt sich eine Formatänderung nicht vermeiden, solltest du die Originaldatei unbedingt vorhalten.
Erfassung und Vollständigkeit: Alle eingegangenen Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre archiviert werden. Das Eingangsdatum solltest du hierbei unbedingt festhalten, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.


Hinweis
: ZuGFeRD ist ein hybrides Datenformat, das seit 2014 branchenübergreifend für den elektronischen Rechnungsaustausch verwendet wird. Die sichtbare Ebene der Rechnung besteht aus einer auf den ersten Blick “gewöhnlichen” Rechnung im PDF-Format (PDF/A-3). Der Clou: Die Datei enthält gleichzeitig die strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format, sodass die Invoice für Softwares problemlos auslesbar ist.

Vier-Augen-Prinzip für einen entspannten Monatsabschluss: Moss ermöglicht dir die maximale Kontrolle vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Sobald die Rechnung im System erfasst ist, prüft das Finanzteam noch einmal alle Angaben auf Richtigkeit. Buchhaltungsdaten wie Kostenstelle und Ausgabenkategorie lassen sich mühelos ergänzen. So ist die Revisionssicherheit jederzeit gewährleistet und die Rechnungen bereit für den Export.

Rechnungen zentral sammeln und den Überblick behalten

Ein erster Schritt, um den Aufwand für eingehende Rechnungen zu reduzieren ist es, eine zentrale Stelle zu bestimmen, bei der Rechnungen aller Formate jederzeit eingereicht und zuverlässig erfasst werden können. Hierfür bieten sich beispielsweise ein gesondertes E-Mail-Postfach an. Ideal ist eine Rechnungssoftware, in die die Invoices bequem und direkt von deinen Mitarbeitern hochgeladen werden können.

Mit einer zentralen Rechnungsverwaltung, die alle Rechnungen nachhält, bietet sich dir die Möglichkeit, diese zu filtern, zu kategorisieren und zu ordnen - sodass du auch bei einer größeren Rechnungsflut nie den Überblick verlierst.

Moss macht das Verwalten von Rechnungen zur Teamsache: Mitarbeiter können eingegangene Rechnungen einfach hochladen oder Invoices per E-Mail weiterleiten. OCR-Scanning extrahiert schließlich alle relevanten Rechnungsdaten - und das komplett automatisch. Sind noch Fragen offen, kann der Zweck der Ausgabe als Kommentar hinzugefügt werden.

Papierrechnungen einfach digitalisieren 

Zwar sind viele Unternehmen bereits auf E-Invoices als bevorzugtes Rechnungsformat umgestiegen, einige Rechnungen flattern jedoch weiterhin in Papierform ins Postfach. Um diese ebenfalls in den digitalen Rechnungsworkflow integrieren zu können, müssen sie eingescannt und in deiner Rechnungssoftware erfasst werden. Der Büroscanner ist dabei die naheliegende, aber nicht die effektivste Lösung, da der Mobilität hier deutliche Grenzen gesetzt sind.

Wähle daher eine Software, die bereits eine integrierte Scan-Lösung anbietet. Seit dem 1. Januar 2020 erlauben die GoBD es Mitarbeitern, ihre Rechnungen auch unterwegs mit einem Mobilgerät zu scannen, sodass die Daten von überall automatisch in das zentrale System eingespeist werden können. Hier stehen sie jederzeit zum Abruf zur Verfügung und sind bereit zur Weiterverarbeitung.

Mit der Moss Web App oder per Foto in der Mobile App können auch Rechnungen auf Papier ganz einfach von allen Mitarbeitern hochgeladen werden. Die Invoices werden anschließend im System hinterlegt und automatisch ausgelesen. So macht Moss Schluss mit dem mühsamen und fehleranfälligen Abtippen per Hand.

Prozesse transparent und nachvollziehbar gestalten

Nicht nur aufgrund der rechtlichen Vorgaben solltest du deine Rechnungsprozesse so transparent wie möglich gestalten. Wenn Mitarbeiter, Manager und Finanzteam jederzeit wissen, wie der Status einer eingegangenen Rechnung ist und wer die Verantwortung trägt, können Dopplungen und lange Durchlaufzeiten vermieden werden.

Daher solltest du idealerweise auf ein digitales Tool setzen, in dem alle Beteiligten den aktuellen Bearbeitungsstand jeder Rechnung jederzeit zentral einsehen können. So verteilst du den Rechnungsprozess effizient auf das ganze Team und reduzierst potenzielle Verzögerungen an den wichtigen Schnittstellen.

Mit Moss geht zum Beispiel der mühselige Freigabe-Workflow locker von der Hand:

Mitarbeiter laden ihre Rechnung ins System hoch
Das Finanzteam prüft die Daten auf Richtigkeit
Der Budgetverantwortliche erhält eine Anfrage auf Zahlungsfreigabe und kann blitzschnell Sinn und Zweck der Ausgabe prüfen, um sie freizugeben
Die Rechnung landet automatisch in der Zahlungsliste des Finanzteams und kann, je nach Fälligkeitsdatum, ins Online-Banking exportiert und pünktlich bezahlt werden

So wird mit der Bündelung des Rechnungsprozesses in Moss die Durchlaufzeit minimiert, jede Rechnung fristgerecht bezahlt und keine Skontofrist mehr versäumt.

Nahtlose Integration in die Buchhaltung ermöglichen

Das Empfangen, Verbuchen und Archivieren von eingegangenen Rechnungen ist ein fundamentaler Bestandteil deiner Finanzbuchhaltung. Entsprechend ist es wichtig, dass deine Rechnungsmanagementprozesse sich problemlos an deine etablierte Buchhaltungsstruktur anschließen lassen.

Konkret bedeutet das, dass deine digitale Rechnungs-Lösung die Möglichkeit bieten sollte, Eingangsrechnungen direkt an deinen Steuerberater oder deine genutzte Buchhaltungssoftware zu übermitteln. So stellst du sicher, dass keine Daten verloren gehen und wirklich jeder Rechnungsvorgang ordnungsgemäß gebucht werden kann.

Moss verfügt beispielsweise über eine DATEV-Schnittstelle, über die du alle Rechnungen und Buchungsdaten im Handumdrehen mit DATEV Unternehmen online synchronisieren kannst. Und genau so schnell natürlich mit jeder anderen Buchungssoftware. Mit dem automatisierten Rechnungsflow in Moss legst du den Grundstein für einen reibungslosen Rechnungsexport und garantierst dank Kommentarfunktion und Ausgabezweck, dass offene Fragen schnell geklärt sind.

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Zahlungsdaten für dein Wachstum nutzen

Mit der zentralen digitalen Sammlung und Verwaltung deiner Rechnungen sparst du nicht nur Zeit und Kosten im Invoice-Management-Prozess, sondern hast zudem die Möglichkeit, aus den Zahlungsdaten wertvolle Erkenntnisse über dein Unternehmen zu gewinnen. Dank der neuen Transparenz deines Prozesses kannst du direkte Rückschlüsse für dein Kostenmanagement ziehen: Warum sind die Ausgaben im Online-Marketing gestiegen? Sollte ich die Reisebudgets erhöhen? Und wo tauchen Dopplungen in meinen Zahlungen auf?

Mit Moss wird jede einzelne Zahlung nachvollziehbar - egal wie schnell dein Unternehmen wächst. Rufe Zahlungs- und Finanzdaten in Echtzeit auf, behalte regelmäßige Ausgaben im Blick und optimiere Unternehmensbudgets mit nur wenigen Klicks. 

Beispiel: Rechnungsmanagement digital meistern - mit Moss

Mit Moss legt dein Team den Papierkram endgültig ad acta. Organisiere den Rechnungsprozess vom Eingang bis zur Zahlung digital und behalte die volle Kontrolle. Moss macht jeden Schritt der Rechnungsverwaltung transparent und sorgt dafür, dass lästige Papierbelege der Vergangenheit angehören. So verwaltest du deine Rechnungen gezielt und effektiv und hast deine Ausgaben dabei immer im Blick.

Und so funktioniert’s: Mit Moss können Mitarbeiter eingegangene Rechnungen einfach hochladen oder per E-Mail weiterleiten. Sobald die Rechnungsdaten per OCR-Scanning in Moss erfasst sind, überprüft das Finanzteam die Richtigkeit und ergänzt blitzschnell Buchhaltungsdaten wie Kostenstelle und Ausgabenkategorie.

Nun erhält der Budgetverantwortliche die Anfrage zur Freigabe und die Rechnung ist bereit zur Zahlung nach Fälligkeit. Dank nahtloser DATEV-Schnittstelle sind die Rechnungs- und Buchungsdaten im Nu mit DATEV Unternehmen synchronisiert - und genau so schnell mit jeder anderen Buchhaltungssoftware. Mit Moss wird Rechnungen verwalten zur Teamsache.

Meistere die digitale Transformation - mit Moss.

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